Geteiltes Folio in der Reservierung verwalten

1. Gehen Sie zur Reservierung und öffnen Sie die Registerkarte Folio
2. Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die zur Reservierung hinzugefügten Folios
   Sie können festlegen, welche Folios standardmäßig oder je nach Quelle einer neuen Reservierung hinzugefügt werden sollen, auf der Seite „Folio-Konfiguration“. Mehr dazu in diesem Artikel: Folio-Konfigurationsseite
3. Klicken Sie auf das Folio, um die darin enthaltenen Buchungen einzusehen
4. Sie können das bereits zur Reservierung hinzugefügte Folio bearbeiten, indem Sie auf das Stiftsymbol klicken
5. Sie können das Folio löschen, indem Sie auf das x-Symbol klicken

6. Sie können eine Zahlung, Rückerstattung, Gebühr, einen Artikel usw. zum Folio hinzufügen.
   Standardmäßig ist das aktuell geöffnete Folio ausgewählt, aber Sie können ein anderes Folio auswählen, um die Zahlung/Rückerstattung/den Artikel zu verbuchen.
7. Sie können auch die Folio-Konfiguration für die gesamte Reservierung ändern. Klicken Sie dazu auf das Stiftsymbol neben dem Titel FOLIOS.

Wählen Sie eine neue Konfiguration aus, um die bestehenden Folios durch die Folios der neuen Konfiguration zu ersetzen. Alle Buchungen, sowohl verbucht als auch ausstehend, werden nun unter den neuen Folios angezeigt.
Sie sollten die Folio-Konfiguration im Voraus erstellen, um sie auswählen zu können. Lesen Sie dazu diesen Artikel:   Folio-Konfigurationsseite

1. Gehen Sie zu Folio
2. Klicken Sie auf Folio hinzufügen

3. Geben Sie den Namen des Folios ein
4. Wählen Sie die Transaktionsarten aus, die diesem Folio zugeordnet werden sollen
   Alle Transaktionsarten werden den Folios zugewiesen, die in dieser Konfiguration angegeben sind. Wenn nicht alle Transaktionsarten unter einem bestimmten Folio ausgewählt sind, werden alle nicht ausgewählten Transaktionsarten immer dem ersten Folio zugeordnet.
5. SPEICHERN

Eine Schaltfläche zum Verschieben von Transaktionen wurde neben den Schaltflächen Zahlung hinzufügen/Rückerstattung und Gebühr hinzufügen/Anpassen hinzugefügt. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken und Zwischen Folios verschieben auswählen, können Sie eine einzelne Transaktion oder Transaktionsarten zwischen Folios verschieben. Es kann eine einzelne Transaktion oder eine Art von Transaktionen verschoben werden.

1. Öffnen Sie die Reservierung und gehen Sie zur Registerkarte Folio
2. Klicken Sie auf das Folio mit der/dem zu verschiebenden Transaktion(en)
3. Klicken Sie auf Transaktionen verschieben

Einschränkungen bei der Arbeit mit zusammengeführten Reservierungen

• Wenn zwei oder mehr Reservierungen zu einer einzigen Buchung zusammengeführt werden, behandelt Cloudbeds diese als eine Mehrzimmerreservierung. In diesen Fällen unterstützt das System nicht automatisch die Trennung der Folios zurück in einzelne Reservierungsfolios. Sie können die Gebühren weiterhin manuell mit zusätzlichen Folios trennen, aber die Buchung bleibt ein einzelner zusammengeführter Reservierungsdatensatz.
• Das bedeutet:
  • Sie können neue Folios erstellen und Transaktionen in diese verschieben, aber die zusammengeführte Buchung kann nicht in unabhängige Reservierungen „entzusammelt“ werden.
  • Jedes neue Folio zeigt seinen eigenen Saldo an und kann separate Rechnungen erstellen, aber alle Folios bleiben Teil einer einzigen zusammengeführten Buchung.
  • Wenn Sie vollständig getrennte Folios nach ursprünglicher Reservierung benötigen, müssen die Reservierungen unzusammengeführt bleiben.

Verschieben einzelner Transaktionen

Sie können einzelne Transaktionen in ein anderes Folio verschieben:

1. Wählen Sie Einzelne Transaktionen verschieben aus
2. Wählen Sie das Folio aus, in das Sie die Transaktion(en) verschieben möchten
3. Markieren Sie die zu verschiebenden Transaktionen
4. Klicken Sie auf Transaktionen verschieben

Verschieben von Transaktionsarten

Sie können Transaktionsarten in ein anderes Folio verschieben:

1. Wählen Sie Transaktionsarten verschieben aus
2. Wählen Sie das Folio aus, in das Sie die Transaktionsart(en) verschieben möchten
3. Wählen Sie die zu verschiebenden Transaktionsarten aus, zum Beispiel Zusatzleistungen oder alle Bargeldtransaktionen
4. Klicken Sie auf Transaktionen verschieben

Warum wird die Reservierungs-ID möglicherweise nicht im Filter angezeigt?

• Der Filter für die Reservierungs-ID wird nur aktiviert, wenn jede Unterkunft bereits ihr eigenes Folio hat.
  Wenn alle Zimmergebühren noch in einem einzigen Folio zusammengefasst sind, kann das System nicht feststellen, welche Gebühren zu welcher Reservierung gehören, und der Filter zeigt nur „Alle auswählen“ an.
• Um die Filterung nach Reservierungs-ID zu aktivieren:

1. Erstellen Sie für jedes Zimmer ein neues Folio.
2. Verschieben Sie manuell die gruppierten Transaktionen jeder Reservierung in das jeweilige Folio.
3. Sobald die Trennung erfolgt ist, wird der Filter für die Reservierungs-ID wie gewohnt angezeigt und kann für weitere Anpassungen genutzt werden.

Beispiel: Zwei Reservierungen wurden zu einer Buchung zusammengeführt

Ein Gast tätigt zwei separate Reservierungen für unterschiedliche Daten. Die Unterkunft führt diese später aus Bequemlichkeitsgründen zu einer einzigen Buchung zusammen. Alle Gebühren erscheinen nun in einem Folio. Ergebnis:

• Sie können mehrere Folios erstellen und die Transaktionen manuell aufteilen.
• Die ursprünglichen Reservierungen können jedoch nicht wieder in unabhängige Buchungen aufgeteilt werden, und die Filterung nach Reservierungs-ID wird erst verfügbar, nachdem die Transaktionen in separate Folios verschoben wurden.

Dieses Verhalten ist erwartungsgemäß und entspricht dem Systemdesign.

Reservierungsfolio drucken

Bei einigen Unterkünften kann das Reservierungsfolio sensible Gastdaten enthalten. Wenn ein Benutzer das Folio druckt, protokolliert das System diese Aktion und vermerkt, ob das Folio sensible Daten enthielt. Falls sensible Daten enthalten sind, wird im Protokoll festgehalten, welche Felder sensibel waren.

Dieses Protokoll findest du in der Kategorie Reservierungsaktivität.