ข้อความอัตโนมัติใน Cloudbeds Guest Experience – ทุกเรื่องที่ต้องรู้

เงื่อนไขการกรองคือกฎที่กำหนดว่าการจองหรือสถานการณ์ใดบ้างที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการส่งข้อความอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขหลายข้อเมื่อการทำงานอัตโนมัติควรใช้กับกลุ่มการจองเฉพาะเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น:

• ส่งข้อความเฉพาะสำหรับการจองที่มอบหมายให้กับ หมายเลขห้องหรือชื่อห้อง ที่ระบุเท่านั้น

  

• ใช้ ประเภทการชำระเงินแบบเก็บเงินช่องทาง เป็นเงื่อนไข

  

• เรียกใช้งานอัตโนมัติตาม สถานะการจอง

  

• ใช้ ประวัติตั๋ว เพื่อเรียกใช้งานอัตโนมัติตามว่าการจองมีหรืไม่มีประเภทตั๋วเฉพาะ

  ตัวอย่าง: หากมีการสร้างตั๋ว การส่งเปลเด็ก ในระหว่างการจอง คุณสามารถกำหนดค่าอัตโนมัติให้ทำงานเมื่อการจองเช็กเอาต์แล้ว และสร้างตั๋ว การรับเปลเด็ก สำหรับงานแม่บ้าน การจองที่ไม่มีตั๋วการส่งเปลเด็กจะถูกข้าม

  

การกำหนดค่าการกรองจะกำหนดว่าการจองใดมีคุณสมบัติก่อนที่การทำงานอัตโนมัติจะเริ่มทำงาน

ใช้ การตรวจห้องงานแม่บ้าน เพื่อเรียกใช้งานอัตโนมัติตามการเปลี่ยนแปลงสถานะงานแม่บ้าน โมดูลงานแม่บ้าน จำเป็นต้องมี

ใช้ ห้องพร้อมเข้าพัก เพื่อส่งข้อความอัตโนมัติให้ผู้เข้าพักเมื่อห้องที่มอบหมายให้กับการจองนั้นพร้อมสำหรับการเช็กอิน เหตุการณ์นี้ต้องใช้ Cloudbeds Guest Experience และ โมดูลงานแม่บ้าน

ระบบอัตโนมัติจะทำงานก็ต่อเมื่อเงื่อนไขทั้งหมดต่อไปนี้เป็นจริง:

• ถึงวันที่เข้าพักของการจองแล้ว
• มีการมอบหมายห้องให้กับการจอง
• ไม่มีผู้เข้าพักเช็กอินอยู่ในห้องที่มอบหมาย
• ห้องที่มอบหมายถูกระบุว่า ว่างและสะอาด หรือ ว่างและตรวจสอบแล้ว ในงานแม่บ้าน

การตั้งค่า ห้องพร้อมเข้าพัก รวมถึงข้อกำหนดของเหตุการณ์และการควบคุมเวลาที่ใช้ก่อนส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าพัก

กำหนดเวลาส่งข้อความได้เร็วที่สุด

ตั้งเวลาที่เร็วที่สุดที่สามารถส่งการแจ้งเตือนได้ หากห้องพร้อมก่อนเวลานั้น ข้อความจะถูกคิวไว้และส่งเมื่อถึงช่วงเวลาที่อนุญาตให้ส่ง

ตัวอย่าง: หากห้องพร้อมเวลา 3:00 น. และ เวลาส่งข้อความได้เร็วที่สุด คือ 10:00 น. ผู้เข้าพักจะได้รับข้อความเวลา 10:00 น.

มาตรการป้องกันในตัว

• การแจ้งเตือนไม่เคยส่งก่อนวันที่เข้าพักของการจอง
• ส่งการแจ้งเตือน ห้องพร้อมเข้าพัก เพียงครั้งเดียวต่อการจองแต่ละรายการ
• ข้อความที่รอเวลาส่งได้เร็วที่สุดจะถูกคิวไว้จนกว่าช่วงเวลาที่ตั้งไว้จะเริ่มต้น

เนื่องจาก ห้องพร้อมเข้าพัก เป็นเหตุการณ์ตามการกระทำ ตัวเลือก เปิดใช้งานข้อความที่พลาด จึงไม่สามารถใช้ได้

ทำไมข้อความ ห้องพร้อมเข้าพัก ถึงไม่ได้ส่ง?

ตรวจสอบว่ามีข้อใดต่อไปนี้เกิดขึ้นหรือไม่:

• ยังไม่ถึงวันที่เข้าพักของผู้เข้าพัก
• ไม่มีการมอบหมายห้องให้กับการจอง
• มีผู้เข้าพักเช็กอินอยู่ในห้องที่มอบหมาย
• ห้องไม่ได้ถูกระบุว่า ว่างและสะอาด หรือ ว่างและตรวจสอบแล้ว
• ยังไม่ถึง เวลาส่งข้อความได้เร็วที่สุด ที่ตั้งค่าไว้
• ข้อความ ห้องพร้อมเข้าพัก ได้ถูกส่งไปแล้วสำหรับการจองนี้

ใช้ ส่งข้อความถึงผู้เข้าพัก เมื่อระบบอัตโนมัติควรส่งข้อความผ่านช่องทางการส่งข้อความสำหรับผู้เข้าพักที่เปิดใช้งานอยู่

1. เลือก ประเภทระบบอัตโนมัติ: ส่งข้อความถึงผู้เข้าพัก
2. เลือก ช่องทางการส่งข้อความ ที่มี เช่น SMS, อีเมล หรือ WhatsApp
3. เลือก แผนก เช่น ผู้เข้าพัก, ผู้จัดการ, พนักงาน หรือทีม
4. ถ้าคุณกำลังส่งแบบสำรวจ ให้เลือก เทมเพลตแบบสำรวจ มิฉะนั้น พิมพ์ข้อความใหม่ตั้งแต่ต้น
5. คลิก บันทึก

• ข้อความมีขีดจำกัดสูงสุด 640 ตัวอักษร ข้อความที่เกินขีดจำกัดนี้จะไม่สามารถบันทึกหรือส่งได้
• คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือกพฤติกรรมข้อความที่มีได้ตลอดเวลา

ใช้ สร้างตั๋วงาน เพื่อสร้างงานปฏิบัติการ รายการตรวจสอบ หรือการตรวจสอบโดยอัตโนมัติเมื่อระบบอัตโนมัติทำงาน

1. เลือก งาน รายการตรวจสอบ หรือการตรวจสอบ
2. กรอกแบบฟอร์มสำหรับประเภทตั๋วที่เลือก
3. คลิก บันทึก

ตั๋วที่สร้างผ่านระบบอัตโนมัติยังสามารถใช้กับเงื่อนไขตัวกรอง ประวัติตั๋วงาน เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ติดตามผลตามว่าการจองมีหรือไม่มีประเภทตั๋วงานเฉพาะ

ใช้ แจ้งเตือน Team Chat เมื่อระบบอัตโนมัติควรโพสต์ข้อความไปยังช่อง Team Chat ที่เลือก

1. เลือก ประเภทระบบอัตโนมัติ: แจ้งเตือน Team Chat
2. เลือก ช่องทาง
3. พิมพ์ ข้อความ
4. คลิก สร้าง

ใช้ ส่งข้อความ เพื่อส่งข้อความไปยังอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ระบุโดยอัตโนมัติเมื่อเงื่อนไขของระบบอัตโนมัติที่เลือกถูกต้อง เหมาะสำหรับการแจ้งเตือนภายในให้กับพนักงาน ผู้จัดการ ทีมงานแม่บ้าน หรือแผนกอื่นๆ

1. เลือก ประเภทระบบอัตโนมัติ: ส่งข้อความ
2. เลือก ช่องทางการส่งข้อความ ที่มีให้เลือก คือ อีเมล หรือ SMS
3. กรอก ที่อยู่อีเมลผู้รับ หรือ หมายเลขโทรศัพท์สำหรับ SMS
4. พิมพ์ ข้อความ
5. คลิก บันทึก

ตัวอย่างเช่น:

• แจ้งเตือนทีมงานแม่บ้านเมื่อห้องถูกเช็กเอาต์แล้ว
• เตือนผู้จัดการเมื่อผู้เข้าพักทำการเช็กอินเสร็จสิ้น
• ส่งการแจ้งเตือนทาง SMS เมื่อห้องถูกทำเครื่องหมายว่าสะอาดแล้ว

เปิดเมนู ที่อยู่ข้างข้อความอัตโนมัติเพื่อเข้าถึงตัวเลือกการจัดการที่มีอยู่:

• ลบ
• แก้ไข
• ทำสำเนา
• เปิดใช้งาน หรือ ปิดใช้งาน
• ดูประวัติ ซึ่งคุณยังสามารถข้ามผู้เข้าพักจากข้อความได้ด้วย

ใช้สวิตช์ เก็บถาวรผู้เข้าพักโดยอัตโนมัติ ที่ด้านบนของหน้าเพื่อควบคุมว่าการสนทนาที่สร้างโดยข้อความอัตโนมัติจะถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติหรือไม่

เมื่อเปิดใช้งานเก็บถาวรผู้เข้าพักโดยอัตโนมัติ การสนทนาเกี่ยวกับข้อความอัตโนมัติจะถูกเก็บถาวรไว้จนกว่าผู้เข้าพักจะตอบกลับ หลังจากที่ผู้เข้าพักตอบกลับ การสนทนาจะถูกนำออกจากรายการเก็บถาวรและปรากฏในอินบ็อกซ์อีกครั้ง

ขณะที่คุณอยู่ในบทสนทนาที่เปิดอยู่หรือกำลังตั้งค่าข้อความอัตโนมัติ คุณสามารถแทรกเทมเพลตข้อความอัตโนมัติลงในกล่องข้อความได้

1. เลือกไอคอน เทมเพลต
2. เลือกประเภทเทมเพลต ข้อความอัตโนมัติ
3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการแทรก ตัวแปรในเทมเพลตจะเพิ่มลิงก์ลงในกล่องข้อความ คุณสามารถเพิ่มเทมเพลตเพิ่มเติมได้หากต้องการ

หากต้องการตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของระบบอัตโนมัติที่กำหนดไว้ ให้เปิดรายละเอียดบัตรระบบอัตโนมัติจากบอร์ดข้อความอัตโนมัติ