Rückerstattung von Reservierungszahlungen

Juss Reyes

Aktualisiert 26. Oktober 2026 08:50

Dieses Tutorial führt Sie durch den Prozess, wie Sie eine Rückerstattung als Notiz im Folio eines Gastes für buchhalterische Zwecke verbuchen können (ohne die Verarbeitung über das Zahlungs-Gateway).

Wichtige Hinweise

Die folgenden Schritte veranlassen keine Rückerstattung auf die Kreditkarte des Gastes, da die Transaktion nicht über den Zahlungsdienstleister abgewickelt wurde. In diesem Fall erfassen Sie die Transaktion im Cloudbeds PMS, um sicherzustellen, dass das Gastfolio korrekt ist. Dies ist für buchhalterische Zwecke nützlich, um die Salden der Gäste und Berichte genau zu halten.

Um eine Rückerstattung einer Transaktion/Zahlung durch ein verbundenes Zahlungs-Gateway vorzunehmen, folgen Sie bitte den Schritten im Artikel hier.
Wenn Sie eine Kreditkartenrückerstattung mit dem Rückerstattungstyp Capture/Note Existing Refund verarbeiten, wird im Gastfolio der Kreditkartentyp, die letzten 4 Ziffern der Kreditkarte sowie eine Notiz mit dem Text Rückerstattung erfasst zusammen mit dem Rückerstattungsbetrag in der Gutschrift-Spalte angezeigt.

Es ist nicht möglich, einen Rückerstattungsdatensatz aus dem Folio zu löschen. Seien Sie daher vorsichtig beim Hinzufügen und prüfen Sie immer den eingegebenen Rückerstattungsbetrag.

Schritt 1 – Zugriff auf das Reservierungsfolio

Suchen Sie die entsprechende Reservierung. Sie können die Suchleiste im oberen Menü Ihres Cloudbeds-Kontos verwenden
Klicken Sie auf die Registerkarte Folio
Öffnen Sie das Folio, um den Zahlungsdatensatz hinzuzufügen
Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen/Rückerstattung
Klicken Sie auf Zahlung rückerstatten

Mehr erfahren Sie über das Reservierungsfolio.

Schritt 2 – Rückerstattungsdetails hinzufügen

Zahlungsart: Dies kann eine Kreditkarte, Bargeld, Banküberweisung oder eine der benutzerdefinierten Zahlungsarten sein, die auf der Seite Zahlungsoptionen hinzugefügt wurden.
Zuweisen an: Wenn die Rückerstattung für eine Gruppenbuchung mit mehreren Gästen erfolgt, müssen Sie auswählen, welchem Gast die Rückerstattung zugeordnet wird. Dies hilft, die Salden der Gäste in Berichten nachzuverfolgen.
Wählen Sie das Folio aus, dem die Rückerstattung hinzugefügt werden soll
Rückerstattungsart: Wenn die Zahlungsabwicklung nicht aktiviert ist, wird standardmäßig Bestehende Rückerstattung erfassen/notieren ausgewählt.
Rückerstattungsbetrag: Geben Sie den Rückerstattungsbetrag ein
Datum: Geben Sie das Rückerstattungsdatum ein (kann in der Zukunft oder Vergangenheit liegen)
- Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird beim Klicken auf die Schaltfläche Weiter das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit für die Transaktion verbucht. Deaktivieren Sie es, wenn Sie eine Transaktion für einen Zeitpunkt in der Vergangenheit hinzufügen.

Das Datum der verarbeiteten Zahlung kann nur das aktuelle Datum sein und darf nicht auf die Vergangenheit oder Zukunft gesetzt werden, selbst wenn die Option Mit aktuellem Datum und Uhrzeit verbuchen deaktiviert ist.

Diese Funktionalität funktioniert nicht bei Barzahlungen.

Fügen Sie eine Notiz hinzu (optional). Wir empfehlen stets, bei jeder Rückerstattung eine Notiz zur besseren Nachverfolgung hinzuzufügen.
Rückerstattung der Zahlung: Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, können Sie die Rückerstattung einem bestimmten Einnahmenposten zuordnen. Erfahren Sie mehr über die Zahlungszuordnung
Klicken Sie auf Rückerstattung hinzufügen, um den Rückerstattungsdatensatz im System zu speichern, oder auf Abbrechen, um die Aktion abzubrechen.

Schritt 3 – Rückerstattung überprüfen

Die Rückerstattung wird nun im Folio als rote Zahl unter dem Abschnitt/die Spalte Gutschrift angezeigt:

Häufig gestellte Fragen

Ich habe keine Zahlungsabwicklung im Cloudbeds PMS aktiviert. Wie kann ich eine Rückerstattung auf die Kreditkarte des Gasts senden?

Sie müssen ein externes Zahlungssystem verwenden (POS, Terminal, Online-Banking, Gateway, das nicht mit Cloudbeds PMS verbunden ist usw.), um die Rückerstattung auf die Kreditkarte durchzuführen. Nachdem die Rückerstattung verarbeitet wurde, können Sie einen Datensatz der Rückerstattung im Folio des Gasts hinzufügen.

Um Cloudbeds PMS für die Zahlungs- und Rückerstattungsverarbeitung zu nutzen, prüfen Sie, ob wir ein Gateway in Ihrem Land unterstützen, und wenden Sie sich an unser Support-Team. Wir helfen Ihnen gerne bei den weiteren Schritten.

Ich habe versehentlich eine Rückerstattung hinzugefügt. Kann ich sie aus dem Folio löschen/annullieren?

Nein, es ist nicht möglich, einen Rückerstattungsdatensatz zu löschen. Wenn Sie versehentlich eine Rückerstattung hinzugefügt haben, können Sie den Saldo des Gasts korrigieren, indem Sie eine Zahlung zur Reservierung hinzufügen.

Wie kann ich den Zugriff meines Personals zum Hinzufügen von Rückerstattungen einschränken?

Sie können die Berechtigungen für die Rolle Ihres Personals bearbeiten: Deaktivieren Sie die Berechtigung mit dem Namen Rückerstattung hinzufügen für die entsprechende Rolle. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Artikel hier.