ใบเสนอราคาในกลุ่มและอีเวนต์

ภาพรวม

ฟีเจอร์ใบเสนอราคากลุ่ม ในโมดูล กรุ๊ปและอีเวนต์ ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายขายเลิกใช้สเปรดชีตที่กระจัดกระจายและการส่งอีเมลด้วยตนเอง

เครื่องมือนี้รวมกระบวนการเสนอราคาไว้ในที่เดียว ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างใบเสนอราคาที่เป็นมืออาชีพและมีแบรนด์ในรูปแบบ PDF โดยตรงจากบล็อกโควตาที่มีอยู่ และส่งให้ลูกค้าได้ทันที

ด้วยการแสดงสถานะใบเสนอราคาแบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์นี้ช่วยลดความพยายามด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาดในการกำหนดราคา และเร่งรัดวงจรการขายการจองกลุ่ม

สารบัญ

• ภาพรวม
• วิธีสร้างใบเสนอราคากลุ่ม
• รูปแบบและการปรับแต่งใบเสนอราคา
• การส่งและจัดการใบเสนอราคา
• ข้อจำกัดที่สำคัญ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเสนอราคากลุ่ม

เพื่อเริ่มต้นใช้งานใบเสนอราคา:

1. ไปที่ เมนูหลัก
2. คลิกที่ กรุ๊ปและอีเวนต์
3. คลิกที่แท็บ ใบเสนอราคา ที่ด้านบนของศูนย์รวมข้อมูล

วิธีสร้างใบเสนอราคากลุ่ม

มีสองวิธีในการเริ่มต้นกระบวนการสร้างใบเสนอราคา:

1. เลือกจุดเริ่มต้นของคุณ:

   1. แท็บใบเสนอราคาทั่วไป: ไปที่แท็บ ใบเสนอราคา ในศูนย์รวมข้อมูล กรุ๊ปและอีเวนต์ แล้วคลิก + ใบเสนอราคา วิธีนี้เหมาะสำหรับการดูใบเสนอราคาทั้งหมดจากอีเวนต์ต่างๆ ในที่เดียว

      

   2. เฉพาะอีเวนต์: เปิดอีเวนต์ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม สร้างใบเสนอราคา ที่ด้านบนของหน้า ใบเสนอราคาจะถูกเชื่อมโยงกับอีเวนต์นั้นโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดขั้นตอนในกระบวนการ

      

2. เลือกอีเวนต์และบล็อกโควตา: หากคุณเริ่มจากแท็บทั่วไป ให้ค้นหาและเลือก อีเวนต์ ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นเลือก บล็อกโควตาแน่นอน ที่ต้องการรวมในการกำหนดราคา
3. เลือกเลย์เอาต์: ในส่วน การแจกแจงราคา เลือกหนึ่งในสองตัวเลือกการแสดงผลสำหรับไฟล์ PDF ของคุณ:
   • มุมมองรายการ: การแจกแจงรายละเอียดตามวันที่ของห้องพัก จำนวน และอัตรา
   • มุมมองตาราง: ตารางสรุปแสดงประเภทห้อง จำนวน และราคาต่อคืนห้อง
4. เพิ่มข้อกำหนดที่กำหนดเอง: ใช้ส่วน ข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อกรอกรายละเอียดเฉพาะ เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น ข้อกำหนดเงินมัดจำ), นโยบายการยกเลิก และ ข้อกำหนดและเงื่อนไข ด้วยตนเอง
5. ดูตัวอย่าง: คลิก ดูตัวอย่างใบเสนอราคา เพื่อตรวจสอบเอกสารที่มีโลโก้ที่พักและรายละเอียดการติดต่อของคุณ

6. สรุปขั้นตอน: จากหน้าดูตัวอย่าง คุณสามารถ:
   • บันทึกเป็นร่าง: เพื่อเก็บใบเสนอราคาไว้ในระบบโดยไม่ส่งออกไป
   • ดาวน์โหลด PDF: เพื่อบันทึกสำเนาใบเสนอราคาลงในอุปกรณ์ของคุณ
   • ส่งทางอีเมล: เพื่อเปิดโมดอลอีเมล ปรับแต่งข้อความ และส่งใบเสนอราคาไปยังลูกค้าโดยตรง

เลย์เอาต์และการปรับแต่งใบเสนอราคา

เมื่อสร้างใบเสนอราคา คุณสามารถเลือกได้ระหว่างเลย์เอาต์ PDF สองแบบหลักตามระดับรายละเอียดที่ลูกค้าของคุณต้องการ:

• มุมมองแบบกริด: เลย์เอาต์สรุปนี้จะแสดงกริดที่แสดงประเภทห้อง จำนวน และราคาต่อคืนห้อง ตามด้วยยอดรวมโดยประมาณรวมภาษีและค่าธรรมเนียม รูปแบบนี้แนะนำสำหรับช่วงวันที่สั้นเพื่อให้เอกสารยังคงชัดเจนและอ่านง่ายบนขนาดกระดาษมาตรฐาน
• มุมมองแบบรายการ: เลย์เอาต์นี้ให้การแจกแจงรายการตามวันที่ของหน่วยและอัตราทั้งหมดอย่างละเอียด เป็นตัวเลือกที่แสดงราคาค่อนข้างละเอียดในสไตล์ที่คล้ายกับใบแจ้งหนี้รวม เหมาะสำหรับอีเวนต์ที่ต้องการการแจกแจงรายวันอย่างโปร่งใส

ช่องข้อมูลเพิ่มเติม

เครื่องมือใบเสนอราคากลุ่มมีหลายส่วนข้อความอิสระที่ช่วยให้คุณสามารถใส่นโยบายและรายละเอียดเฉพาะของที่พักโดยตรงในใบเสนอราคาได้:

• เงื่อนไขการชำระเงิน: กำหนดตารางการชำระเงินหรือข้อกำหนดเงินมัดจำเฉพาะ เช่น เปอร์เซ็นต์ที่ต้องชำระเมื่อเซ็นสัญญาเพื่อจองรายการห้องพัก
  • ตัวอย่าง: "ต้องชำระเงินมัดจำที่ไม่คืนเงินจำนวน 25% ของยอดรวมค่าห้องพักภายใน 72 ชั่วโมงหลังจากยอมรับใบเสนอราคาเพื่อจองบล็อกห้องพัก ส่วนยอดเงินที่เหลือต้องชำระเต็มจำนวนก่อนวันที่เข้าพักของกลุ่มอย่างน้อย 14 วัน"
• นโยบายการยกเลิก: ระบุข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการยกเลิกหรือการเปลี่ยนแปลงล่าช้าที่เกี่ยวข้องกับสัญญากลุ่ม
  • ตัวอย่าง: "การยกเลิกที่ได้รับก่อนวันที่เข้าพักมากกว่า 30 วันจะไม่มีค่าปรับ การยกเลิกที่ทำระหว่าง 15 ถึง 29 วันก่อนเข้าพักจะถูกเรียกเก็บ 50% ของยอดรวมโดยประมาณ การยกเลิกภายใน 14 วันก่อนเข้าพักหรือกรณี 'no-show' จะถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิก 100%"
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข: เพิ่มข้อความกฎหมายทั่วไปหรือนโยบายของที่พักที่ลูกค้าต้องยอมรับ
  • ตัวอย่าง: "อัตราที่เสนอทั้งหมดรวมภาษีท้องถิ่นและค่าบริการ 10% ใบเสนอราคานี้มีผลใช้ได้ 7 วันนับจากวันที่ออก ที่พักขอสงวนสิทธิ์ในการปล่อยห้องที่ไม่ได้รับการจองคืนจากบล็อกโควตาหลังจากวันที่ปิดวันจองที่กำหนด"
• ข้อมูลเพิ่มเติม: ส่วนที่ยืดหยุ่นสำหรับรายละเอียดอื่น ๆ หรือคำแนะนำพิเศษสำหรับผู้เข้าพัก
  • ตัวอย่าง: "มีบริการ Wi-Fi ความเร็วสูงฟรีและการเข้าถึงศูนย์ธุรกิจสำหรับผู้เข้าร่วมกลุ่มทุกคน กรุณาแจ้งผู้ประสานงานหากมีความต้องการด้านอาหารพิเศษหรือความช่วยการเข้าถึงอย่างน้อย 7 วันก่อนวันเริ่มอีเวนต์"

การส่งและจัดการใบเสนอราคา

เมื่อใบเสนอราคาของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณสามารถแชร์กับลูกค้าและติดตามความคืบหน้าของใบเสนอราคาในวงจรการขายได้โดยตรงภายในโมดูล กรุ๊ปและอีเวนต์

การส่งใบเสนอราคา

เมื่อคุณพร้อมที่จะแชร์ใบเสนอราคา การคลิกที่ ส่งใบเสนอราคา จะเปิดโมดอลอีเมลเฉพาะ ซึ่งช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นโดยเก็บการโต้ตอบทั้งหมดไว้ภายในระบบ

• รายละเอียดที่กรอกไว้ล่วงหน้า: ระบบจะกรอกข้อมูลในช่อง จาก, ถึง, สำเนา และ ตอบกลับถึง โดยอัตโนมัติตามโปรไฟล์ที่เชื่อมโยง
• ข้อความส่วนตัว: คุณสามารถแก้ไขเนื้อความในอีเมลเพื่อเพิ่มคำแนะนำเฉพาะหรือข้อความส่วนตัวก่อนส่ง
• ไฟล์แนบอัตโนมัติ: ใบเสนอราคา PDF ที่มีแบรนด์จะถูกแนบไปกับอีเมลโดยอัตโนมัติ

1. คลิกปุ่มสีน้ำเงิน ส่งใบเสนอราคา ที่ด้านล่างของหน้าตรวจสอบใบเสนอราคาเพื่อเปิดโมดอลอีเมล
2. ตรวจสอบ: 
   1. แก้ไขช่อง ถึง และ ตอบกลับถึง ซึ่งถูกกรอกไว้ล่วงหน้าตามโปรไฟล์ที่เชื่อมโยง
   2. ปรับแต่งเนื้อความในส่วน ข้อความ สำหรับลูกค้าของคุณ
3. ตรวจสอบว่าไฟล์ PDF ใบเสนอราคาถูกแนบไว้ที่ด้านล่างของโมดอลแล้ว จากนั้นคลิกปุ่มสีน้ำเงิน ส่ง เพื่อส่งอีเมล

การติดตามสถานะใบเสนอราคา

ระบบช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโอกาสทางธุรกิจแบบเรียลไทม์โดยติดตามสถานะของใบเสนอราคาแต่ละฉบับ โดยสถานะจะอัปเดตเป็น ส่งเพื่อทบทวน โดยอัตโนมัติเมื่อส่งอีเมลแล้ว แต่คุณก็สามารถเปลี่ยนสถานะด้วยตนเองเพื่อสะท้อนการตัดสินใจของลูกค้าได้เช่นกัน

• ร่าง: ขั้นตอนเริ่มต้นสำหรับใบเสนอราคาใหม่ที่ยังไม่ได้ส่ง
• ส่งเพื่อทบทวน: ใบเสนอราคาได้ถูกแชร์กับลูกค้าและกำลังรอคำติชม
• ยอมรับ: ใช้สถานะนี้เมื่อได้รับการอนุมัติราคาหรือเงื่อนไขจากลูกค้า
• ปฏิเสธ: ใช้สถานะนี้หากลูกค้าปฏิเสธใบเสนอราคา
• หมดอายุ: ใช้สำหรับใบเสนอราคาที่เลยระยะเวลาที่กำหนดไว้

1. คลิกปุ่มตัวกรอง สถานะ: ทั้งหมด ที่ด้านบนของตารางใบเสนอราคาเพื่อดูหมวดหมู่สถานะทั้งหมดที่มี
2. ใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกหรือลบการเลือกสถานะเฉพาะ เช่น ร่าง หรือ ยอมรับแล้ว เพื่อแยกใบเสนอราคาที่ต้องการในกระบวนการขายของคุณ
3. คลิกออกจากเมนูเพื่อใช้ตัวกรองและรีเฟรชการแสดงผลตาราง

1. ค้นหาคอลัมน์ สถานะ ในรายการใบเสนอราคาของคุณและคลิกที่ปุ่มสถานะปัจจุบัน (เช่น ส่งเพื่อทบทวน) สำหรับใบเสนอราคาที่คุณต้องการอัปเดต
2. เลือกสถานะใหม่จากเมนูดรอปดาวน์ เช่น ยอมรับแล้ว หรือ ปฏิเสธ เพื่อเลื่อนใบเสนอราคาในกระบวนการขายด้วยตนเอง

การดำเนินการที่มีให้

ในตาราง ใบเสนอราคา (ทั้งในระดับทั่วโลกและระดับกิจกรรม) การคลิกเมนูสามจุดถัดจากใบเสนอราคาจะช่วยให้คุณทำการดำเนินการต่อไปนี้ได้:

• ดูใบเสนอราคา
• ส่งใบเสนอราคา
• ดาวน์โหลด PDF
• ลบใบเสนอราคา

1. คลิก จุดไข่ปลาแนวตั้ง (สามจุด) ที่ด้านขวาสุดของแถวใบเสนอราคาใดก็ได้เพื่อแสดงการดำเนินการจัดการที่มีให้
2. เลือก ดูใบเสนอราคา เพื่อรีวิวรายละเอียด, ส่งใบเสนอราคา เพื่อเปิดโมดอลอีเมล หรือ ดาวน์โหลด PDF เพื่อบันทึกเอกสารลงในอุปกรณ์ของคุณ
3. เลือก ลบใบเสนอราคา เพื่อลบรายการ โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้ใช้ได้เฉพาะกับใบเสนอราคาที่อยู่ในสถานะ ร่าง เท่านั้น

ข้อจำกัดที่สำคัญ

โปรดทราบข้อจำกัดด้านขอบเขตและฟังก์ชันการทำงานต่อไปนี้สำหรับการเปิดตัวในขั้นต้นนี้:

• ขอบเขตของโมดูล: การเสนอราคาจะรองรับเฉพาะในโมดูล กรุ๊ปและอีเวนต์ ใหม่เท่านั้น ไม่สามารถใช้กับ กรุ๊ดดั้งเดิม หรือการจองรายบุคคลได้
• ระบบอัตโนมัติ: การยอมรับการเสนอราคา จะไม่ สร้างการจองโดยอัตโนมัติ การจองทั้งหมดต้องจัดการด้วยตนเองผ่านบล็อกโควตาที่แน่นอนที่เกี่ยวข้อง
• บันทึกกิจกรรม: ปัจจุบันยังไม่มีบันทึกกิจกรรมหรือการติดตามเหตุการณ์วงจรชีวิตของการเสนอราคา (เช่น เมื่อส่งหรือดูการเสนอราคาโดยลูกค้า) ภายใน PMS
• การแสดงราคากำหนด: การแจกแจงราคาครบถ้วนจะเห็นได้เฉพาะในกระบวนการสร้างการเสนอราคาหรือในไฟล์ PDF ที่สร้างขึ้นแล้วเท่านั้น ขณะนี้ยังไม่มีอินเตอร์เฟสแยกสำหรับการแจกแจงราคาในศูนย์รวมข้อมูล
• รายงาน: แดชบอร์ดรายงานสำหรับติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ เช่น อัตราการเปลี่ยนเป็นยอดจอง หรือมูลค่ารวมของการเสนอราคาที่ส่งและที่ยอมรับ ยังไม่ พร้อมใช้งาน
• ข้อกำหนดโควตา: การเสนอราคาสามารถสร้างได้เฉพาะจากบล็อกโควตาที่แน่นอนที่มีอยู่แล้วเท่านั้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเสนอราคากรุ๊ป