สร้างและจัดการการสมัครสมาชิกรายงาน

บทนำ

การสมัครสมาชิกรายงานช่วยทำให้การส่งข้อมูลที่พักซ้ำ ๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ แทนที่จะเปิดระบบรายงานและส่งออกรายงานเดิมซ้ำ ๆ คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะส่งรายงานใด เมื่อใดจะส่ง ใช้รูปแบบไฟล์แบบไหน ใครควรได้รับ และผู้รับจะเข้าถึงการดาวน์โหลดได้อย่างไร

รายงานที่สามารถสมัครสมาชิกได้ขึ้นอยู่กับประสบการณ์การรายงานและการเข้าถึงข้อมูลของคุณ

• ผู้ใช้งานรายงาน สามารถสมัครรับรายงาน Cloudbeds ที่มีสิทธิ์ได้
• ผู้ใช้งาน Cloudbeds Insights ยังสามารถสมัครรับรายงานที่สร้าง คัดลอก และบันทึกโดยตนเองหรือผู้ใช้งานอื่นๆ เมื่อพวกเขามีสิทธิ์เข้าถึงรายงานเหล่านั้นได้

ใช้บทความนี้เมื่อคุณต้องการสร้างการส่งรายงานซ้ำใหม่หรือจัดการการส่งรายงานที่มีอยู่แล้ว บทความนี้อธิบายเส้นทางการสร้างที่มีให้เลือก การเลือกและกฎการส่งออกรายงาน การตั้งค่าการส่ง การรักษาความปลอดภัยในการดาวน์โหลด และวิธีที่การกำหนดค่ารายงานที่บันทึกไว้ส่งผลต่ออีเมลการสมัครรับในอนาคต

สารบัญ

• เปรียบเทียบการเข้าถึงและข้อจำกัดของการสมัครรับ
• สร้างการสมัครรับรายงาน
• เลือกรายงานและตัวเลือกการส่งออก
• กำหนดค่าการส่งและการเข้าถึงการดาวน์โหลด
• จัดการการสมัครรับรายงาน
• เข้าใจการตั้งค่ารายงานที่ใช้ในการสมัครรับ
• บทความที่เกี่ยวข้อง

เปรียบเทียบการเข้าถึงและข้อจำกัดของการสมัครรับ

ผู้ใช้งานรายงานและผู้ใช้งาน Cloudbeds Insights สร้างและจัดการการสมัครรับจากพื้นที่รายงานเดียวกัน แต่รายงานที่พวกเขาสามารถรวมไว้และจำนวนการสมัครรับที่ใช้งานได้แตกต่างกัน ใช้การเปรียบเทียบนี้เพื่อยืนยันกฎที่ใช้กับบัญชีของคุณก่อนเริ่มการตั้งค่า

รายงานที่มีในผลการค้นหาการสมัครสมาชิกขึ้นอยู่กับข้อมูลที่บทบาทของคุณสามารถเข้าถึงได้ หากรายงานมีข้อมูลที่คุณไม่ได้รับอนุญาตให้ดู รายงานนั้นจะไม่ปรากฏเป็นตัวเลือกเมื่อคุณสร้างการสมัครสมาชิก กฎนี้ใช้กับรายงานที่สร้างโดยผู้ใช้งานคนอื่นด้วย: ผู้ดูสามารถสมัครสมาชิกรายงานเหล่านี้ได้เมื่อพวกเขาสามารถเปิดและเข้าถึงข้อมูลในรายงานนั้น

หากรายงานที่คาดหวังไม่ปรากฏขึ้น ให้ขอให้เจ้าของที่พักหรือผู้ดูแลระบบตรวจสอบบทบาทที่มอบหมายให้คุณและสิทธิพิเศษของบทบาทนั้น สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตรวจสอบหรืออัปเดตการเข้าถึงบทบาท ดูที่ เพิ่ม แก้ไข หรือลบบทบาท

เมื่อรายงานพร้อมใช้งานและคุณสามารถเปิดได้ ให้ดำเนินการต่อไปยังส่วนถัดไปเพื่อสร้างการสมัครสมาชิก

สร้างการสมัครสมาชิกรายงาน

ผู้ใช้งานที่ต้องการรับรายงานซ้ำใหม่สามารถเริ่มต้นได้จากสามตำแหน่งในระบบรายงาน เส้นทางที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่คุณกำลังทำงาน: ใช้ หน้าแรก หรือ การสมัครสมาชิก เมื่อสร้างการสมัครสมาชิกที่มีรายงานหนึ่งรายการหรือมากกว่า หรือเริ่มจากรายงานที่เปิดอยู่เมื่อรายงานนั้นรองรับการดำเนินการ สมัครสมาชิก

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เริ่มการสมัครสมาชิกโดยใช้หนึ่งในเส้นทางเหล่านี้:
   • จาก หน้าแรก คลิก สมัครสมาชิก
   • เปิด การสมัครสมาชิก แล้วคลิก เพิ่มการสมัครสมาชิก
   • เปิดรายงานที่มีสิทธิ์ แล้วคลิก สมัครสมาชิก

จาก หน้าแรก ใช้ปุ่ม สมัครสมาชิก ที่มุมบนขวา แท็บ การสมัครสมาชิก เป็นจุดเข้าใช้งานหลักอีกจุดสำหรับการสร้างและจัดการการสมัครสมาชิก

เมื่อรายงานที่เปิดอยู่รองรับการสมัครสมาชิก ปุ่ม สมัครสมาชิก จะปรากฏพร้อมกับการดำเนินการของรายงานที่มุมบนขวา

เลือกรายงานและตัวเลือกการส่งออก

หลังจากเปิดแบบฟอร์มการสมัครสมาชิก ผู้ใช้จะเลือกรายงานที่ต้องการให้ส่งพร้อมกัน และเลือกวิธีการจัดรูปแบบข้อมูลที่ได้ ส่วนนี้ของกระบวนการทำงานใช้ได้ไม่ว่าจะเริ่มการสมัครสมาชิกจาก หน้าแรก แท็บการสมัครสมาชิก หรือรายงานที่เปิดอยู่ซึ่งมีสิทธิ์ใช้งาน

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เปิด การสมัครสมาชิก
4. คลิก เพิ่มการสมัครสมาชิก
5. กรอกชื่อรายงานในช่องค้นหารายงาน
6. ตรวจสอบผลการค้นหา ผลลัพธ์อาจมีป้ายกำกับเป็น รายงาน หรือ รายงาน Cloudbeds
7. เลือกรายงาน จากนั้นคลิก เพิ่ม
8. ทำซ้ำกระบวนการค้นหาและเลือกสำหรับรายงานเพิ่มเติมที่ต้องการรวม

แต่ละการสมัครสมาชิกสามารถมีรายงานได้สูงสุด 15 รายงาน การค้นหาจะแสดงเฉพาะรายงานที่ผู้ใช้ปัจจุบันสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น

ในแบบฟอร์มการสมัครสมาชิก รายงานที่เลือกจะแสดงอยู่ใต้ช่องค้นหา แต่ละรายการจะแสดงประเภทของรายงาน ขณะที่ปุ่ม เพิ่ม ปุ่มเดียวจะเปิดกระบวนการค้นหาและเลือกรายงาน

เลือกมุมมองและรูปแบบการส่งออก

มุมมองการส่งออกควบคุมว่ามีโครงสร้างรายงานมากน้อยเพียงใดในไฟล์ที่ส่งออก เลือกมุมมองตามวิธีที่ผู้รับจะใช้ข้อมูล เช่น การตรวจสอบรายงานที่พร้อมนำเสนอ การทำงานกับตารางที่มีโครงสร้าง หรือการคำนวณด้วยแถวรายละเอียด

ทำความเข้าใจพฤติกรรมการส่งออกรายงานแบบผสม

ผู้ใช้งานที่มี Cloudbeds Insights อาจรวมทั้ง รายงาน และ รายงาน Cloudbeds ไว้ในการสมัครสมาชิกเดียวกัน เมื่อมีการผสมประเภทของรายงาน Cloudbeds จะปรับการตั้งค่าการส่งออกเพื่อให้รายงานทั้งหมดที่เลือกสามารถส่งมอบในไฟล์ที่เข้ากันได้เพียงไฟล์เดียว

• เมื่อการสมัครสมาชิกมีเพียงรายการ รายงาน หรือเพียงรายการ รายงาน Cloudbeds เท่านั้น มุมมองและรูปแบบการส่งออกที่เข้ากันได้ทั้งหมดจะยังคงมีให้เลือก
• เมื่อการสมัครสมาชิกมีทั้งรายการ รายงาน และ รายงาน Cloudbeds อยู่ด้วยกัน รายงานที่จัดรูปแบบแล้ว จะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ และรูปแบบที่มีให้เลือกเพียงอย่างเดียวคือ Excel

ในการสมัครสมาชิกแบบผสม ข้อความแจ้งจะปรากฏที่ด้านบนของแบบฟอร์ม รายงานที่จัดรูปแบบแล้ว จะยังคงถูกเลือกไว้ ในขณะที่มุมมองการส่งออกที่ไม่เข้ากัน เช่น ตาราง จะไม่สามารถใช้งานได้

กำหนดค่าการจัดส่งและการเข้าถึงการดาวน์โหลด

หลังจากเลือกรายงานและตั้งค่าการส่งออกเสร็จสิ้น ผู้ใช้งานจะกำหนดเวลาที่การสมัครสมาชิกจะทำงาน ใครจะได้รับอีเมล และว่าลิงก์ดาวน์โหลดต้องการการเข้าสู่ระบบ Cloudbeds หรือไม่ ใช้การตั้งค่าเหล่านี้เพื่อให้การส่งตรงกับตารางการดำเนินงานของที่พักและความละเอียดอ่อนของข้อมูลรายงาน

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เปิด การสมัครสมาชิก
4. คลิก เพิ่มการสมัครสมาชิก หรือเปิดการสมัครสมาชิกที่มีอยู่แล้วและคลิก แก้ไข
5. หลังจากเลือกรายงานที่ต้องการแล้ว ให้เลือก ความถี่:
   • รายวัน
   • รายสัปดาห์
   • วันแรกของเดือน
6. สำหรับการสมัครสมาชิกแบบรายสัปดาห์ ให้เลือกวันหรือหลายวันในสัปดาห์
7. เลือกเวลาส่ง
8. หลังจากเลือกมุมมองการส่งออกแล้ว ให้เลือกตัวเลือกความปลอดภัยในการดาวน์โหลด:
   • กำหนดให้ผู้รับต้องเข้าสู่ระบบ Cloudbeds ก่อนดาวน์โหลดรายงาน
   • อนุญาตให้ใครก็ได้ที่มีลิงก์ดาวน์โหลดรายงาน
9. กรอกหัวข้ออีเมล
10. เพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้รับแต่ละคน
11. ตรวจสอบการกำหนดค่า จากนั้นคลิก บันทึก

หากเขตเวลาที่พักที่กำหนดค่าเปลี่ยนแปลง การสมัครสมาชิกจะยังคงใช้เวลาส่งในท้องถิ่นที่เลือกตามเขตเวลาใหม่ ตัวอย่างเช่น การสมัครสมาชิกที่ตั้งค่าไว้ที่ 8:00 น. จะยังคงส่งที่เวลา 8:00 น. ตามเขตเวลาใหม่ของที่พัก

หลังจากบันทึกการสมัครสมาชิกแล้ว Cloudbeds จะส่งต่อเนื่องตามความถี่ที่เลือกจนกว่าผู้ใช้จะลบออก ข้อจำกัด 10 หรือ 15 นี้ใช้กับจำนวนการสมัครสมาชิกและรายงานที่ใช้งานอยู่ ไม่ใช่จำนวนครั้งที่สามารถส่งการสมัครสมาชิกได้

จากหน้า การสมัครสมาชิก ให้ใช้ เพิ่มการสมัครสมาชิก เพื่อสร้างการจัดส่งใหม่ หากต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดส่งที่มีอยู่ ให้เปิดเมนูสามจุดของการสมัครสมาชิกนั้นแล้วเลือก แก้ไข

ส่วนล่างของแบบฟอร์มการสมัครสมาชิกประกอบด้วยการกำหนดการ ส่งออก ความปลอดภัย อีเมล และการตั้งค่าผู้รับ ตัวเลขที่ทำเครื่องหมายไว้สอดคล้องกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องด้านบน

จัดการการสมัครสมาชิกรายงาน

ทีมงานที่พักสามารถใช้หน้า การสมัครสมาชิก เพื่อตรวจสอบการจัดส่งรายงานที่ใช้งานทั้งหมดในที่เดียว เปิดหน้านี้เมื่อคุณต้องการตรวจสอบการจัดส่งครั้งถัดไป เปลี่ยนรายงานหรือผู้รับที่รวมอยู่ ปรับกำหนดการ หรือหยุดการสมัครสมาชิกที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

1. เปิด เมนูหลัก
2. เลือก รายงาน
3. เปิด การสมัครสมาชิก

รายการการสมัครสมาชิกแสดงภาพรวมของแต่ละกำหนดการ รวมถึงตัวระบุ รายงานที่รวมอยู่ ผู้รับ ความถี่ในการจัดส่ง และการจัดส่งครั้งถัดไป

เปิด เมนูสามจุด สำหรับการสมัครสมาชิก แล้วเลือก:

• แก้ไข: เปิดแบบฟอร์มการสมัครสมาชิกอีกครั้งเพื่อเปลี่ยนรายงาน การตั้งค่าการส่งออก กำหนดการจัดส่ง ตัวเลือกความปลอดภัย หัวข้อ หรือผู้รับ
• ลบ: ลบการสมัครสมาชิกอย่างถาวรและหยุดการจัดส่งในอนาคต

ตารางการสมัครสมาชิกแสดงรายงาน ผู้รับ ความถี่ รูปแบบ และวันที่จัดส่งครั้งถัดไป ใช้เมนูสามจุดที่ปลายแถวเพื่อเปิดการจัดการที่มีให้ใช้งาน

เข้าใจการตั้งค่ารายงานที่ใช้ในการสมัครสมาชิก

การตั้งค่าที่รวมอยู่ในการจัดส่งแต่ละครั้งขึ้นอยู่กับประเภทของรายงานที่เลือก รายงาน Cloudbeds จะใช้ตัวกรองที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ในขณะที่รายงานที่สร้างหรือคัดลอกโดยผู้ใช้งานจะใช้การกำหนดค่าที่บันทึกไว้กับรายงานนั้น

ตรวจสอบความแตกต่างด้านล่างก่อนบันทึกการสมัครสมาชิก โดยเฉพาะเมื่อผู้รับคาดหวังตัวกรอง การจัดกลุ่ม คอลัมน์ หรือระดับรายละเอียดเฉพาะในแต่ละครั้งที่จัดส่ง

บทความที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงานของการสมัครสมาชิกรายงานแล้ว ให้ดูแหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานที่มีและการจัดการรายงาน Cloudbeds Insights:

• Cloudbeds Insights - ทุกเรื่องที่ต้องรู้
• วิธีสร้างรายงานของคุณเอง
• รายงานที่บันทึกไว้
• รายงานมาตรฐาน Cloudbeds: รายงานโรงแรมสำหรับการวิเคราะห์การดำเนินงาน การเงิน รายได้ และการเข้าพัก