สร้างและจัดการรายงานด้วย Cloudbeds Insights

บทนำ

Cloudbeds Insights ขยายความสามารถของรายงานด้วยฟีเจอร์ Builder สำหรับการสร้าง คัดลอก แก้ไข บันทึก จัดระเบียบ แชร์ ส่งออก และลบรายงาน เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ช่วยให้ที่พักเปลี่ยนข้อมูลรายงานที่มีอยู่เป็นรายงานที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการด้านการดำเนินงาน การเงิน หรือองค์กรเฉพาะ

คำแนะนำนี้ครอบคลุมกระบวนการจัดการรายงานทั้งหมดในแท็บ รายงาน รายงานที่สร้างขึ้นใหม่หรือคัดลอกด้วย บันทึกเป็น และจัดเก็บในแท็บนี้จะถือเป็นรายงานเดียวกัน ใช้ส่วนที่ตรงกับงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหารายงานที่มีอยู่ สร้างหรืออัปเดตรายงาน จัดระเบียบรายงานในโฟลเดอร์ แจกจ่ายรายงานไปยังที่พักที่มีสิทธิ์ ส่งออกผลลัพธ์ หรือ ลบเนื้อหาที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

สารบัญ

• เข้าถึงรายงาน
• ค้นหาและกรองรายงาน
• สร้างรายงาน
• แชร์รายงานในองค์กร
• แก้ไขรายงาน
• จัดระเบียบรายงานด้วยโฟลเดอร์
• ส่งออกรายงาน
• ลบรายงานและโฟลเดอร์

เข้าถึงรายงาน

แท็บ รายงาน จะเก็บรายงานที่สร้างขึ้นใหม่หรือคัดลอกด้วย บันทึกเป็น จากพื้นที่ทำงานนี้ คุณสามารถเปิดรายงานจากตารางหลักหรือใช้แถบโฟลเดอร์ด้านข้างเพื่อจำกัดรายการ

1. เปิด เมนูหลัก ที่มุมบนซ้ายของ Cloudbeds พีเอ็มเอส
2. เลือก รายงาน
3. เลือกแท็บ รายงาน
4. เปิดรายงานจากตารางหลัก หรือเลือกโฟลเดอร์จากแถบด้านซ้าย

ภาพเคลื่อนไหวแสดงการนำทางจากแดชบอร์ด Cloudbeds พีเอ็มเอสไปยังแท็บ รายงาน

ค้นหาและกรองรายงาน

ใช้ช่องค้นหาและตัวกรองในแท็บ รายงาน เพื่อค้นหารายงานโดยไม่ต้องเรียกดูทุกโฟลเดอร์

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เลือกแท็บ รายงาน
4. กรอกชื่อรายงานหรือคำสำคัญในช่อง ค้นหารายงาน
5. ใช้ตัวกรองที่มีเพื่อจำกัดผลลัพธ์:
   • ประเภทของรายงาน: กรองรายงานตามหมวดหมู่ชุดข้อมูล เช่น การเงิน การจอง หรือ การเข้าพัก
   • แท็ก: กรองรายงานตามแท็กที่มอบหมายเมื่อบันทึกหรือคัดลอกรายงาน

ภาพเคลื่อนไหวแสดงให้เห็นว่าการค้นหาและตัวกรองประเภทรายงานเปลี่ยนรายงานที่แสดงในตารางอย่างไร

สร้างรายงาน

ผู้ใช้งานที่มี Cloudbeds Insights และการอนุญาตผู้เขียนที่เหมาะสมสามารถสร้างรายงานได้สองวิธี คือ คัดลอกรายงานที่มีอยู่ด้วย บันทึกเป็น เมื่อคุณต้องการใช้การกำหนดค่าเดิมซ้ำ หรือสร้างรายงานใหม่ตั้งแต่ต้นเมื่อคุณต้องการโครงสร้างใหม่ ทั้งสองวิธีจะบันทึกรายงานไว้ในแท็บ รายงาน

แชร์รายงานข้ามที่พักในองค์กร

หากที่พักของคุณเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร คุณสามารถคัดลอกรายงานไปยังที่พักอื่นๆ ที่มีสิทธิ์ได้ ซึ่งช่วยให้โครงสร้างรายงานเหมือนกันในหลายที่พักโดยไม่ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เลือกแท็บ รายงาน จากนั้นเปิดรายงานที่ต้องการแชร์
4. เปิดเมนูสามจุดแล้วเลือก บันทึกเป็น
5. อัปเดตชื่อรายงาน แท็ก หรือคำอธิบายตามต้องการ
6. เลื่อนลงไปที่ เลือกที่พัก
7. เลือก เลือกทั้งหมด หรือเลือกที่พักแต่ละแห่งที่ควรได้รับรายงาน
8. คลิก สร้าง
9. หลังจากข้อความยืนยันความสำเร็จปรากฏขึ้น คลิก ดูรายการ เพื่อเปิดลิงก์ไปยังรายงานที่ถูกคัดลอก

ภาพเคลื่อนไหวแสดงวิธีคัดลอกรายงานไปยังที่พักที่เลือกในองค์กรที่มีหลายที่พัก

แก้ไขรายงาน

ผู้ใช้งานที่มี Cloudbeds Insights และได้รับสิทธิ์ผู้เขียนที่เหมาะสมสามารถแก้ไขและบันทึกคอลัมน์ การจัดกลุ่ม และตัวกรองของรายงานได้

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เลือกแท็บ รายงาน แล้วคลิกที่ชื่อรายงาน
4. ใช้แผงการกำหนดค่าทางซ้ายเพื่ออัปเดตรายงาน:
   • คอลัมน์: คลิก + เพิ่ม เพื่อเพิ่มช่อง เลือก X ข้างช่องที่ต้องการลบ
   • ตัวกรอง: เพิ่ม เปลี่ยน หรือ ลบเงื่อนไขที่จำกัดข้อมูลที่แสดง
5. คลิก บันทึก ที่มุมขวาบน

ภาพเคลื่อนไหวแสดงวิธีเปลี่ยนคอลัมน์รายงานและบันทึกการกำหนดค่าที่อัปเดตแล้ว

จัดระเบียบรายงานด้วยโฟลเดอร์

โฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยช่วยจัดระเบียบรายงานตามแผนก กระบวนการทำงาน หรือความรับผิดชอบของทีม ขยายงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ

ส่งออกรายงาน

ส่งออกรายงานเมื่อคุณต้องการแชร์หรือวิเคราะห์ผลลัพธ์ปัจจุบันนอกระบบ Cloudbeds ผู้ที่มีสิทธิ์ดูและผู้เขียนสามารถส่งออกรายงานได้

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เลือกแท็บ รายงาน จากนั้นเปิดรายงานที่คุณต้องการส่งออก
4. ถ้า รีเฟรชอัตโนมัติ ปิดอยู่ ให้คลิก เรียกใช้ เพื่อรีเฟรชผลลัพธ์รายงาน
5. เปิดเมนูสามจุดที่มุมบนขวาแล้วเลือก ส่งออก
6. ในหน้าต่าง ส่งออกรายงาน เลือก มุมมองการส่งออก:
   • รายงานที่จัดรูปแบบ: รวมส่วนหัวรายงาน การจัดกลุ่ม และข้อมูลตัวกรอง รูปแบบที่มีให้เลือก: XLSX และ PDF
   • ตาราง: ส่งออกตารางรายงานที่แสดงอยู่ รูปแบบที่มีให้เลือก: CSV และ JSON
   • เฉพาะรายละเอียด: ส่งออกแถวรายละเอียดโดยไม่มีส่วนหัวหรือสรุปรายงาน รูปแบบที่มีให้เลือก: XLSX, CSV, JSON และ PDF
7. เลือก รูปแบบ ของไฟล์
8. คลิก ส่งออก
9. เมื่อการประมวลผลเสร็จสิ้น ให้คลิก ดาวน์โหลด ในการแจ้งเตือน

ภาพเคลื่อนไหวแสดงวิธีการเรียกใช้รายงาน เลือกมุมมองและรูปแบบการส่งออก และดาวน์โหลดไฟล์ที่สร้างขึ้นแล้ว

ลบรายงานและโฟลเดอร์

ลบรายงานหรือโฟลเดอร์ว่างเมื่อไม่ต้องการใช้งานอีกต่อไป การดำเนินการเหล่านี้ต้องใช้ Cloudbeds Insights และมีสิทธิ์ผู้เขียนที่เหมาะสม ขยายงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ

ขั้นตอนถัดไป

หลังจากบันทึกและจัดระเบียบรายงานแล้ว ให้รันรายงานด้วยตัวกรองที่จำเป็นสำหรับกระบวนการทำงานของคุณ ส่งออกผลลัพธ์ปัจจุบัน หรือใช้ วิธีกำหนดการและตั้งค่ารายงานแบบกำหนดเองและรายงานมาตรฐานด้วยการสมัครสมาชิก เพื่อกำหนดการส่งรายงานซ้ำโดยไม่ต้องทำขั้นตอนสมัครสมาชิกซ้ำที่นี่