| Amaç | Geçmiş tarihli ve pasif rezervasyon durumu değişikliklerinin hangilerinin izin verildiğini, uyarıldığını veya engellendiğini ve sonraki adımda ne yapılması gerektiğini anlamak. |
| En uygun | Ön Büro, Gece Denetimi, Tesis Yöneticileri ve PMS Yöneticileri |
| Ne zaman kullanılır | Giriş, çıkış veya No-show sonrası rezervasyon durumunu düzeltmen gerektiğinde ya da bir durum seçeneği gri renkte olduğunda. |
| Gereksinimler | Rezervasyon durumlarını düzenleme izni. Tesis düzeyindeki Gece Denetimi tercihleri, belirli geçmiş tarihli geri dönüşlerin izin verilip verilmediğini belirleyebilir. |
| Beklenen sonuç | Bir rezervasyon durumu geri dönüşünün mümkün olup olmadığını belirleyebilir ve tutarsız envanter, folyo veya raporlama verileri oluşturmadan doğru sonraki işlemi seçebilirsin. |
| Sınırlamalar | Bazı durum değişiklikleri, tesisin Gece Denetimi tercihleri ne olursa olsun her zaman engellenir. Kanal güncellemeleri ayrıca ayrı işlem gerektirebilir. |
Giriş
Cloudbeds PMS, bir rezervasyonun durumunu önceki bir duruma geri değiştirdiğinde farklı kurallar uygular. Sonuç, rezervasyonun mevcut durumu, Cloudbeds iş tarihi ve bazı geçmiş tarihli değişiklikler için tesisin Gece Denetimi tercihleri gibi faktörlere bağlıdır.
Bu kontroller, oda doluluğunu, folyo ücretlerini, finansal kayıtları ve gün sonu raporlamasını etkileyebilecek geçmiş konaklamaların yanlışlıkla yeniden açılmasını önlemeye yardımcı olur. Desteklenen durumlarda aynı iş günü düzeltmeleri kullanılabilirken, bazı geçmiş tarihli geri dönüşlerde uyarı gösterilir veya işlem engellenir.
Günlük operasyonlarda, bir misafir yanlışlıkla giriş yapmış veya çıkış yapmışsa, No-Show olarak işaretlenen bir misafir geldiyse ya da personel önceki iş gününe ait bir rezervasyon durumunun düzeltilmesi gerektiğini fark ettiğinde bu seçeneklere ihtiyaç duyabilirsin. Bu makale, rezervasyonu değiştirmeden önce hangi düzeltme yolunun uygulanacağını belirlemene yardımcı olur.
İçindekiler
- Bu durum kimleri ve nasıl etkiler
- İş tarihi ve durum geri dönüşünü anla
- Hangi rezervasyon durumu değişikliklerinin mümkün olduğunu kontrol et
- Çıkış Yapıldı durumundaki rezervasyonu Konaklayan durumuna geri getir
- Konaklayan durumundaki rezervasyonu Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri getir
- No-Show durumundaki rezervasyonu Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri getir
- Rezervasyon durumu değişiklikleri hakkında sık sorulan sorular
- Rezervasyon durumu geri dönüş tercihlerini yapılandır
- Cloudbeds neden pasif rezervasyonların yeniden etkinleştirilmesi konusunda uyarır
Bu durum kimleri ve nasıl etkiler
Rezervasyon durumu geri dönüşleri, rolüne bağlı olarak ön büro iş akışlarını, Gece Denetimi zamanlamasını ve tesis düzeyi yapılandırmayı farklı şekilde etkiler.
| Rol | Bilmen gerekenler |
|---|---|
| Ön Büro | Hangi düzeltmelerin mümkün olduğunu belirlemek için rezervasyon durumu menüsünü kullan. Geçmiş tarihli değişiklikler, tesisin ayarlarına bağlı olarak uyarı gösterebilir veya kullanılamayabilir. Etkin olmayan bir rezervasyonun durumunu değiştirmeden önce durum değişikliği kurallarını incele. |
| Gece Denetimi | Gece Denetimi, Cloudbeds iş tarihini ilerletir. Bu iş tarihi, geçerli durum düzeltmelerinin aynı gün mü yoksa geçmiş tarihli mi sayılacağını belirler. İş tarihi davranışını incele. |
| Tesis Müdürü / Genel Müdür | Geçmiş konaklamaların yeniden açılmasının finansal, raporlama ve envanter üzerindeki etkisini anla ve tesisin personeli uyarması mı yoksa desteklenen geçmiş tarihli geri dönüşleri engellemesi mi gerektiğine karar ver. |
| PMS Yönetici | İlgili Gece Denetimi tercihlerini Uyar veya İzin Verme olarak yapılandır. |
İş tarihini ve durum geri dönüşünü anla
Cloudbeds, belirli rezervasyon durumu değişikliklerinin aynı gün düzeltmesi mi yoksa geçmiş tarihli geri dönüş mü olduğunu belirlemek için iş tarihini kullanır. İş tarihi, Gece Denetimi çalıştığında ilerler. Gece Denetimi iş tarihini ilerletene kadar, önceki takvim günü hâlâ geçerli iş tarihi olarak kabul edilebilir.
"Bugün", Cloudbeds iş tarihi anlamına gelir: Geçerli iş tarihindeki varış veya ayrılış tarihli bir rezervasyon, geçerli iş tarihinden önceki varış veya ayrılış tarihli bir rezervasyondan farklı durum değişikliği kurallarına tabi olabilir.
Uygulanabilir bir durum değişikliği aynı iş tarihinde olduğunda, Cloudbeds normal onay akışını kullanır. Geçmiş tarihli bir değişiklikte ise sonuç, tesisin ilgili tercihi Uyar veya İzin Verme olarak ayarlanmışsa değişebilir.
Uyar
Cloudbeds, uygulanabilir geçmiş tarihli durum değişikliğine devam etmeden önce bir yeniden etkinleştirme uyarısı gösterir. Şunları yapabilirsin:
- Yeni rezervasyon oluştur orijinal rezervasyonu değiştirmeden yeni bir konaklama oluşturmak için.
- İptal et rezervasyonu değiştirmeden bırakmak için.
- Yine de devam et desteklenen durum geri dönüşü ile devam etmek için.
Uyarı, desteklenen geri dönüşle devam etme, değişikliği iptal etme veya bunun yerine yeni bir rezervasyon oluşturma seçeneklerini sunar.
İzin verilmeyen durum
Cloudbeds ilgili durum seçeneğini devre dışı bırakır. Devre dışı bırakılan seçeneğin üzerine gelerek neden bu rezervasyonun seçili duruma değiştirilemediğini görebilirsin.
Hangi rezervasyon durumu değişikliklerinin mümkün olduğunu kontrol et
Bir rezervasyon durumunu değiştirmeden önce, operasyonel olarak ne olduğunu belirle. Çoğu Ön Büro durumunda, ya mevcut iş tarihindeki bir hatayı düzeltiyorsun, ya Gece Denetimi çalıştıktan sonra eski bir rezervasyonu düzeltiyorsun ya da daha önce No-show olarak işaretlenmiş bir misafiri yeniden etkinleştiriyorsun.
Mevcut sonuç, rezervasyonun başlangıç durumu, hedef durumu, iş tarihi ve tesisin Gece Denetimi tercihleri ile ilgilidir. Bazı geçişler her zaman engellenir ve tesisin ayarlarına bağlı değildir.
Yaygın Ön Büro durumları
Düzelttiğin duruma en yakın iş akışını belirlemek için bu örnekleri kullan.
| Durum | Dikkate alınacak durum değişikliği | İlk olarak ne kontrol edilmeli |
|---|---|---|
| Bir misafir yanlışlıkla çıkış yapıldı ve hâlâ tesiste konaklıyor olmalı. | Çıkış Yapıldı → Konaklayan | Ayrılışın mevcut iş tarihine ait olup olmadığını ve atanan odaya başka bir misafirin giriş yapıp yapmadığını kontrol et. |
| Bir misafir yanlışlıkla giriş yaptı ve hâlâ Onaylandı veya Onay Bekliyor olmalı. | Konaklayan → Onaylandı veya Onay Bekliyor | Girişin mevcut iş tarihine ait olup olmadığını kontrol et. Geçmiş tarihli değişiklikler, tesisin Uyar veya İzin Verme ayarına bağlı olabilir. |
| Bir misafir, rezervasyon No-show olarak işaretlendikten sonra geldi. | No-show → Onaylandı veya Onay Bekliyor | Tesisin No-show geri dönüş tercihlerinin değişikliğe izin verip vermediğini kontrol et, ardından yeniden etkinleştirme sonrası folyo ve oda atamasını incele. |
| Önceki bir iş tarihinden rezervasyonu yeniden açman gerekiyor. | Mevcut ve hedef duruma bağlıdır | Uygulanabilir Gece Denetimi tercihlerini kontrol et ve devam etmeden önce yeniden etkinleştirme uyarısını incele. |
Tesisinin SOP'sini oluştururken: Ön Büro personelinin hangi rezervasyon durumu düzeltmelerini bağımsız yapabileceğini, geçmiş tarihli geri dönüşlerde ne zaman bir yöneticinin incelemesi gerektiğini ve personelin orijinal konaklamayı değiştirmek yerine ne zaman yeni rezervasyon oluşturması gerektiğini belgelemeyi düşün.
Rezervasyon durumu değişikliği referansı
Aşağıdaki tabloyu durumu belirledikten sonra kullan. Desteklenen, uyarılan veya engellenen durum değişikliklerini gösterir.
| Mevcut durum | Değiştirilecek durum | Aynı iş günü | Geçmiş tarih: Uyarı | Geçmiş tarih: İzin verilmez |
|---|---|---|---|---|
| Çıkış Yapıldı | Konaklayan | Normal onay | Yeniden aktifleştirme uyarısı, ardından onay | Engellendi |
| Çıkış Yapıldı | Onaylandı veya Onay Bekliyor | Her zaman engellendi | ||
| Konaklayan | Onaylandı veya Onay Bekliyor | Normal onay | Yeniden aktifleştirme uyarısı, ardından onay | Engellendi |
| No-show | Onaylandı veya Onay Bekliyor | Uygulanamaz. No-show rezervasyonunun varış tarihi zaten geçmişte. | Yeniden aktifleştirme uyarısı, ardından onay | Engellendi |
| No-show | Konaklayan veya Çıkış Yapıldı | Her zaman engellendi. Önce rezervasyonu Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri getir, ardından misafiri normal şekilde giriş yap. | ||
İptal Edildi veya No-show durumlarına yapılan değişiklikler ve İptal Edildi durumundan yapılan değişiklikler, bu Gece Denetimi geri alma tercihleri tarafından kontrol edilmez.
Çıkış Yapılmış rezervasyonu Konaklayan durumuna geri al
Misafirin hâlâ Konaklayan olması gerektiğinde ancak rezervasyonun çıkış yapıldığı durumlarda bu iş akışını kullan. Yaygın bir örnek, ön büro personelinin yanlışlıkla yaptığı çıkış işleminin düzeltilmesidir.
Cloudbeds, öncelikle atanan odada başka bir misafirin zaten giriş yapıp yapmadığını kontrol eder.
Çıkış yapmış misafir için oda hâlâ müsait olmalıdır: Atanmış birimde başka bir rezervasyon zaten giriş yapmışsa, Cloudbeds tesisin Uyar veya İzin Verme ayarına bakılmaksızın durumu Konaklayan olarak değiştirmeyi engeller. Tekrar denemeden önce rezervasyonu farklı bir müsait birime taşı.
Oda doluluk kontrolünden geçerse:
- Rezervasyonu aç ve rezervasyon durumu menüsünden Konaklayan seçeneğini seç.
- Çıkış mevcut iş günü tarihindeyse, normal onay işlemine devam et.
- Çıkış mevcut iş günü tarihinden önceyse:
- Uyar ayarı varsa, yeniden etkinleştirme uyarısını incele ve devam etmek için Yine de devam et seçeneğini seç.
- İzin Verme ayarında, Konaklayan seçeneği kullanılamaz.
- Son durum değişikliği onayını tamamla.
Durum değişikliği mümkün olmadığında, rezervasyon durumu menüsünde seçenek devre dışı görünür.
Konaklayan rezervasyonu Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri döndür
Bir rezervasyon giriş yapmış ancak henüz Konaklayan olmaması gerektiğinde bu iş akışını kullan. Örneğin, bir personel yanlış rezervasyonu giriş yapmış olabilir veya misafir hazır olmadan giriş işlemi tamamlanmış olabilir.
Konaklayan rezervasyon, varış tarihi ve tesisin Gece Denetimi tercihi izin verdiğinde Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna döndürülebilir.
- Rezervasyonu aç ve rezervasyon durumu menüsünden Onaylandı veya Onay Bekliyor seçeneğini seç.
- Varış mevcut iş günü tarihindeyse, normal onay işlemine devam et.
- Varış mevcut iş günü tarihinden önceyse:
- Uyar ayarı varsa, yeniden etkinleştirme uyarısını incele ve devam etmek için Yine de devam et seçeneğini seç.
- İzin Verme ayarında, seçilen aktif durum kullanılamaz.
- Son onayı tamamla.
Manuel durum değişikliğini onaylamadan önce, Cloudbeds rezervasyon durumunun güncellenmesinin misafire e-posta gönderimi gibi otomatik süreçleri tetikleyebileceğini hatırlatabilir.
Yeni durumu seçtikten sonra, değişikliği tamamlamadan önce onayda gösterilen rezervasyonu incele.
No-Show rezervasyonunu Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri döndür
Misafir rezervasyon No-Show olarak işaretlendikten sonra geldiğinde bu akışı kullan. Rezervasyonu önce Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri döndür, ardından misafir konaklıyorsa normal giriş akışını tamamla.
Bir No-Show rezervasyonunu doğrudan Konaklayan veya Çıkış Yapıldı durumuna değiştiremezsin.
Tesisin No-Show rezervasyonlarını Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri döndür tercihi, bu durum değişikliğinin uyarılıp uyarılmayacağını veya engellenip engellenmeyeceğini kontrol eder:
- Uyar seçeneğiyle, Cloudbeds durum değişikliğine devam edilmeden önce yeniden etkinleştirme uyarısını gösterir.
- İzin verme seçeneğiyle, Onaylandı ve Onay Bekliyor durumları kullanılamaz.
Değişiklik izinliyse:
- No-Show rezervasyonunu aç.
- Onaylandı veya Onay Bekliyor durumunu seç.
- Yeniden etkinleştirme uyarısını incele ve Yine de devam et seçeneğini seç.
- Son onayı tamamla.
- Misafir geldiyse, rezervasyon aktif duruma döndükten sonra normal giriş akışını tamamla.
Orijinal oda hâlâ müsaitse, Cloudbeds rezervasyona yeniden atar.
Durum menüsü, No-Show rezervasyonları için desteklenen aktif durumlar olarak Onaylandı ve Onay Bekliyor’u gösterirken, Konaklayan ve Çıkış Yapıldı durumları kullanılamaz olarak kalır.
No-Show rezervasyonunu geri döndürdükten sonra: Folyo’yu incele çünkü kaçırılan gece dahil beklemede olan ücretler rezervasyona geri döner. No-Show zaten bağlı bir kanala raporlandıysa, Cloudbeds’te durumu değiştirmek No-Show’u kanaldan geri çekmez; gerektiğinde rezervasyonu kanalın extranet’inde güncelle.
Rezervasyon durumu değişiklikleri hakkında sık sorulan sorular
Bu durumlar, ön büro ekiplerinin neden bir durumun hâlâ kullanılabilir olduğunu, neden başka bir seçeneğin engellendiğini ve hangi düzeltme yolunun kullanılacağını anlamasına yardımcı olabilir.
Bir misafir No-Show olarak işaretlendikten sonra geldiğinde ne yapmalıyım?
No-Show rezervasyonunu önce Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri getir. Misafir konaklıyorsa, rezervasyon tekrar aktif olduktan sonra normal giriş iş akışını tamamla.
Folyo kaydını incele çünkü kaçırılan gece dahil beklemede olan ücretler rezervasyona geri döner. Eğer No-Show durumu bağlı bir kanala zaten bildirildiyse, gerekirse rezervasyonu kanalın extranetinde güncelle.
Dünkü bir rezervasyonu neden geçmiş tarih uyarısı olmadan hâlâ düzeltebiliyorum?
Cloudbeds, sadece takvim tarihini değil, iş tarihini kullanır. Gece Denetimi iş tarihini ilerletene kadar, önceki takvim günü hâlâ geçerli iş tarihi olarak kabul edilebilir; bu yüzden ilgili düzeltme aynı iş tarihi onay akışını takip edebilir.
Neden Çıkış Yapıldı durumundaki bir rezervasyonu doğrudan Onaylandı durumuna değiştiremiyorum?
Çıkış Yapıldı durumundaki rezervasyonlar doğrudan Onaylandı veya Onay Bekliyor durumuna geri getirilemez. Bu geçiş her zaman engellenir ve tesisin Uyar veya İzin Verme ayarına bağlı değildir.
Misafir hâlâ tesiste konaklıyorsa, mevcutsa desteklenen Çıkış Yapıldı → Konaklayan düzeltmesini kullan.
Neden Çıkış Yapıldı durumundaki bir rezervasyon için Konaklayan seçeneği kullanılamıyor?
Geçmiş bir çıkış için, tesisin Geçmiş çıkışlı rezervasyonları Konaklayan durumuna geri getir tercihi İzin Verme olarak ayarlanmışsa, bu değişiklik engellenebilir.
Ayrıca, Çıkış Yapıldı rezervasyona atanan odada başka bir misafir zaten giriş yapmışsa, Cloudbeds bu değişikliği engeller.
Ne zaman Yine de Devam Et, ne zaman Yeni rezervasyon oluşturmalıyım?
Yine de Devam Et seçeneğini, mevcut rezervasyonu kasıtlı olarak düzelttiğinde ve durum geri dönüşü tesis ayarlarınca desteklendiğinde kullan.
Yeni rezervasyon oluştur seçeneğini, orijinal rezervasyonun değişmeden kalması gerektiğinde veya misafirin ayrı yeni bir konaklamaya ihtiyacı olduğunda kullan. Yeni rezervasyon oluşturmak önceki rezervasyon kaydını korur.
Rezervasyon durumu geri dönüş tercihlerini yapılandır
Tesis yöneticileri, Genel Sistem Ayarları içindeki Gece Denetimi tercihleri aracılığıyla desteklenen geçmiş tarih geri dönüşlerini kontrol edebilir.
Hesap Menüsü > Ayarlar > Sistem > Genel Sistem Ayarları > Gece Denetimi Tercihleri yolunu izle.
Aşağıdaki tercihler, geçmiş tarihli rezervasyon durumu geri dönüşlerini kontrol eder:
| Tercih | Seçenekler | Kontroller |
|---|---|---|
| Geçmiş çıkış tarihli Çıkış Yapıldı rezervasyonları Konaklayan olarak geri getir | İzin verme / Uyar | Çıkış Yapıldı → Konaklayan, çıkış mevcut iş tarihinden önceyse |
| Geçmiş giriş tarihli Konaklayan rezervasyonları Onaylandı veya Onay Bekliyor olarak geri al | İzin verme / Uyar | Konaklayan → Onaylandı / Onay Bekliyor, giriş mevcut iş tarihinden önceyse |
| No-show rezervasyonları Onaylandı veya Onay Bekliyor olarak geri getir | İzin verme / Uyar | No-show → Onaylandı / Onay Bekliyor |
Tam sistem tercihleri listesi için Genel Sistem Ayarları sayfasını incele.
Vurgulanan üç Gece Denetimi tercihi, desteklenen geçmiş tarihli rezervasyon durumu geri dönüşlerini kontrol eder.
Cloudbeds neden pasif rezervasyonların yeniden etkinleştirilmesi konusunda uyarı verir?
Zaten pasif olan bir rezervasyonun yeniden açılması, ödemeler, muhasebe kayıtları, envanter ve raporlamayı etkileyebilir. Bu uyarı, personelin orijinal rezervasyonu değiştirmeden bırakıp yerine yeni bir rezervasyon oluşturma seçeneği sunar.
Devam etmeden önce dikkate alınması gereken ana operasyonel riskler için aşağıdaki bölümleri genişlet.
Ödeme ve iade hususları
Bir rezervasyon pasif hale geldiğinde ödeme yetkilendirmeleri ve iadeler zaten değişmiş olabilir. Rezervasyonun aktif duruma geri getirilmesi, önceki bir ödeme yetkilendirmesinin geri yükleneceği veya önceki bir iadenin tersine çevrileceği garantisini vermez.
Yeniden etkinleştirilen bir rezervasyonla devam etmeden önce, misafirin ücretleri ve ödemelerinin hâlâ doğru olduğunu doğrulamak için ödeme durumunu ve folyosunu incele.
Muhasebe ve raporlama hususları
Önceki bir iş tarihinden rezervasyonun yeniden açılması, geçmiş bir konaklamanın Cloudbeds'te nasıl temsil edildiğini değiştirebilir. Bu durum doluluk, gelir, gün sonu raporlaması ve finansal mutabakatı etkileyebilir.
Orijinal rezervasyonun değişmeden kalması gerektiğinde, mevcut konaklamayla devam etmek yerine yeniden etkinleştirme uyarısından Yeni rezervasyon oluştur seçeneğini kullan.
API ve entegrasyon davranışı
İzin verme ayarı, ilgili durum değişikliğinin entegrasyonlar aracılığıyla yapılmasını da engeller. Uyar ayarı ise entegrasyona etkileşimli bir uyarı göstermez, bu nedenle desteklenen bir API durum değişikliği devam edebilir.
İlgili makaleler
Rezervasyon durumu geri dönüşlerinin nasıl çalıştığını anladığınıza göre, Gece Denetimi zamanlaması, rezervasyon yönetimi ve ilgili tesis ayarları hakkında daha fazla bilgi için bu kaynakları inceleyin:
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.