รายชื่อผู้เข้าพักในโมดูลกลุ่มและอีเวนต์

ภาพรวม

แท็บรายชื่อผู้เข้าพัก เป็นพื้นที่ทำงานเฉพาะในโมดูล Groups and Events ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การมอบหมายผู้เข้าพักจำนวนมากให้กับอีเวนต์เป็นไปอย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยการรวมขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลไว้ที่นี่ ที่พักไม่จำเป็นต้องไปที่ ส่วนเครื่องมืออรรถประโยชน์ ทั่วไปเพื่อจัดการข้อมูลกลุ่มอีกต่อไป ทำให้เวิร์กโฟลว์สำหรับการจองจำนวนมากมีประสิทธิภาพและเน้นเป้าหมายมากขึ้น

แท็บรายชื่อผู้เข้าพักทำหน้าที่เป็นศูนย์รวมกิจกรรมการนำเข้าผู้เข้าพักทั้งหมด แทนที่จะกรอกข้อมูลการจองทีละรายการ คุณสามารถอัปโหลดสเปรดชีตเพื่อมอบหมายผู้เข้าพักไปยังบล็อกโควตาที่มีอยู่ได้

เครื่องมือนี้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อรองรับความต้องการที่ซับซ้อนของอีเวนต์ขนาดกลางถึงใหญ่ ช่วยให้การจัดการเป็นระเบียบและเก็บบันทึกประวัติของข้อมูลผู้เข้าพักทั้งหมดที่เพิ่มเข้ากับอีเวนต์

วิธีเข้าถึงแท็บรายชื่อผู้เข้าพัก

เพื่อจัดการโปรไฟล์ขององค์กรของคุณ:

1. เข้าสู่ระบบ Cloudbeds พีเอ็มเอส
2. ในเมนูนำทางหลัก คลิก Groups and Events
3. คลิกที่แท็บ รายชื่อผู้เข้าพัก ที่ด้านบนของศูนย์กลาง
   
   ในมุมมองนี้ คุณจะเห็นรายการการนำเข้าทั้งหมดในอดีต รวมถึงชื่อไฟล์ อีเวนต์ที่เกี่ยวข้อง สถานะการนำเข้า และวันที่ดำเนินการ  

วิธีนำเข้ารายชื่อผู้เข้าพัก

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อการนำเข้าการมอบหมายผู้เข้าพักจำนวนมากสำหรับอีเวนต์:

1. คลิกปุ่ม + รายชื่อผู้เข้าพัก เพื่อเปิดเครื่องมือนำเข้า

2. เลือกอีเวนต์: เลือกอีเวนต์ที่ต้องการนำเข้าจากเมนูดรอปดาวน์.

3. ตรวจสอบแนวทางปฏิบัติ: คลิกที่ลิงก์ "guidelines" เพื่อดูคำแนะนำสำคัญสำหรับการอัปโหลดที่ประสบความสำเร็จ ซึ่งรวมถึง:

   • การใช้รหัสประเทศ ISO 2 ตัวอักษร (e.g. US, BR, GB).

   • การใช้ชื่อห้องพักให้ตรงกับที่ปรากฏในระบบ.

   • การใช้รูปแบบวันที่ ISO (YYYY-MM-DD).

4. คลิกที่ปุ่ม ดาวน์โหลดเทมเพลต CSV เพื่อดาวน์โหลดไฟล์รูปแบบอย่างเป็นทางการของ Cloudbeds. หมายเหตุ: อย่าแก้ไขส่วนหัวของเทมเพลต เพราะจะทำให้การนำเข้าไม่สำเร็จ.

5. กำหนดค่าโควตาและรายละเอียด: 

   • เลือกบล็อกโควตา (จำเป็น): เลือกบล็อกเฉพาะที่ต้องการมอบหมายการจองเหล่านี้.

   • ดูรายละเอียดบล็อกโควตา: ใช้ดรอปดาวน์นี้เพื่อตรวจสอบความต้องการและการตั้งค่าสำหรับบล็อกที่เลือกก่อนดำเนินการต่อ ส่วนนี้จะแสดง:

     • ช่วงเว้น: วันเวลาที่กิจกรรมนี้เปิดใช้งานและสามารถเข้าพักได้

     • ประเภทที่พัก: ประเภทห้องพักที่ถูกจัดเก็บในบล็อกเหล่านี้

     • แหล่งที่มา: แหล่งการจองที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมนี้

     • รหัสประเทศ: เตือนว่าระบบต้องการข้อมูลผู้เข้าพักในรูปแบบรหัสประเทศ ISO 2 ตัวอักษร (e.g. "US", "BR", "GB") เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการตรวจสอบ

6. อัปโหลดไฟล์ของคุณ: ลากและวางไฟล์ CVS ที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณลงในพื้นที่อัปโหลด หรือคลิก อัปโหลดไฟล์ เพื่อเลือกไฟล์จากอุปกรณ์ของคุณ.

7. การตรวจสอบและนำเข้าขั้นสุดท้าย: ระบบจะแสดงตัวอย่างการจองที่จะถูกนำเข้า. ตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาข้อผิดพลาดที่ถูกเน้นด้วยสีแดง. ถ้าข้อมูลถูกต้อง ให้คลิกปุ่ม นำเข้า เพื่อทำกระบวนการให้เสร็จสมบูรณ์.

8. ติดตามความคืบหน้าการนำเข้า: หลังจากคลิกนำเข้า จะมีการแจ้งเตือนปรากฏที่มุมล่างซ้ายเพื่อยืนยันว่า "เริ่มนำเข้ารายชื่อผู้เข้าพัก" แล้ว
   
   ระบบจะเริ่มประมวลผลไฟล์ และคุณจะเห็นสถานะชั่วคราวว่า "การแยกวิเคราะห์เสร็จสมบูรณ์" ในตารางบันทึก

9. สรุปและรีเฟรช: เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ สถานะจะอัปเดตเป็น "เสร็จสมบูรณ์อย่างสำเร็จ" (หรือ "เสร็จสมบูรณ์พร้อมข้อผิดพลาด" หากพบปัญหา)
   
   คุณสามารถคลิกไอคอน รีเฟรชรายการงาน ที่มุมบนขวาเพื่อดูสถานะล่าสุดและตรวจสอบจำนวนการจองที่ถูกแยกวิเคราะห์เทียบกับที่นำเข้าแล้ว

การตรวจสอบและยืนยันก่อนนำเข้า

Cloudbeds จะตรวจสอบไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติก่อนที่จะสามารถดำเนินการนำเข้าขั้นสุดท้ายได้ ขั้นตอนการตรวจสอบนี้ช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณสะอาดและตรงตามข้อกำหนดของระบบ

• การตรวจสอบรูปแบบไฟล์: หากคุณพยายามอัปโหลดไฟล์ที่ไม่รองรับ ระบบจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดสีแดงว่า "รูปแบบไฟล์ไม่รองรับ" โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เทมเพลต CSV ที่จัดเตรียมไว้
• ความสอดคล้องของข้อมูล: ระบบจะตรวจสอบโดยอัตโนมัติว่ารูปแบบของอีเมล วัน และรหัสประเทศ ISO 2 ตัวอักษร (e.g. "US", "BR") ถูกต้อง
• การระบุข้อผิดพลาด: หากพบปัญหา ระบบจะแสดงรายการ "พบข้อผิดพลาด" ในกล่องสีแดง ข้อความเหล่านี้จะระบุแถวและช่องข้อมูลที่ต้องแก้ไข (e.g. "แถวที่ 4: ต้องระบุชื่อสกุล") คุณต้องแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้ในไฟล์ของคุณและอัปโหลดใหม่ก่อนที่ปุ่มนำเข้าจะใช้งานได้

การจัดการบันทึกรายชื่อผู้เข้าพัก

การดูรายละเอียดบันทึก

เมื่อเริ่มต้นหรือลงเสร็จสิ้นการนำเข้าแล้ว คุณสามารถดูการจองเฉพาะที่รวมอยู่ในงานนั้นได้

1. แสดงบันทึก: ในตารางรายชื่อผู้เข้าพักหลัก ให้คลิกที่ไอคอน แสดงบันทึก (รายการ) ที่ด้านขวาของรายการใดก็ได้
2. สถานะการนำเข้า: จะเปิดมุมมองรายละเอียดที่แสดงสถานะของการจองแต่ละรายการภายในไฟล์นั้น (เช่น "เสร็จสมบูรณ์" หรือ "ล้มเหลว")
3. แสดงรายละเอียด: เพื่อดูข้อมูลผู้เข้าพักดิบที่นำเข้า (เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และรหัสบล็อกโควตา) ให้คลิกที่ไอคอน แสดงรายละเอียด ("i") สำหรับบันทึกเฉพาะ ข้อมูลนี้จะแสดงในหน้าต่างป๊อปอัพเพื่อการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว

วิธีการกรองบันทึก

ศูนย์รวมรายชื่อผู้เข้าพักช่วยให้คุณกรองข้อมูลย้อนหลังเพื่อค้นหางานนำเข้าเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

• กรองตามสถานะ: คลิกเมนูดรอปดาวน์ สถานะ เพื่อกรองบันทึกตามสถานะปัจจุบันของพวกเขา (เช่น เลือกทั้งหมด ยังไม่ดำเนินการ เสร็จสมบูรณ์ ล้มเหลว ล้มเหลวระหว่างดำเนินการ เป็นต้น)
• รีเซ็ตตัวกรอง: ใช้ปุ่มรีเซ็ตที่อยู่ถัดจากตัวกรองเพื่อเคลียร์การเลือกของคุณและกลับไปยังรายการทั้งหมด