การทำความเข้าใจธุรกรรมที่ถูกล็อกและเอกสารทางการเงิน

บทความนี้อธิบายวิธีที่ระบบจัดการธุรกรรมเมื่อถูกเชื่อมโยงกับเอกสารทางการเงิน การจำกัดการดำเนินการใดบ้าง และวิธีปลดล็อกธุรกรรมเพื่อแก้ไขเพิ่มเติม

ธุรกรรมที่ถูกล็อกคืออะไร?

ธุรกรรมจะถูก ล็อก ทันทีที่เชื่อมโยงกับเอกสารทางการเงินอย่างเป็นทางการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือใบแจ้งหนี้ใบเสร็จ เมื่อถูกล็อกแล้ว ธุรกรรมจะไม่สามารถแก้ไขได้ผ่านการดำเนินการในใบแจ้งรายการมาตรฐาน

ทำไมถึงถูกล็อก?

• การปฏิบัติตามกฎหมายทางการเงิน: การล็อกช่วยให้บันทึกทางการเงินของคุณถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานข้อบังคับ

• ความสมบูรณ์ของข้อมูล: ป้องกันไม่ให้ธุรกรรมเดียวถูกใช้กับเอกสารหรือการชำระเงินหลายรายการพร้อมกัน

• ป้องกันการซ้ำซ้อน: คุณไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมเดียวกันมากกว่าหนึ่งครั้ง.

การดำเนินการที่ถูกจำกัด

เมื่อธุรกรรมถูกล็อก ปุ่มต่อไปนี้ในใบแจ้งรายการจะปรากฏเป็นปุ่มที่ไม่สามารถใช้งานได้:

• เป็นโมฆะ

• ใบแจ้งหนี้

• จัดสรร

• เส้นทาง

หากคุณวางเมาส์เหนือปุ่มที่ถูกปิดใช้งาน จะมี เคล็ดลับเครื่องมือแสดงข้อความว่า "ธุรกรรมนี้เชื่อมโยงกับเอกสารทางการเงินและไม่สามารถแก้ไขได้...".

วิธีปลดล็อกธุรกรรม

หากคุณต้องการทำให้ธุรกรรมที่ถูกล็อกอยู่ในขณะนี้เป็นโมฆะ คืนเงิน ส่งเส้นทาง หรือจัดสรรใหม่ คุณต้องปลดล็อกจากเอกสารที่เชื่อมโยงก่อน

หากถูกล็อกโดยใบแจ้งหนี้:

1. ไปที่ ใบแจ้งหนี้ ที่เชื่อมโยงกับรายการธุรกรรมดังกล่าวค่ะ

2. ยกเลิกใบแจ้งหนี้: ออก ใบลดหนี้ หรือ อินวอยซ์แก้ไข ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดภาษีและประเภทเอกสารในพื้นที่ของคุณค่ะ

3. เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกยกเลิก รายการธุรกรรมจะถูกปลดล็อกและพร้อมสำหรับการแก้ไขหรือออกใบแจ้งหนี้ใหม่ค่ะ

ถ้าถูกล็อกโดยใบเสร็จรับเงิน:

1. ไปที่ ใบเสร็จรับเงิน ที่เกี่ยวข้องกับรายการธุรกรรมค่ะ

2. ยกเลิกใบเสร็จรับเงิน ค่ะ

3. รายการธุรกรรมจะถูกปลดล็อกทันที ทำให้คุณสามารถดำเนินการกับใบแจ้งรายการที่ต้องการได้ค่ะ