Übersicht
Nachdem Sie gelernt haben, wie man Kontingentblöcke erstellt, bearbeitet und löscht, besteht der nächste Schritt darin, die Verwaltung dieser Blöcke zu meistern. Dazu müssen Sie wissen, wie Sie:
- die Details eines Kontingentblocks lesen und verstehen
- die Verfügbarkeits- und Belegungsinformationen im Kalender analysieren
- Kontingentblock-URLs erstellen und mit Gästen teilen
- die Pick-up-Zahlen im Auge behalten
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So verwalten Sie Gruppen-Kontingentblöcke
Kontrolliere die Details des Kontingentblocks
Die Details des Kontingentblocks werden auf der Seite des Gruppenprofils unter der Registerkarte Kontingentblock angezeigt, wo Sie diese jederzeit bearbeiten können (siehe Kontingentblock bearbeiten).
Sie können die Liste der Kontingentblöcke filtern nach:
- Suche: Zeigen Sie ein bestimmtes Gruppenprofil an, indem Sie dessen Namen oder Code eingeben. Lassen Sie das Feld leer, um eine vollständige Liste aller Ihrer Kontingentblöcke zu sehen.
- Erstellungsdatum
- Status: Wählen Sie alle oder eine der Optionen: Vorläufig, Lead, Definitiv, Storniert
- Typ: Wählen Sie alle oder Block oder Je nach Verfügbarkeit
In der Tabelle der Kontingentblöcke können Sie die Details des Blocks schnell überprüfen:
- Kontingentcode: Ein eindeutiger Blockcode, der immer mit „b.“ beginnt.
- Kontingentname: Klicken Sie darauf, um den Kontingentblock zu bearbeiten
- Typ
- Erstellungsdatum
- Früheste Anreise: Das früheste Check-in-Datum aus den verknüpften Reservierungen
- Spätester Check-out: Das späteste Check-out-Datum aus den verknüpften Reservierungen
- Automatische Freigabe
- Status
- Aktionen: Entfernen Sie den Kontingentblock oder generieren Sie eine Buchungsmaschinen-URL
- In dieser Ansicht können Sie auch die Details der Intervalle jedes Kontingentblocks überprüfen, indem Sie auf das Pluszeichen '+' links neben dem Kontingentcode klicken. Dadurch öffnet sich ein weiterer Abschnitt mit mehr Details.
- Der Name Ihres Kontingentblocks wird immer konsistent in der Cloudbeds Buchungsmaschine angezeigt, unabhängig vom ausgewählten Raten-Typ (Basisrate, Ratenplan oder benutzerdefiniert).
Der Standardstatus für Frühestes Datum und Späteste Abreise ist N/A, wenn keine Reservierungen verknüpft wurden.
Kontingentblöcke im Kalender anzeigen
Belegung
Der Belegungsprozentsatz im Kalender zeigt die gebuchten Reservierungen an. Zimmer, die in einem definitiven Kontingentblock gehalten werden, erhöhen die Belegung nicht, bis sie gebucht sind.
Definitive Kontingentblöcke, die zu offenen Gruppenprofilen gehören, verringern die Verfügbarkeit im Kalender für den entsprechenden Zimmertyp. Dadurch wird verhindert, dass die zugeteilten Zimmer außerhalb des Kontingentblocks verkauft werden.
Beispiel:
- Gesamtkapazität = 24 Zimmer
- Kontingentblock-Kontingent = 5 Zimmer
- Einige Reservierungen sind innerhalb des Kontingentblocks gebucht
- Einige Reservierungen sind außerhalb des Kontingentblocks gebucht
Die Belegung im Kalender zeigt Folgendes an:
Der Kalender zählt nur gebuchte Reservierungen. Dazu gehören Reservierungen, die aus dem Kontingentblock entnommen wurden, sowie Reservierungen, die außerhalb des Kontingentblocks gebucht wurden.
Im obigen Beispiel:
- Montag, der 1. zeigt einen Pickup-Indikator von 5/5, was bedeutet, dass alle 5 Zimmer im Kontingentblock gebucht wurden. Bei einer Gesamtkapazität von 24 Zimmern zeigt der Kalender eine Belegung von 20,83 %, da 5 gebuchte Zimmer zur Belegung gezählt werden.
- Dienstag, der 2. zeigt ebenfalls eine Belegung von 20,83 %, aber der Pickup-Indikator zeigt 3/5. Das bedeutet, dass 3 Zimmer aus dem Kontingentblock gebucht wurden und die restliche Belegung durch Reservierungen außerhalb des Kontingentblocks entsteht.
Zimmer, die noch im Kontingentblock gehalten werden, werden in der Verfügbarkeit und im Pickup-Indikator angezeigt, aber sie werden erst gezählt, wenn sie gebucht sind.
Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeit im Kalender pro Zimmertyp spiegelt die Zimmer wider, die in definitiven Kontingentblöcken gehalten werden, welche zu offenen Gruppenprofilen gehören.
Definitive Kontingentblöcke reduzieren die verbleibende Anzahl der Zimmer, die für den entsprechenden Zimmertyp reserviert werden können, erhöhen jedoch die Belegungsrate im Kalender erst, wenn Reservierungen gebucht sind.
Zum Beispiel wird dieser Zimmertyp nicht bei der Erstellung einer neuen Reservierung angezeigt, wenn alle Zimmer/Betten dieses Zimmertyps durch den Kontingentblock gehalten werden (es sei denn, die Überbuchungsoption ist erlaubt).
Wenn ein definitiver Kontingentblock erstellt wird und Zimmer als Block zugeteilt sind, beachten Sie bitte Folgendes:
- Das System ändert die Verfügbarkeit des entsprechenden Zimmertyps basierend auf der Anzahl der Zimmer/Betten dieses Typs im Kontingentblock.
- Wenn Zimmer in einem Kontingentblock gehalten, aber noch nicht gebucht wurden, erscheinen sie nicht als Reservierungsblöcke im Kalender und erhöhen nicht die Belegungsrate.
- Wann immer Sie die Verfügbarkeit in einem Kontingentblock aktualisieren und dessen Status "Definitiv" ist sowie das Gruppenprofil "Offen", berechnet das System die Verfügbarkeit im Kalender für den entsprechenden Zimmertyp sofort neu.
- Wenn Sie Reservierungen aus einem Kontingentblock mit dem Typ Block buchen, ändert sich die Verfügbarkeit im Kalender nicht, da diese Zimmer bereits innerhalb des festgelegten Intervalls abgezogen wurden. Gebuchte Reservierungen erhöhen jedoch die Anzahl der Reservierungen im Kalender und die Belegungsrate.
Kontingentblock-URLs mit Gästen teilen
Erstellen Sie für jeden Kontingentblock eine eindeutige URL, damit Gäste die zugeteilten Zimmer direkt über die Buchungsmaschine buchen können. Sie können die generierte URL mit einer Gruppe von Gästen, einem Reisebüro oder einem Großhändler teilen und Reservierungen erhalten, die automatisch im Gruppenprofil/Kontingentblock gebucht werden.
Um eine URL für einen Kontingentblock zu erstellen, gehen Sie zunächst wie folgt vor:
- Erstellen Sie ein Gruppenprofil
- Erstellen Sie einen definitiven Kontingentblock für das Gruppenprofil
URL generieren
- Gehen Sie auf die Seite Gruppen
und klicken Sie auf das gewünschte Gruppenprofil
- Wechseln Sie zur Registerkarte Kontingentblöcke und klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des gewünschten Kontingentblocks, um die Option Buchungs-URL auszuwählen
Diese Funktion erscheint nur bei definitiven Kontingentblöcken: Die Lead- oder vorläufigen Kontingentblöcke haben diese Option nicht.
- Wählen Sie den Zeitraum aus (optional)
- Klicken Sie auf URL generieren
- Kopieren Sie den Code und teilen Sie ihn mit Ihren Gästen oder Agenturen
- URLs ohne Datumsangaben führen Gäste zur Buchungsseite, auf der die Verfügbarkeit des Kontingentblocks für die Standarddaten (heute) angezeigt wird.
- URLs mit Datumsangaben führen Kunden zur Buchungsseite, auf der die Verfügbarkeit des Kontingentblocks für die angegebenen Daten angezeigt wird.
Feld für Gruppencode in der Buchungsmaschine
Die Buchungsmaschine verfügt über ein Feld zur Eingabe der Kontingentblock-ID, auch bekannt als Gruppencode. Dadurch können Gäste Gruppenreservierungen vornehmen, indem sie einfach den Code eingeben, anstatt die zuvor erstellte URL zu kopieren und einzufügen.
- Gehen Sie auf die Seite Gruppen
- Wechseln Sie zur Registerkarte Kontingentblöcke und suchen Sie den Kontingentblock-Code
- Teilen Sie den Code mit Ihren Gästen oder Agenturen
- Die Gäste oder Agenturen können den Kontingentblock-Code bei der Buchung in der Buchungsmaschine im Feld für den Gruppencode eingeben
Wichtig:
- Ratenpläne mit Aktionscodes können nicht mit Gruppen-Kontingenten verknüpft werden. Wenn ein Ratenplan einen Aktionscode enthält, sehen Gäste, die den Gruppen-Kontingent-Link verwenden, keine Verfügbarkeit in der Buchungsmaschine.
- Wenn du einen Sondertarif für eine Gruppe anbieten möchtest, erstelle einen benutzerdefinierten Ratenplan ohne Aktionscode und weise ihn stattdessen dem Kontingentblock zu.
- Um die Privatsphäre bei Gruppen-Links zu wahren, vergewissere dich, dass der zugehörige Ratenplan nicht „Website/Buchungsmaschine“ als Quelle ausgewählt hat. Öffentliche Buchungen können nur verhindert werden, wenn die Ratenplanquelle auf diejenige beschränkt ist, die deinem Gruppenprofil entspricht.
Kontingentblock-Pick-up überprüfen
Auf der Pickup-Registerkarte kannst Du sehen, welcher Bestand zugeteilt wurde und wie viele Zimmer gebucht wurden. Du kannst außerdem die für die Datumsangaben im Kontingentblock festgelegten Raten überprüfen und den Bestand freigeben, der nicht gebucht wurde.
Pickup-Zahlen im Gruppenprofil
- Gehen Sie auf der Seite Gruppen
- Wechseln Sie zur Registerkarte Pick-up
- Wählen Sie die Datumsangaben aus, die Sie ansehen möchten. Standardmäßig ist das erste Datum des ausgewählten Kontingentblocks eingestellt.
- Wählen Sie die Zimmertypen aus
- Wählen Sie den Kontingentblock aus
- Sehen Sie den Status/Typ des Kontingentblocks ein
Wenn der Kontingentblock den Status Lead oder Vorläufig hat, werden keine Zimmer aus dem allgemeinen Bestand zugeteilt. Der Status muss auf Definitiv aktualisiert werden, damit Reservierungen aus dem Block gebucht werden können.
- Die erste Zahl in der Tabelle zeigt, wie viele Zimmer aus dem Kontingentblock bereits gebucht wurden.
- Die zweite Zahl ist die Gesamtanzahl der im ausgewählten Kontingentblock zugeteilten Zimmer.
- Unter beiden Zahlen sehen Sie die für das spezifische Datum und den Zimmertyp im ausgewählten Kontingentblock festgelegten Raten.
Im obigen Beispiel sehen Sie, dass am 15. Juli ein Gast 1 von 2 Doppelzimmern gebucht hat, die im Kontingentblock zugeteilt wurden; die Gruppe hat an diesem Tag noch 1 Doppelzimmer im Kontingentblock zur Buchung verfügbar.
- Auch wenn der Kontingentblock den Typ Lead oder Vorläufig hat, sind die Zahlen des zugeteilten Bestands dieselben wie bei "Definitiv". Der Unterschied besteht darin, dass bei Status "Lead" oder "Vorläufig" der zugeteilte Bestand nicht aus dem Gesamtbestand der Unterkunft herausgerechnet wird.
- Nur wenn der Block Definitiv ist, zeigen die Zahlen in der Tabelle den aus dem Gesamtbestand der Unterkunft herausgerechneten Bestand an.
- Klicken Sie auf Bestand freigeben, um die unverkauften Zimmer optional wieder dem allgemeinen Bestand zuzuführen
Wenn die für die spezifische Gruppe zugeteilten Zimmer nicht gebucht wurden, können Sie auf dieser Seite den Bestand manuell freigeben oder die automatische Freigabe auf der Einstellungsseite des Kontingentblocks aktivieren (siehe, wie Sie die Raten und Verfügbarkeit des Kontingentblocks festlegen).
- Wenn die Automatische Freigabe in den Einstellungen des Kontingentblocks aktiviert ist, zeigt diese Seite an, wann der Bestand automatisch freigegeben wird.
Pickup-Zahlen im Kalender
Sie können die definitiven Kontingentblock-Pickup-Zahlen im Kalender für die entsprechenden Tage sehen. Die Pickup-Zahl erscheint im kleinen Kreis oben am Kalendertag.
Die erste Zahl zeigt, wie viele Zimmer aus dem Kontingentblock gebucht wurden. Die zweite Zahl zeigt die Gesamtanzahl der Zimmer, die an diesem Tag im Kontingentblock gehalten werden.
Beispiel:
- Kontingentblock = 5 Zimmer
- Pickup-Zahl Montag 1 = 5/5
- Pickup-Zahl Dienstag 2 = 3/5
- Pickup-Zahl Mittwoch 3 = 2/5
Im obigen Beispiel:
- 5/5 bedeutet, dass alle 5 im Kontingentblock gehaltenen Zimmer für Montag 1 gebucht wurden.
- 3/5 bedeutet, dass 3 von 5 Zimmern aus dem Kontingentblock für Dienstag 2 gebucht wurden.
- 2/5 bedeutet, dass 2 von 5 Zimmern aus dem Kontingentblock für Mittwoch 3 gebucht wurden.
Reservierungen, die außerhalb des Kontingentblocks gebucht wurden, werden im Belegungsprozentsatz des Kalenders berücksichtigt, sind jedoch nicht in der Pickup-Zahl des Kontingentblocks enthalten.
Die Zahlen in diesem Kreis entsprechen der gleichen Pickup-Aktivität, die in der Registerkarte Pickup des Gruppenprofils angezeigt wird. Diese Zahlen helfen dabei, zu erkennen, wie viel vom gehaltenen Bestand gebucht wurde, während die Verfügbarkeit im Kalender den verbleibenden verkaufbaren Bestand anzeigt.
Reguläre Kontingentblöcke können keine Reservierungen unterstützen, die sich über mehrere Blöcke erstrecken.
Wenn Sie eine durchgehende Buchung erstellen müssen, die verschiedene Blöcke umfasst, lesen Sie bitte Verwalten von aggregierten Kontingentblöcken.
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