Übersicht
Ein Gruppen-Kontingentblock ermöglicht es, die Verfügbarkeit für ausgewählte Datumsangaben zu reservieren, was besonders bei Veranstaltungen wie Hochzeiten nützlich ist. Die organisierende Partei legt beispielsweise die Termine und die benötigte Anzahl an Zimmern fest. Anschließend bucht jeder Gast seine Unterkunft individuell.
Um dies zu erleichtern, erstellen Sie einen Kontingentblock. Sie können Basisraten festlegen, vorverhandelte Raten anwenden oder individuelle Raten erstellen. Außerdem können Sie entscheiden, ob Sie die Verfügbarkeit für die vereinbarte Zimmeranzahl blockieren oder einen speziellen Gruppenpreis ohne Verfügbarkeitsblockierung anbieten möchten.
Cloudbeds ist der Ansicht, dass jede Unterkunft einzigartig ist. Wir bieten Werkzeuge für verschiedene Unterkunftsgrößen und Budgets, um Ihnen beim Aufbau und Wachstum Ihres Unternehmens zu helfen. Kontaktieren Sie unser dediziertes Team für weitere Informationen zu verfügbaren Paketen.
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Um einen Kontingentblock zu erstellen, müssen Sie zuerst das Gruppenprofil anlegen. Erfahren Sie hier, wie das funktioniert.
Hauptaktionen
Ein Gruppenprofil kann mehrere Kontingentblöcke enthalten.
Sehen Sie sich die folgenden Abschnitte an, um zu verstehen, wie Sie die Kontingentblöcke in Ihrer Unterkunft verwenden.
Wie Sie einen Kontingentblock erstellen
Schritt 1: Greifen Sie auf das Gruppenprofil zu, um den Kontingentblock zu erstellen
- Gehen Sie im Menü
zu Gruppen
- Klicken Sie auf den verlinkten Namen, um das Gruppenprofil zu öffnen
- Wechseln Sie zur Registerkarte Kontingentblöcke und klicken Sie auf +Kontingentblock erstellen
Schritt 2: Kontingentblocknamen und Status festlegen
Der Kontingentstatus ist ein wichtiger Indikator für die Verwaltung von Gruppenbuchungen und unterstützt etablierte Arbeitsabläufe. Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für Agenten von Unterkunftsgruppen, die ihre Buchungskontingente täglich oder wöchentlich nach Status filtern, um potenzielle Buchungen zu identifizieren und nachzuverfolgen.
- Geben Sie den Kontingentnamen ein
- Wählen Sie den Kontingentstatus aus
-
Lead & Vorläufig: Beide Optionen ermöglichen es Ihnen, Verfügbarkeit anzuzeigen, ohne den Bestand zu blockieren oder Buchungen zuzulassen. Der Unterschied liegt darin, wann Sie jede Option in Ihrem Verkaufsprozess verwenden. Obwohl jede Unterkunft ihre eigenen Standardarbeitsanweisungen hat, empfehlen wir folgende Vorgehensweisen:
- Lead: Verwenden Sie es in der Erkundungsphase. Zum Beispiel kontaktiert Sie ein Veranstaltungsplaner, um besser zu verstehen, welcher Bestand verfügbar ist und welcher geschätzte Preis pro Zimmer gilt.
- Vorläufig: Verwenden Sie es in der Interessenten-/Chancenphase. Zum Beispiel, wenn der Veranstaltungsplaner ein Datum buchen möchte, prüfen Sie die Datumsangaben, die Anzahl der benötigten Zimmer und die Zimmertypen für jedes Datum. Erstellen Sie anschließend einen vorläufigen Kontingentblock. Senden Sie diese Informationen zusammen mit einer Rechnung zur Zahlung an den Veranstaltungsplaner.
- Definitiv: Ermöglicht die Blockierung von Bestand und Reservierungen, ideal für garantierte Buchungen oder Verträge. Wir empfehlen die Verwendung, wenn die Anzahlung eingegangen ist und die Unterkunft bereit ist, Reservierungen zu erhalten.
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Lead & Vorläufig: Beide Optionen ermöglichen es Ihnen, Verfügbarkeit anzuzeigen, ohne den Bestand zu blockieren oder Buchungen zuzulassen. Der Unterschied liegt darin, wann Sie jede Option in Ihrem Verkaufsprozess verwenden. Obwohl jede Unterkunft ihre eigenen Standardarbeitsanweisungen hat, empfehlen wir folgende Vorgehensweisen:
Wenn ein Kontingentblock den Status Lead oder Vorläufig hat, werden keine Zimmer aus dem Unterkunftsbestand zugeteilt. Um Reservierungen aus dem Block zu buchen, müssen Sie den Status auf Definitiv ändern.
Schneller Vergleich der Kontingentstatus:
| Status | Bestandsblockierung | Buchungsfähigkeit | Verkaufsprozessphase |
| Lead | ❌ Blockiert den Bestand nicht | ❌ Keine Reservierungen innerhalb des Blocks | Explorativ (erste Anfrage) |
| Vorläufig | ❌ Blockiert den Bestand nicht | ❌ Keine Reservierungen innerhalb des Blocks | Interessent / Chance (Verhandlung) |
| Definitiv | ✅ Blockiert den Bestand | ✅ Reservierungen können innerhalb des Blocks vorgenommen werden | Bestätigt (mit Zahlung oder Buchungsgarantie) |
Schritt 3: Kontingentblock-Raten und Verfügbarkeit festlegen
Wählen Sie den Ratentyp, den Kontingenttyp und die automatische Freigabe aus
Schritt 3.1 Rate-Typ auswählen
Du siehst unterschiedliche Einstellungen für das Intervall des Kontingentblocks, abhängig davon, welchen Raten-Typ du auswählst:
- Basis: Dieser Kontingentblock verwendet die Basisraten, die du für deine Unterkunft für jeden entsprechenden Zimmertyp festgelegt hast.
- Ratenplan: Um diese Option zu nutzen, musst du zuerst einen Ratenplan erstellen. Das bedeutet, dass die Raten für diesen Kontingentblock auf dem Ratenplan basieren, der auf der Seite Ratenpläne und Pakete erstellt wurde. Du musst den spezifischen Ratenplan auswählen, aus dem die Raten übernommen werden sollen.
- Benutzerdefiniert: Diese Option erlaubt dir, die gewünschten Raten für den Kontingentblock einzugeben.
Sobald du den Raten-Typ für einen Kontingentblock festgelegt und gespeichert hast, kannst du ihn später nicht mehr ändern.
Wenn du einen Kontingentblock mit einem Ratenplan verknüpfst:
- Der Kontingentblock wird für die gleichen Zimmertypen und den gleichen Zeitraum wie der Ratenplan erstellt. Es erscheint eine Fehlermeldung, wenn ein Datum außerhalb dieses Zeitraums ausgewählt wird.
- Der Kontingentblock wird nicht verfügbar, wenn der Ratenplan abläuft.
- Derzeit ist es nicht möglich, einen Ratenplan zu deaktivieren oder zu entfernen auf der Seite Ratenpläne und Pakete, wenn er mit einem aktiven Kontingentblock verknüpft ist.
- Damit der Gruppenratenplan privat bleibt und nur über eine spezifische URL oder einen Code zugänglich ist, muss die in der Ratenplan-Konfiguration ausgewählte Quelle mit der Quelle im Gruppenprofil übereinstimmen. Wenn dein Gruppenprofil beispielsweise eine Quelle namens „Partner“ hat, muss der Ratenplan auch für diese Quelle verfügbar sein, damit der Gruppen-Zugang über Link oder ID möglich ist. Die Quelle Website/Buchungsmaschine muss im Ratenplan deaktiviert sein; wenn sie aktiviert ist, ist die Rate für alle öffentlichen Besucher deiner Buchungsmaschine sichtbar. Weitere Informationen zur Einrichtung findest du hier.
Wichtig: Ratenpläne mit Promo-Codes können nicht mit Gruppen-Kontingenten verknüpft werden. Wenn ein Ratenplan einen Promo-Code enthält, sehen Gäste, die den Gruppen-Kontingent-Link verwenden, keine Verfügbarkeit in der Buchungsmaschine.
Wenn Sie einen Sondertarif für eine Gruppe anbieten möchten, erstellen Sie einen benutzerdefinierten Ratenplan ohne Promo-Code und weisen Sie diesen stattdessen dem Kontingentblock zu.
Schritt 3.2 Kontingenttyp auswählen
Du hast zwei Optionen:
- Block: Wenn du dem Kontingent Datumsangaben hinzufügst, musst du die Anzahl der zu zuteilenden Zimmer angeben. Die Zimmer werden blockiert, sodass niemand außerhalb der Gruppe sie buchen kann. Diese Einstellung erlaubt auch die automatische Freigabe (siehe nächsten Schritt, Schritt 3.3 Automatische Freigabe auswählen).
- Je nach Verfügbarkeit: Das bedeutet, dass die Verfügbarkeit für diesen Kontingentblock auf der Verfügbarkeit deiner Unterkunft basiert. Wenn zum Beispiel 2 Zimmer in deiner Unterkunft verfügbar sind, stehen diese der Gruppe zur Verfügung. Wenn du ausverkauft bist, kann die Gruppe auch aus diesem Kontingentblock keine Buchungen vornehmen.
Schritt 3.3 Auto Release auswählen
- Wenn du Block als deinen Kontingenttyp ausgewählt hast, kannst du die Automatische Freigabe festlegen:
- Nein: Ungenutzte Zimmer werden nicht automatisch wieder dem Unterkunftsbestand freigegeben.
Zum Beispiel, wenn du 3 von 5 Zimmern für die Buchung durch die Gruppe zugeteilt hast und nur 2 gebucht werden, bleibt 1 Zimmer für andere Gäste weiterhin blockiert. Du musst dieses Zimmer manuell freigeben, damit es für Gäste außerhalb der Gruppe buchbar wird.
Das kannst du auf der Pickup-Seite des Gruppenprofils machen (siehe Abschnitt Kontingentblock-Pickup überprüfen).
- Ja: Ungenutzte Zimmer werden basierend auf den Tagen bis zur Anreise und der festgelegten Uhrzeit automatisch wieder dem Unterkunftsbestand freigegeben. Siehe Beispiele im Abschnitt Szenarien der automatischen Freigabe weiter unten.
- Lege den Freigabe-Zeitplan fest. Wenn du den Kontingentblock zur automatischen Freigabe ausgewählt hast, kannst du eine der Freigabeoptionen wählen:
- Gesamten Bestand für alle Datumsangaben gleichzeitig freigeben: Das System gibt die unverkauften Zimmer für alle Datumsangaben im Kontingentblock gleichzeitig frei.
- Gesamten Bestand einen Tag nach dem anderen freigeben: Das System gibt die unverkauften Zimmer im Kontingentblock einen Tag nach dem anderen frei, basierend auf den Tagen bis zur Anreise und der festgelegten Uhrzeit.
- Gesamten Bestand ein Intervall nach dem anderen freigeben: Wenn mehrere Intervalle in einem Kontingentblock existieren, gibt das System die Zimmer ein Intervall nach dem anderen frei, basierend auf den Tagen bis zur Anreise und der festgelegten Uhrzeit.
Szenarien der automatischen Freigabe
Beispiel
- Veranstaltungsdetails: Das Unternehmen Endless Summer veranstaltet an zwei aufeinanderfolgenden Wochenenden Events, 07.–09. Oktober 2024 und 14.–16. Oktober 2024. Es wurde gebeten, für jeden Tag der Events 10 Zimmer in deiner Unterkunft zu reservieren.
- Erstellung der Kontingentblöcke: Um dieser Anfrage gerecht zu werden, erstellst du einen einzigen Kontingentblock mit zwei Intervallen, die den Veranstaltungsdaten entsprechen. Stelle sicher, dass jedes Intervall exklusiv 10 Zimmer für die Events enthält.
- Konfiguration der automatischen Freigabe: Du richtest den Block so ein, dass er 3 Tage vor Anreise um 10:00 Uhr automatisch freigegeben wird. Wenn die Gruppe Zimmer ungebucht lässt, kannst du diese an andere Gäste außerhalb des Unternehmens Endless Summer verkaufen.
Ergebnisse der automatischen Freigabe
- Gleichzeitige Freigabe des gesamten Bestands für alle Datumsangaben: Alle unverkauften Zimmer aus beiden Kontingentblock-Intervallen werden 3 Tage vor dem frühesten Anreisedatum (7. Oktober) freigegeben, das heißt, jedes unverkaufte Zimmer wird am 4. Oktober um 10:00 Uhr freigegeben.
- Freigabe des gesamten Bestands jeweils einen Tag nach dem anderen: Für das erste Kontingentblock-Intervall beginnt das System am 4. Oktober um 10:00 Uhr mit der Freigabe aller ungebuchten Zimmer für den 7. Oktober (3 Tage vorher); für den 8. Oktober werden die ungebuchten Zimmer am 5. Oktober freigegeben und so weiter.
Dasselbe gilt für den letzten Kontingentblock; in diesem Fall werden die unverkauften Zimmer für den 16. Oktober am 13. Oktober freigegeben.
- Freigabe des gesamten Bestands jeweils ein Intervall nach dem anderen: Am 4. Oktober um 10:00 Uhr wird das System die ungebuchten Zimmer aus dem ersten Intervall (07.–09. Oktober 2024) freigeben, und alle ungebuchten Zimmer aus dem letzten Intervall (14.–16. Oktober 2024) werden am 11. Oktober freigegeben.
Schritt 4: Kontingentblock-Datumsangaben hinzufügen
Um ein Kontingentblock-Intervall zu erstellen, klicken Sie auf +Datumsangaben hinzufügen.
Die Einstellungen hier hängen von den Raten- und Verfügbarkeitsoptionen ab, die Sie in den vorherigen Schritten ausgewählt haben.
- Fügen Sie mehrere Intervalle für einen Kontingentblock hinzu.
- Sie können Vor- und Nachtage hinzufügen und wählen, ob Sie einen Zimmertyp oder eine bestimmte Einheit blockieren möchten.
- Beim Hinzufügen eines Intervalls werden Verfügbarkeitsfelder nur angezeigt, wenn als Kontingenttyp Block ausgewählt wurde; Ratenfelder werden nur angezeigt, wenn als Ratentyp Benutzerdefiniert ausgewählt wurde.
Schritt 4.1: Vor- und Nachtage hinzufügen (optional)
Wenn Sie auf +Datumsangaben hinzufügen klicken, erscheint ein optionaler Abschnitt, in dem Sie Vor- und Nachtage hinzufügen können, auch bekannt als Tage vor der Anreise und nach der Abreise.
Zum Beispiel, wenn eine Konferenz vom 5. bis 7. Mai stattfindet, könnten die Vor- und Nachtage der 3., 4., 8. und 9. Mai sein.
Mit dieser Funktion kann ein Gast, der nur für 2 Nächte zu einer Veranstaltung reist, nun einen 4-tägigen Aufenthalt zum vorab vereinbarten Ratenplan buchen. Das führt zu einer höheren Belegung und mehr Umsatzmöglichkeiten für Ihre Unterkunft. Die Standardeinstellung hat keinen Wert.
Sie können Vor- und Nachtage mit bestimmten Ratenplänen hinzufügen. Sie können wählen, ob Sie für die Haupttermine der Veranstaltung denselben Ratenplan, einen anderen Ratenplan oder weiterhin die Basisrate verwenden möchten.
Vor- und Nachtage blockieren nicht die Verfügbarkeit für den ausgewählten Zeitraum. Sie ermöglichen es Kunden lediglich, umliegende Daten basierend auf der allgemeinen Kalenderverfügbarkeit zu buchen. Wenn Sie die Verfügbarkeit blockieren möchten, sollten Sie die Daten stattdessen als Teil der Kontingentblock-Daten und nicht als Vor- und Nachtage eingeben.
Schritt 4.2: Einen Zimmertyp oder eine bestimmte Einheit blockieren
Wenn Sie auf +Datumsangaben hinzufügen klicken, ist die Standardeinstellung für die Erstellung des Kontingentblocks Zimmertyp.
Sie können jedoch entweder einen Zimmertyp oder eine bestimmte Einheit blockieren. Wenn Sie „Einheit“ auswählen, erscheint eine zusätzliche Auswahlliste, um die zu blockierenden Einheiten auszuwählen.
Zum Beispiel, wenn Ihre Unterkunft 10 Queen-Deluxe-Zimmertypen hat, können Sie statt zwei beliebige Queen-Deluxe-Einheiten zu blockieren, gezielt die Queen-Deluxe-Einheiten 101 und 103 blockieren, die nebeneinander liegen.
Nutzen Sie die Einheitenfunktion, damit Gäste, die zusammen reisen, im gleichen Bereich des Hotels untergebracht werden können. Das führt zu höherer Gästezufriedenheit. Unterkünfte können auch Gruppen basierend auf einem Bereich oder einer Etage zuweisen, um die Housekeeping- und Betriebseffizienz zu steigern (z. B. nur eine Etage statt der gesamten Unterkunft zu betreuen).
Sie können das Kontingent im Kalender leicht erkennen, indem Sie nach dünnen gestrichelten Linien und dem Symbol „3 Personen“ neben dem Namen des Kontingentblocks suchen, wie hier:
Schritt 4.3 – Rate-Typ festlegen
- Die folgenden Schritte gelten für die Einstellung des Raten-Typs für einen Zimmertyp. Du kannst ihn jedoch auch für einzelne Einheiten festlegen.
- Wenn du Einheiten zu Intervallen hinzufügst, ist der Vorgang derselbe, außer bei Schritt 5.
- Wähle Zimmertypen aus
- Wähle Start- und Enddatum für das Intervall aus
- Wähle Tage vor Anreise und nach Abreise (optional) aus
- Wähle Wochentage aus
- Wenn du zuvor den Kontingenttyp = Block ausgewählt hast, musst du die Anzahl der Zimmer, die für dieses Intervall zugeteilt werden sollen, manuell eingeben.
- Klicke auf Übernehmen, um die Einstellungen für alle anzuwenden.
- Klicke auf Intervall hinzufügen
- Die folgenden Schritte gelten für die Einstellung des Raten-Typs für einen Zimmertyp. Du kannst ihn jedoch auch für einzelne Einheiten festlegen.
- Wenn du Einheiten zu Intervallen hinzufügst, ist der Vorgang derselbe, außer bei Schritt 5.
- Wähle Zimmertypen aus
- Wähle Start- und Enddatum für das Intervall aus
- Wähle Tage vor Anreise und nach Abreise (optional) aus
- Wähle Wochentage aus
- Wenn du zuvor den Kontingenttyp = Block ausgewählt hast, musst du die Anzahl der Zimmer, die für dieses Intervall zugeteilt werden sollen, manuell eingeben.
- Klicke auf Übernehmen, um die Einstellungen für alle anzuwenden.
- Klicke auf Intervall hinzufügen
Du musst die Raten nicht eingeben, da sie aus dem im Schritt 3.1 Raten-Typ auswählen ausgewählten Ratenplans übernommen werden.
- Die folgenden Schritte gelten für die Einstellung des Raten-Typs für einen Zimmertyp. Du kannst ihn jedoch auch für einzelne Einheiten festlegen.
- Wenn du Einheiten zu Intervallen hinzufügst, ist der Vorgang derselbe, außer bei Schritt 7.
- Wähle Zimmertypen aus
- Wähle Start- und Enddatum für das Intervall aus
- Wähle Tage vor Anreise und nach Abreise aus (optional)
- Wähle Wochentage aus
- Falls nötig, lege die Intervallparameter fest: MinLos, MaxLos, Buchungsfrist (Cut-off), Last-Minute-Buchung, Geschlossen für Anreise/Abreise.
- Gib die Raten für die ausgewählten Zimmertypen ein
- Wenn du zuvor den Kontingenttyp = Block ausgewählt hast, musst du die Anzahl der Zimmer manuell eingeben, die für dieses Intervall zugeteilt werden sollen
- Du kannst bei Bedarf auch die Preisgestaltung für zusätzliche Gäste eingeben oder auswählen, dass sie der Basisrate entspricht
- Klicke auf Intervall hinzufügen
Schritt 5 – Notizen hinzufügen und speichern
Du kannst informative Notizen zu deinem Kontingentblock hinzufügen (Veranstaltungsbeschreibung, besondere Anforderungen usw.), das ist jedoch nicht verpflichtend.
- Scrolle nach unten zum Abschnitt Notizen und gib die Notiz ein
- Klicke auf Notiz senden
- Stelle sicher, dass die Details des Kontingentblocks korrekt sind, und klicke auf Speichern
Du kannst später auch Notizen zu einem Kontingentblock hinzufügen, indem du zur Registerkarte Notizen im Gruppenprofil gehst. Weitere Informationen findest du im Abschnitt Notizen zu einem Gruppenprofil, Kontingentblock, Reservierungen oder Gästen hinzufügen in diesem Artikel.
So bearbeitest du einen Kontingentblock
Bitte beachte, dass du den Ratetyp eines Kontingentblocks nach dessen Erstellung und Speicherung nicht mehr ändern kannst.
Neue Intervalle für Kontingentblöcke mit manuell freigegebenem Bestand behalten die Verfügbarkeit nicht. Das gilt auch für bearbeitete bestehende Intervalle nach der Freigabe. Der Kontingentblock steht dann nicht zur Verfügung, um neue Reservierungen hinzuzufügen oder bestehende zu verknüpfen.
So bearbeitest du die Details oder Intervalle (Datumsangaben) eines Kontingentblocks:
- Gehe auf die Seite Gruppen
und klicke auf das gewünschte Gruppenprofil.
- Wechsle zur Registerkarte Kontingentblöcke und klicke auf den Namen des gewünschten Kontingentblocks.
Du kannst die detaillierten Intervalle jedes Kontingentblocks auch anzeigen, indem du auf das '+'-Symbol neben dem Blockcode klickst. Dadurch öffnet sich ein weiterer Abschnitt mit mehr Informationen.
- Klicke auf der Seite des Kontingentblocks auf Details bearbeiten.
- Bearbeite die Details des Kontingentblocks und klicke auf Speichern.
Vor dem Speichern kannst du auch die Datumsangaben/Intervalle des Kontingentblocks bearbeiten:
a. Weitere Datumsangaben hinzufügen
b. Bestehende Datumsangaben löschen
c. Bestehende Datumsangaben bearbeiten
So löschst du einen Kontingentblock
- Gehe auf die Seite Gruppen
- Wechsle zur Registerkarte Kontingentblöcke und klicke auf das Zahnradsymbol neben dem gewünschten Kontingentblock, um die Option Kontingentblock entfernen auszuwählen.
Reguläre Kontingentblöcke können keine Reservierungen unterstützen, die sich über mehrere Blöcke erstrecken. Wenn Sie eine durchgehende Buchung erstellen müssen, die verschiedene Blöcke umfasst, lesen Sie bitte Verwalten von aggregierten Kontingentblöcken.
FAQ
Wie ändere ich die Intervallparameter eines Kontingentblocks, nachdem Reservierungen hinzugefügt wurden? (MinLOS, MaxLOS)
Dein Kontingentblock muss mit einem benutzerdefinierten Ratenplan erstellt worden sein, um die Intervallparameter (MinLOS, MaxLOS, Buchungsfrist, Last-Minute-Buchung sowie Nähe zur Anreise/Abreise) ändern zu können.
Klicke auf den Namen des Kontingentblocks > klicke auf Details bearbeiten > suche das Intervall und klicke auf das Stiftsymbol, um die Parameter zu ändern. Vergiss nicht, die Änderungen zu speichern.
Wenn du den Kontingentblock mit einem Ratenplan- oder Paket-Ratentyp eingerichtet hast, ist es nicht möglich, die Einschränkungen des Ratenplans zu ändern. Du kannst keine Intervalle für einen mit einem Kontingentblock verbundenen Ratenplan hinzufügen oder bearbeiten. Die Lösung besteht darin, einen neuen Ratenplan mit den gewünschten MinLOS/MaxLOS zu erstellen und anschließend einen neuen Kontingentblock innerhalb dieser Gruppe mit dem neu erstellten Ratenplan anzulegen.
Wie bearbeite ich die Anzahl der Zimmer in einem Kontingentblock, nachdem Reservierungen hinzugefügt wurden?
Um die Verfügbarkeitsanzahl zu aktualisieren, klicken Sie auf den Namen des Kontingentblocks und dann auf „Details bearbeiten“. Suchen Sie dort das Intervall und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Verfügbarkeitsanzahl zu bearbeiten. Sie können die Änderungen für alle Tage übernehmen oder bei Bedarf manuell für den gewünschten Wochentag vornehmen.
Denken Sie daran, die Änderungen zu speichern.
Sobald alle Zimmer im Kontingentblock gebucht sind, ist es nicht möglich, die Anzahl der verfügbaren Zimmer zu reduzieren. Wenn Sie dies versuchen, erscheint eine Fehlermeldung mit dem Hinweis: „Die Verfügbarkeit muss größer sein als die Gesamtzahl der bereits aus diesem Kontingentblock gebuchten Reservierungen.“ Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Zimmeranzahl eingeben, um diesen Fehler zu vermeiden.
Sie können die Anzahl der Zimmer in einem Kontingentblock ändern, WENN dieser noch nicht freigegeben wurde. Welche Kontingentblöcke freigegeben sind, prüfen Sie, indem Sie zur Registerkarte Pickup gehen, den gewünschten Block auswählen und die Details überprüfen.
Warum kann ich eine Reservierung nicht mit einem Kontingentblock verknüpfen?
Wenn ein Kontingentblock beim Verknüpfen einer bestehenden Reservierung nicht als Option angezeigt wird oder die Reservierung nicht zum Block hinzugefügt werden kann, prüfen Sie Folgendes:
- Status des Kontingentblocks: Reservierungen können nur mit einem Kontingentblock im definitiven Status verknüpft werden. Blöcke im Lead- oder vorläufigen Status erlauben keine Reservierungen.
- Freigegebener Bestand: Reservierungen können nicht hinzugefügt oder mit einem Kontingentblock verknüpft werden, nachdem dessen Bestand freigegeben wurde.
- Verfügbarkeit: Der Block muss über ausreichend Verfügbarkeit für den Zimmertyp und die Aufenthaltsdaten der Reservierung verfügen. Ist die Verfügbarkeit unzureichend, erhöhen Sie vor der Verknüpfung die Anzahl der Zimmer im Block.
- Ratenplan: Die Reservierung und der Kontingentblock müssen kompatible Ratenpläne verwenden. Eine Reservierung kann nicht mit einem Block verknüpft werden, der einem anderen Ratenplan zugeordnet ist.
Um eine bestehende Reservierung zu verknüpfen, gehen Sie zur Registerkarte Reservierungen im Gruppenprofil und wählen Sie + Reservierung hinzufügen > Bestehende Reservierung verknüpfen. Für den vollständigen Ablauf siehe Gruppenprofile, Reservierungen und Kreditkarten verwalten.
Warum können allgemeine Gäste meinen gruppenspezifischen Ratenplan sehen und buchen?
Dies tritt auf, wenn der mit dem Kontingentblock verknüpfte Ratenplan mit der Quelle „Website/Buchungsmaschine“ konfiguriert ist. Wenn diese Quelle ausgewählt ist, ist der Ratenplan für alle Besucher deiner Website sichtbar, auch für diejenigen ohne Gruppenlink.
Um das Angebot nur auf Gruppenmitglieder zu beschränken, gehe wie folgt vor:
- Gehe im Menü zu Raten und Verfügbarkeit und wähle Ratenpläne und Pakete aus.
- Finde den Gruppenratenplan, klicke auf die drei Punkte und wähle Bearbeiten.
- Deaktiviere im Quellen-Dropdown-Menü die Option „Website/Buchungsmaschine“.
- Wähle eine passende private Quelle aus (z. B. Telefon oder E-Mail).
- Stelle sicher, dass die im Gruppenprofil ausgewählte Quelle mit der im Ratenplan gewählten übereinstimmt.
Sobald diese Quellen übereinstimmen und die Buchungsmaschine deaktiviert ist, bleibt der Ratenplan für die Öffentlichkeit verborgen, ist aber für Gäste zugänglich, die den spezifischen Gruppenlink oder Kontingentcode verwenden.
Beispiel: Konfiguration übereinstimmender Quellen für einen privaten Gruppenbuchungslink
Zum Beispiel zeigt die folgende Demonstration einen Workflow mit einem Gruppenprofil namens „TEST SOURCE BE“, dessen Quelle auf „Walk-in“ eingestellt ist. Durch den Zugriff auf die zugehörigen Ratenplaneinstellungen wird die Quelle „Website/Buchungsmaschine“ deaktiviert, um die Privatsphäre zu gewährleisten, während die Quelle „Walk-in“ aktiviert wird, um die notwendige Verbindung mit dem Gruppenprofil herzustellen.
Nach der Einrichtung eines definitiven Kontingentblocks, der an diesen Ratenplan gebunden ist, wird eine eindeutige Buchungs-URL speziell für die ausgewählten Datumsangaben generiert. Beim Öffnen dieses Links sieht der Gast die gruppenspezifische Rate, wodurch das Angebot effektiv nur für diejenigen zugänglich ist, die den direkten Link oder Kontingentcode besitzen, während es für die öffentliche Buchungsmaschine verborgen bleibt.
Mehr erfahren über die Verwaltung von Gruppen-Kontingentblöcken.
Kommentare
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