Gruplar ve Etkinliklerde Oda Dağılım Listesi

Genel Bakış

Oda Dağılım Listesi sekmesi, Gruplar ve Etkinlikler modülü içinde, misafirlerin bir etkinliğe toplu olarak atanmasını kolaylaştırmak için tasarlanmış özel bir çalışma alanıdır. İçe aktarma işlemini burada merkezileştirerek, tesislerin grup verilerini yönetmek için genel Yardımcı Araçlar bölümüne gitmesine gerek kalmaz; bu da yüksek hacimli rezervasyonlar için daha hızlı ve odaklanmış bir iş akışı sağlar.

Oda Dağılım Listesi sekmesi, tüm misafir içe aktarma faaliyetleri için birleşik bir merkez görevi görür. Düzinece rezervasyonu manuel olarak girmek yerine, misafirleri mevcut kontenjan bloklarına atamak için bir elektronik tablo yükleyebilirsin.

Bu araç, orta ölçekli ve büyük çaplı etkinliklerin karmaşık gereksinimlerini karşılamak üzere özel olarak geliştirilmiştir; böylece etkinliğe eklenen tüm misafir verilerinin daha iyi organize edilmesini ve tarihsel kaydının tutulmasını sağlar.

Oda Dağılım Listesi Sekmesine Nasıl Erişilir

Organizasyon profillerini yönetmek için:

1. Cloudbeds PMS'ye giriş yap
2. Ana navigasyon menüsünde Gruplar ve Etkinlikler seçeneğine tıkla
3. Merkezin üst kısmındaki Oda Dağılım Listesi sekmesine tıkla.
   
   Bu görünümde, dosya adı, ilgili etkinlik, içe aktarma durumu ve işlemin yapıldığı tarih dahil olmak üzere tüm tarihsel içe aktarma kayıtlarını göreceksin.
    

Oda Dağılım Listesi Nasıl İçe Aktarılır

Bir etkinlik için misafir atamalarını toplu olarak içe aktarmak için şu adımları takip et:

1. + Oda Dağılım Listesi butonuna tıkla ve içe aktarma aracını aç

2. Etkinliği Seç: İçe aktardığın belirli etkinliği açılır menüden seç.

3. Yönergeleri İncele: Başarılı bir yükleme için önemli ipuçlarını gözden geçirmek üzere "yönergeler" bağlantısına tıkla. Bunlar şunları içerir:

   • ISO 2 harfli ülke kodlarının kullanımı (örn. US, BR, GB).

   • Konaklama adlarının sistemde göründüğü şekilde tam olarak eşleştirilmesi.

   • ISO tarih formatlarının kullanımı (YYYY-AA-GG).

4. Resmi Cloudbeds formatlama dosyasını indirmek için CSV şablonunu al butonuna tıkla. Not: Şablon üst bilgilerini düzenleme, aksi takdirde içe aktarma başarısız olur.

5. Kontenjan ve Detayları Yapılandır: 

   • Kontenjan Bloğunu Seç (Zorunlu): Bu rezervasyonların atanacağı belirli bloğu seç.

   • Kontenjan Bloğu Detaylarını Görüntüle: Bu açılır menüyü kullanarak seçilen bloğun özel gereksinimlerini ve ayarlarını ilerlemeden önce doğrula. Bu bölüm şunları gösterir:

     • Aralıklar: Etkinliğin aktif olduğu ve misafir konaklamalarına uygun tarihler.

     • Konaklama Türleri: Bloklarda şu anda tutulan oda tipleri.

     • Kaynaklar: Etkinlikle ilişkili rezervasyon kaynakları.

     • Ülke Kodları: Sistem doğrulama hatalarını önlemek için misafir verilerinin ISO 2 harfli formatta (örn. "US", "BR", "GB") olması gerektiğini hatırlatır.

6. Dosyanı Yükle: Tamamlanmış CSV dosyanı yükleme alanına sürükle ve bırak ya da cihazından seçmek için Dosya Yükle butonuna tıkla.

7. Son İnceleme ve İçe Aktarma: Sistem, içe aktarılacak rezervasyonların önizlemesini gösterecek. Kırmızı ile işaretlenmiş hatalar için verileri incele. Veriler doğruysa, işlemi tamamlamak için Ekle butonuna tıkla.

8. İçe Aktarma İlerleyişini İzle: Ekle butonuna tıkladıktan sonra, sol alt köşede "Oda Dağılım Listesi içe aktarma başladı" bildirimini göreceksin.
   
   Sistem dosyayı işlemeye başlayacak ve kayıtlar tablosunda geçici olarak "İşleme başarıyla tamamlandı" durumunu göreceksin.

9. Sonlandır ve Yenile: İşlem tamamlandığında, durum "Başarıyla Tamamlandı" olarak güncellenecek (eğer sorun varsa "Hatalarla Tamamlandı" olarak görünür).
   
   En güncel durumu görmek ve işlenen ile içe aktarılan rezervasyon sayısını doğrulamak için sağ üst köşedeki Görevler listesini yenile simgesine tıklayabilirsin.

İçe Aktarma Öncesi İnceleme ve Doğrulama

Cloudbeds, dosyanı otomatik olarak doğrular ve son içe aktarma tamamlanmadan önce kontrol eder. Bu inceleme aşaması, verilerinin temiz ve sistem gereksinimleriyle uyumlu olmasını sağlar.

• Dosya Formatı Doğrulaması: Desteklenmeyen bir dosya türü yüklemeye çalışırsan, sistem "Dosya formatı desteklenmiyor" şeklinde kırmızı bir hata mesajı gösterir. Sağlanan CSV şablonunu kullandığından emin ol.
• Veri Tutarlılığı: Sistem, e-posta adresleri, tarihler ve 2 harfli ISO ülke kodları (örn. "US", "BR") için geçerli formatları otomatik olarak kontrol eder.
• Hataların Belirlenmesi: Sorun bulunursa, sistem kırmızı kutuda "Bulunan Hatalar" listesini sunar. Bu mesajlar, düzeltilmesi gereken satır ve alanı belirtir (örn. "4. Satır: Soyadı zorunludur"). Bu hataları dosyanda düzeltmeli ve Ekle butonu aktif olmadan önce dosyayı tekrar yüklemelisin.

Oda Dağılım Listesi Kayıtlarını Yönetme

Kayıt Detaylarını Görüntüleme

Bir içe aktarma başlatıldığında veya tamamlandığında, o görevde yer alan belirli Rezervasyonları görüntüleyebilirsin.

1. Kayıtları Göster: Ana Oda Dağılım Listesi tablosunda, herhangi bir kaydın sağ tarafındaki Kayıtları Göster (liste) simgesine tıkla.
2. İçe Aktarma Durumu: Bu, o belirli dosyadaki her bir rezervasyonun durumunu gösteren detaylı bir görünüm açar (örn. "Tamamlandı" veya "Başarısız").
3. Detayları Göster: İçe aktarılan ham misafir verilerini (adres, Telefon Numarası, kontenjan bloğu kodları gibi) görmek için belirli bir kaydın Detayları Göster ("i") simgesine tıkla. Bu bilgiler hızlı inceleme için açılır pencerede görünür.

Kayıtlar Nasıl Filtrelenir

Oda Dağılım Listesi Merkezi, belirli içe aktarma görevlerini hızlıca bulmak için geçmiş verileri filtrelemene olanak tanır.

• Duruma Göre Filtrele: Kayıtları mevcut durumlarına göre filtrelemek için Durum açılır menüsüne tıkla (örn. Hepsini Seç, İşlenmedi, Tamamlandı, Başarısız, İşleme Başarısız, vb.).
• Filtreleri Sıfırla: Seçimini temizlemek ve tam listeye dönmek için filtrenin yanındaki Sıfırla düğmesini kullan.