Makbuzlar ve Ödeme Tahsisi Rehberi

Genel Bakış

Makbuz, ödemenin yapıldığını resmi olarak kanıtlayan belgedir. Fiskaly, Fiskaltrust veya Invopop gibi iş ortaklarıyla entegre edilen mali süreçlerin temel bir bileşeni olmasına rağmen, devlet gereksinimlerinden bağımsız olarak tüm Cloudbeds kullanıcıları için mevcuttur.

Makbuz ve Fatura: Aralarındaki fark nedir?

Bu terimlerin birbirinin yerine kullanılması yaygın bir hatadır, ancak muhasebenizde iki farklı rolü vardır:

Makbuz Türleri

Cloudbeds'te makbuz, ödemenin nasıl işlendiğine bağlı olarak iki şekilde kategorize edilebilir:

1. Basit Makbuz: Basit makbuz, bir ödeme kaydedildiğinde ancak belirli bir folyo işlemiyle (örneğin oda ücreti veya vergi gibi) ilişkilendirilmediğinde oluşturulur. Paranın alındığını onaylar ancak belirli bir kalemi "kapatmaz".
2. Tahsis Edilmiş Makbuz: Tahsis edilmiş makbuz, bir ödeme belirli folyo işlemleriyle eşleştirildiğinde oluşturulur.
   - Detay: Misafirin ne için ödeme yaptığını tam olarak gösterir (örn. "Oda Geliri - Pazartesi gecesi").
   - Önleme: Bir işlem makbuza tahsis edildikten sonra başka bir makbuza bağlanamaz, böylece yanlışlıkla çift faturalandırma önlenir.
   

Ödeme Tahsisini Ayarlama

Tahsis Edilmiş Makbuzları kullanmak için önce bu özelliği ayarlarından etkinleştirmen gerekir.

1. Hesap->Sistem-> Tercihler menüsüne git
2. Ödeme Tahsisine İzin Ver geçiş düğmesini bulun ve Açık konuma getir.
   İsteğe bağlı: Gelecekteki ücretlerle (örn. henüz gerçekleşmemiş konaklamalar için gecelik fiyatlar) depozitoları ilişkilendirmen gerekiyorsa, Beklemedeki İşlemlere Tahsis İzin Ver seçeneğini etkinleştir.

3. Kaydet butonuna tıkla.
   

   Bu ayar kapalı olduğunda, kullanıcılar sadece basit makbuz oluşturabilir. Açık olduğunda ise kullanıcılar bir ödemeyi folyo işlemleriyle veya belirli bir fatura ile ilişkilendirme seçeneklerini görecek.

Beklemedeki İşlemlere Tahsis İzin Verme

1. Ödeme tahsisi etkinleştirildiğinde, ikinci bir seçenek kullanıma açılır: Beklemedeki İşlemlere Tahsis İzin Ver.
   
2. Beklemedeki işlemler, planlanmış ancak henüz işlenmemiş ücretlerdir - örneğin, gelecekteki gecelik fiyatlar. Bu seçeneği etkinleştirmek, misafir gelmeden önce depozito almak ve bunu önceden belirli oda gelirleriyle ilişkilendirmek isteyen tesisler için faydalıdır.

Makbuz Nasıl Oluşturulur

İş akışına bağlı olarak üç temel şekilde makbuz oluşturabilirsin:

Seçenek A: Basit Makbuz (Tahsis Yok)

1. Rezervasyon folyosuna git ve Ödeme Ekleye tıkla.
2. İstendiğinde, "Ücretleri seçme"yi seç.
3. Ödeme eklendikten sonra, yanındaki Dişli Simgesine tıkla ve Makbuz Oluşturu seç.
   

Seçenek B: Tahsisli Makbuz (Doğrudan)

1. Folyoda Ödeme Ekleye tıkla.
2. İstendiğinde, Folyoya Göre veya Faturaya Göre seç.
3. Bu ödemenin kapsadığı belirli işlemleri işaretle. Ödeme tutarı otomatik olarak doldurulur.
4. Ödemeyi tamamla. Tahsisli makbuz otomatik olarak oluşturulur ve Belgeler sekmesine eklenir.
   

Seçenek C: Sonradan Tahsis Etme

1. Eğer ödemeyi "Basit Makbuz" olarak aldıysan, o ödemenin yanındaki Dişli Simgesine tıkla.
2. Ödemeyi Tahsis Eti seç.
3. Bağlamak istediğin ücretleri seç. 
4. Onayla, makbuz otomatik olarak Tahsisli duruma güncellenir.

Makbuz Yaşam Döngüsünü Yönetme

Makbuzu Geçersiz Kılma

Bir hata yaparsan veya ödemenin hangi ücretleri karşıladığını değiştirmek istersen:

1. Belgeler bölümünde veya ödemenin dişli simgesinden makbuzu bul.
2. Geçersiz Kıl seçeneğini seç.

❗Not: Bu işlem ödemeyi silmez. Sadece ücretlerin bağlantısını keser ve o belirli belgeyi iptal eder, böylece yeniden başlayabilirsin.

Sıkça Sorulan Sorular

Makbuz oluşturabilmek için fatura gerekli mi?

Hayır. Makbuzlar sadece kaydedilmiş bir ödeme gerektirir. Faturalardan tamamen bağımsız olabilirler.

Bir işlem birden fazla makbuza dahil edilebilir mi?

Hayır. Bu, gelirin çift talep edilmesini önler. Ancak, bir işlemin bölümlerini tahsis edebilirsin (örn. bir oda geceliğinin yarısını ödemek) ve kalan kısmı gelecekteki bir makbuz için müsait bırakabilirsin.

Bir makbuzu geçersiz kılarsam para ne olur?

Hiçbir şey olmaz. Ödeme folyo üzerinde kalır. Sadece "ödeme kanıtı" belgesi iptal edilir.

Hâlâ ne kadar ödeme yapılması gerektiğini nasıl görebilirim?

"Folyo Bazında" tahsis yöntemini kullandığında, Cloudbeds sana henüz bir makbuza tahsis edilmemiş işlemleri gösterir. Eğer listede yoksa, zaten karşılanmıştır!