Eğer tesisini satmayı, operasyonlarını durdurmayı veya Cloudbeds hesabını iptal etmeyi planlıyorsan, misafir ve tesis verilerini yerel olarak korumak için belirli raporları dışa aktarmanı şiddetle tavsiye ederiz. Cloudbeds hesabın devre dışı bırakıldıktan sonra erişim sağlayamazsın, bu yüzden verilerini önceden kaydetmek ve güvence altına almak çok önemlidir.
Hesabını geçici olarak askıya alıyorsan endişelenme - hesabın yeniden etkinleştirildiğinde verilerine tam erişim sağlayacaksın.
Dışa aktarılması gereken önemli raporlar:
1. Rezervasyon Listesi
Bu liste, ilk girişten tesisin operasyonlarını durdurduğu güne kadar tüm rezervasyonların tam geçmişini içerir. Rezervasyon geçmişinin kapsamlı bir anlık görüntüsüdür ve her misafir ile rezervasyonun kaydını sağlar.
2. Misafir Profilleri
Bu rapor, bireyleri tanımlamak, iletişim kurmak veya konumlarını belirlemek için kullanılabilecek Kişisel Tanımlanabilir Bilgiler (PII) içerir. Bu hassas bilgileri işlerken yerel gizlilik düzenlemelerine uyman önemlidir.
Misafir profillerini dışa aktarmalısın eğer:
- Tesis Yönetim Sistemini (PMS) değiştiriyorsan
- Tesisini geçici olarak kapatıyorsan
Cloudbeds, bu verilerin dışa aktarıldıktan sonra nasıl saklandığı veya işlendiği konusunda sorumluluk kabul etmez.
Misafir profilleri, müşterilerin kişisel bilgileri, gelirleri, notları ve ekli belgeleri gibi önemli bilgileri içerir. Raporu indirmek için şu adımları takip et:
-
Menü
-
Misafirler
- Gerekli filtreleri uygula
- Veriyi dışa aktar
Tekrarlayan ziyaretçilerin varsa, çift misafir profillerin olabilir. Daha düzenli bir veritabanı için çift profillerin birleştirilmesi ile ilgili detaylı makalemize göz atabilirsin.
3. İşlem Raporu
Bu rapor, rezervasyonlar, folyolar ve tesis hesapları genelindeki tüm finansal işlemleri takip etmek için başvuracağın kaynaktır. İşlem Günlüğü gibidir ve ödemeler, düzeltmeler, iadeler ve geçersiz kılmaları kaydeder.
Daha ayrıntılı bir döküm için raporu tarih, kullanıcı veya işlem türüne göre filtreleyebilirsin. Tüm ödemelerin başarıyla alındığını doğrulamak ve gelir tablolarınla eşleştirmek için aylık rapor oluşturmanı öneririz.
Tesisini kapatıyorsan, bu rapor finansal kayıtlarının doğru olduğunu ve hiçbir ödemenin kaçırılmadığını doğrulamanda yardımcı olur.
4. Fatura Raporu
Bu rapor, tüm tesis faturalarını tek, kolay erişilebilir bir yerde toplar. İhtiyacına göre faturaları filtreleyebilir, arayabilir, açabilir ve indirebilirsin. Ayrıca, istersen bu sayfadan faturaları doğrudan misafirlere e-posta ile gönderebilirsin. Özellikle Cloudbeds’den ayrılırken finansal kayıtlarını düzenlemek için kullanışlı bir araçtır.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.