Etkinlik Bütünsel Görüntüle Genel Bakış

Kontenjan Blokları sekmesi, belirli bir etkinliğe atanan oda envanterini yönetmek için temel araçtır. Her etkinlik, farklı tarih aralıkları, birden fazla oda tipi ve aynı rezervasyon döneminde çeşitli misafir segmentleri için benzersiz serbest bırakma programları tanımlamanıza olanak tanıyan birden çok kontenjan bloğunu destekleyebilir.

Bu çalışma alanından birkaç önemli yönetim görevini gerçekleştirebilirsin:

1. Yeni Kontenjan Blokları Oluştur: Yeni konaklama aralıkları tanımlamak, fiyat planlarını (özelleştirilmiş sadece etkinlik fiyatları dahil) seçmek ve envanterin nasıl tutulacağını yönetmek için blok durumunu ayarlamak amacıyla özel bir yapılandırma paneli açmak için mavi + Kontenjan Bloğu butonuna tıkla.
2. Liste Görünümü İzleme: Kontenjan Blokları özet tablosu, her blok için Başlangıç ve Bitiş Tarihi, Fiyat Planı, Kontenjan Türü ve mevcut Seçilen/Ayrılan durumunun gerçek zamanlı genel görünümünü sağlar.
3. Detaylı Envanter Serbest Bırakma: Envanter stratejini takip etmek için Serbest Bırakma Durumu ve Serbest Bırakma Programı sütunlarını kullan. Eski "hepsi ya da hiç" kurallarının aksine, bloğun geri kalanını etkilemeden sadece belirli tarihler için envanteri manuel veya otomatik programla serbest bırakabilirsin.
4. Yönetim İşlemleri: Belirli bir bloğun yanındaki dikey üç noktaya tıklayarak Kontenjan Bloğunu Düzenle, Tüm envanteri serbest bırak, Bireysel tarihleri serbest bırak veya bloğu tamamen Sil seçeneklerine erişebilirsin.
5. Doğrudan Rezervasyon Araçları: Her blok, misafirlerin Rezervasyon Motorun aracılığıyla kolayca kendi kendine rezervasyon yapabilmesi için tek tıklamayla kopyalanabilen benzersiz bir Rezervasyon Kodu / URL oluşturur.

Rezervasyonlar sekmesi, etkinlikle ilişkili her bir misafir konaklamasını yönetmek için birleşik bir çalışma alanı sunar. Bu alan, misafir isimlerini kontenjan bloklarına atamak ve grup içindeki her rezervasyonun mevcut durumunu takip etmek için temel operasyonel alandır.

Bu çalışma alanından, oda atamalarını birkaç önemli araçla yönetebilirsin:

1. Birleşik Rezervasyon Listesi: Bu tablo, etkinlikle bağlantılı tüm misafirlerin yüksek seviyede genel görünümünü sağlar; oda numaraları, konaklama tarihleri, rezervasyon kaynakları ve bireysel toplam fiyatlar gibi temel bilgileri gösterir. Bu sayede personel, grubun giriş ilerlemesini takip edebilir ve misafir bilgilerini hızlıca doğrulayabilir.
2. Oda Dağılım Listesini İçe Aktar: Bu butona tıklayarak özel olarak tasarlanmış +Oda Dağılım Listesini İçe Aktar aracına erişebilirsin. Bu özellik, misafir atamalarının CSV ile toplu yüklenmesine olanak tanıyarak geleneksel manuel girişin yerini alır. Veri bütünlüğünü sağlamak için sistem, içe aktarma tamamlanmadan önce e-posta formatlarını, tarih aralıklarını ve oda tiplerini kontenjan bloklarına karşı otomatik olarak doğrular.
3. Rezervasyon Ekle Açılır Menüsü: Bu menü, etkinliğe manuel olarak yeni rezervasyon eklemeni veya mevcut bir tesis rezervasyonunu grup etkinliğine bağlamanı sağlar. Bağlama işlemi, blok dışında bağımsız olarak yapılmış misafir rezervasyonlarını çekmene ve gelirlerinin etkinliğe doğru şekilde atanmasını sağlamana olanak tanır.

Folyolar sekmesi, etkinliğin finansal merkezidir ve tüm ücretleri, ödemeleri ve faturalama kurallarını yönetmek için ana bir çalışma alanı sağlar. Bireysel rezervasyonların aksine, etkinlik folyosu, tesislerin odalar, fonksiyon alanları ve ek ürünler için işlemleri tek bir faturalama varlığında birleştirmesine olanak tanır.

Bu çalışma alanından aşağıdaki önemli alanları yönetebilirsin:

1. Folyo Seçimi ve Oluşturma: Birden fazla folyo arasında geçiş yapabilir veya farklı işlem türleri için ayrı faturalama hesapları oluşturmak amacıyla Yeni folyo ekle seçeneğini kullanabilirsin; örneğin, oda ücretlerini ek hizmetlerden ayırmak için.
2. Folyoya Ekle Menüsü: Ödemeler, Ürünler, Vergiler/Ücretler ve İadeler, İptal ücretleri veya Gelmedi ücretleri gibi belirli operasyonel düzeltmeleri içeren manuel kayıtları doğrudan etkinlik hesabına işle.
3. Gelişmiş Filtreleme ve Gruplama: Denetimi kolaylaştırmak için işlem listesini İşlem tarihi, Hizmet tarihi veya Rezervasyon bazında düzenle. Ayrıca, Filtreler panelini kullanarak misafir adı, oda numarası veya belirli işlem durumu (İşlendi vs. Beklemede) ile arama yapabilirsin.
4. İşlem Menüsü (Yönetim Araçları): Folyolar arasında İşlemleri Taşı, müşterilere E-posta ile fatura gönder veya folyoyu çoklu dil seçenekleriyle ve sadece "Tutar" görünümü opsiyonuyla Yazdır gibi üst düzey kontrolleri kullan.
5. Alacak Hesapları ve Özet: Bağlı organizasyon genelindeki Alacak Hesaplarını görüntüle ve tek tıkla Folyodaki bakiyeyi transfer et özelliğiyle açık bakiyeleri tesisinin Alacak Hesapları kayıtlarına aktar. Bu bölüm ayrıca Genel Toplam ve Ödenecek Bakiyenin gerçek zamanlı görünümünü sağlar.
6. Yönlendirme Kuralları ve Bekleyen Ücretler: Esnek Yönlendirme Kurallarına (örn. Ana hesaba yönlendir, kendi öde, seçmeli yönlendirme) göre grup ana hesabına aktarılan ücretleri incele. Misafir faturalandırması ayarlanması gerekiyorsa, bireysel kalemler için manuel olarak grup hesabına taşıma işlemini geri alabilirsin.

Mali Belgeler sekmesi, etkinlik için yasal olarak uyumlu tüm finansal kayıtların oluşturulması, yönetilmesi ve takibi için merkezi bir alan olarak hizmet verir. Bu çalışma alanı, kurumsal müşteriler ve grup koordinatörleri tarafından sıklıkla talep edilen profesyonel faturalama ve raporlama gereksinimlerini karşılamak üzere özel olarak tasarlanmıştır ve tüm kayıtların bölgesel mali standartlara uygun olmasını sağlar.

Cloudbeds Mali Belge Servisi ile entegre olarak, bu sekme fatura yaşam döngüsünün tamamını yönetmenize olanak tanır—ilk proforma tahminlerden nihai vergi uyumlu belgelere kadar—aynı zamanda tesisinizin Alacak Hesapları kayıtlarıyla doğrudan bağlantı sağlar. Çok dilli belge oluşturmayı destekleyerek uluslararası iş yapmayı kolaylaştırır ve vergi numaraları ile yasal isimler gibi zorunlu verilerin organizasyona doğru şekilde atanmasını garanti eder.

Bu sekmedeki temel yönetim araçları şunlardır:

1. Arama ve Detaylı Filtreleme: Özel finansal kayıtları hızlıca bulmak için ayrılmış arama çubuğunu kullanabilir veya çeşitli filtreler uygulayabilirsin. Görünümünü Belge türüne (Faturalar, Proformalar veya Alacak Dekontları), Oluşturulma tarihi, Tutar, Bakiye veya Son Ödeme Tarihine göre daraltabilirsin.
2. Kapsamlı Durum Takibi: Her belgenin organizasyonundaki iş akışının tam aşamasını izle. Sistem, Açık, Ödendi, İşleniyor, Başarısız, Geçersiz Kılındı ve İşlem Gerekiyor gibi geniş bir durum yelpazesini takip ederek etkinliğin alacak hesapları üzerinde tam görünürlük sağlar.
3. Gelişmiş İşlem Menüsü: Bir kayıttaki dikey üç noktaya tıklayarak belge detayını Görüntüleyebilir, e-posta ile Gönderebilir, PDF kopyasını İndirebilir veya Geçersiz Kılma ve alacak dekontu düzenleme gibi düzeltmeler yapabilirsin. Ayrıca, tüm finansal değişikliklerin net bir denetim izi için herhangi bir belgenin Değişiklik geçmişini inceleyebilirsin.

Pickup sekmesi, envanter performansını ayrıntılı ve gerçek zamanlı olarak izlemeni sağlar ve ayrılan blokların ne kadar etkili kullanıldığını takip etmeni mümkün kılar. Bu çalışma alanı, tahmin edilen iş hacmin ile gerçek misafir pickup’larını gün gün ve oda türü bazında karşılaştırmana olanak tanır.

Bu görünümden, envanter stratejini birkaç önemli araçla yönetebilirsin:

1. Kontenjan Bloğu Seçici: Aynı etkinlik içindeki farklı bloklar arasında kolayca geçiş yaparak, örneğin "Düğün Partisi" ile "Genel Misafir Odaları" gibi belirli segmentleri inceleyebilirsin.
2. Ayrıntılı Performans Metrikleri: Tablo, Ayrılan vs. Pickup Yapılan odaların gün gün dökümünü gösterir. Bu sayede grubun düşük performans gösterdiği veya ek oda gerekebileceği belirli tarihleri tespit edebilirsin.
3. Gerçek Zamanlı Durum Göstergeleri: Pickup tablosundan doğrudan her bloğun Release Programı ve mevcut durumunu hızlıca görebilirsin. Envanterin genel müsaitliğe ne zaman ve hangi saatte geri döneceğini anında fark edebilirsin.
4. Envanter Serbest Bırakma Kontrolleri: Ayrılmış açılır menüyü kullanarak bir blok için tüm envanteri serbest bırakabilir veya bireysel tarihler için serbest bırakma yapabilirsin. Bu "seçici serbest bırakma" özelliği, tüm blok aralığını değil, sadece belirli tarihlerde kullanılmayan odaları geri vererek tesis doluluğunu optimize etmene olanak tanır.
5. Blok Yapılandırma Kısayolları: Düzenle butonunu kullanarak doğrudan bloğun ayarlarına geçebilir, mevcut pickup hızına göre Konaklama tarihleri, Geçiş Dönemi Tarihlerini ayarlayabilir veya Kontenjan türleri ve Fiyatlar üzerinde değişiklik yapabilirsin.

Etkinlik Detayları sekmesi, oluşturulmuş bir etkinliğin temel yapılandırmasını görüntüleyip düzenleyebileceğin yerdir. Etkinlikler başlangıçta Etkinlikler merkezinden ayarlanırken, bu sekme etkinliğin yaşam döngüsü boyunca operasyonel ve finansal ayarlarını güncellemeni sağlar.

Bu sekmeden şunları yapabilirsin:

• Etkinlik adı, Kaynak ve Segment gibi önemli etkinlik bilgilerini düzenleyerek raporlama ve satış takibi için kayıtların doğru kalmasını sağla.
• İlgili profilin onayını yap veya güncelle, böylece etkinliğin doğru şekilde ilgili Şirket, Seyahat Acentesi veya Grup ile bağlantılı kalmasını sağla.
• Yönlendirme davranışını ayarla, örneğin ücretlerin grup folyoya yönlendirilip yönlendirilmemesi gibi farklı faturalama senaryolarını destekle.
• Kabul edilen işlem türlerini yönet, bu özel rezervasyon için hangi ödeme yöntemlerinin kullanılabileceğini belirle.
• Folyo yapılandırmasını uygula veya değiştir, böylece etkinlikle ilgili finansal belgelerde ücretlerin nasıl gruplanacağını, yönlendirileceğini ve gösterileceğini kontrol et.

Genel olarak, Etkinlik Detayları sekmesi, etkinlik düzeyindeki ayarların kontrol merkezi olarak işlev görür; tesislerin etkinliği yeniden oluşturmadan veya temel profili etkilemeden faturalama, yönlendirme ve sınıflandırma detaylarını iyileştirmesine olanak tanır.

Notlar sekmesi, etkinlikle ilgili her şey için merkezi bir iletişim kaydı sağlar. Farklı seviyelerde oluşturulan notları (etkinlik, profil, rezervasyonlar ve misafirler) bir araya getirir, böylece ekipler önemli bağlamlara hızlıca erişebilir ve birden fazla kayıt arasında gezinmek zorunda kalmaz.

Bu sekme, dahili iletişim için paylaşılan bir gerçek kaynağı olarak görev yapar, kaçırılan detay riskini azaltır ve etkinlik süreci boyunca departmanlar arasında sürekliliği sağlar.

Bu sekmeden şunları yapabilirsin:

1. Not durumu filtresi: Hangi notların gösterileceğini kontrol etmek için bu filtreyi kullan (örneğin, Aktif Notlar), böylece sadece ilgili veya güncel bilgilere odaklanabilirsin.
2. Uygulandığı gösterge: Notların Etkinliğe mi yoksa ilişkili Profile mı uygulandığını gösterir, böylece ekipler etkinliğe özel talimatlar ile daha geniş hesap seviyesindeki notları hızlıca ayırt edebilir.
3. Birleştirilmiş not listesi: Etkinlik, bağlı Profil ve bireysel Rezervasyonlar veya Misafirler seviyelerinde oluşturulan notları gösterir. Her not kaynağını açıkça belirtir ve kolay referans için not içeriğini içerir.
4. Notları yazdır: Operasyonel brifingler veya etkinlik sırasında çevrimdışı referans için kullanışlı olan notların yazdırılabilir görünümünü oluşturmak için yazdır simgesini kullan.
5. Yeni not ekle: Etkinlik üzerinde doğrudan yeni bir dahili not oluşturmak için + Not tıkla. Notlar, faturalama talimatları, müşteri tercihleri, operasyonel hatırlatmalar veya dahili takipler için kullanılabilir.
6. Daha fazla işlem menüsü: Bireysel notlarda bulunan üç nokta menüsünü kullanarak mevcut girdileri düzenleme veya güncelleme gibi ek yönetim seçeneklerine erişebilirsin.

Profil ve Etkinlik Belgeleri sekmesi, etkinlik ve ilişkili profil ile bağlantılı belgelerin merkezi bir çalışma alanında saklanması ve erişilmesi için hizmet verir. Sözleşme ve operasyonel dosyaların tek bir yerde toplanmasıyla, etkinlik belgeleri için tek ve güvenilir kaynak olur; böylece satış, operasyon ve finans ekipleri etkinlik süresince her zaman en güncel ve ilgili dosyalarla çalışır.

Bu sekmeden şunları yapabilirsin:

1. Belgeler Ekle: Etkinlik veya ilişkili profil ile ilgili dosyaları yüklemek için Belge butonunu kullan; örneğin sözleşmeler, anlaşmalar, BEO’lar, fiyat listeleri veya destekleyici belgeler.
2. Belgeleri Görüntüle ve İndir: Yüklenen belgeler listesini incele ve dosyaları isimle hızlıca bulmak için arama alanını kullan. Bir belgeye tıklayarak çevrimdışı referans veya paylaşım için indir.
3. Belgeleri Sil: Artık geçerli olmayan veya yanlışlıkla eklenmiş belgeleri kaldırmak için dosyanın yanındaki sil simgesini kullan.