คู่มือใบเสร็จรับเงินและการจัดสรรการชำระเงิน

ภาพรวม

ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานอย่างเป็นทางการที่แสดงว่ามีการชำระเงินแล้ว แม้ว่าจะเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทางการเงินที่เชื่อมต่อกับพันธมิตรอย่าง Fiskaly, Fiskaltrust หรือ Invopop แต่ฟังก์ชันนี้ก็พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้งาน Cloudbeds ทุกคนโดยไม่ขึ้นกับข้อกำหนดของรัฐบาล

ใบเสร็จรับเงินกับใบแจ้งหนี้: แตกต่างกันอย่างไร?

มักจะเข้าใจผิดใช้คำสองคำนี้แทนกันได้ แต่จริงๆ แล้วมีบทบาทที่แตกต่างกันในระบบบัญชีของคุณ:

สถานะการใช้งานประเภทใบเสร็จรับเงินตามประเทศ

แม้ว่าฟังก์ชันใบเสร็จรับเงินมาตรฐานจะพร้อมใช้งานทั่วโลก แต่เอกสารเฉพาะบางประเภทจะจำกัดเฉพาะบางภูมิภาคเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบทางการเงินท้องถิ่น โปรดดูตารางด้านล่างเพื่อดูว่าเอกสารประเภทใดที่มีให้ใช้ในประเทศของคุณ:

ประเภทของใบเสร็จรับเงิน

ใน Cloudbeds ใบเสร็จรับเงินสามารถแบ่งประเภทได้สองแบบขึ้นอยู่กับวิธีการจัดการการชำระเงิน:

1. ใบเสร็จรับเงินแบบง่าย: ใบเสร็จรับเงินแบบง่ายจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการบันทึกการชำระเงินแต่ไม่ได้เชื่อมโยงกับบัญชีธุรกรรมใดๆ (เช่น ค่าห้องหรือภาษี) ซึ่งยืนยันว่าได้รับเงินแล้วแต่ไม่ได้ "ปิด" รายการใดรายการหนึ่งโดยเฉพาะ
2. ใบเสร็จรับเงินที่จัดสรรแล้ว: ใบเสร็จรับเงินที่จัดสรรแล้วจะถูกสร้างขึ้นเมื่อการชำระเงินถูกจับคู่กับบัญชีธุรกรรมเฉพาะ
   - รายละเอียด: แสดงอย่างชัดเจนว่าผู้เข้าพักชำระเงินสำหรับอะไร (เช่น "รายได้จากค่าห้อง - คืนวันจันทร์")
   - การป้องกัน: เมื่อรายการธุรกรรมถูกจัดสรรให้กับใบเสร็จรับเงินแล้ว จะไม่สามารถเชื่อมโยงกับใบเสร็จรับเงินอื่นได้ เพื่อป้องกันการเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อนโดยไม่ตั้งใจ
   

การตั้งค่าการจัดสรรการชำระเงิน

หากต้องการใช้ใบเสร็จรับเงินที่จัดสรรแล้ว คุณต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ในส่วนการตั้งค่าของคุณก่อนครับ

1. ไปที่: บัญชี->ระบบ-> การตั้งค่า
2. ค้นหาสวิตช์สำหรับ อนุญาตการจัดสรรการชำระเงิน และสลับเป็น เปิด.
   ไม่บังคับ: เปิดใช้งาน อนุญาตการจัดสรรกับธุรกรรมรอดำเนินการ หากคุณต้องการเชื่อมโยงเงินมัดจำกับค่าบริการในอนาคต (เช่น อัตรารายคืนสำหรับการเข้าพักที่ยังไม่เกิดขึ้น)

3. คลิก บันทึก.
   

   เมื่อการตั้งค่านี้ ปิด ผู้ใช้งานจะสามารถสร้างใบเสร็จแบบง่ายได้เท่านั้น เมื่อ เปิด ผู้ใช้งานจะเห็นตัวเลือกในการเชื่อมโยงการชำระเงินกับบัญชีธุรกรรมในใบแจ้งรายการหรือกับใบแจ้งหนี้เฉพาะ

การอนุญาตการจัดสรรกับธุรกรรมรอดำเนินการ

1. เมื่อเปิดใช้งานการจัดสรรการชำระเงิน ตัวเลือกที่สองจะปรากฏขึ้น: อนุญาตการจัดสรรกับธุรกรรมรอดำเนินการ.
   
2. ธุรกรรมรอดำเนินการ คือค่าบริการที่ได้กำหนดไว้แต่ยังไม่ได้โพสต์ เช่น อัตรารายคืนในอนาคต การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้เหมาะสำหรับที่พักที่ต้องการรับเงินมัดจำก่อนผู้เข้าพักมาถึงและเชื่อมโยงกับรายได้จากค่าห้องล่วงหน้า

วิธีสร้างใบเสร็จ

คุณมี สามวิธีหลัก ในการสร้างใบเสร็จตามขั้นตอนการทำงานของคุณ:

ตัวเลือก ก: ใบเสร็จแบบง่าย (ไม่มีการจัดสรร)

1. ไปที่โฟลิโอการจองและคลิก เพิ่มการชำระเงิน.
2. เมื่อมีการแจ้ง ให้เลือก "ไม่เลือกค่าบริการ".
3. เมื่อเพิ่มการชำระเงินแล้ว คลิกไอคอนเกียร์ข้างๆ และเลือก สร้างใบเสร็จ.
   

ตัวเลือก ข: ใบเสร็จที่จัดสรรแล้ว (โดยตรง)

1. คลิก เพิ่มการชำระเงิน ในใบแจ้งรายการ (folio)
2. เมื่อมีข้อความแจ้ง ให้เลือก ตามใบแจ้งรายการ หรือ ตามใบแจ้งหนี้
3. ตรวจสอบรายการที่การชำระเงินนี้ครอบคลุม จำนวนเงินชำระจะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ
4. ดำเนินการชำระเงินให้เสร็จสมบูรณ์ ใบเสร็จที่จัดสรรจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติและเพิ่มไปยัง แท็บเอกสาร แล้ว
   

ตัวเลือก C: จัดสรรหลังจากชำระเงินแล้ว

1. ถ้าคุณได้บันทึกการชำระเงินเป็น "ใบเสร็จง่าย" แล้ว ให้คลิก ไอคอนรูปเฟือง ข้างๆ การชำระเงินนั้น
2. เลือก จัดสรรการชำระเงิน
3. เลือกค่าใช้จ่าย ที่คุณต้องการเชื่อมโยง
4. ยืนยัน แล้วใบเสร็จจะอัปเดตสถานะเป็นจัดสรรโดยอัตโนมัติ

การจัดการวงจรชีวิตของใบเสร็จ

การยกเลิกใบเสร็จ

ถ้าคุณทำผิดพลาดหรือต้องการเปลี่ยนค่าใช้จ่ายที่การชำระเงินครอบคลุม:

1. ค้นหาใบเสร็จในส่วน เอกสาร หรือผ่านไอคอนรูปเฟืองของการชำระเงิน
2. เลือก เป็นโมฆะ

❗หมายเหตุ: การดำเนินการนี้จะไม่ลบการชำระเงิน แต่จะเป็นการ "เลิกเชื่อมโยง" ค่าใช้จ่ายและยกเลิกเอกสารนั้นเพื่อให้คุณเริ่มต้นใหม่ได้

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ก่อนที่จะสร้างใบเสร็จหรือไม่?

ไม่จำเป็น ใบเสร็จต้องการเพียงการชำระเงินที่บันทึกไว้เท่านั้น สามารถมีอยู่ได้โดยไม่ขึ้นกับใบแจ้งหนี้

รายการธุรกรรมสามารถรวมอยู่ในใบเสร็จมากกว่าหนึ่งใบได้ไหม?

ไม่ได้ เพื่อป้องกันการเรียกร้องรายได้ซ้ำ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถจัดสรรส่วนของรายการธุรกรรมได้ (เช่น ชำระเงินครึ่งหนึ่งของคืนห้องพัก) โดยปล่อยส่วนที่เหลือไว้สำหรับใบเสร็จในอนาคต

ถ้าฉันยกเลิกใบเสร็จ เงินจะเป็นอย่างไร?

ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง การชำระเงินยังคงอยู่ในใบแจ้งรายการ เอกสาร "หลักฐานการชำระเงิน" เท่านั้นที่ถูกยกเลิก

ฉันจะดูได้อย่างไรว่ายังเหลืออะไรที่ต้องชำระ?

เมื่อคุณใช้วิธีการจัดสรรแบบ "ตามใบแจ้งรายการ" Cloudbeds จะแสดงเฉพาะรายการธุรกรรมที่ยังไม่ได้จัดสรรไปยังใบเสร็จรับเงินเท่านั้น หากรายการนั้นไม่อยู่ในรายการ แสดงว่าได้ถูกจัดสรรไปแล้วค่ะ