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Reservierungen bearbeiten

Juss Reyes
Aktualisiert

In diesem Artikel finden Sie Anweisungen dazu, wie Sie Reservierungen im Cloudbeds PMS bearbeiten. Bearbeiten Sie den Namen des Gasts, ändern Sie Datumsangaben, weisen Sie Reservierungen neu zu, teilen Sie Reservierungen auf und mehr.

 📲 Um zu erfahren, wie Sie Reservierungen in der Cloudbeds-App bearbeiten, klicken Sie hier.

Reservierungsdetails bearbeiten

Reservierung auf der Seite Reservierungsdetails bearbeiten

  1. Greifen Sie auf die Reservierung zu, um sie zu bearbeiten, indem Sie im Hauptmenü nach dem Namen des Kunden oder der Reservierungs-ID suchen. Sie können die Reservierung auch über die Seite Reservierungen aufrufen.
  2. Klicken Sie auf Reservierung bearbeiten
  3. Wählen Sie das Zimmer aus der linken Spalte aus, das Sie bearbeiten möchten. Hier können Sie die Belegung ändern, Aufenthalte verlängern oder verkürzen und Raten anpassen.
  4. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie einfach auf Aktualisieren
  5. Wenn weitere Änderungen erforderlich sind, nehmen Sie diese vor und klicken Sie auf Aktualisierungen speichern

 Stellen Sie sicher, dass die Reservierungsübersicht (Zwischensumme, Gesamtsumme usw.) korrekt ist, bevor Sie Ihre Änderungen speichern.

Zimmerrate der Reservierung bearbeiten

Wenn ein Benutzer eine Reservierung verschiebt, aber keine Berechtigung zum Bearbeiten von Raten hat, berechnet Cloudbeds den Preis basierend auf dem Ratenplan des Zielzimmers neu. Nur Benutzer mit der Berechtigung Reservierungsraten / Ratenpläne bearbeiten können die Rate anschließend anpassen.

Option 1: Preis bearbeiten verwenden

  Die folgenden Schritte gelten nur für zukünftige Reservierungen. Wenn Sie die Raten bereits verbuchter vergangener Reservierungen aktualisieren müssen, lesen Sie bitte diesen Artikel:  So passen Sie eine Gebühr an / Fügen Sie eine Anpassung zu einer Reservierung hinzu

  1. Rufen Sie die Reservierung auf, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ( ⋮ )
  2. Klicken Sie auf Preis bearbeiten
  3. Aktualisieren Sie die Rate nach Bedarf
  4. Klicken Sie auf Aktualisierungen speichern

Option 2 – Bearbeiten der Reservierung

  Die folgenden Schritte gelten nur für zukünftige Reservierungen. Wenn Sie die Raten bereits vergangener Reservierungen (die bereits im Folio des Gasts verbucht sind) aktualisieren müssen, lesen Sie bitte diesen Artikel:  So passen Sie eine Gebühr an / fügen eine Anpassung zu einer Reservierung hinzu

  1. Rufen Sie die Reservierung auf, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Reservierung bearbeiten
  2. Klicken Sie links auf die zu bearbeitende Unterkunft
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile des entsprechenden Zimmertyps

  1. Bearbeiten Sie die Zimmerpreise nach Bedarf
  2. Klicken Sie auf Anwenden
  3. Klicken Sie auf Aktualisieren
  4. Überprüfen Sie die Reservierungsübersicht
  5. Aktualisierungen speichern

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Reservierungs-Datumsangaben bearbeiten

Option 1 – Verwendung der Schnellbearbeitung

 Diese Option ist nützlich, um Reservierungen für einen kurzen Zeitraum zu verlängern.

  1. Rufen Sie die Reservierung auf, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ( ⋮ )
  2. Klicken Sie auf Schnellbearbeitung
  3. Ändern Sie das Reservierungsdatum, indem Sie die Kontrollkästchen an- oder abwählen und wählen Sie das neue Reservierungsdatum aus
  4. Klicken Sie auf Aktualisierungen speichern

 Stellen Sie sicher, dass Sie aufeinanderfolgende Daten auswählen (Lücken zwischen den ausgewählten Daten sind nicht möglich)

Option 2 – Verwendung von Reservierung bearbeiten

 Diese Option ist nützlich für längere Aufenthalte.

  1. Rufen Sie die entsprechende Reservierung auf und klicken Sie auf Reservierung bearbeiten
  2. Wählen Sie auf der linken Seite das Zimmer aus
  3. Wählen Sie die neuen Check-in- und Check-out-Daten aus
  4. Klicken Sie auf Suchen, um die Verfügbarkeit zu prüfen

  1. Klicken Sie auf Aktualisieren
  2. Die neuen Daten werden im Zimmer-Panel (linke Bildschirmseite) angezeigt
  3. Speichern Sie die Aktualisierungen

Gäste zu einer neuen Reservierung hinzufügen oder bearbeiten

  1. Wenn Sie eine neue Reservierung erstellen, haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen, wie viele Gäste Sie zu dieser Reservierung hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen
  3. Gehen Sie zu den Reservierungsdetails
  4. Auf der Seite Reservierungsdetails klicken Sie nach dem Ausfüllen der Informationen des Hauptgasts auf die Schaltfläche Gäste, um das Profil des zweiten Gasts anzulegen.

 Denken Sie daran: Sie können nicht mehr Gäste hinzufügen als die Belegung des Zimmers erlaubt.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Gast 2 und füllen Sie die Gastdetails aus, um den Reservierungsprozess abzuschließen. Folgen Sie dem gleichen Vorgehen, wenn Sie mehr als 2 Gäste in derselben Reservierung haben.

 Wenn Sie die Details von Gast 1 leer lassen, füllt das System die Felder mit den Informationen des Hauptgasts aus, die auf der vorherigen Seite eingegeben wurden.

  1. Fahren Sie fort, um die Zusatzleistungen zur Reservierung hinzuzufügen oder gehen Sie zu Bestätigen und bezahlen
  2. Jetzt sind beide Gäste der Reservierung zugewiesen

 Nutzen Sie den Bereich Zimmer auf der linken Seite, um das Zimmer auszuwählen und eine Zimmernummer oder ein Bett diesem Zimmer zuzuweisen. Nachdem Sie ein Zimmer ausgewählt haben (wenn Sie mehr als eines haben), können Sie für jedes Zimmer weitere Gäste hinzufügen.

Einen zusätzlichen Gast zu einer bestehenden Reservierung hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gast hinzufügen. Wichtig: Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie bei der Erstellung der Reservierung bereits 2 oder mehr Gäste ausgewählt haben.
  2. Füllen Sie die Informationen des neuen Gasts aus.
  3. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Der kürzlich hinzugefügte Gast wird in der Gästeliste auf der linken Seite hinzugefügt.

 Wenn Sie wiederkehrende Gäste haben, beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse, und das System schlägt eine Auto-Ausfüllung der Gastdaten vor, oder Sie können einfach ein neues Profil hinzufügen.

  • Wenn Sie eine Auto-Ausfülloption für einen Gast wählen, der bereits zuvor bei Ihnen übernachtet hat, kopiert das System nicht nur die Gastdaten, sondern auch die zu dieser Reservierung hochgeladenen Dokumente.
  • Wenden Sie sich an unser Support-Team, falls die Auto-Ausfüllfunktion für Ihre Unterkunft nicht verfügbar ist.

 Erfahren Sie mehr über die Registerkarte Gastdetails.

 Weisen Sie dem zusätzlichen Gast ein Zimmer zu, indem Sie das entsprechende im Dropdown-Menü Zuweisung auswählen.

Ein weiteres Zimmer oder Bett zu einer bestehenden Reservierung hinzufügen 

Fügen Sie einer bestehenden Buchung ein weiteres Zimmer hinzu, wenn der Gast ein zusätzliches Zimmer oder Bett benötigt.

  1. Öffnen Sie im Kalender Kalendersymbol.png die Reservierung und klicken Sie auf Reservierungsdetails.

Durch Klicken auf eine Reservierung im Cloudbeds-PMS-Kalender öffnet sich ein Pop-up mit der Buchungsübersicht und Optionen zum Zugriff auf Reservierungsdetails, Zimmer freigeben oder Schnellbearbeitung. 

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zimmer auf Reservierung bearbeiten.

Bild zeigt die Schaltfläche Reservierung bearbeiten auf der Registerkarte Zimmer. 

  1. Klicken Sie auf + Zimmer hinzufügen.

Bild zeigt die Schaltfläche + Zimmer hinzufügen auf der Seite Reservierung bearbeiten.

  1. Bestätigen oder passen Sie die Check-in- und Check-out-Daten für das zusätzliche Zimmer an.
  2. Klicken Sie auf Suchen, um die verfügbaren Zimmertypen oder Betten anzuzeigen.
  3. Suchen Sie das gewünschte Zimmer, wählen Sie die Anzahl der Erwachsenen, Kinder und Zimmer aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

Cloudbeds-PMS-Seite Reservierung bearbeiten zeigt die ausgewählten Check-in- und Check-out-Daten, verfügbare Zimmertypen, Felder für Gäste- und Zimmeranzahl sowie die Schaltfläche Hinzufügen, um ein weiteres Zimmer zur bestehenden Reservierung hinzuzufügen.

  1. Stellen Sie sicher, dass beide Zimmer im linken Bereich angezeigt werden, und überprüfen Sie die Reservierungssummen.
  2. Klicken Sie auf Aktualisierungen speichern.

Bild zeigt beide Zimmer im linken Bereich und die Schaltfläche Aktualisierungen speichern. Nach dem Speichern erscheint eine Benachrichtigung Reservierung wurde gespeichert, und die Reservierungsdetails zeigen das zusätzliche Zimmer an.

Reservierungen neu zuweisen

Im Kalender

 Bevor Sie beginnen, prüfen Sie, ob das Zimmer, dem die Reservierung neu zugewiesen werden soll, für die erforderlichen Datumsangaben zum Upselling verfügbar ist.

  1. Greifen Sie auf den Kalender zu, indem Sie im Hauptmenü klicken
  2. Klicken Sie auf die ursprüngliche Reservierung und ziehen Sie die Reservierung in das gewünschte Zimmer

  1. Beim Ziehen einer Reservierung in ein Zimmer mit anderem Preis erscheint eine Warnung. Diese informiert Sie über die Preisdifferenz und Sie haben folgende Optionen:
    • Fortfahren: Die Reservierung wird einem neuen Zimmer zugewiesen. Bei einer Preisdifferenz fordert das System eine Bestätigung zum Fortfahren an. Nach Bestätigung wird der Preis entsprechend der neuen Zimmerkosten erhöht oder gesenkt.
    • Überschreiben: Die Reservierung wird einem neuen Zimmer zugewiesen, der Preis bleibt jedoch bei einer Preisdifferenz unverändert.
    • Abbrechen: Die Reservierung wird nicht neu zugewiesen.

Zu einem anderen Zimmer (gleicher Zimmertyp)

  1. Greifen Sie auf die Reservierung zu und klicken Sie im Register Zimmerzuweisung auf das Dropdown-Menü
  2. Wählen Sie die neue Zimmernummer für den Gast aus
  3. Das neue Zimmer wird automatisch aktualisiert. Im folgenden Beispiel von DDR(2) auf DDR(3)

 Ein roter Stern bei der Zimmerzuweisung bedeutet, dass der aktuelle Status schmutzig/benötigt Kontrolle ist.

Zu einem anderen Zimmer (anderer Zimmertyp)

  1. Rufen Sie die Reservierung auf, gehen Sie zum Abschnitt Zimmer und klicken Sie auf Reservierung bearbeiten
  2. Klicken Sie auf das Zimmer, das bearbeitet werden soll, und ändern Sie bei Bedarf die Check-in-/Check-out-Daten
  3. Klicken Sie auf Suchen

  1. Klicken Sie neben dem Zimmer, das Sie diesem Gast zuweisen möchten, auf Aktualisieren
  2. Sie sehen unten links das Pop-up „Zimmer geändert“ und das Zimmer wird im linken Seitenbereich aktualisiert
  3. Speichern Sie die Aktualisierungen

 Es ist möglich, Reservierungen im Kalender mit dem Status Bestätigung ausstehend, Bestätigt und Im Haus neu zuzuweisen.

  • Die Reservierung sollte für zukünftige Daten sein oder mindestens einen verbleibenden Aufenthaltstag vor dem Check-out haben.
  • Es ist nicht möglich, vergangene Reservierungen oder Reservierungen mit dem Status „Im Haus“ und Check-out-Datum heute per Drag & Drop zu verschieben. Mehr dazu hier: Fehlerbehebung bei Drag & Drop von Reservierungen im Kalender

Bei vergangenen Daten

  Wenn die Reservierung bereits ausgecheckt ist, erlaubt das System keine Neu-Zuweisung oder Bearbeitung. Sie müssen den Status auf Bestätigung ausstehend oder Bestätigt ändern, die erforderlichen Änderungen vornehmen und die Reservierung anschließend erneut auschecken.

  1. Klicken Sie auf die Reservierung und klicken Sie auf Zimmer neu zuweisen
  2. Klicken Sie auf die nicht zugewiesene Reservierung und sehen Sie im Kalender die verfügbaren Zimmer zur Neu-Zuweisung ein
  3. Wählen Sie das Zimmer aus und klicken Sie darauf, um die Reservierung zuzuweisen
  4. Die Reservierung wird dem neuen Zimmer zugewiesen

Aufteilen und Zusammenführen

Reservierung auf der Seite Reservierungsdetails aufteilen

Schnellbearbeitung verwenden

  1. Klicken Sie auf der Seite Reservierungsdetails auf das ( ⋮ ) Symbol
  2. Wählen Sie neben dem Zimmer, das Sie aufteilen möchten, Schnellbearbeitung aus

  1. Klicken Sie auf Aufteilung hinzufügen
  2. Wählen Sie den Zimmertyp für die Aufteilung aus und heben Sie die Markierung der Tage des ersten Zimmers auf
  3. Wählen Sie denselben Zimmertyp aus und markieren Sie die Datumsangaben für das zweite Zimmer
  4. Aktualisierungen speichern

Reservierung bearbeiten verwenden

 Um Reservierungen mit der Option Reservierung bearbeiten zu erstellen, siehe: Neue Reservierung mit der Option Geteilte Ansicht erstellen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zimmer der Seite Reservierungsdetails auf Reservierung bearbeiten
  2. Klicken Sie auf das Zimmer, das bearbeitet werden soll
  3. Geben Sie die neuen Check-in- und Check-out-Daten ein
  4. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht auf GETEILT eingestellt ist
  5. Klicken Sie auf die Such-Schaltfläche, um die Verfügbarkeit zu prüfen

 Die gestrichelte Linie mit dem Fahnen-Symbol zeigt an, dass diese Reservierung geteilte Zimmer umfasst und während des Aufenthalts Zimmerwechsel erforderlich sind.

  1. Klicken Sie auf Split hinzufügen
  2. Wählen Sie den Zimmertyp für die Aufteilung aus
  3. Entfernen Sie die Markierung der Aufenthaltsdaten aus dem ersten Zimmer und setzen Sie sie für das zweite Zimmer, das für die Aufteilung ausgewählt wurde

  1. Klicken Sie auf Aktualisieren
  2. Überprüfen Sie die Informationen im Abschnitt Zimmer
  3. Aktualisierungen speichern

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Reservierung im Kalender aufteilen

  1. Rufen Sie Ihren Kalender auf und klicken Sie bei der gewünschten Reservierung auf die Schnellbearbeitungsfunktion
  2. Klicken Sie auf Aufteilung hinzufügen und wählen Sie den Zimmertyp sowie den Namen aus
  3. Deaktivieren Sie die gewünschten Daten im ersten Teil der Reservierung und wählen Sie diese im zweiten Teil Ihrer Aufteilung aus
  4. Aktualisierungen speichern
  5. Die aufgeteilte Reservierung wird im Kalender aktualisiert angezeigt

 Zwischen den Daten einer aufgeteilten Reservierung darf keine Lücke bestehen.

Aufgeteilte Reservierung auf der Seite Reservierungsdetails zusammenführen

  1. Klicken Sie im Reiter Zimmer der gewünschten Reservierung auf die Schnellbearbeitung
  2. Entfernen Sie die gewünschte Aufteilung
  3. Fügen Sie die benötigten Tage zum ersten Teil der Aufteilung hinzu
  4. Aktualisierungen speichern

Geteilte Reservierung im Kalender zusammenführen

  1. Rufen Sie Ihren Kalender auf und klicken Sie bei der gewünschten Reservierung auf Geteilte Reservierung bearbeiten
  2. Entfernen Sie die erforderliche Teilung
  3. Fügen Sie die benötigten Tage zum ersten Teil der Teilung hinzu
  4. Speichern Sie die Aktualisierungen

 Informationen zu Änderungen von OTA-Reservierungen

  • Wenn ein Drittanbieter-Kanal (wie Booking.com oder Expedia) bereits die Zahlung des Gastes eingezogen und eine Provision für eine Reservierung berechnet hat, kann nur dieser OTA/Kanal Änderungen (wie Verlängerungen oder zusätzliche Zahlungen) genehmigen.
  • Wenn eine kanalgebundene Reservierung manuell verlängert wird, ändert der Kanal nicht die ursprünglichen Datumsangaben der Reservierung und genehmigt keine anderen Zahlungen als die zuvor bestätigten.
  • In solchen Fällen sollten die Gäste angewiesen werden, die Verlängerung direkt über die Website des Kanals zu beantragen. Nach Genehmigung oder Ablehnung informiert der Kanal die Unterkunft per E-Mail, stellt eine virtuelle Kreditkarte für die zusätzliche Zeit bereit und fordert eine Aktualisierung des Abreisedatums an.
  • Alternativ können Unterkünfte dem Gast vorschlagen, eine neue Reservierung über den Kanal vorzunehmen oder direkt bei der Unterkunft für den verlängerten Aufenthalt zu bezahlen.

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