Oda Dağılım Listeleri Nasıl Yönetilir

Genel Bakış 

Oda Dağılım Listesi aracı, Gruplar ve Etkinlikler modülünde misafir isimlerini belirli kontenjan bloklarına verimli bir şekilde atamanı sağlar. Her rezervasyon için manuel giriş yapmak yerine, misafir bilgilerini toplu olarak içe aktarabilir, oluşturma öncesi verilerin doğruluğunu kontrol edebilir ve hatta güvenli bir bağlantı aracılığıyla veri girişini dış grup koordinatörlerine devredebilirsin. Bu sayede oda blokların doğru şekilde dolarken, ön büro ekibinin idari yükü azalır.

İçindekiler

• Oda Dağılım Listesi Şablonu Oluştur
• Yeni Oda Dağılım Listesi Oluştur
• Misafir Bilgisi Ekleme Yöntemleri
  • Manuel Giriş
  • Dosya Yükleme (Excel)
  • Herkese Açık Oda Dağılım Listesi Bağlantısı (Yetkilendirilmiş Giriş)
• Oda Dağılım Listesini Doğrulama ve Gönderme
• Sınırlamalar
• Oda Dağılım Listesi SSS

Oda dağılım listeleri ile başlamak için:

1. Ana Menü bölümüne git
2. Gruplar ve Etkinlikler seçeneğine tıkla
3. Bilgi Merkezi üstündeki Oda Dağılım Listesi sekmesine tıkla
4. Mevcut listeleri görüntülemek için İçe Aktarılan oda dağılım listelerini veya içe aktarma formatlarını yönetmek için Şablonları seç

Oda Dağılım Listesi Şablonu Oluştur 

1. Oda Dağılım Listesi bölümünde, Şablonlar sekmesine tıkla.
2. + Şablon seç.

3. Şablon Adı ve Açıklama Girin.
4. Sütunları Yapılandır:Müsait Sütunlardan alanları Seçili Sütunlar bölümüne sürükle.
5. Liste gönderilmeden önce doldurulması gereken alanlar için Zorunlu geçiş düğmesini kullan.
6. Kaydet tıkla.

Yeni Bir Oda Dağılım Listesi Oluştur

Cloudbeds, mevcut görevinle en iyi uyum sağlayan iş akışını seçmene olanak tanıyan üç esnek giriş noktası sunar. İster belirli bir etkinlik bloğunu yönetiyor ol, ister aynı anda birden fazla grup gelişini denetliyor ol, araca aşağıdaki yöntemlerle erişebilirsin:

1. Bir Kontenjan Bloğundan (Önerilen)

Bu en verimli yöntemdir çünkü listeyi, maksimum doğruluk için otomatik olarak o bloğun belirli envanteri ve tarihleriyle ilişkilendirir.

1. Etkinlik > Bloklar sekmesini aç > Belirli bir bloğu seç > Blok detayları içindeki Oda Dağılım Listesi alt sekmesine git.

2. Açılır menüden kullanmak istediğin Şablonu seç.
3. (İsteğe bağlı) Giriş yetkisini bir koordinatöre devretmek istersen Herkese Açık Bağlantı ayarlarını yapılandır.
4. Devam Et butonuna tıkla.

2. Rezervasyonlar Sekmesinden

Bu yöntem, etkinlik katılımını denetleyen koordinatörler için idealdir; Rezervasyonlar sekmesinden ayrılmadan doğrudan liste başlatmak isterler.

Etkinlik > Rezervasyonlar sekmesini aç > + Oda Dağılım Listesi butonuna tıkla.

3. Genel Görünümden

Bu, birden fazla etkinlikteki aktif oda dağılım listesi görevlerini merkezi bir yerden izlemek ve yönetmek isteyen yöneticiler için mükemmeldir.

Gruplar ve Etkinlikler Bilgi Merkezi'ndeki ana Oda Dağılım Listesi menüsüne git ve + Oda Dağılım Listesi butonuna tıkla.

Misafir Bilgisi Ekleme Yöntemleri

Yeni bir oda dağılım listesi başlattıktan sonra, ister bir Kontenjan Bloğundan ister Genel Görünümden, grubunun büyüklüğüne ve organizasyon tarzına en uygun yöntemi seçebilirsin:

1. Manuel Giriş

Misafir bilgilerini etkileşimli tabloya doğrudan yaz. Bu yöntem, küçük gruplar veya son dakika eklemeleri için en iyi seçenektir; çünkü ayrı bir tablo yönetmektense bilgileri doğrudan sisteme yazmak daha hızlıdır. Her zorunlu alanı doldururken anında görsel geri bildirim sağlar.

• Çoklu Misafir Desteği: Tek bir odaya ikincil misafirler (Yetişkin veya Çocuk) eklemek için, birincil misafirin satırının yanındaki artı (+) simgesine tıkla. Bu, tüm misafirlerin tek bir rezervasyon kaydına bağlı olmasını sağlar ve bölünmüş rezervasyonların önüne geçer.
• Rezervasyon Ekleme: Yeni boş satırlar eklemek için tablonun altındaki + Rezervasyon butonuna tıkla. Bu sayede grup liderinden bilgi geldikçe listeyi manuel olarak genişletebilirsin.

2. Dosya Yükleme (Excel)

Dosya yüklemek, kurumsal konferanslar veya büyük düğünler gibi büyük etkinlikler için en verimli seçenektir. Verileri çevrimdışı, alışık olduğun bir tablo formatında düzenleyip ardından toplu veri yükleme yapmana olanak tanır.

• Kontenjan Bloğu Müsaitliğini İncele: İndirme butonunun yanındaki Kontenjan bloğu detaylarını görüntüle açılır menüsünü kullan. Bu, bloğa atanmış oda tiplerini, envanter sayılarını ve tarih aralıklarını çift kontrol etmene ve dosyanın müsait alanınla uyumlu olmasını sağlamana yardımcı olur.
• Şablonu İndir butonuna tıklayarak, özel şablon sütunlarını içeren .xlsx formatında bir dosya oluştur.
• Yükle butonuna tıkla ve dosyanı seç. Sistem hemen Tam Dosya Doğrulaması yapmaya başlayacak ve varsa hataları kırmızı ile işaretleyerek düzeltmeni isteyecek.

Verilerin ister manuel ister yükleme yoluyla doldurulduktan sonra, sistem ilerlemeni yönetme esnekliği sunar. Hem iç personel hem de dış koordinatörler aynı 'tek gerçek kaynağı' görür.

• Taslak Olarak Kaydet: Misafir bilgilerini bekliyorsan veya verileri daha sonra gözden geçirmek istiyorsan bu seçeneği kullan. İlerlemen kaydedilir ve düzenlenebilir kalır.
• Gönder: Liste tamamlandığında bunu kullan. Gönder’e tıklamak listeyi düzenlemeye kapatır ve Cloudbeds PMS’de bireysel rezervasyonların oluşturulmasını tetikler.

3. Genel Oda Dağılım Listesi Bağlantısı

Herkese Açık Bağlantı, iş birliği için oyunun kurallarını değiştiren bir özellik. Misafir verilerinin aracı rolünü üstlenmek yerine, dış iş ortağına (örn. bir düğün planlayıcısı veya tur potansiyel müşterisi) misafir bilgilerini doğrudan girebilmeleri için güvenli bir bağlantı sağlarsın. Bu, ön bürodaki idari işleri önemli ölçüde azaltırken, koordinatörün gerçek zamanlı envanter müsaitliğini görmesini sağlar.

Aşağıdaki işlemleri yönetmek için Bağlantı Durumu menüsünü kullan.

Bağlantıyı Etkinleştirme

Bağlantıyı ilk Oda Dağılım Listesi kurulumu sırasında etkinleştirmediysen, bunu istediğin zaman yapabilirsin.

1. Bağlantı Durumu açılır menüsüne tıkla (başlangıçta Devre Dışı olarak işaretlidir).
2. Bağlantı Oluştur seçeneğini seç.

Durum Etkin olarak güncellenecek ve o belirli kontenjan bloğu için güvenli bir URL oluşturulacak.

Onay Ayarlarını Yönetme

Koordinatör listeyi gönderdiğinde rezervasyonların nasıl oluşturulacağını kontrol et. Bağlantı Durumu menüsünde Onay ayarlarını düzenle seçeneğini seçerek şunlar arasında tercih yapabilirsin:

• Standart İş Akışı (Varsayılan): Rezervasyonlar, bir personel gönderilen listeyi inceleyip onayladıktan sonra oluşturulur.
• Otomatik İş Akışı:Onay olmadan bağlantı üzerinden rezervasyon oluşturulmasına izin ver seçeneğini işaretleyerek, koordinatör listeyi gönderir göndermez rezervasyonların PMS’de otomatik oluşturulmasını sağlayabilirsin.

Bağlantıyı Paylaşma

Bağlantı etkinleştirildikten sonra, güvenli portalı iş ortağınla paylaşabilirsin:

1. Bağlantı Durumu açılır menüsüne tıkla.
2. Bağlantıyı Kopyala seçeneğini seç.
3. URL’yi koordinatörüne e-posta veya mesaj ile gönder.

Koordinatörler bu portala erişip gerçek zamanlı olarak veri girebilir; Cloudbeds kullanıcı hesabına ihtiyaçları yoktur.

Portal Erişimini Kontrol Etme

Etkinlik cut-off tarihi yaklaşırken veri giriş portalına erişimi devre dışı bırakabilirsin:

• Portalı kapatmak için: Durum menüsünden Bağlantıyı devre dışı bırak seçeneğini seç. Durum İptal Edildi olarak değişecektir.
• Erişimi tekrar vermek için: Duruma tıkla ve portalı yeniden etkinleştirmek için Bağlantı oluştur seçeneğini seç.

Koordinatör bağlantıyı açtığında, kaydedilmiş taslakları görecek ve + Rezervasyon Ekle seçeneğine tıklayarak detayları doğrudan tabloya girerek yeni rezervasyonlar ekleyebilir.

Onay olmadan bağlantı üzerinden rezervasyon oluşturulmasına izin ver seçeneği etkin değilse, dış koordinatörler yine de oda dağılım listesini tamamlayabilir, ilerlemelerini kaydedebilir ve hazır olduklarında Gönder butonuna tıklayabilir. Bu aşamada rezervasyonlar henüz oluşturulmaz; oda dağılım listesi inceleme için tesise gönderilir.

Gönderimden sonra, koordinatör oda dağılım listesinin başarıyla gönderildiğini ve şu anda inceleme aşamasında olduğunu belirten bir onay mesajı görür.

Oda Dağılım Listesini Doğrulama ve Gönderme

Misafir bilgilerini ekledikten sonra, oda dağılım listesini gözden geçir, doğrula ve gönder.

1. Aynı Kontenjan Bloğunu aç.

2. Blok detayları modal penceresinde, Oda Dağılım Listesi sekmesine git.

3. Tüm kayıtları gözden geçir.
   
   Tüm kayıtlar tek bir tabloda gösterilir ve sen ya da koordinatör gönderim öncesi düzenlemeye devam edebilir. Doğrulama hataları varsa, sistem bunları net şekilde vurgular.

Doğrulama hatalarıDüzeltilmiş kayıtlar

Geçersiz veya eksik veriler kırmızı ile işaretlenir ve üstte bir Doğrulama hataları başlığı görünür.

Düzeltildikten sonra hatalar kaybolur ve liste gönderime hazır hale gelir.

4. Nasıl devam edeceğini seç:
   • Taslak olarak kaydet: Hâlâ gözden geçiriyorsan veya ek misafir bilgisi bekliyorsan bu seçeneği kullan. Oda dağılım listesi düzenlenebilir kalır.
   • Gönder: Tüm kayıtlar tamamlanmış ve geçerliyse bu seçeneği kullan. Oda dağılım listesi işleme gönderilir.

5. (Onay gerekiyorsa) Oda dağılım listesini incele ve onayla: Gönderilen tüm rezervasyon detaylarını gözden geçir ve aşağıdaki işlemlerden birini seç:
   • Reddet: Oda dağılım listesini düzeltmeler için geri gönder.
   • Onayla ve gönder: Girdileri onayla ve rezervasyonları PMS’de oluştur.

6. Rezervasyon oluşturmayı onayla:
   
   Gönderim tamamlandıktan sonra, sistem oda dağılım listesi girdilerini Otomatik Olarak PMS’de aktif rezervasyonlara dönüştürür.

   • İçe Aktarma İlerlemesini İzle: Rezervasyon oluşturma durumunu, Oda Dağılım Listesi sekmesindeki İçe Aktarılan oda dağılım listeleri bölümünden takip edebilirsin. Başarıyla Tamamlandı durumu, tüm misafir konaklamalarının başarıyla oluşturulduğunu gösterir.

   

    Listenizi denetlemen mi gerekiyor? Bu içe aktarma kayıtlarını tamamlandıktan sonra nasıl görüntüleyeceğin, filtreleyeceğin veya sileceğin hakkında talimatlar için lütfen rehberimize bak: Oda Dağılım Listesi Kayıtlarını Yönetme.

   • Etkinlik içindeki Rezervasyonları İncele: Herhangi bir zamanda, belirli etkinlik kontrol panelindeki Rezervasyonlar sekmesine dönebilirsin.
     • İçe aktarılan tüm konaklamalar, sağlanan tüm misafir detaylarıyla birlikte listede görünür.
     • Sistem, her rezervasyonu atandığı Kontenjan Bloğu ile Otomatik Olarak etiketler; böylece grup alımını ve envanter kullanımını kolayca takip edebilirsin.

   

Sınırlamalar

İş akışını etkili planlamana yardımcı olmak için, Oda Dağılım Listesi’ni kullanırken lütfen aşağıdaki operasyonel sınırları göz önünde bulundur.

• Kilitlenmiş Gönderimler: Bir Oda Dağılım Listesi gönderilip kesinleştirildikten sonra, kalıcı bir kayıt haline gelir ve Oda Dağılım Listesi aracında artık düzenlenemez. Misafir isimleri, tarihler veya oda tipleri ile ilgili sonraki tüm değişiklikler, PMS’deki her rezervasyon konaklaması üzerinden ayrı ayrı yönetilmelidir.
• Performans Raporlama: Bu aşamada, Oda Dağılım Listesi etkinliği ve doluluk performansı için özel bir raporlama mevcut değildir.

Oda Dağılım Listesi SSS

CSV oda dağılım listesi dosyalarını hâlâ kullanabilir miyim?

Evet. Sistem, gerçek zamanlı doğrulama ve çoklu doluluk gruplaması için yeni .xlsx formatına göre optimize edilmiş olsa da, daha basit veri aktarımları için mevcut .csv iş akışını desteklemeye devam ediyoruz.

Toplu veri yükleme ile birincil misafirle aynı odada ikincil misafirleri nasıl gruplayabilirim?

Excel (.xlsx) şablonunda Oda Gruplama # sütununu kullan. Aynı numarayı birden fazla satıra atayarak (örn. üç misafir satırını "1" numarasıyla işaretleyerek) sistem, bunların aynı odada olduğunu anlar ve tek adımda çoklu doluluklu bir rezervasyon oluşturur.

Bir listeyi gönderdikten sonra daha fazla misafir eklemem gerekirse ne yapmalıyım?

Liste gönderildikten sonra oluşturulan rezervasyonlar değişmeden kalır. Ancak kontenjan bloğunda hâlâ müsait envanter varsa, aynı blok içinde Yeni oda dağılım listesi başlat seçeneğine tıklayarak işlemi tekrarlayabilirsin. Bu, önceki aktarımlarını koruyarak yeni girişler için temiz bir sayfa oluşturur.

“Herkese Açık Oda Dağılım Listesi Bağlantısı” için koordinatörün Cloudbeds girişine sahip olması gerekir mi?

Hayır. Oluşturulan bağlantı herkese açıktır. Herhangi bir dış iş ortağı veya koordinatör, Cloudbeds kullanıcı hesabı olmadan güvenli ve doğrulanmış web arayüzüne erişip veri girişi yapabilir.

Yüklenen dosyada hatalar olursa ne olur?

Yüklediğin dosyada geçersiz tarih formatları, e-posta adresleri veya blok aralığı dışındaki tarihler gibi veri hataları varsa, sistem Doğrulama hataları başlığı gösterir ve veri bütünlüğünü sağlamak için aktarımı engeller.

Bunu çözmek için:

1. Yükleme modal penceresinden geçersiz dosyayı kaldırmak için çöp kutusu simgesine tıkla.
2. Orijinal Excel (.xlsx) tablonuzdaki işaretlenen girişleri düzelt.
3. Düzeltilmiş dosyayı tekrar yükleyerek oda dağılım listesi tablosunu doldur.

Veriler tabloya aktarıldıktan sonra, taslak olarak kaydetmeden veya göndermeden önce son bir inceleme yapabilirsin.

Taslak olarak kaydetmek ile listeyi göndermek arasındaki fark nedir?

Taslak olarak kaydetmek bilgilerin düzenlenebilir kalmasını sağlar ve senin ile koordinatör arasında tek doğru kaynak olarak işlev görür.

Listeyi göndermek ise girişleri kilitler ve PMS'de gerçek rezervasyon oluşturulmasını tetikler.

Kontenjan bloğum için neden Genel Bağlantı oluşturamıyorum?

"Kontenjan Bloğu zaten başladı. Genel bağlantılar artık oluşturulamaz." mesajını görüyorsan, bu bloğun konaklama tarihlerinin zaten başladığı veya geçtiği anlamına gelir. Güvenlik ve Envanter doğruluğu için, genel veri giriş bağlantıları bloğun varış tarihinden önce oluşturulmalı ve kullanılmalıdır.

Çözüm: Eğer blok zaten başladıysa, görevi bir dış iş ortağına bağlantı ile devredemezsin. Ancak, kontenjan bloğunun Oda Dağılım Listesi sekmesi içinde Manuel Giriş veya Dosya Yükleme (Excel) yöntemlerini kullanarak misafir bilgilerini dahili olarak ekleyebilirsin.

Bir koordinatör oda dağılım listesini gönderdiğinde nasıl haberim olur?

Harici bir iş ortağı Genel Bağlantı üzerinden giriş yaptığında, ilgili kontenjan bloğundaki Oda Dağılım Listesi sekmesinin üst kısmında sarı bir Uyarı bandı belirir ve üzerinde şu ifade yer alır: "Oda dağılım listesi inceleme için gönderildi."

Beklemede İnceleme durumunda olan liste varken, rezervasyon girişleri çakışan değişiklikleri önlemek için gri renkte gösterilir ve düzenlenemez.

Gerçek Zamanlı Bildirimlerle Güncel Kalın:

Ekibinizin grup girişlerini hızlıca işleyebilmesi için, bir iş ortağı gönderimini tamamlar tamamlamaz sizi uyaran bildirimleri etkinleştirebilirsiniz. Böylece kontenjan bloğu durumunu manuel olarak kontrol etme ihtiyacı ortadan kalkar.

Bildirimlerinizi ayarlamak için:

1. Bildirimler (zil simgesi) için üst gezinme çubuğundaki simgeye tıkla.
2. Ayarlar (dişli simgesi) seçeneğine tıkla.
3. Gruplar ve Etkinlikler bölümüne kadar aşağı kaydır.
4. Oda Dağılım Listesi Onay Bekliyor ve Oda Dağılım Listesi Gönderildi seçeneklerini aç.
5. Kaydet butonuna tıkla.

 İpucu: Bildirimler kenar çubuğundaki Filtreyi kullanarak ve Gruplar ve Etkinlikler seçeneğini işaretleyerek ya da arama çubuğuna "Oda Dağılım" yazarak belirli güncellemeleri hızlıca bulabilirsin.