Cloudbeds Rezervasyon İçe Aktarma Hizmeti - Bilmeniz Gereken Her Şey

Juss Reyes

Güncellenme 27 Şubat 2026 08:53

Rezervasyon İçe Aktarma, farklı sistemler ve dosya formatlarıyla uyumluluğa bağlı kısıtlamalara tabi olan Cloudbeds ücretli bir hizmetidir. Bu makale, bu hizmetin genel bir genel bakışını, ilgili süreci ve en sık sorulan soruları sunar.

Bu hizmeti kullanmak için, kurulum aşamasındaysan Oryantasyon Koçuna sorabilir veya izlemen gereken adımlar hakkında Destek Ekibimizle iletişime geçebilirsin. Bu hizmet, geçmiş, mevcut ve gelecekteki rezervasyonları içerecek şekilde özelleştirilebilir.

Genel Bakış

Önceki sisteminden, OTA’dan veya dosyandan mevcut rezervasyonlarının içe aktarılmasını istiyorsan, rezervasyon içe aktarma hizmetimizi sunabiliriz.

Rezervasyon içe aktarma süreci genellikle 2 bölüme ayrılır:

Standart rezervasyon içe aktarma: Tüm mevcut (konaklayan) rezervasyonları ve gelecekteki girişleri içerir
Tarihsel rezervasyon içe aktarma: Talep ettiğin döneme ait tüm çıkış yapılmış rezervasyonları içerir.

Önemli Hususlar

Güvenlik Uyarısı

Misafirlerinin gizliliğini korumak ve veri güvenliği standartlarına uymak için, lütfen rezervasyon dosyalarını e-posta yanıtına ekleme. E-posta bu bilgiler için güvenli bir kanal değildir.
İçe aktarma sürecinde, güvenli Google Drive klasörümüz için bir bağlantı talep et. Ekibimiz, dosyalarını güvenle yükleyebilmen için benzersiz bir bağlantı sağlayacaktır.

Farklı sistemlerin veya dosyaların uyumlu olmadığını ve verilerin her zaman ekibimiz tarafından bazı manuel düzeltmeler gerektirdiğini unutma.

Hizmetin tamamlanabilmesi için misafirlerinize ve rezervasyon detaylarına erişim gereklidir.
Öncelikle, mevcut sağlayıcınızdan (PMS veya OTA) verileri almanız gerekiyor; bazı sistemler, gerekli tüm veya çoğu bilgiyi içeren rapor dosyaları sağlar, bu yüzden satır bazında düzenlenmiş rezervasyon verilerini içeren örnek bir .csv veya .xlsx dosyasını paylaşmanızı rica ediyoruz.
- Mümkünse, Rezervasyonlar, Misafirler ve Ödemeler gibi farklı bilgi türlerini içeren birden fazla rapor ekleyin, böylece verilerin birleştirilip içe aktarma amacıyla kullanılıp kullanılamayacağını değerlendirebiliriz.
- Nasıl ilerleyeceğinizden emin değilseniz, lütfen mevcut sisteminizin hesap yöneticisinden rezervasyon dosyası talep etmekten çekinmeyin. Ayrıca, çıkarma sürecinde size rehberlik etmek ve sorularınızı yanıtlamak için uygun olduğunuzda bir video görüşmesi ayarlamaktan memnuniyet duyarız.
Tüm bilgiler elimize ulaştığında, bu verileri Cloudbeds sistemine aktarılabilecek uyumlu bir formata dönüştürme sürecine başlayacağız.
Gerekli tüm bilgileri çıkarmak için elimizden geleni yapıyoruz. Ancak, sisteminizi veya dosyalarınızı kontrol etmeden hangi bilgilerin mevcut olacağını ve hangi formatta olacağını bilemeyebiliriz.
Raporlama amacıyla iki yıllık geçmiş rezervasyonların içe aktarılmasını öneriyoruz. Ayrıca, Booking.com veya Expedia gibi OTA’ları kullanıyorsanız, OTA bağlantıları kurulduktan sonra gelecekteki rezervasyonlar otomatik olarak eşitlenebilir.

Rezervasyon İçe Aktarma süreci

Başlamadan önce

Tesis kurulumun tamamlanmış olmalı: İçe aktarma işleminden hemen sonra, kanallar etkinleştirilecek ve sistemin canlıya alınması sağlanacaktır.
Kaynaklar oluşturulmalı (özellikle vergilerle çalışıyorsan): Bu durumda, kaynaklar yapılandırılmalı ve kendi Kaynaklarına bağlanmalıdır. Soruların varsa Oryantasyon Koçuna danışabilirsin. Birincil ve üçüncü taraf rezervasyon kaynaklarının nasıl ekleneceği veya düzenleneceği hakkında daha fazla bilgi edinin.
Oda Tipleri, içe aktarma kaynağına (diğer PMS/OTA) benzer şekilde ve tercihen aynı veya benzer isimle ayarlanmalıdır. Cloudbeds'e geçerken oda kurulumunda herhangi bir değişiklik yapılırsa, lütfen bize bir oda eşleştirme listesi sağlayın, örneğin:
- Kadın Yurdu artık olmayacak, tüm kadın yurdu rezervasyonlarını Karma Yurt olarak içe aktar.
- Standart oda artık Çift Kişilik Oda olarak adlandırılacak.

İçe aktarma tarihinde, tüm kanallarda müsaitlik kapalı olmalı ve Rezervasyon Motoru, bu şekilde işlem sonrası sistemin güncellendiği garanti edilir. Kanallarını açık tutmak istersen, içe aktarma sırasında faaliyetleri manuel olarak kontrol etmen gerekir.

İşlem sırasında

İçe aktarma sırasında önceki sistemde ve kanallarında rezervasyon ve ödeme işlemleriyle ilgili tüm faaliyetleri durdurmalısın, biz rezervasyonları içe aktarmaya başlayacağız ve işlem tamamlandığında bildireceğiz, bu yaklaşık 24 saat sürebilir.
Rezervasyon faaliyetlerini durduramıyorsan, değişiklikleri not al ve içe aktarma tamamlandıktan sonra manuel olarak kontrol et.
İçe aktarma sırasında doğrudan rezervasyon (e-posta, telefon vb.) alırsan, bunları hesabına manuel olarak ekleyebilirsin. Bu durumda, müsaitliğini önceki sistemin/OTA ile karşılaştırarak kontrol etmeni öneririz.

Nasıl yapılacağını öğren Cloudbeds PMS'de yeni rezervasyon oluşturma

İçe aktarma tamamlandıktan sonra

İçe aktarma tamamlandıktan sonra, kanallarını etkinleştirmeye hazır olacaksın ve yeni Rezervasyon Motoru web sitene kurulmaya hazır hale gelecektir.

Önemli:

Sadece toplam oda fiyatları ve toplam ödenen tutar içe aktarılabilir. Bu aynı zamanda kalan Bakiyeyi hesaplayacaktır.
Ödeme türleri ve ödeme tarihleri içe aktarılabilir; ödeme türü mevcut değilse, bu “Önceki Sistemden İçe Aktarıldı” olarak kaydedilecektir.
Oda fiyatlarıyla ilgili olmayan ekstra ödemeler sadece not olarak içe aktarılabilir.
Rezervasyonlar toplam fiyat günlere eşit olarak bölünerek içe aktarılacaktır, bu nedenle farklı günlük fiyatlarla rezervasyonları düzenleyeceksen, bakiye buna göre ayarlanmalıdır.
Cloudbeds PMS, önceki PMS’nden farklı raporlar oluşturabilir.
- Örneğin, farklı sayıda oda veya oda tipi varsa, Doluluk Raporu farklı veriler gösterebilir. Bu nedenle, Doluluk Raporu resmi veri olarak değil, referans olarak değerlendirilmelidir.

Geçmiş veriler

Geçmiş rezervasyonları içe aktarmayı seçersen, aşağıdaki bilgilerin farkında olman önemlidir:

Çıkış yapılmış rezervasyonlarda sistemde tüm ücretler işlendi; bu, mevcutsa vergiler ve ücretleri de içerir.
Çıkış yapılmış rezervasyonlar için ödeme tarihi eksikse, ödeme varış tarihinde işlenecektir.
Ödeme türü bilgisi yoksa, ödemeler Önceki sistemden içe aktarıldı olarak eklenecektir.
Genellikle, geçmiş rezervasyonlar tam ödeme ile (oda geliri + vergiler + ücretler) içe aktarılır; ancak, istersen geçmiş verilerdeki bakiye tutarlarını korumak için bu değiştirilebilir.
Genellikle, iptal edilmiş ve gelmedi olarak işaretlenmiş rezervasyonlar içe aktarılmaz; ancak, iptal edilen rezervasyonlarını tutmak istersen bu da değiştirilebilir.

Sıkça sorulan sorular

Hangi veriler içe aktarılabilir?

Önceki sisteminizden veya dosyanızdan sağlanmışsa, aşağıdakileri çıkarabilir ve içe aktarabiliriz:

Ana İsim (Ad ve Soyad)
E-posta Adresi: Sağlanmazsa veya yanlışsa, rezervasyonların içe aktarılabilmesi için “hayali” bir e-posta adresi oluşturulacaktır.
Ülke: Sağlanmazsa, tesisin bulunduğu ülkeye göre varsayılan bir ülke oluşturulacaktır.
Telefon Numarası
Adres
Şehir
Eyalet
Posta Kodu
Varış Tarihi
Çıkış Tarihi
Rezervasyon Tarihi
- Mevcut değilse, geçmiş rezervasyonlar için giriş tarihi rezervasyon tarihi olarak kullanılacak, gelecekteki rezervasyonlar için ise içe aktarma günü tarihi kullanılacaktır.
Oda Sayısı
Yetişkin ve Çocuk Sayısı
Toplam Rezervasyon Tutarı
- Rezervasyonlar toplam tutar günlere eşit olarak bölünerek içe aktarılacaktır; farklı günlük fiyatlarla rezervasyonları düzenleyeceksen, bakiye buna göre ayarlanmalıdır.
Oda Tipi:
- Rezervasyonlar doğru Oda Tiplerine aktarılacak ve varsa, tam konaklama tahsis edilecektir.
- Tahsis mevcut değilse, Oda Tipleri ve Doluluk doğru olacak ve rezervasyonlar manuel veya otomatik olarak atanmak üzere hazır olacaktır.
Rezervasyon Kaynağı: Rezervasyonun geldiği yer (OTA’lar, Web Sitesi vb.)
- OTA’lar için açıkça belirtilmişse, “Hotel Collect” veya Kanal Collect olarak içe aktarılacaktır. Belirtilmemişse, varsayılan olarak Hotel Collect olarak içe aktarılır.
- Kaynaklardan biri Cloudbeds PMS’de oluşturulmamışsa, varsayılan kaynak olarak “Web Sitesi / Rezervasyon Motoru” kullanılacaktır.
Üçüncü Taraf Rezervasyon No: Sağlanmazsa boş bırakılır. Sorunlara yol açabilir:
- OTA’lar belirli bir rezervasyona değişiklik gönderebilir. OTA Rezervasyon Numarası rezervasyona dahil edilmezse, yeni bir rezervasyon oluşturulabilir ve bu da çoğaltmaya neden olabilir veya OTA’ya bağlı olarak güncelleme alınmayabilir. Bu durumda OTA’daki değişiklikler manuel olarak düzeltilmelidir.
Durum: Rezervasyonlar Onay Bekliyor olarak içe aktarılacak, böylece tesis bilgilerin doğru olup olmadığını doğrulayıp onaylayabilir.
- Onay Bekliyor ve Onaylanmış rezervasyonlar geçerli rezervasyonlardır ve müsaitliği aynı şekilde etkiler. Bu sadece tesisin onaylamadan önce kontrol etmesi gereken rezervasyonları görsel olarak ayırt etmesine yardımcı olur.
- Giriş yapılmış rezervasyonlar da sistem tarafından böyle içe aktarılamadığı için Onay Bekliyor olarak aktarılacaktır.
Notlar: Kaynaktan sağlanan “Notlar” rezervasyon notlarına dahil edilir. Ayrıca, belirli bir alana aktarılamayan ilgili bilgiler buraya eklenir.
- Bazı PMS’lerde Notlar için birden fazla alan vardır, ancak tüm notlar dışa aktarılmaz. Bu durumda sadece sağlananlar otomatik olarak eklenebilir.
Ödemeler
- Kaynak tarafından sağlanırsa, ödemeler rezervasyonlara eklenecektir.
- Ödeme Türleri: Ödeme Türü net bir şekilde belirtilmişse, rezervasyona eklenecektir.
- Ödeme Tarihi: Ödeme Tarihi net bir şekilde belirtilmişse doğru şekilde eklenecektir. Aksi takdirde, sistem bunu Rezervasyon Tarihi veya konaklayan rezervasyonlar için Varış Tarihi kullanarak içe aktaracaktır.
Satılan Ürün: Her rezervasyon içinde satılan ürünlerin toplam tutarını, müsaitse, ayrıca ürün adı, miktarı ve ödeme tarihini de içe aktarabiliriz.
Gruplar: Birden fazla rezervasyondan oluşan bir set mevcut bir grubun parçasıysa ve bilgi mevcutsa, bu Cloudbeds'teki Grup modülünüzdeki grup adıyla ilişkilendirilebilir.

Neler içe aktarılmaz?

Otomatik olarak içe aktarılmayan tüm bilgiler, içe aktarma tamamlandıktan sonra tesis tarafından manuel olarak eklenebilir. Rezervasyon tarihini düzenlemek mümkün değildir.

Kaynak tarafından sağlanmayan tüm bilgiler. Örnek: Bazı PMS'lerde Notlar için alanlar vardır, ancak bunlar Rezervasyon dosyasında dışa aktarılmaz.
Kredi Kartı Detayları: Kredi kartı bilgileri genellikle şifrelenir ve rezervasyon dosyalarıyla birlikte dışa aktarılmaz. Güvenlik nedeniyle, bu bilgilere toplu olarak erişim genellikle mümkün değildir.
Özel Alanlar, Cloudbeds PMS'de oluşturulmuş olsalar bile. Ancak, bu bilgileri rezervasyon notlarına ekleyebiliriz.
Oda Fiyatları ile ilgili olmayan ekstra ücretler, mevcutsa. Bu ücretlerin uygun şekilde düzeltilmesi gereken rezervasyonların listesini size sağlayacağız. Ayrıca, bu ekstra ücret tutarını rezervasyon notlarına ekleyebiliriz.

Kaynak bazı zorunlu bilgileri sağlamazsa, manual bilgi sağlanması için tesisin yardımına ihtiyaç duyabiliriz.
Verileri uyumlu hale getirmek için içe aktarma aracımızda düzeltme dışında herhangi bir manuel veri girişi yapmayacağız.

OTA'mdan gelen bir değişiklik/iptal Cloudbeds PMS'de görünmüyor. Ne yapmalıyım?

Rezervasyon üçüncü taraf rezervasyon No olmadan içe aktarıldıysa, Cloudbeds bunları eşleştiremez ve içe aktarılan rezervasyonu güncelleyemez. Muhtemelen Cloudbeds PMS yeni bilgilerle yeni bir rezervasyon oluşturacaktır. Bu rezervasyonları takip etmeni öneririz.
Cloudbeds PMS'ye bağlı olmayan bir OTA hesabından değişiklik/iptal alırsan, bu bilgi alınmaz. Bu durumda, Cloudbeds PMS'de manuel olarak bulup gerekli düzeltmeleri yapmalısın.

Expedia'dan içe aktarılan rezervasyonların iptalleri: Cloudbeds ile bağlantı kurulmadan önce oluşturulan Expedia rezervasyonlarının iptalleri manual olarak işlenmelidir.

Doluluk raporum uyuşmuyor, ne oldu?

Cloudbeds PMS, raporları önceki PMS'nden farklı şekilde oluşturabilir. Bu nedenle, Doluluk Raporu resmi veri yerine referans raporu olarak görülmelidir.

Bu arada oda tipleri veya oda sayısı eklediysen veya kaldırdıysan, rapor farklı sayılar gösterebilir.