Fazla rezervasyon/fazla satış, bir otel, hostel, kahvaltı dahil konaklama veya herhangi bir konaklama yerinin fiziksel kapasitesinden fazla rezervasyon yapılması durumudur. Basitçe söylemek gerekirse, oda/yatak sayısından daha fazla misafiriniz vardır.
Fazla rezervasyonlar ve fazla rezervasyon yapılmış misafirlerle ilgilenmek zordur. Aşağıdaki uygulamaları takip ederek finansal kayıpları azaltabilir, misafirlerin endişelerini yönetebilir ve üçüncü taraf iş ortaklarınızla ilişkinizi geliştirebilirsin.
Arka Plan
Cloudbeds Kanal Yöneticisi, bağlı olduğun tüm kanallara müsaitlik güncellemelerini sürekli olarak gönderir ve günceller. Cloudbeds Kanal Yöneticisi fazla rezervasyonları azaltmaya yardımcı olsa da, günümüz pazarında bunları tamamen önlemek mümkün değildir. Çoğu fazla rezervasyonun aşağıdaki nedenlerden kaynaklandığını aklında tutmak önemlidir:
- Yanlış oda eşleştirmesi
- Kanal yöneticisi veya dağıtım kanalı hataları
- Eşzamanlı rezervasyonlar*
- Kanallarla doğrudan sözleşmeli müsaitlik
- Tesis tarafından yapılan müsaitlik güncelleme hatası
- *Rezervasyon siteleri müşterilerine rezervasyonlarını tamamlamaları için 10-15 dakikalık bir süre tanır. Bu süre boyunca müsaitlik değişikliği yapılamaz, çünkü misafirin rezervasyon sürecini tamamlayabilmesini isterler.
- Daha fazla bilgi için şu makaleye bakabilirsin: Neden eşzamanlı rezervasyonlar aldım?
Yukarıdaki fazla rezervasyonların en yaygın nedenlerinin çoğu, müsaitlik ayarları ve oda eşleştirmelerinde yapılan hataların önlenmesiyle ortadan kaldırılabilir. Ayrıca, şu gibi diğer değişkenler de rol oynar:
- Kanala güncellemelerin ne sıklıkla gönderildiği
- Kanalların güncellemeleri ne kadar hızlı işleyebildiği
- İnternet hızına bağlı olabilecek sorunlar
Fazla rezervasyonlar olması durumunda bir yönetim stratejisi oluşturmanı şiddetle öneriyoruz.
Cloudbeds PMS’de son dakika fazla rezervasyonları yönet
Adım 1 - Kaç fazla rezervasyon yapıldığını belirle
Günün başında veya aynı gün fazla rezervasyonları hemen bulduktan sonra şunları yap:
- Kontrol Paneli'ne git ve Bugünün Aktivitesi bölümündeki Fazla Rezervasyonlar sekmesine tıkla
- Fazla rezervasyon yapılan odaya tıkla, sistem seni takvime yönlendirecek
- Takvimde, fazla rezervasyon tarihinin üstündeki sayıya tıkla
- Sayıya tıkladığında, sol taraftaki atanmamış rezervasyonları kontrol et. Aşağıdaki örnekte, Çarşamba 17 Ocak'ta tesiste 1 atanmamış rezervasyon ve önceden atanmamış 6 rezervasyon olduğunu görebilirsin:
Adım 2 - Rezervasyonları Analiz Et
- Fazla rezervasyonun nereden geldiğini Rezervasyon Kaynağına bakarak belirle. Rezervasyon bağlı bir kanaldan geldiyse (örneğin: Booking.com), kaynağın artık açık olmadığından emin ol.
Eğer Müsaitlik Matrisinde veya Takvimde müsaitliğin sıfırsa ve tesisin kanalın web sitesinde hâlâ müsait görünüyorsa, lütfen Destek Ekibimizle iletişime geçerek tarih ve oda tipini bildir. Uzmanlarımız sebebini senin için araştıracak.
- Günün gelen rezervasyon sayısını normal son dakika iptalleri ve gelmeyen misafirlerle karşılaştırarak analiz et. Bu detayla rezervasyonları yeniden yerleştirmen gerekip gerekmediğini anlayabilirsin. (örneğin, normalde her gün 1 gelmeyen misafir/son dakika iptali varsa ve sadece 1 fazla rezervasyon varsa, henüz alarm vermene gerek olmayabilir)
-
Hangi misafiri yeniden yerleştirebileceğini belirlemek için tüm rezervasyonları analiz et. En son alınan rezervasyon her zaman yeniden yerleştirilecek en iyi rezervasyon değildir!
- Kaynak ve anlaşmalara bağlı olarak bazı rezervasyonları yeniden yerleştirmek diğerlerine göre daha avantajlı olabilir
- Rezervasyon tarihi, fiyatlar, anlaşmalar, iş ortaklarından gelebilecek cezalar, konaklama süresi, misafir sadakati gibi faktörleri göz önünde bulundur
-
Kendi tesisinle benzer kalite/değer/hizmete sahip diğer yerel tesisleri aramaya başla
- Müsaitlik sor. En azından ihtiyacın olan odaları var mı?
- Yeniden yerleştirme için karşılıklı fiyat sor. İdeal olarak indirimli bir fiyat almalısın ve gelecekte aynı nezaketi paylaşmalısın
- Odalara taahhüt olmadan rezervasyon tutup tutamayacaklarını sor. Eğer tutabiliyorlarsa teklifi kabul et. Tutamıyorlarsa, yeniden yerleştirmenin %100 gerekli olup olmadığını analiz et ya da bekleyebilir misin?
Adım 3 - Yeniden Yerleştirme (uygulanabilir ise)
Taşınmanın %100 gerekli olduğuna karar verilirse
- Taşınma %100 gerekli ise - Yukarıdaki adımları takip ettikten hemen sonra, üçüncü taraf rezervasyon iş ortağınızla iletişime geçin. Taşınma hakkında ve misafirin nereye taşınacağı ile sunulacak tazminat hakkında bilgi verin
-
Mümkünse, misafirle önceden iletişime geçin ve bilgilendirin - Varıştan önce taşınan misafirler, genellikle Ön Büroda gönderilen misafirlere göre daha az rahatsız olur ve toparlanmaları daha kolaydır
- Misafiri yeni konum hakkında bilgilendirin
- Diğer tesisin kalitesi konusunda güvence verin
- Sunulan tazminatın tam olarak ne olduğunu bilmelerini sağlayın
- Sektör standardı genellikle 1 gece oda+vergi, taşınma oteline gidiş-dönüş ulaşım, bir telefon görüşmesi ve taşınma otelinde internet erişimidir. Misafir, 1. geceden sonra konaklamasının geri kalan kısmı için otelinize geri döner.
- Birçok otel sektör standardını sunar ve misafirleri dönüşte yükseltir veya başka bir tazminat türü teklif eder.
Üçüncü taraf rezervasyon ise: Yukarıdaki adımları takip ettikten sonra üçüncü taraf rezervasyon iş ortağınızla iletişime geçin. Taşınma hakkında bilgi verin, misafirin nereye taşınacağı ve sunulacak tazminat detaylarını paylaşın.
Taşınmanın %100 gerekli olup olmadığından henüz emin değilseniz
- Taşınma %100 gerekli değilse henüz iş ortaklarınızla iletişime geçmeyin. Gereksiz yere alarm vermenize gerek yok. Alarm verir ve sonunda misafiri taşımadıysanız, tesisinizin olumsuz algılanmasına yol açabilir
- Durumunuzu gün boyunca analiz etmeye devam edin. İdeal olan misafir varışlarından önce taşınmayı belirlemektir, bu yüzden taşınmanın %100 gerekli olduğunu ne kadar erken belirlerseniz o kadar iyi olur. Gerekliliği fark ederseniz, yukarıdaki %100 gerekli taşınma sürecine geri dönün
- Misafirle önceden iletişim kurmak mümkün olmadıysa veya taşınması gerektiği varışta belirlendiyse, bu görevi Ön Büroda halletmeniz gerekecektir. Ön Büroda taşınan misafirler genellikle çok rahatsız ve haklı olarak üzgündür. Bu misafirler yine de ustaca ve becerikli yönetimle kazanılabilir
- Gerçek ilgi, empati, endişe ve anlayış gösterin. Sabırlı olun, ancak kararlı kalın ve duruşunuzu koruyun. Misafirin duygularının sizi kontrol etmesine izin vermeyin. Onlar üzgün olacak, sen en iyi sonuçlar için sabırlı, dostane ve anlayışlı kalmak isteyeceksin. Bu an, profesyonelliğini göstereceğin ve iş itibarını tanımlayacağın an olacak
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.