Pro Forma Fatura, misafir veya grup için ön fatura oluşturmanı sağlayan yeni bir belge türüdür. Henüz kesinleşmemiş ücretleri içerecek şekilde tasarlanmıştır.
Pro Forma Faturanın Temel Özellikleri
- Ön Belge: Pro Forma Fatura bir ön belgedir ve bu durum şablonda açıkça belirtilir.
- Beklemedeki İşlemleri İçerir: Pro Forma faturalar beklemedeki ücretleri faturalandırmanın ana yoludur, ancak artık bu ücretlerin standart faturalar üzerinde de görünmesini sağlayan bir ayar etkinleştirebilirsin.
- Kesin Değil: Pro Forma Faturadaki ücretler o belgeye kilitlenmez. İşlem işlendiğinde daha sonra standart faturaya eklenebilirler.
- Belgeler Bölümünde Saklanır: Pro Forma Fatura, rezervasyon veya grup folyosu içindeki Belgeler bölümünde kaydedilir.
-
Pro Forma Faturaları Misafir Teklifi veya Tahmini Olarak Kullan:
• Teklifi Kabul Et, Pro Forma'yı Kabul Edildi olarak işaretler.
• Teklifi Reddet, Reddedildi olarak işaretler.
Bu işlemler folyoya veya işlenen ücretlere etki etmez - sadece misafir kabulünü takip etmek içindir.
Nasıl oluşturulur
- İlgili rezervasyona eriş
- Sağ üst köşedeki İşlemler butonuna tıkla
- Pro Forma Fatura Oluştur seçeneğini seç
Fatura oluştururken, ücretler artık Beklemede veya İşlendi olarak etiketlenir.
Pro Forma Fatura oluşturmayı seçtiğinde sadece beklemedeki işlemleri görebilirsin. Bu işlemler standart fatura oluştururken seçenek olarak görünmez.
"Pro Forma Fatura Oluştur" iletişim kutusu - Beklemede ve İşlendi işlemler ile Ödemeleri gösterir.
"Fatura Oluştur" iletişim kutusu aynı rezervasyonda sadece İşlendi işlemler ve Ödemeleri gösterir.
Faturalandırma İşlemlerinde Değişiklikler
Her faturanın bir işlemin tam kaydı olmasını sağlamak için, eklenebilecek işlemlerle ilgili kuralları güncelledik.
-
Sadece Ödemeli İşlemler: Artık sadece ödemeleri içeren bir fatura oluşturamazsın. Her faturada, ödemelere ek olarak en az bir işlendi işlemin bulunması gerekir. Sadece ödemelerle fatura oluşturmaya çalışırsan, sistem bir hata mesajı gösterecektir.
- Beklemedeki İşlemler: Varsayılan olarak, beklemedeki işlemler standart faturaya eklenemez. Ancak, Finans ayarlarında 'Beklemedeki işlemlerin faturalandırılmasına izin ver' seçeneği etkinleştirilmişse, bunları doğrudan standart faturaya ekleyebilirsin. Unutma, bir beklemedeki işlem standart faturaya eklendiğinde kilitlenir ve tekrar faturalandırılamaz.
Bu kurallar hem Rezervasyonlar hem de Grup Folyoları için geçerlidir.
İşlemler ve Durumlar
Pro Forma Fatura, misafirlerle ön anlaşmaları yönetmene yardımcı olur ve aşağıdaki işlemler ile durumlara sahiptir:
- Varsayılan Durum: Açık
- Teklifi Kabul Et: Belgeyi teklif olarak kullanıyorsan, durumu Kabul Edildi olarak değiştirebilirsin.
- Teklifi Reddet: Teklif kabul edilmezse, durumu Reddedildi olarak değiştirebilirsin.
-
Sil: Belgeyi silmek, durumunu İptal Edildi olarak değiştirir.
Ayrıca Pro Forma Faturayı Görüntüleyebilir, Gönderebilir ve İndirebilirsin. Bu özellik hem rezervasyonlar hem de grup folyoları için mevcuttur:
İpuçları:
- Pro Forma Fatura, Ödendi veya Kapandı olarak işaretlenemez. Bu durumlar sadece nihai finansal belgeler için ayrılmıştır. Pro Forma ön hazırlık olduğu ve ücretleri kilitlemediği için her zaman Açık, Kabul Edildi, Reddedildi veya İptal Edildi olarak kalır.
- Pro Forma Fatura resmi bir faturaya dönüştürülemez.
Konaklama sonunda, işlendi ücretleri tamamlamak için yeni (standart) bir fatura oluşturmalısın. - Pro Forma Faturaya dahil edilen ücretler, daha sonra standart faturalandırma için tamamen kullanılabilir durumda kalır.
Pro Forma, işlem verilerini tüketmez veya kilitlemez - sadece önizleme yapar.
Pro Forma Fatura belge örneği
Önemli:
1. Pro Forma Durumları ve Sonlandırma: Bir Pro Forma Fatura yalnızca Açık, Kabul Edilmiş, Reddedilmiş veya İptal Edilmiş olabilir. Ödendi veya Kapandı olarak işaretlenemez çünkü bu finansal bir belge değildir ve tamamlanmış bir satışı temsil etmez.
2. Pro Formaları Teklif/Fiyat Tahmini Olarak Kullanma: Misafir niyetini takip etmek için Teklifi Kabul Et veya Teklifi Reddet işlemlerini kullan. Bu işlemler folyo veya işlendi olarak kaydedilen ücretleri etkilemez.
3. Nihai Faturalarla İlişkisi: Pro Forma faturalar standart faturalara dönüştürülemez. Konaklama sonunda yeni bir standart Fatura oluşturmalısın. Pro Forma üzerindeki ücretler nihai faturalama için tamamen Müsait kalır.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.