Bu makale, sistem içinde oluşturulan doğrudan rezervasyonları (yürüyerek gelen, telefon, e-posta, Cloudbeds Rezervasyon Motoru) veya manuel olarak eklenen üçüncü taraf rezervasyonlarını (toptancı, kurumsal müşteri, çevrimdışı seyahat acentesi vb.) iptal etme adımlarını gösterecektir.
Önemli noktalar
- Beklemedeki işlemler (gelecek tarihler için planlanmış ücretlendirmeler) bakiye üzerinde kalsa bile gelir raporlarını etkilemez.
- Rezervasyonu iptal etmek, misafir için işlenmiş herhangi bir ödemenin otomatik olarak iade edilmesi anlamına gelmez.
- Bir rezervasyon iptal edildiğinde, sistem otomatik olarak Bakiye Borcunu günceller. Bu işlem, iptal edilen rezervasyonla ilişkili beklemedeki işlemlerin kaldırılmasını içerir. Bakiye borcu, iptali doğru şekilde yansıtmak için yeniden hesaplanır (Bu işlem kapsamında bir iptal ücreti de uygulanabilir.)
Tesisinizin politikasına bağlı olarak, iptali çözmenin farklı yolları vardır:
- Misafirinize iptal için ücret uygulayın
- İade edilebilir rezervasyonlar için depozitoyu misafire geri ödeyin
- İptal edilen rezervasyon için herhangi bir ücret alınmıyorsa, folyodaki bakiyeyi sıfırlayın
Misafirlerinizi Tesisinizin İptal Politikası hakkında ve rezervasyonlarını iptal ettiklerinde ücretlendirilip ücretlendirilmeyecekleri konusunda bilgilendirin. İptal Politikasını ayarlamak için talimatları izleyin: İptal Politikasının nasıl ayarlanacağı.
1. Misafirinden iptal için ücret al
- İptal için ücret eklemenin 2 yolu vardır:
- İptal manuel geliri (önerilen)
- İptal ücreti
- İptal Geliri raporlarda oda geliri/RevPar’ın bir parçası olarak kabul edilirken, iptal ücreti ayrı bir öğe olarak değerlendirilir ve oda geliri/RevPar’a dahil edilmez.
A - İptal geliri Ekle
- Rezervasyon folyosuna git ve Ekle Ayarla/Ücret seçeneğine tıkla
- Oda Geliri Ekle seçeneğini seç
- Gelir türü olarak (İptal) seç ve gerekli tüm bilgileri doldur. Bu ücrete ayrıca vergi/ücret de uygulayabilirsin.
- Devam Et butonuna tıkla
- Ücret folyoda görünecek (Oda Geliri - İptal) ve bakiyeyi etkileyecek
Ardından, gerektiğinde misafir ödemesini ekle. Talimatlar için Cloudbeds PMS'de Ödeme İşleme makalesini takip et.
B - İptal Ücreti Ekleme
Başlamadan önce:
Vergiler ve Ücretler sayfasında bir ücret oluştur ve adını İptal Ücreti olarak belirle. Nasıl yapılacağını öğrenmek için: Vergi ve Ücretleri Oluşturma, Düzenleme veya Silme.
- İptal Ücreti oluşturulduktan sonra, ilgili rezervasyon Folyosuna git
- Ekle Ayarla/Ücret seçeneğine tıkla
- Özel Vergi/Ücret Ekle seçeneğini seç
- İptal Ücretini seç ve ücret tutarını gir
- Ekle butonuna tıkla
- Ücret, borç sütununda folyo (İptal Ücreti) olarak eklenecek ve ödenecek bakiye üzerinde etkili olacak
Bundan sonra, gerektiğinde misafir ödemesini ekleyebilirsin. Talimatlar için Cloudbeds PMS'de Ödeme İşleme sayfasını takip et.
2. Depozitonun İadesi
Tesisinizin, misafir ücretsiz (esnek) iptal süresi içinde iptal ettiğinde tahsil edilen depozitonun (ödemenin) iadesine dair bir Politikası olabilir.
Depozitoyu topladığınız yöntemle iade edebilirsiniz:
Seçenek 1 - Ödeme Ağ Geçidi kullanarak depozitoyu iade et
Eğer misafirin kredi kartından ödeme işlemcisi kullanarak tahsilat yaptıysanız, aynı yöntemle ödemeyi iade edebilirsiniz. Bu rehberdeki adımları takip edin: Ödeme Ağ Geçidi Üzerinden İade İşlemi Nasıl Yapılır.
Seçenek 2 - Ödeme Ağ Geçidi kullanmadan depozitoyu iade et
Eğer depozito ödemesi ödeme işlemcisi kullanılarak yapılmadıysa ve sadece sistemde Kayıt olarak tutulduysa, bu makaledeki talimatları izleyerek aynı yöntemle iade etmelisiniz: Ödeme Ağ Geçidi İşlemi Kullanılmadan Rezervasyona İade Ekleme / İşleme (Kayıt Olarak).
3. Bakiyeyi sıfırla
Beklemedeki işlemler (gelecek tarihler için planlanan ücretler) bakiyede kalsa da, bu durum gelir raporlarını etkilemez. Ancak bazı tesisler, misafirin rezervasyonu iptal ettiği için konaklama ücretini ödememesi gerektiğini tesis personelinin bilmesi için bakiyeyi sıfırlamayı tercih eder.
- Bakiyede kalan beklemedeki işlemler (oda fiyatları) gelir raporlarını etkilemez.
- Bakiyede kalan beklemedeki işlemler (oda fiyatları) rezervasyonlar dışa aktarılırken ve Bakiye Raporunda hâlâ gösterilir.
- Rezervasyon herhangi bir zamanda Konaklayan olarak değiştirildiyse ve sonra İptal edildiyse, borç (ücretler) dahil olmak üzere işlenen tüm işlemler folyo ve bakiyede kalır.
- Rezervasyonu aç ve Konaklamalar sekmesine git
- Düzenle sütununda ( ⋮ ) Fiyatı Düzenle seçeneğine tıkla
- Tüm tarihler için fiyatı 0,00 olarak gir
- Güncellemeleri Kaydet butonuna tıkla
- Şimdi bakiye 0,00 oldu. Aşağıdaki 2. Adım'a geçebilirsin.
Önemli not:
- Oda fiyatında yüzde bazlı vergi/ücret varsa, iptal ettikten sonra bakiye sıfırlanır.
- Öte yandan, rezervasyonda kişi başı veya oda başı vergiler/ücretler varsa bakiye sıfırlanmaz. Ancak endişelenme. Folyo'yu kontrol ettiğinde beklemede veya işlenmiş işlem göremezsin. Bu nedenle, Bakiye olarak görünen tutar raporlarında yer almaz.
- Rezervasyonu aç ve durumunu İptal edildi olarak değiştir
-
Devam et butonuna tıkla ve iptal işlemiyle nasıl devam etmek istediğini seç (misafire e-posta göndermek isteyip istemediğin):
- İptali Onayla
- İptal Et ve Misafire E-posta Gönder
- İptal Et ve Misafire E-posta Gönder (fiyatlar olmadan)
İptal e-postasını E-posta Şablonları ayarlarından düzenleyebilirsin.
- Rezervasyon durumu buna göre güncellenecektir. İptali onayladıktan sonra:
- Rezervasyon takvimden kaybolacaktır.
- Tüm beklemede olan işlemler (gelecek tarihler için planlanan ücretler) folyodan kaldırılacak ancak bakiye içinde kalmaya devam edecektir.
- İptal tarihini rezervasyon detaylarındaki İptal # alanının üzerine fareyi getirerek kontrol edebilirsin:
- Bakiye içinde kalan beklemedeki işlemler (oda fiyatları) gelir raporlarını etkilemeyecektir.
- Bakiye içinde kalan beklemedeki işlemler (oda fiyatları) rezervasyonları dışa aktarırken ve Hesap Bakiyeleri raporunda hâlâ gösterilecektir.
- Eğer rezervasyon herhangi bir zamanda Konaklayan olarak değiştirildiyse ve sonra İptal edildi ise, folyoda ve bakiyede bulunan tüm işlenmiş işlemler (borçlar dahil) kalmaya devam edecektir.
Cloudbeds PMS kullanmıyorsan ve sadece Cloudbeds Rezervasyon Motoru ile çalışmayı seçtiysen (Cloudbeds Kanal Yöneticisi ile birlikte ya da değil), iptal süreci farklıdır.
Bu durumda, kısıtlamalar uygulanır ve bir rezervasyonun durumunu İptal Edildi olarak değiştiremezsin. Web siten üzerinden içe aktarılan bir rezervasyon için iptal talebi alırsan, 2 seçeneğin olur:
Seçenek A: Müsaitliğe bir ekstra oda ekle
- Müsaitlik Matrisi'ne git ve mevcut rezervasyonun dönemini bul, ardından bir ekstra müsait oda ekle; yani, mevcut müsaitlik 0 ise, bunu 1 yapman gerekir. Mevcut müsaitlik 2 ise, bunu 3 yapmalısın.
- Doğru olduğundan emin ol ve kaydet
Uzun Vadeli Aralık Ayarları hakkında buradan daha fazla bilgi edinebilirsin.
Herhangi bir PMS kullanmıyorsan, böyle durumlar için iç süreç oluşturman önerilir; böylece resepsiyon ekibin rezervasyonun iptal edildiğini bilir.
- Ekstra müsait oda eklediğin için, bu sahte bir fazla rezervasyona yol açar çünkü toplam envanterinden daha fazla oda müsait olduğunu belirtmiş olursun.
- Bu nedenle, eğer Seçenek A ile çalışmayı seçersen, fazla rezervasyonlara izin vermen gerekir. Buraya tıkla ve Fazla Rezervasyonlara İzin Ver seçeneği hakkında daha fazla bilgi al.
Seçenek B: Rezervasyonu sil
Fazla rezervasyonlarla çalışmakta kendine güvenmiyorsan, rezervasyonu silmek senin için uygun bir seçenek olabilir. Bu rehberde anlatılan adımları takip et ve doğru rezervasyonu sileceğinden emin olmak için rezervasyon detaylarını mutlaka çift kontrol et.
Önemli:
- Rezervasyonu sildiğinde, veritabanındaki o misafire ait tüm bilgiler kaybolur ve geri getirilemez.
- Ödeme işlemcisi (ağ geçidi) üzerinden ödemesi zaten yapılmış bir rezervasyon iptal edilirse, ödeme otomatik olarak iade edilmez. Rezervasyonun iptali, folyo üzerinde işlenmiş ve kaydedilmiş işlemleri etkilemez, yani işlenmiş işlemler folyo üzerinde kalmaya devam eder.
- Sadece programlanmış ödeme (beklemede olan işlem), rezervasyon iptal edildiğinde geçersiz kılınır çünkü programlanmış ödeme henüz işlenmemiş ve folyo üzerinde kaydedilmemiştir.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.