Streitfallmanagement – Alles, was Sie wissen müssen

Die Verwaltung von Streitfällen kann komplex und zeitaufwendig sein, aber mit der neuen Funktion zur Streitfallverwaltung von Cloudbeds verfügen Sie nun über die Werkzeuge, um Streitfälle direkt über eine Self-Service-Plattform zu bearbeiten. Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Funktionen, Verantwortlichkeiten und Vorteile der Nutzung des Streitfallportals in Cloudbeds, um Transaktionsstreitigkeiten effizient zu lösen.

Funktionen

1. Streitfallbenachrichtigungen
   Sie erhalten automatische E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen, sobald ein Streitfall eingereicht wird. So sind Sie umgehend über alle Streitfälle informiert, die Ihre Transaktionen betreffen.

2. Streitfälle anzeigen und filtern
   Sie können alle gegen Ihre Unterkunft gemeldeten Streitfälle einsehen. Zusätzlich können Sie Streitfälle anhand wichtiger Kriterien wie Transaktionsdatum, Streitfallstatus oder Transaktionsart filtern, um die relevanten Fälle schnell zu finden.

3. Streitfälle akzeptieren
   Wenn die Haftung eindeutig ist, können Sie Streitfälle direkt über die Plattform akzeptieren, um den Lösungsprozess zu beschleunigen.

4. Gegenstreitfälle mit Beweismitteln
   Sie können Streitfälle anfechten, indem Sie relevante Beweismittel hochladen, wie z. B. Korrespondenz mit Gästen, Reservierungsprotokolle und Zahlungsnachweise. Die Bereitstellung unterstützender Dokumente stärkt Ihre Position während der Überprüfung.

5. Verfolgung des Streitfallstatus
   Unterkünfte können den Status jedes Streitfalls in Echtzeit verfolgen. Der Status wird klar gekennzeichnet, sodass Sie den Fortschritt jedes Falls überwachen können. Die Status umfassen:

   • Offen: Der Streitfall wurde eingeleitet und wartet auf die Überprüfung.
   • In Prüfung: Der Streitfall wird von Cloudbeds oder dem Zahlungsdienstleister geprüft.
   • Gelöst: Der Streitfall wurde zugunsten der Unterkunft oder des Gastes entschieden.
   • Gewonnen: Die Unterkunft hat den Streitfall erfolgreich angefochten.
   • Verloren: Der Streitfall wurde zugunsten des Gastes entschieden.

Nicht-funktionale Merkmale

1. Service-Level-Agreement (SLA)
   Unterkünfte werden aufgefordert, ein SLA zu akzeptieren oder abzulehnen. Die Annahme des SLA bedeutet, dass die Unterkunft ihre Verantwortlichkeiten versteht und die Haftungsverschiebungen bei der Nutzung des Streitfall-Portals anerkennt.

2. Risk-Dispute-Bericht in QuickInsight
   Dieses interne Tool bietet ein Dashboard mit wichtigen Leistungskennzahlen (KPIs) zur Bewertung der Leistung des Streitfall-Services. Zu den KPIs gehören Gewinnraten, eingereichte Beweise, Gesamtzahl der Streitfälle und mehr.

3. Dateigröße und -format für Streitfallbeweise
   Das Portal unterstützt das Hochladen von Dateien im PDF-, PNG- und JPEG-Format, mit einer maximalen Dateigröße von 4,5 MB pro Dokument.

4. Systemgenerierte Dateien zur Gegenwehr bei Streitfällen
   Benutzer können eine PDF-Datei mit Gastdetails, Reservierungsdetails, Zahlungsdetails und mehr generieren. Diese Datei kann dann als zusätzliche unterstützende Beweismittel hochgeladen werden.

5. Klare Fehlermeldungen bei Benutzerfehlern
   Wenn beim Hochladen von Beweismitteln ein Fehler auftritt, erhalten Sie eine klare und prägnante Fehlermeldung mit einem Handlungsaufruf, die Sie bei der Lösung des Problems unterstützt.

6. Benutzerrollen und Berechtigungen
   Sie können Rollen und Berechtigungen autorisierten Benutzern zuweisen, die Zugriff auf das Zahlungsportal haben sollen, um einen sicheren und kontrollierten Zugang zur Streitfallverwaltung zu gewährleisten.

7. Optimierung und Leistung
   Das Streitfall-Portal ist darauf ausgelegt, Spitzen im eingehenden Traffic zu bewältigen und für maximale Stabilität und Zuverlässigkeit bei der Verwaltung von Streitfällen optimiert.

8. Gastdetails in Benachrichtigungen
   In-App-Benachrichtigungen enthalten wichtige Gastdetails, damit Sie den relevanten Streitfall schnell identifizieren können.