Senden Sie eine E-Mail an Ihre Gäste von der Seite mit den Reservierungsdetails aus, indem Sie die Funktion Nachricht verfassen verwenden. Dieser Artikel führt Sie durch alle Schritte, um eine Nachricht an Ihre Gäste über Cloudbeds PMS zu verfassen und zu senden.
Neue Reservierungsnachricht verfassen
- Rufen Sie die entsprechende Reservierung auf und klicken Sie auf Aktionen
- Wählen Sie Nachricht verfassen
- Das Fenster zum Verfassen der Nachricht wird geöffnet. Sie können auswählen, ob Sie eine E-Mail aus einer Vorlage senden möchten (die standardmäßig im System erstellt wurden) oder eine benutzerdefinierte Nachricht senden möchten (mit eigenem Text und manuell eingegebenen E-Mail-Daten).
Wichtige Hinweise:
- Aus Sicherheitsgründen können Sie bis zu 10 E-Mails pro Stunde senden.
- Diese Schutzmaßnahme dient dazu, Ihre Unterkunft vor Phishing-Versuchen zu schützen und Login-Probleme zu vermeiden, die bei ungewöhnlich hohem E-Mail-Aufkommen auftreten können.
- Wenn Sie mehr als 10 E-Mails senden müssen, können Sie nach einer Stunde mit einer weiteren Charge fortfahren.
- Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse als Absender verwenden möchten (z. B. example@mypropertyname.com), folgen Sie den Schritten im Artikel: Cloudbeds als Absender für Ihre Unterkunft-Domain über das Sender Policy Framework (SPF) autorisieren
Um eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Vorlage zu senden, wählen Sie im Dropdown-Menü für Vorlagen die Vorlage Reservierung bestätigt aus.
Optionen für Reservierungsnachrichten
Nachricht mit einer E-Mail-Vorlage senden
Um eine Nachricht an Ihre Gäste mit einer bestehenden E-Mail-Vorlage zu senden, wählen Sie einfach den gewünschten Vorlagentyp entsprechend Ihren Bedürfnissen aus. Obwohl die Vorlage angewendet wird und die Felder automatisch ausgefüllt werden, können Sie nach unten scrollen und die Nachricht bei Bedarf anpassen, bevor Sie sie an Ihren Gast senden.
Derzeit können nur 3 Standard-E-Mail-Vorlagen manuell gesendet werden: Ausstehende Bestätigung, Reservierung bestätigt und Reservierung storniert.
Mehr erfahren über E-Mail-Vorlagen.
Eine benutzerdefinierte Nachricht senden
Du kannst die E-Mail anpassen, indem du die folgenden Felder bearbeitest:
-
Vorlage: Wähle eine der untenstehenden Optionen, um mit der Erstellung deiner Nachricht zu beginnen
- Benutzerdefinierte Nachricht – Ermöglicht dir, deinen eigenen Text für die Nachricht zu erstellen
- E-Mail-Vorlagen – Alle in der E-Mail-Vorlagen-Sektion erstellten Vorlagen werden in dieser Liste hinzugefügt. Wähle die gewünschte Vorlage aus und fülle die untenstehenden Felder weiter aus.
- Senden an: Wird automatisch aus den Gastdetails ausgefüllt, kann aber bei Bedarf bearbeitet werden. Bei Gruppenbuchungen trägt das System die E-Mail-Adresse des Hauptgasts ein.
- Empfänger hinzufügen: Füge die E-Mail-Adresse des Gasts hinzu.
Die Anzahl der E-Mail-Empfänger ist begrenzt auf:
- 5 Gäste
- 5 zusätzliche Empfänger
- 5 CCs
- 5 BCCs
- Hat die Reservierung mehr als 5 Gäste, musst du separate E-Mails senden.
- Absender: E-Mail-Adresse, von der die E-Mail gesendet wird.
- Antwort an: E-Mail-Adresse, die im „An“-Feld erscheint, wenn auf die E-Mail mit „Antworten“ reagiert wird.
- CC-Liste: Liste aller E-Mail-Adressen, die du in CC setzen möchtest (die Adressen sehen die E-Mails der anderen Empfänger). Trenne jede E-Mail-Adresse mit einem Komma.
- BCC-Liste: Liste aller E-Mail-Adressen, die du in BCC setzen möchtest (die Adressen können die anderen Empfänger nicht sehen). Trenne jede E-Mail-Adresse mit einem Komma.
CC und BCC dürfen nicht identisch sein.
- Betreff: Text, der als Betreff der E-Mail angezeigt wird. Um dynamische Inhalte wie den Namen des Gasts oder die Telefonnummer hinzuzufügen, verwende die Auswahl „Merge-Tag einfügen“.
- Anlagen: Lade alle Anhänge hoch, die bei jedem Versand dieser E-Mail-Vorlage enthalten sein sollen.
- Inhalt: Gib den zu sendenden Text ein, nutze die Bearbeitungsoptionen, um Merge-Tags hinzuzufügen oder den Text anzupassen.
- Merge-Tag einfügen: Das Hinzufügen eines Merge-Tags in eine E-Mail ermöglicht es dir, dynamischen Text einzufügen, der vom System mit Gast- oder Reservierungsdetails gefüllt wird. Wähle einfach das gewünschte Merge-Tag aus und klicke auf die Schaltfläche Einfügen, um Details wie den Gastnamen in die E-Mail einzufügen.
- Klicke, um deine Nachricht zu senden
Weitere Messaging-/E-Mail-Optionen
Marketing-E-Mail aus einer Reservierung senden
Wenn Sie DSGVO aktiviert haben und auf der Seite E-Mail-Vorlagen eine Vorlage mit dem Typ Marketing auswählen, zeigt das System an, ob der Empfänger für Marketing-E-Mails zugestimmt oder abgemeldet ist.
Wenn der Gast abgemeldet ist und Sie ihm trotzdem eine Marketing-Vorlage von der Reservierungsseite aus senden möchten, zeigt das System eine Warnung an, die fragt, ob der Empfänger entfernt oder die E-Mail trotzdem gesendet werden soll:
E-Mail-Nachrichten verfolgen
Option 1 – Innerhalb der Seite Reservierungsdetails
- Klicken Sie auf E-Mail-Nachrichten
- Suchen Sie nach den benötigten Begriffen oder dem E-Mail-Status (gesendet, eingegangen, fehlgeschlagen, geplant).
- Klicken Sie auf Nachricht anzeigen
- Erneut senden, falls erforderlich
Die Reservierungsseite zeigt nur E-Mails an, die zur aktuellen Reservierung gehören.
- Anhänge werden im Tab E-Mail-Nachrichten nicht gespeichert. Wenn Sie auf Nachricht anzeigen (Auge-Symbol) klicken und versuchen, den Anhang zu öffnen, leitet das System Sie zum Dashboard weiter.
Option 2 – Im E-Mail-Zustellprotokoll
Dieses Tool zeigt Ihre Reservierungs-E-Mail-Historie, einschließlich der an alle Ihre Gäste gesendeten E-Mails. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: So verfolgen Sie E-Mails, die aus Cloudbeds PMS gesendet wurden
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.