Muhasebede Depozito Defterinizi Yönetin

1. Ana menü içindeki Muhasebe sayfasına eriş.
2. İlk sekmeye git: Depozitler.
3. Tüketilmiş/geçersiz kılınmış depozitleri gösterme seçeneğini açıp kapatabilirsin:
   • Bu seçeneği aç ki, defterden çıkarılıp rezervasyonun misafir defterine (folyo) aktarılan depozit geçmişini görebilesin.
   • Sadece Depozit Defterinde şu anda aktif olan depozitleri göstermek istersen, bu seçeneği kapat ve basit güncel görünümü al.
4. Depozit Defterini aşağıdaki seçeneklere göre filtreleyebilirsin:
   1. İşlem tarihi
   2. İşlem durumu
   3. Rezervasyon Durumu
   4. Kullanıcı
   5. Giriş Tarihi
   6. Çıkış Tarihi

Bir rezervasyon Rezervasyon Motoru üzerinden tamamen veya kısmen ödendiğinde, bu ödemeler otomatik olarak depozito olarak sınıflandırılır ve Depozito Defteri’nde görünür. Benzer şekilde, sistem içinde doğrudan bir rezervasyon oluşturduğunda ve oluşturma sırasında ödeme yaparsan, bu da Depozito Defteri’ne kaydedilir.

Ayrıca, sistem rezervasyon oluşturulduktan sonra herhangi bir ödemeyi depozito olarak işaretlemeni sağlar; böylece misafirin gelişinde alınan güvenlik depozitolarını yönetebilirsin.

Aşağıda, sıfırdan doğrudan rezervasyon oluştururken ödemenin depozito olarak sınıflandırılmasını nasıl sağlayacağını kontrol et:

1. Rezervasyonu doğrudan kaynakla oluştur.
2. Ödeme eklemek için tıkla.
3. Ödemeyi ilgili folyoya ata.
4. Ödeme detaylarını doldur.
5. Depozito olarak işaretle kutusunu işaretle.

Bu ödemeyi ekledikten sonra, rezervasyon folyosuna doğrudan işlendiğini tekrar açtığında görmeyeceksin. Ancak, rezervasyonun sağ üst köşesindeki Depozito butonunda bir bakiye göreceksin:

Her rezervasyonun sağ üst köşesinde, o rezervasyonun depozito bakiyesini gösteren bir Depozito butonu bulunur.

• Rezervasyon giriş yapıldığında veya konaklama süresince, bu ödemeleri Misafir Defterine gelir olarak göstermek için alabilirsin.
  • İsteğe bağlı olarak, tüm depozitolar çıkışta Misafir Defterine taşınabilir.
  • Ancak, depozitolar Defterinde açık bakiye bırakılırken bir rezervasyon terminal duruma (çıkış yapıldı, gelmedi, iptal edildi) getirilemez. Bu, tüm depozitoların hesaplandığından emin olmak içindir. Depozito kalan rezervasyonun çıkışı bölümüne bak.
  • İade edilebilir depozitolar geri ödenebilir, ve iade edilemez depozitolar kazanılmış gelir olarak işlenebilir.
  • Tesisin girişte tüketim otomasyonunu etkinleştirdiyse, rezervasyon Konaklayan durumuna geçtiğinde bu işlem otomatik olarak gerçekleşir. Otomasyon etkin değilse manuel tüketim hâlâ mümkündür.

Rezervasyondaki depozitoları yönetmek için aşağıdaki adımları takip edebilirsin:

1. Depozito butonuna tıkla ve o rezervasyona ait depozito detaylarını görüntüle.
2. Depozito işlemlerini filtreleyerek, zaten tüketilmiş veya geçersiz kılınmış depozitoları gizleyebilir ya da sadece geçersiz kılınmış depozitoları görebilirsin.
3. Herhangi bir depozito öğesinde Tüket seçeneğine tıklayabilirsin:
   • Depozito tüketildiğinde, Depozito Defterinden çıkarılır ve Misafir Defterine (Folyoya) işlenir.
4. Uyarı mesajını incele ve devam etmek isteyip istemediğine karar ver.

Rezervasyon folyosuna geri döndüğünde, depozitonun işlemlere eklendiğini ve depozito kalan bakiyesinin sıfır olduğunu göreceksin; bu da o rezervasyon için artık depozito olarak tahsil edilecek bir tutar kalmadığı anlamına gelir:

Henüz kullanılmamış bir depozito Depozito Defterinde kalır ve rezervasyon folyoda standart bir ödeme işlemi olarak görünmez.

Doğru iade işlemi, orijinal depozitonun tamamını mı yoksa sadece bir kısmını mı iade etmen gerektiğine bağlıdır.

Depozitonun tamamını iade et

Orijinal depozitonun tamamını geri vermen gerekiyorsa, bunu doğrudan Depozito Defteri’nden iade edebilirsin:

1. Depozito Defteri sayfasına git.
2. İlgili depozito işlemini bul.
3. İşlem satırındaki butonuna tıkla.
4. İade Et seçeneğini seç.
5. İade detaylarını gözden geçir ve iadeyi işle.

Depozitonun sadece bir kısmını iade et

Orijinal Cloudbeds Payments depozitosunun sadece bir kısmını iade etmen gerekiyorsa, önce depozitoyu kullan. Bu, ödemeyi rezervasyon folyoya aktarır; burada orijinal ağ geçidi işlemini seçip kısmi iade tutarını girebilirsin.

1. Rezervasyonu aç ve Depozitolar butonuna tıkla.
2. İlgili depozitoyu bul ve Kullan seçeneğine tıkla.
3. Depozitonun artık rezervasyon folyoda bir ödeme işlemi olarak göründüğünü onayla.
4. Ödeme Ekle/İade Et butonuna tıkla.
5. Ödeme İadesi seçeneğini seç.
6. Orijinal ödeme ile ilişkili kredi kartı, misafir ve folyoyu seç.
7. Ödeme Ağ Geçidi İşlemini İade Et seçeneğini seç.
8. İlgili ödeme işlemini seç.
9. Sadece iade edilmesi gereken tutarı gir.
10. İade ekle butonuna tıkla.

İade Ödeme Ağ Geçidi İşlemi seçeneği, yalnızca Cloudbeds PMS bağlı bir ödeme ağ geçidi üzerinden işlenen uygun orijinal ödemeyi tanıyabildiğinde kullanılabilir.

Seçenek şu durumlarda gri renkte olabilir veya kullanılamayabilir:

• Depozito hâlâ Depozito Defterinde tüketilmemiştir ve henüz rezervasyon folyosunda bir ödeme işlemi olarak görünmemektedir.
• Orijinal ödeme sadece kayıt amaçlı ödeme olarak eklendi.
• Ödemenin bir ağ geçidi işlem kimliği yoktur.
• Ödeme Cloudbeds PMS dışında işlendi.

Orijinal depozito Cloudbeds Payments üzerinden işlendi ve sadece kısmi iade gerekiyorsa, önce depozitoyu tüket ve ardından iade işlemini rezervasyon folyosundan dene.

Bir rezervasyondan çıkış yapmaya, iptal etmeye veya no-show (gelmeme) durumuna getirmeye çalıştığında (rezervasyonu son duruma getirirken), kalan depoziton varsa, bunu kullanman istenir.

Rezervasyonun durumu, depozitolar tamamen sıfırlanana kadar son duruma getirilemez. Aşağıdaki adımları takip et:

1. Rezervasyonu Konaklayan durumuna getir.
2. Giriş işlemini onaylamak için tıkla.
3. Kalan depozitolar gösterilecek ve isteğe bağlı olarak kullanabilirsin. Depozito bakiyesini sıfırlamak için Rezervasyon Folyosu içindeki Depozitoları Yönet bölümündeki adımları takip et.
4. Rezervasyonu tekrar Çıkış Yapıldı durumuna veya uygun şekilde No-show ya da İptal Edildi durumuna getir.

Depozitoyu kullanmak ve misafir defterine işlemek yerine geçersiz kılmak veya iade etmek istiyorsan, bunu ana Depozito Defteri sayfasında yapabilirsin.

1. Depozito Defteri ana sayfasına git.
2. Geçersiz kılmak veya iade etmek istediğin işlemi bul.
3. butonuna işlem satırında tıkla.
4. Ödemeyi geçersiz kıl veya iade et seçeneğine tıkla.