Quickbooks - Bilmeniz Gereken Her Şey

Quickbooks, işletme finansmanını takip etme şeklinizi basitleştirmenizi sağlayan çevrimiçi bir yazılımdır, böylece daha büyük resmi görmeye odaklanabilirsin.

Quickbooks entegrasyonunun faydaları

• Satış, vergi ve ödeme verilerinin Cloudbeds içinde doğrudan sorunsuz eşitlenmesi, muhasebe platformuna manuel veri girişi ve hesaplama ihtiyacını ortadan kaldırır.
• Karşılıklı işlem verileri, Alacak Hesapları ve Depozito defter hesaplarına Otomatik Olarak günlük kayıtlar (journal entries) kullanılarak işlenir.

Quickbooks’a veri eşitlemek için kullanılan günlük kayıtları (journal entries) hakkında dikkate alınması gerekenler:

• Her kredi için karşılık gelen bir borç vardır ve tam tersi de geçerlidir.
• Her hesabın özet bakiyesi eşitlemeye dahil edilir. Ayrıntılı işlem verileri eşitlemeye dahil edilmez.
• Günlük kayıtları sadece tek bir günün verilerini kapsar. Eğer eşitleme birden fazla gün sonra tetiklenirse, Quickbooks’a henüz eşitlenmemiş işlem verileri için her gün ayrı bir günlük kaydı oluşturulur.

Depozito ve Alacak Hesapları uygulamak için kullanılan ilk giren/ilk çıkar yöntemi ve rezervasyon bakiyesi

• İşlemler, folyo'ya eklendikleri sırayla işlenir.
• İşlem işlendiği zamandaki rezervasyon bakiyesi, işlemin sonucunda Depozito veya Alacak Hesapları'nın dengelenip dengelenmeyeceğini belirlemek için kullanılır.
• Örnek 1:
  • Bakiyesi 0 olan bir rezervasyona 100$ Visa ödemesi işlendi
  • 100$ Depozito hesabına alacak kaydedildi
• Örnek 2:
  • Bakiyesi -100$ olan bir rezervasyona 100$ Oda Geliri işlendi
  • 100$ Depozito hesabına borç kaydedildi
• Örnek 3:
  • Bakiyesi 0 olan bir rezervasyona 100$ Oda Geliri işlendi
  • 100$ Alacak Hesapları hesabına borç kaydedildi
• Örnek 4:
  • Bakiyesi 100$ olan bir rezervasyona 100$ Visa ödemesi işlendi
  • 100$ Alacak Hesapları hesabına alacak kaydedildi

Yararlı raporlar

1. Çıkış Yapılmış ve Bakiye Kalan Rezervasyonlar (Cari Hesap): Bu rapora Cloudbeds Insights - Finansal Raporlar bölümünden ulaşabilirsin. Tüm bakiye kalan rezervasyonların listesini sağlar ve alacak hesapları için başlangıç kaydının oluşturulmasına yardımcı olur.
2. Depozito Defteri Raporu: Bu rapora Cloudbeds Insights - Finansal Raporlar bölümünden ulaşabilirsin. Gelecekteki rezervasyonlar için alınan tüm ödemelerin listesini sağlayarak depozitolar için başlangıç kaydının oluşturulmasına yardımcı olur.

Cloudbeds Payment kullanıcıları için veri karşılaştırma raporları

Veri karşılaştırması yapmak için yeni Ödeme Çıkışı Raporu (ödemeleri detaylarıyla doğrulamak için) ve İşlemler Raporu (QuickBooks eşitlemesini doğrulamak için) kullanılmalıdır.

• Müşterinin banka hesabına yapılan ödeme ve depozito defteri arasındaki fark, QuickBooks ile eşitlediğimiz depozito defterinden kaynaklanır. Bankaya yapılan ödeme, kredi kartı şirketinden işlem onaylandıktan ve gerçekten yatırıldıktan sonra gerçekleşir; bu da genellikle işlemin yapıldığı tarihten günler sonradır.

Ödeme Çıkışı Raporunu açmak için, Menü > Raporlama > Cloudbeds Raporları > Ödemeler > Ödeme Çıkışı Raporu yolunu izleyin.

• Quickbooks ile eşitlediğimiz Depozito Defteri, gelir, vergiler, ücretler ve ödemelerin rezervasyona ne zaman işlendiğini dikkate alır. Rezervasyon bakiyesine bağlı olarak, bir işlem Depozitoyu artırabilir veya azaltabilir ya da Alacak Hesaplarını artırabilir veya azaltabilir.

Bu nedenle, QuickBooks eşitlemesini doğrulamak için Ödeme Çıkışı Raporu yerine İşlem Raporu kullanmanızı öneririz.

Entegrasyon nasıl çalışır

• Cloudbeds PMS'de yeni bir Muhasebe sayfasına erişim kazanacaksın.
• Quickbooks hesaplarının listesi, Cloudbeds'in hangi hesaplara yevmiye kaydı yapacağını seçebilmen için kullanılabilir olacak.
• Yapılandırma alanları şunları içerecek: Öğe ve Hizmetler, Rezervasyonlar, Vergiler ve Ücretler, Ödemeler, Alacak Hesapları ve Gelişmiş Depozito.
• Cloudbeds PMS'in Quickbooks ile eşitlenecek: bu, Cloudbeds'te son eşitlemeden sonra işlenen tüm işlemleri işleyecek ve yapılandırılan Quickbooks hesaplarına yevmiye kayıtları gönderecek.