E-Mail-Vorlagen

Juss Reyes

Aktualisiert 26. Oktober 2026 08:02

Erstellen und passen Sie E-Mail-Vorlagen an, die Sie mit Cloudbeds PMS an Ihre Gäste senden können. Dieser Artikel erklärt Ihnen die Vorteile und Unterschiede zwischen Standard- und benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen im System.

Vorteile

E-Mail-Vorlagen in Cloudbeds PMS:

Zeit sparen – Sie müssen nicht jedes Mal eine neue E-Mail von Grund auf neu erstellen, wenn Sie mit Ihren Gästen kommunizieren möchten
Konsistenz fördern – so stellen Sie sicher, dass das E-Mail-Layout und die Beschreibung Ihren Unterkunftsstandards und Richtlinien entsprechen
Fehler reduzieren – das Format und der Text sind versandfertig, wodurch Tippfehler, Rechtschreibfehler oder falsche Informationen vermieden werden
Posteingangsverwaltung vereinfachen – Mitarbeitende müssen weniger Zeit darauf verwenden, sich zu überlegen, was sie in jeder E-Mail schreiben sollen
Benutzerdefinierte Vorlagen können geplant werden – E-Mails können automatisch nach vordefinierten Kriterien, wie Check-in- oder Check-out-Daten, versendet werden. Mehr erfahren: E-Mail-Planung

Aktuelle Einschränkungen

Im HTML-Stil werden Emojis nicht unterstützt und deren Verwendung kann dazu führen, dass Ihr Text abgeschnitten wird. Dies soll in einer zukünftigen Version behoben werden. Vermeiden Sie daher bis dahin die Verwendung von Emojis in Vorlagen.
Nur die Schriftarten (Open Sans, Arial, Times New Roman und Verdana), die bei der Erstellung der E-Mail-Vorlage angezeigt werden, funktionieren.
Coding in der E-Mail-Vorlage wird in der tatsächlich versendeten E-Mail nicht funktionieren.
Standard-E-Mails können nur vom Eigentümer der Unterkunft, Organisationsinhaber und Organisationsadministrator aktiviert oder deaktiviert werden.
Der Merge-Tag [table] funktioniert nicht in benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen (vom Benutzer erstellt).
Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse als Absender verwenden möchten (z. B. example@mypropertyname.com), folgen Sie dieser Anleitung.
Das System verwendet standardmäßig die E-Mail-Adresse der Unterkunft im Feld Antwort an, aber es ist möglich, diese bei Bedarf zu ändern.

Zugriff auf E-Mail-Vorlagen

Gehen Sie im Menü Ihres Kontos zur Einstellungsseite und klicken Sie auf den Bereich E-Mail
Klicken Sie auf Vorlagen

Arten von E-Mail-Vorlagen

Standard-E-Mail-Vorlagen

Sobald Ihr Cloudbeds-Konto erstellt ist, werden standardmäßig verschiedene E-Mails für Ihre Unterkunft erstellt. Im Folgenden erfahren Sie mehr über jede der verschiedenen Standard-E-Mail-Vorlagen.

Erkennen Sie Ihre Standard-E-Mail-Vorlagen am [Merge-Tag] im Betreff.

Wenn Sie die Gruppenfunktion aktiviert haben, enthalten Ihre E-Mail-Vorlagen außerdem Folgendes:

Gruppenprofil-Folio
Gruppenprofil-Rechnung

Standard-E-Mails können nur vom Eigentümer der Unterkunft, Organisationsinhaber und Organisationsadministrator aktiviert oder deaktiviert werden. Um die E-Mail-Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und dann auf Bearbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Lösung verwenden, wenn Sie die Standard-E-Mails deaktivieren. Mehr erfahren: Standard-E-Mail-Vorlagen im Cloudbeds PMS

Beim Bearbeiten der E-Mail-Vorlage dürfen Sie im Feld Absendername und Antwort-an-Name kein Komma verwenden, da dies einen Fehler beim Versand der E-Mail aus dem System verursacht.

1. Reservierungsrechnung

Die Reservierungsrechnung ist die Nachricht, die zusammen mit der Gästerechnung als PDF-Anhang versendet wird. Sie kann direkt aus der Reservierung heraus gesendet werden.

Bevor Sie die Rechnung per E-Mail versenden, erstellen Sie eine neue Rechnung in der entsprechenden Reservierung.

Die Sprache der Rechnungsvorlage richtet sich nach der ausgewählten Option auf der Seite Rechnungseinstellungen. Weitere Details finden Sie im folgenden Artikel zu den Rechnungseinstellungen.

2. Reservierungsfolio

Standardmäßig enthält das Reservierungsfolio den Merge-Tag [table], der automatisch Reservierungsraten, Anzahlungen, Zwischensummen usw. ausfüllt. Es kann direkt auf der Reservierungsseite im Register Folio gesendet werden:

3. Reservierungs-Gutschrift

Mit der Funktion Erweiterte Rechnungsstellung können Sie eine Rechnung annullieren und eine Gutschrift ausstellen, wenn ein Fehler gemacht wurde oder Änderungen an der Rechnung erforderlich sind.

Beim Ausstellen der Gutschrift können Sie wählen, ob eine E-Mail an Ihren Gast gesendet werden soll. Dieser erhält eine E-Mail mit der Reservierungs-Gutschrift-Vorlage und der angehängten Gutschrift. Mehr erfahren: Wie man eine Rechnung annulliert und eine Gutschrift ausstellt

4. Reservierung bestätigt

Diese E-Mail wird gesendet:

Beim Ändern des Reservierungsstatus auf Bestätigt
Beim Erstellen der Reservierung (letzter Schritt)

Für Reservierungen über die Buchungsmaschine legen Sie fest, ob die Bestätigungs-E-Mail automatisch versendet werden soll. Folgen Sie den Anweisungen: Wie man automatische Bestätigungs-E-Mails an Gäste der Cloudbeds Booking Engine sendet.

Wenn die Funktion automatisches Ausfüllen aktiv ist, legt die Spracheinstellung für Reservierung bestätigt auch die Sprache der Druckbestätigung fest.

5. Reservierung storniert

Beim Ändern des Buchungsstatus auf Storniert werden Sie gefragt, ob diese E-Mail gesendet werden soll:

Die E-Mail wird nicht automatisch an den Gast gesendet, wenn die Reservierung direkt über die Kanäle (OTAs) storniert wurde.

6. Bestätigung ausstehend

Wird gesendet, wenn eine neue Direktreservierung erstellt wird und Sie diese Option auf der Registerkarte Bestätigung ausstehend der Richtlinien-Seite ausgewählt haben:

Erfahren Sie mehr über die Registerkarte Bestätigung ausstehend.

7. Gruppenprofil-Rechnung und Gruppenprofil-Folio

Die Gruppenprofil-Rechnung und die Gruppenprofil-Folio-Vorlagen haben dieselben Funktionen wie die Reservierungsrechnung und das Reservierungsfolio, gelten jedoch für Gruppen.

Derzeit ist es nicht möglich, die Gruppenprofil-Folio-Vorlage über die Funktion Nachricht verfassen zu verwenden.

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können erstellt und angepasst werden, um später von der Unterkunft in Cloudbeds versendet zu werden. Verwenden Sie die Schaltfläche Vorlage erstellen und folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung, um zu beginnen.

Die Merge-Tags werden verwendet, um Daten automatisch einzufügen. Zum Beispiel füllt das Tag [start date] automatisch das Check-in-Datum für den jeweiligen Gast aus.

Benutzerdefinierte E-Mails können manuell aus der Reservierung gesendet oder zeitlich geplant nach festgelegten Kriterien versendet werden. Erfahre mehr über E-Mail-Zeitplanung
Das [table] Merge-Tag erzeugt in den Standard-E-Mail-Vorlagen für Reservierungsbestätigung / Folio eine vom System erstellte „Aufschlüsselung des Aufenthalts“ in Tabellenform.
- Diese Tabelle kann nicht angepasst werden.
- Die Spalten, Bezeichnungen, das Layout und das Styling sind festgelegt.
- Einzelne Zeilen (einschließlich zusätzlicher Produkte) können nicht bearbeitet oder ausgeblendet werden.
- Das Erscheinungsbild der Tabelle kann nicht durch HTML oder Vorlagenformatierung geändert werden.
- Wenn du ein individuelles Layout möchtest oder die Tabelle komplett entfernen musst, musst du eine vollständig benutzerdefinierte Bestätigungs-E-Mail-Vorlage ohne das [table] Merge-Tag erstellen und stattdessen einzelne Merge-Tags verwenden (z. B. [check-in-date], [check-out-date], [accommodation type], [room total] usw.).