Gästekreditkartendaten können sicher im Cloudbeds PMS gespeichert werden. Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können auf diese Informationen zugreifen, während anderen der Zugriff erst gewährt werden muss, um sie einzusehen.
Dieser Artikel enthält alle Informationen, die Sie über die Voraussetzungen zum Anzeigen der Kreditkartendaten der Gäste und die Verwaltung der Berechtigungen zum Anzeigen von Kreditkarten im Cloudbeds PMS wissen müssen.
Wichtige Hinweise
Als Sicherheitsmaßnahme hat Cloudbeds ein System implementiert, das Kreditkartendaten davor schützt, von Dritten eingesehen zu werden.
- Der Inhaber der Unterkunft hat standardmäßig die Berechtigung, Kreditkartendaten einzusehen; er muss lediglich das Passwort zum Anzeigen von Kreditkarten einrichten.
- Jeder andere Benutzer muss vom Inhaber der Unterkunft die Berechtigung erhalten, Kreditkartendaten einzusehen, und ein spezielles Passwort zum Anzeigen von Kreditkarten einrichten.
- Zur zusätzlichen Sicherheit läuft das Passwort zum Anzeigen von Kreditkarten automatisch nach 90 Tagen ab, und der Benutzer muss ein neues Passwort festlegen.
- Der Inhaber der Unterkunft kann bei Bedarf die Berechtigung zum Anzeigen von Kreditkarten für Benutzer jederzeit entfernen.
Die Sicherheitsseite
Auf der Sicherheitsseite kann der Inhaber der Unterkunft Zugriff gewähren und Passwörter verwalten, um die Anzeige von Kreditkartendaten im Cloudbeds PMS für das Personal bzw. die Benutzer der Unterkunft zu steuern.
Mehr erfahren über die Sicherheitsseite.
Kreditkartendaten der Reservierung anzeigen
Wissenswertes
Im Cloudbeds PMS hat nur der Eigentümer der Unterkunft (die Person, die das Cloudbeds-Konto registriert hat) standardmäßig die Berechtigung, Kreditkartendetails einzusehen. Beim Anzeigen der Kreditkartendetails eines Gastes gibt es zwei Arten von Benutzern:
- Autorisierte Mitarbeiter: Vom Eigentümer der Unterkunft berechtigt, Kreditkartendetails einzusehen.
- Nicht autorisierte Mitarbeiter: Haben keine Berechtigung, Kreditkartendetails einzusehen.
Wenn Sie einen dieser Zahlungsdienstleister verwenden, können Sie die vollständigen Kreditkartendetails aus Sicherheitsgründen gemäß den PCI-Standards (Payment Card Industry Standards) nicht einsehen, da diese dies nicht erlauben.
Kreditkartendetails für autorisiertes Personal anzeigen
Bevor Sie die folgenden Schritte ausführen, stellen Sie bitte sicher, dass Ihrem Benutzer vom Eigentümer der Unterkunft die Berechtigung zum Anzeigen der Kreditkartendetails erteilt wurde und dass das Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte eingerichtet ist. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.
- Greifen Sie auf die Reservierung des Gasts zu.
- Gehen Sie zur Registerkarte Kreditkarten.
- Klicken Sie bei der ausgewählten Karte auf Kartendetails anzeigen.
- Geben Sie Ihr Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte ein.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
- Die Kreditkartendetails werden angezeigt. Sie können außerdem:
- Karte aktivieren/deaktivieren
- Details ausblenden
- Kreditkarte bearbeiten
- Kreditkarte löschen
Erfahre mehr über diese Bearbeitungsoptionen für Reservierungs-Kreditkarten unten.
Wenn Ihnen die Berechtigung zum Anzeigen der Kreditkartendetails erteilt wurde, Sie jedoch kein Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte eingerichtet haben, wird ein Fehler angezeigt: „Sie müssen ein neues Passwort für die Kreditkarte einrichten.“
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte einrichten, um fortzufahren.
Details zur virtuellen Kreditkarte (VCC)
Wenn Reservierungen von Kanälen eingehen, die virtuelle Kreditkarten (VCCs) unterstützen, zeigt Cloudbeds zusätzliche Informationen in der Registerkarte Kreditkarten an. Diese Details helfen Unterkünften zu verstehen, wann die Karte belastet werden kann und wie viel Saldo verfügbar ist, basierend auf Informationen, die direkt vom Kanal bereitgestellt werden.
1 - VCC-Informationsfeld
- Wenn VCC-Daten verfügbar sind, informiert ein blaues Informationsfeld über die Virtuellen Kreditkartendaten, wie sie ursprünglich vom Kanal gesendet wurden.
- Aktualisierungen der Virtuellen Kreditkartendaten werden nicht vom Kanal gesendet, und dieser Wert wird nicht aktualisiert, nachdem Sie die Karte belastet haben.
2 - VCC-Saldo
Wenn der Kanal einen Saldo angibt, zeigt Cloudbeds Folgendes an:
- Den Saldo der Virtuellen Kreditkarte: [Wert + Währung].
- Die Saldenwerte entsprechen der vom Kanal angegebenen Währung.
Dieser Wert stellt den zum Buchungszeitpunkt in der Reservierung enthaltenen Saldo der Virtuellen Kreditkarte dar. Betrag und Währung werden vom Kanal bereitgestellt.
3 - VCC-Aktivierungsdatum
Wenn vom Kanal bereitgestellt:
- Virtuelles Kreditkarten-Aktivierungsdatum: [Datum]
- Dies ist der erste Tag, an dem Sie die Karte belasten können, wie vom Kanal angegeben.
- Das Datum folgt den Allgemeinen Systemeinstellungen Ihrer Unterkunft.
4 - VCC-Ablaufdatum
Je nach Kanal:
- Virtuelles Kreditkarten-Ablaufdatum: [Datum]
- Die Daten folgen den Allgemeinen Systemeinstellungen Ihrer Unterkunft.
- Wenn für eine Expedia-Reservierung kein Ablaufdatum angegeben ist, zeigt das System an, dass die Expedia-VCC bis zu 30 Tage nach dem Check-out belastet werden kann.
Unterstützte Kanäle
Cloudbeds zeigt VCC-Daten nur für Kanäle an, die diese bereitstellen. Aktuelle Kanäle sind:
- Goibibo
- Agoda
- HotelBeds
- SiteMinder
- Hospitality Solution
- Expedia
- HotelTonight
- Booking.com
Das Aktivierungsdatum wird nur von folgenden Kanälen bereitgestellt:
- HotelBeds
- Hospitality Solution
- Expedia
- Booking.com
Kreditkartendetails für nicht autorisiertes Personal anzeigen
Wenn das Personal nicht berechtigt ist, Kreditkartendetails einzusehen, bitten Sie den Eigentümer der Unterkunft, ihnen den Zugriff zu gewähren.
Wenn Sie Eigentümer der Unterkunft sind, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Berechtigung zum Anzeigen von Kreditkartendetails erteilen können.
- Nur Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen von Kreditkartendetails können diese Details sehen.
Kreditkarten-Anzeigepasswort verwalten
Erteilen Sie Ihrem Unterkunftspersonal Zugriff auf Kreditkartendetails, erfahren Sie, wie Sie das Kreditkarten-Anzeigepasswort einrichten, und lernen Sie, wie Sie es zurücksetzen oder die Rechte zum Anzeigen von Kreditkarten deaktivieren.
Mehr erfahren in den folgenden Links:
| Kreditkarten-Anzeigeaktionen | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Kreditkarten-Anzeigepasswort erteilen und einrichten | Erfahren Sie, wie Sie das Passwort zum Anzeigen von Reservierungskreditkarten für das Unterkunftspersonal/andere Benutzer im Cloudbeds PMS erteilen und einrichten. |
| Kreditkarten-Anzeigepasswort zurücksetzen oder deaktivieren | Diese Anleitung enthält die notwendigen Schritte, um ein abgelaufenes Kreditkarten-Anzeigepasswort zurückzusetzen und wie Sie die Rechte zum Anzeigen von Kreditkarten deaktivieren. |
Reservierungskreditkartendetails bearbeiten, deaktivieren oder löschen
Reservierungskreditkarten bearbeiten
Um die Kreditkartendaten einer Reservierung zu bearbeiten, müssen Benutzer die vom Unterkunftseigentümer gewährte Zugriffsberechtigung haben.
- Die Schaltfläche Kreditkarte bearbeiten ist erst verfügbar, nachdem die Kreditkartendaten angezeigt wurden.
- Die Schaltflächen Bearbeiten und Kreditkarte löschen sind nur verfügbar, wenn keine Zahlungen (verbucht oder ausstehend), Annullierungen, Rückerstattungen oder Autorisierungen (verbucht oder ausstehend) mit der Kreditkarte verbunden sind.
- Wenn Sie Cloudbeds Payments oder Stripe verwenden, können Sie die Kreditkartendaten nicht bearbeiten, sondern nur die bestehende Karte löschen und eine neue hinzufügen.
- Öffnen Sie die entsprechende Reservierung, deren Kreditkartendaten bearbeitet werden sollen, und klicken Sie auf die Registerkarte Kreditkarten. Falls mehrere Karten hinzugefügt wurden, wählen Sie die Karte aus, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf Kartendetails anzeigen
- Geben Sie das Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte ein
- Die Optionen zur Bearbeitung der Kreditkarte werden angezeigt (Details ausblenden, Kreditkarte bearbeiten, Kreditkarte löschen). Klicken Sie auf Kreditkarte bearbeiten
- Bearbeiten Sie die erforderlichen Angaben
- Klicken Sie auf Aktualisieren
Reservierungskreditkarten deaktivieren oder löschen
Kreditkarten deaktivieren
- Um eine gespeicherte Kreditkarte zu deaktivieren, klicken Sie auf den Details-Schalter
- Deaktivierte Kreditkarten erscheinen am Ende der Liste und sind durchgestrichen. Selbst wenn neue Karten hinzugefügt werden, bleibt die deaktivierte Karte immer unten in der Liste. Sie können sie bei Bedarf jederzeit wieder aktivieren.
Kreditkarten löschen
Um eine gespeicherte Reservierungskreditkarte zu löschen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Kreditkarte löschen.
Häufig gestellte Fragen
Warum kann ich die vollständigen Kreditkarteninformationen nicht sehen?
Gemäß den PCI-Standards (Payment Card Industry Standards) kann das Anzeigen vollständiger Kreditkartendaten eine Haftung für Ihr Unternehmen darstellen, falls die Kartendaten einer externen Quelle zugänglich gemacht wurden.
Einige Zahlungsdienstleister speichern die Kreditkartendaten und erlauben niemandem, die vollständigen Kartendetails einzusehen – dies dient der finanziellen Sicherheit des Karteninhabers und Ihres Unternehmens.
Ablauf des Passworts zum Anzeigen der Kreditkarte
Aus Sicherheitsgründen läuft das Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte jeder Person wie folgt ab:
- Automatisch nach 90 Tagen.
- Jedes Mal, wenn der Eigentümer der Unterkunft ein Zurücksetzen des Passworts erzwingt.
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, senden wir vor Ablauf folgende Warnungen an das E-Mail-Konto jedes Benutzers:
- 7 Tage vor Ablauf.
- 1 Tag vor Ablauf.
- Zum Zeitpunkt des Ablaufs.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte sofort nach Erhalt der E-Mail zurücksetzen, um Unterbrechungen in Ihren täglichen Abläufen zu vermeiden.
- Alle Benutzer mit Berechtigung zum Zugriff auf Kreditkarteninformationen finden die Schaltfläche Passwort zum Anzeigen der Kreditkarte zurücksetzen in Mein Profil. Mehr erfahren hier.
Wie lange werden Kreditkartendaten gespeichert?
Für Cloudbeds Payments:
Cloudbeds Payments speichert Kreditkarteninformationen auf die sicherste Weise durch Kreditkartentokenisierung. Tokenisierte Karteninformationen werden für 2 Jahre in unserem Tresor gespeichert. Kreditkarteninformationen (Token) werden für 30 Tage in der Reservierung des Gastes gespeichert (wenn der Status bestätigt, storniert oder No-Show ist) oder für 14 Tage, nachdem der Status auf ausgecheckt geändert wurde.
Rückerstattungen können problemlos innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen bearbeitet werden.
Was ist Kreditkartentokenisierung?
Kreditkartentokenisierung ist der Prozess, bei dem sensible Daten vollständig aus dem internen Netzwerk eines Unternehmens entfernt und durch einen zufällig generierten, eindeutigen Platzhalter, den sogenannten Token, ersetzt werden. Zum Beispiel würde eine Kartennummer wie 1234 5678 8765 4321 in etwa so aussehen: E67TY8GQ27X.
Andere Gateways:
- Für bestätigte Reservierungen: entfernt das System die Kreditkartendaten 14 Tage nach dem Check-out-Datum.
- Für stornierte/No-Show-Reservierungen: entfernt das System die Kreditkartendaten 30 Tage nach dem Stornierungs- oder No-Show-Datum.
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