Toast – Anleitung zur Nutzung

Dieser Leitfaden behandelt die täglichen Abläufe der Toast-Integration, einschließlich der Darstellung von Gebühren auf Folios und der Verarbeitung von Zimmergebühren vom POS zu verschiedenen Cloudbeds-Kontotypen.

Sobald die Integration auf beiden Seiten ordnungsgemäß verbunden ist, können Sie beginnen, Checks in die Reservierungsfolios zu senden. Öffnen Sie Ihre Toast-App und gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Bestellung
2. Wählen Sie Bezahlen

3. Sonstiges

4. Zimmergebühr

5. Geben Sie einen Zimmernamen und/oder den Vor- oder Nachnamen eines Gastes ein
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden.
7. Das System zeigt alle Reservierungen mit dem Status „Anwesend“ an, die den Suchbegriff enthalten.
8. Wählen Sie die gewünschte Reservierung aus, um die Zahlung zu verarbeiten.

Transaktionen im Folio anzeigen

Je nach Ihren Konfigurationseinstellungen (Detailliert vs. Pauschal) werden Transaktionen unterschiedlich im Gastfolio angezeigt.

Detaillierte Einzelpostenbuchung

Wenn der detaillierte Modus aktiviert ist, wird jeder Artikel eines Toast-Checks als einzelne Position verbucht. Dies umfasst:

• Menüartikel und Modifikatoren

• Servicegebühren

• Steuern

• Angewandte Rabatte

Transaktionsmetadaten anzeigen

Sie können spezifische Details zu jeder Toast-Transaktion direkt im Folio anzeigen:

1. Suchen Sie die Transaktion im Folio des Gäste- oder Hauskontos.

2. Klicken Sie auf das Notiz-Symbol 📝 neben der Transaktion.

3. Ein Tooltip wird angezeigt:

   • Name des Restaurants: (z. B. „Main Lobby Bar“)

   • Belegnummer: Die ursprüngliche Toast-Quittungs-ID.

   • Buchungsdatum: Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der die Synchronisierung erfolgte.

Verarbeitung von Buchungen über das Toast-POS

Das Servicepersonal kann Gäste suchen und Buchungen direkt vom Toast-Gerät aus in Cloudbeds verbuchen.

Erweiterte Suchziele

Toast-Zimmerbuchungen sind nicht mehr auf Gästereservierungen beschränkt. Sie können jetzt suchen und buchen auf:

• Gästereservierungen: Suche nach Gastname oder Zimmernummer. (Unterkünfte mit mehr als 100 Zimmern sehen jetzt eine vollständige, nicht abgeschnittene Liste).

• Gruppen- / Veranstaltungs-Folios: Ideal, um Bankett- oder Firmenveranstaltungsmahlzeiten auf ein Hauptgruppen-Konto zu buchen.

• Hauskonten: Suche direkt am POS nach bestimmten Hauskonten, um interne oder nicht-Gast-Buchungen zu verbuchen.

Vollständige Umsatzsynchronisierung (FRS) & Hauskonten

Wenn Ihre Unterkunft die vollständige Umsatzsynchronisierung aktiviert hat, müssen Sie nicht jeden Beleg manuell in Cloudbeds verbuchen.

• Automatische Synchronisierung: Alle abgeschlossenen Toast-Belege (einschließlich Bar- und Kreditkartenzahlungen, die am POS verarbeitet wurden) werden in regelmäßigen Abständen automatisch auf Ihr festgelegtes Hauskonto in Cloudbeds übertragen.

• Berichterstattung: Dadurch spiegelt Ihr Cloudbeds-„Täglicher Finanzbericht“ den Gesamtumsatz Ihrer F&B-Bereiche wider, auch für Gäste, die ihre Mahlzeit nicht auf ihr Zimmer gebucht haben.

• Stückelung: Bei sehr großen Belegen teilt die Integration die Daten automatisch in kleinere Segmente auf, um sicherzustellen, dass die Synchronisierung erfolgreich ist, ohne Ihr System zu verlangsamen.

Fehlerbehebung am POS

Wenn eine Zimmerraten-Suche fehlschlägt oder eine Transaktion fehlt:

1. Überprüfen Sie die Zimmernummer: Stellen Sie sicher, dass der Gast aktuell den Status „Eingecheckt“ hat. Buchungen mit dem Status „Bestätigt“ oder „Ausgecheckt“ können nicht belastet werden.

2. Integration aktualisieren: Wenn gerade ein neues Zimmer oder Hauskonto erstellt wurde und dieses in Toast nicht angezeigt wird, kann Ihr Manager die Schaltfläche Aktualisieren / Synchronisierung erzwingen im Cloudbeds Marketplace (Toast-Einstellungen) verwenden, um die Datensätze zu aktualisieren.