Das Legacy-Gruppenmodul in Cloudbeds PMS abbrechen

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 10:49

Zweck	Das Legacy-Gruppenmodul für die Kündigung vorbereiten, die erforderlichen finanziellen Bereinigungen abschließen und verstehen, was nach der Deaktivierung des Moduls passiert.
Geeignet für	Manager/General Manager, Administrator und Inhaber.
Anwendung	Wenn Ihre Unterkunft plant, das Legacy-Gruppenmodul nicht mehr zu verwenden, und Group Folios, Zahlungen sowie zugehörige Datensätze vor dem Entzug des Zugriffs vorbereiten muss.
Voraussetzungen	Die betroffenen Gruppenprofile und Gruppenfolios müssen zur Überprüfung verfügbar sein. Führen Sie vor der Deaktivierung des Moduls die entsprechenden Vorprüfungen vor der Kündigung durch.
Erwartetes Ergebnis	Gruppenbezogene Salden, Autorisierungen und Zuteilungen werden vor der Kündigung bearbeitet, und Sie wissen, welcher Kündigungspfad je nach Paketstatus gilt.

Einleitung

Dieser Artikel gilt für das Legacy-Gruppenmodul im Cloudbeds PMS. Das neuere Gruppen- und Veranstaltungsmodul, das separat eingeführt wird, ist hier nicht enthalten.

Bevor das Legacy-Gruppenmodul deaktiviert wird, überprüfen Sie die finanzielle Aktivität, die mit Ihren Gruppenprofilen und Gruppenfolios verbunden ist. Ausstehende weitergeleitete Transaktionen können nach der Deaktivierung des Moduls zu Reservierungsfolios zurückkehren, während verbuchte Gruppenfolio-Transaktionen Teil Ihrer Berichts-Historie bleiben, auch wenn der Gruppenbereich nicht mehr verfügbar ist.

Bereiten Sie zuerst die betroffenen Gruppenfolios vor, prüfen Sie dann die Änderungen nach der Deaktivierung und folgen Sie dem Kündigungspfad, der dem Paketstatus entspricht.

Inhaltsverzeichnis

Wer davon betroffen ist und wie
Bevor Sie das Legacy-Gruppenmodul kündigen
Was passiert, nachdem Gruppen deaktiviert wurden
Das Legacy-Gruppenmodul basierend auf dem Paketstatus kündigen

Wer davon betroffen ist und wie

Verschiedene Rollen können für die finanzielle Bereinigung, die Kündigungsanfrage oder die Aufsicht verantwortlich sein. Verwenden Sie die Links in der Tabelle, um direkt zum für Sie relevanten Teil des Workflows zu gelangen.

Rolle	Wissenswertes
Manager/General Manager	Überprüfen Sie Gruppenfolios und entscheiden Sie, wie offene Salden vor der Kündigung behandelt werden sollen. Beginnen Sie mit Bevor Sie das Legacy-Gruppenmodul kündigen.
Administrator	Führen Sie die erforderliche Bereinigung in Gruppenprofilen und Gruppenfolios durch, einschließlich zahlungsbezogener Aktionen, die von Ihrer Unterkunft genutzt werden, und folgen Sie dann dem korrekten Kündigungspfad. Überprüfen Sie Bevor Sie das Legacy-Gruppenmodul kündigen und Das Legacy-Gruppenmodul basierend auf dem Paketstatus kündigen.
Inhaber	Verstehen Sie die finanziellen Auswirkungen der Deaktivierung von Gruppen und den Unterschied zwischen den Kündigungspfaden für Test- und Aktivpakete. Überprüfen Sie Was passiert, nachdem Gruppen deaktiviert wurden und Das Legacy-Gruppenmodul basierend auf dem Paketstatus kündigen.

Bevor Sie das Legacy-Gruppenmodul kündigen

Führen Sie vor der Deaktivierung des Legacy-Gruppenmoduls die folgenden Prüfungen durch. Diese Maßnahmen helfen, offene Gruppenfolio-Salden, nicht freigegebene Kartenautorisierungen oder nicht zugeordnete Zahlungen zu vermeiden, die nach der Nichtverfügbarkeit des Gruppenbereichs bestehen bleiben könnten.

1. Gruppenfolios ausgleichen

Überprüfen Sie jedes Gruppenfolio und wählen Sie die Option, die dem Reservierungsstatus entspricht und ob eine Zahlung bereits eingegangen ist oder bald erwartet wird. Ziel ist es, offene Gruppenfolio-Salden zu vermeiden, wenn das Legacy-Gruppenmodul deaktiviert wird.

Option	Wann verwenden	Was passiert
Gebuchte Transaktionen umleiten	Reservierungen sind für ein zukünftiges Datum und eine Zahlung wird nicht bald erwartet.	Gebuchte umgeleitete Transaktionen werden zum entsprechenden Reservierungsfolio zurückgeführt.
Zahlungen einziehen	Reservierungen sind ausgecheckt oder aktuell im Haus, und die Zahlung wurde erhalten oder wird bald erwartet.	Die Gruppen-Zahlung wird angewendet, um das Gruppenfolio auszugleichen.
Anpassungen vornehmen	Du entscheidest dich bewusst dafür, gebuchte Transaktionen anzupassen, anstatt sie umzuleiten oder Zahlungen anzuwenden.	Verwende dies nur, wenn es für deine Buchhaltungssituation angemessen ist. Der Quellartikel empfiehlt Anpassungen nicht als bevorzugte Option.

Vor dem Umleiten von Transaktionen: Das Umleiten muss für jede Transaktion einzeln durchgeführt werden und nur für gebuchte umgeleitete Transaktionen, nicht für ausstehende Transaktionen. Entfernen Sie die Umleitung in den Einstellungen des Gruppenprofils, damit zukünftige ausstehende Transaktionen nicht weiterhin zum Gruppenfolio umgeleitet werden. Leiten Sie keine ausgecheckten Reservierungen um, da dies Salden auf diesen Reservierungsfolios erzeugt.

Speichern Sie vor dem Umleiten eine Kopie des Gruppenfolios für Ihre Unterlagen. Für den detaillierten Ablauf siehe Gruppenfolios.

Wenn Sie stattdessen Zahlungen einziehen, folgen Sie dem Zahlungsablauf für Gruppenprofile in Gruppenprofile verwalten.

2. Ausstehende Kartenautorisierungen annullieren

Wenn Kartenautorisierungen, die mit Gruppen verbunden sind, nicht belastet wurden, stornieren Sie diese vor der Kündigung. So vermeiden Sie, dass eine Autorisierungssperre bestehen bleibt, die nach Deaktivierung des Moduls nicht mehr aus dem Gruppenbereich verwaltet werden kann.

Folgen Sie Authorizing a Card with the Payment Gateway Feature, um die bestehende Autorisierung zu annullieren und die Reservierung freizugeben.

3. Zahlungen zuteilen, falls zutreffend

Wenn Ihre Unterkunft die Zahlungszuordnung verwendet, stellen Sie sicher, dass Zahlungen in den betroffenen Gruppenfolios zugeteilt sind, bevor das Legacy-Gruppenmodul deaktiviert wird.

Sehen Sie sich die Übersicht zur Zahlungszuordnung an, um den Ablauf und das Verhalten der Zuteilung zu verstehen.

Was passiert, nachdem Gruppen deaktiviert wurden

Die Deaktivierung des Legacy-Gruppenmoduls entfernt den Zugriff auf den Gruppenbereich, löscht jedoch nicht die mit Gruppenaktivitäten verbundenen Finanzdaten. Das folgende Verhalten erklärt, was sich ändert und was in den Berichten weiterhin sichtbar bleibt.

Ausstehende umgeleitete Transaktionen werden ent-umgeleitet und kehren zu den entsprechenden Reservierungsfolios zurück. Dies betrifft in der Regel im Haus befindliche und zukünftige Reservierungen.
Verbuchte umgeleitete Transaktionen und manuell verbuchte Transaktionen bleiben mit dem Gruppenfolio verknüpft, aber das Gruppenfolio ist im Gruppenbereich nicht mehr zugänglich.
Historische Gruppentransaktionen erscheinen weiterhin in den entsprechenden Berichten.

Der Bericht „Transaktionen“ kann weiterhin historische Gruppenaktivitäten anzeigen. Im folgenden Beispiel enthält die Spalte RES # verlinkte Gruppenreferenzen neben den Transaktionsdetails.

Das Auswählen einer historischen Gruppenreferenz nach der Deaktivierung von Gruppen öffnet eine Meldung, die erklärt, dass das Gruppenpaket deaktiviert ist.

Wenn ein Gruppenfolio nach der Deaktivierung von Gruppen weiterhin unausgeglichen ist, verwenden Sie Berichte, um das Ungleichgewicht zu identifizieren. Die verbleibende Zahlung oder Anpassung kann auf ein Hauskonto oder auf eine Reservierung angewendet werden, die für buchhalterische Ausgleichszwecke genutzt wird.

Das Legacy-Gruppenmodul basierend auf dem Paketstatus kündigen

Nachdem Sie die Prüfungen des Gruppenfolios, der Autorisierung und der Zuteilung abgeschlossen haben, bestätigen Sie, ob das Gruppenpaket den Status Testversion oder Aktiv hat. Der Kündigungsweg hängt von diesem Status ab.

Öffnen Sie das Kontomenü
Wählen Sie Abrechnungsportal aus.
Überprüfen Sie die Abonnementinformationen, um zu bestätigen, ob das Gruppenpaket sich im Testzeitraum oder im aktiven Status befindet.

Das Abrechnungsportal zeigt abrechnungsbezogene Informationen auf Kontoebene und enthält die Registerkarte Abonnement, mit der Sie Abonnementdetails einsehen können.

Testpaket

Wenn sich das Gruppenpaket oder Produkt noch im Testzeitraum befindet, können Sie es im Abrechnungsportal kündigen. Folgen Sie Wie Sie ein Testpaket/Produkt kündigen für den vollständigen Kündigungsablauf.

Aktives Paket

Sobald der Testzeitraum beendet ist und das Produkt aktiv ist, fordern Sie die Kündigung per E-Mail an billing@cloudbeds.com an.

Nachdem der Legacy-Kündigungsprozess für Gruppen abgeschlossen ist, können Ihnen diese Berichtsressourcen helfen, Transaktionen, Zahlungen oder Anpassungsaktivitäten zu überprüfen, die weiterhin Teil der finanziellen Historie der Unterkunft sind: