Cloudbeds PMS (Klasik Raporlar) içindeki Notlar Raporu, her rezervasyonu veya misafir profilini açmadan rezervasyon notlarını ve misafir profili notlarını tek bir yerde bulmanı ve incelemeni sağlar.
- Ön Büro ekipleri için: Bugünün girişleri, konaklayan misafirler ve yaklaşan girişler için önemli detayları hızlıca doğrulamak amacıyla kullanabilirsin (örnek: özel istekler, takipler veya dahili hatırlatmalar).
- Sahipler ve yöneticiler için: Not kalitesini denetlemek, personelin standart işletim prosedürlerine (SOP) uyduğunu doğrulamak ve iptaller, gelmeyenler, indirimler ve istisnaların zaman içinde nasıl kaydedildiğini incelemek için kullanabilirsin.
Erişim ve kullanım
- Ana Menüden Klasik raporlar seçeneğine tıkla
- Günlük Aktivite Raporlarını aç ve Notlara tıkla
- Filtrelerini ayarla (örnek: Bugünün giriş ve çıkış tarihleri)
- Uygulaya tıkla
Eğer sol menüde Klasik Raporları bulamıyorsan endişelenme; Cloudbeds, kademeli olarak birleşik bir Raporlama menüsü sunuyor. Tesisine bağlı olarak, Klasik Raporlar artık Raporlama bölümünün içinde olabilir.
Daha fazla bilgi için Rapor Navigasyon Güncellemesi: PMS Menüsünde Raporlamanın Birleştirilmesi makalesine göz atabilirsin.
Filtreler Genel Bakış
Raporu açtığında, not listesini şu kriterlere göre filtreleyebilirsin:
- Müşteri adı, Rez #: Bir misafir veya bir rezervasyon için notları bul.
- Kullanıcı Tarafından Eklendi: Belirli bir personel tarafından yazılan notları gör.
- Not Türü: Rezervasyonlar veya Müşteriler'i seç.
- Rezervasyon Durumu: Onaylanmış, Beklemede, İptal Edildi, Konaklayan, Çıkış Yapıldı veya Gelmedi durumundaki rezervasyonlara odaklan.
- Oda Tipi: Oda kategorisi adını seç.
- Giriş Tarihi ve Çıkış Tarihi: Bir tarih aralığı için notları bul.
- Notun Eklendiği Tarih: Belirli bir günde yazılan notları bul.
- Durum: Aktif veya Arşivlenmiş notları göster.
İşin bittiğinde: Tablodaki notu okuyabilir ve misafir bilgilerini doğrulayabilirsin.
İpucu: Varsayılan filtrelerden birini uygulamak istersen Hazır Ayarlar seçeneğini kullanabilirsin: Bugün eklenen notlar, bugünün giriş notları veya konaklayan misafir notları.
Notlar tablosu varsayılan alanlar
Filtreler uygulandıktan sonra rapor varsayılan olarak aşağıdaki alanları gösterecektir:
- Kullanıcı
- Rezervasyon Yapılan Tarih, Varış Tarihi ve Çıkış Tarihi
- Not Oluşturulma Tarihi: Notun gönderildiği tarih ve zaman damgası, tesisin sistem tercihlerinde yapılandırılmış saat dilimiyle eşleşecektir.
- Rezervasyon Durumu
- Rezervasyon Kaynağı
- Rezervasyon Tanımlayıcısı: Rezervasyon numarası veya onay kodu
- Oda Tipi: Oda kategorisi adı
- Not Türü: Rezervasyonlar / Müşteriler
- Durum: Aktif / Arşivlenmiş
- Not
Rapor Yapılandırma seçeneği
Raporu Yapılandır butonuna tıkla ve şunları yap:
- İstediğin öğeleri sürükleyip bırakarak tercih ettiğin sıraya göre düzenle
- Raporunda görüntülemek istediğin öğeleri seç
- Ek alanlar Ekle
- Dışa aktarılacak dosya türünü seç
- Misafir adı formatını seç
- Harf biçimi formatını seç
- Tüm seçeneklerini ayarla, sonra Kaydet butonuna tıkla. Sistem, raporu bir sonraki oluşturduğunda bu ayarları kullanacak.
Ek alanlar kullanarak, tesisin ülke kodu veya tesis kimliği gibi statik verileri her dışa aktarma satırına ekleyebilirsin.
Dışa Aktar seçeneği
Sayfanın sağ üst köşesinde bulunan Dışa Aktar butonunu bul ve raporu PDF veya Excel dosyası olarak indir.
SSS (Sıkça Sorulan Sorular)
Notlar Raporunu kimler görüntüleyebilir?
Erişim, her kullanıcıya atanan rol yetkilerine bağlıdır. Bir kullanıcı Notlar Raporunu göremiyorsa, rol izinlerini gözden geçir.
Daha fazla bilgi edinin: Rol yetkileri.
Cloudbeds PMS'de notları kimler ekleyip düzenleyebilir?
Kullanıcılar, yalnızca rolleri rezervasyonlara veya misafir profillerine erişime izin veriyorsa not ekleyip düzenleyebilir. Bir ekip üyesi not ekleyemiyorsa, rol ayarlarını kontrol et.
Daha fazla bilgi edinin: Rol yetkileri.
Bu raporu ne için kullanabilirim?
Misafirlerin için yüksek hizmet standartlarını korumak ve ekibinin tesisinin standart işletim prosedürlerine (SOP) uyup uymadığını değerlendirmek için kullanabilirsin. İşte kullanabileceğin bazı filtreler ve yapabileceğin işlemler:
- Raporunu Bugünün Giriş Notları ile filtrele. Bu, departmanlar arası iletişimi teşvik etmek, misafirlerin gelişine hazırlanmak ve yüksek hizmet seviyelerine ulaşmak için kullanılır.
- Raporunu Onay Bekliyor rezervasyon durumu ile filtrele. Bu, önümüzdeki X saat içinde giriş yapacak ancak henüz onaylanmamış rezervasyonları takip etmek için kullanılır. Misafir konaklamasını onaylamazsa, odayı boşaltmak ve envanteri geri kazanmak için rezervasyonu iptal et.
- Raporunu Gelmedi veya İptal Edildi rezervasyon durumları ile filtrele. Bu, personelinin bu rezervasyonları yönetirken SOP'ye uyup uymadığını değerlendirmek ve yapılan işlemleri belgelemek için kullanılır.
- Raporunu Not Türü Müşteriler ile filtrele. Bu, belirli bir rezervasyona bağlı olmayan ve misafirle ilgili notları bulmak için kullanılır.
Daha fazla bilgi edinin misafir profiline not ekleme hakkında: Misafir Profili Genel Bakışı.
Yöneticiler yılda bir neyi gözden geçirmeli?
Personelin iptalleri, gelmeyenleri, indirimleri, muafiyetleri, yükseltmeleri ve özel talepleri tutarlı şekilde belgeleyip belgelemediğini incele. Notların tesisinin standart işletim prosedürlerine (SOP) uygun olduğundan emin ol.
İpucu: Gerekirse dahili denetimi desteklemek için filtreler veya dışa aktarmalar kullan.
Rezervasyon notları ile misafir profili notları arasındaki fark nedir?
Rezervasyon notları belirli bir rezervasyona uygulanır. Misafir profili notları ise misafire aittir ve birden fazla konaklama boyunca kullanılabilir.
Daha fazla bilgi edinin: Rezervasyon Notlarını Yönetme.
Raporumda neden çok fazla not yok, bu normal mi?
Raporunda daha az not görmen, ekibinin işlemleri belgelemeye ve ilgili detayları rezervasyonlara eklemeye henüz alışıyor olabileceğini gösterir. Bu durum, personelin arasında iletişimi ve kayıt tutma alışkanlıklarını geliştirmek için mükemmel bir fırsat sunar.
Notların nasıl yazılacağına dair net talimatlar içeren bir standart işletim prosedürü (SOP) oluşturmanı öneririz. Bu prosedür, hangi bilgilerin hangi sırayla dahil edileceğini belirtmelidir. Ayrıca, not bırakmanın zorunlu olduğu durumları da açıklamalıdır, örneğin:
- İptal nedenleri
- İptal ve no-show ücretlerinin affedilme gerekçeleri
- Yükseltmeler, ek satışlar ve oda değişiklikleri hakkında bilgiler
- Özel taleplerin detayları
- Yönetim tarafından onaylanan indirimler ve jestler hakkında bilgiler
Raporumda aynı rezervasyonun neden birden fazla kez görünüyor?
Bir rezervasyona bağlı birden fazla not varsa, sistem notları rezervasyonlardan veya misafir profillerinden bağımsız olarak listelediği için raporda bu rezervasyon birden çok kez görünür. Her not kendi satırında gösterilir.
Raporumda aynı notun neden birden fazla kez görünüyor?
Bir rezervasyonda birden fazla konaklama türü ve birim varsa, sistem notları her oda numarası için gönderir.
Örneğin, paylaşımlı bir yurt odasında iki yatak için yapılan bir rezervasyonda, not her yatak için bir kez olmak üzere iki kez görünür:
Notlar ne kadar süre saklanır ve arşivlenebilir mi?
Notlar otomatik olarak silinmez veya süresi dolmaz. Raporlama ve geçmiş inceleme için Cloudbeds PMS'de Müsait olarak kalırlar. Notlar, aktif listeleri temiz tutmak için arşivlenebilir ve arşivlenen notlara, raporu Durum (Aktif veya Arşivlenmiş) filtresiyle istediğin zaman erişebilirsin.
Daha fazla bilgi edinin: Rezervasyon Notlarını Yönet.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.