กลุ่มและอีเวนต์ - สิ่งที่คุณต้องรู้ทั้งหมด

โมดูล Groups and Events ของ Cloudbeds เป็นศูนย์กลางที่ออกแบบใหม่และรวมศูนย์ ช่วยให้ที่พักจัดการธุรกิจกลุ่มได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้นและมองเห็นข้อมูลหลายที่พักได้พร้อมกัน โดยแยกข้อมูลองค์กรระดับสูง (โปรไฟล์) ออกจากรายละเอียดการดำเนินงานเฉพาะที่พัก (อีเวนต์) โมดูลนี้จึงเป็นเครื่องมือทรงพลังสำหรับโรงแรมที่พึ่งพาการจองจากองค์กร บริษัทท่องเที่ยว และกลุ่ม

วิธีเข้าถึง

1. คลิกที่ เมนู
2. ไปที่ Groups and Events

ภาพรวมของโมดูล Groups and Events

เราได้แทนที่หน้า Group Profiles ระบบดั้งเดิมด้วยสถาปัตยกรรมใหม่ที่ออกแบบเพื่อประสิทธิภาพและขยายตัว โมดูลนี้จัดเป็นสามแท็บหลัก:

ประโยชน์หลัก

วิธีการทำงาน: การเปลี่ยนแปลงฟังก์ชันหลัก

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากโมดูลใหม่ การเข้าใจการเปลี่ยนแปลงสำคัญสองประการในวิธีที่ Cloudbeds จัดโครงสร้างข้อมูลธุรกิจกลุ่มและการเรียกเก็บเงินจะช่วยได้มาก

1. โปรไฟล์กับอีเวนต์: ในระบบกลุ่มแบบดั้งเดิม ข้อมูลส่วนใหญ่จะอยู่ใน “โปรไฟล์กลุ่ม” เดียว ซึ่งมักทำให้เกิดบันทึกซ้ำซ้อนและมองเห็นข้อมูลข้ามที่พักได้จำกัด
   
   ในสถาปัตยกรรมใหม่ โปรไฟล์ คือ “แหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้” ขององค์กรของคุณ (บริษัท, ตัวแทนบริษัทท่องเที่ยว หรือกลุ่ม) และ อีเวนต์ คือพื้นที่ทำงานเฉพาะที่พักที่คุณจัดการรายละเอียดปฏิบัติการสำหรับการเข้าพักหรือโอกาสเฉพาะ (วัน, บล็อกโควตา, การรับส่ง และเงื่อนไขระดับอีเวนต์)
   
   นั่นหมายความว่าคุณสามารถเชื่อมโยง โปรไฟล์หนึ่ง กับ อีเวนต์หลายรายการ ได้ตามเวลา โดยยังคงรักษาข้อมูลความสัมพันธ์ให้สอดคล้องและรวมศูนย์อยู่เสมอ
    

   โปรไฟล์กลุ่มแบบดั้งเดิม โปรไฟล์และอีเวนต์แบบใหม่

   • ข้อมูลกลุ่มถูกรวมไว้ ใน “โปรไฟล์กลุ่ม” เดียว ผสมผสานรายละเอียดบัญชีระยะยาวกับข้อมูลเฉพาะอีเวนต์เข้าด้วยกัน
   • โปรไฟล์มักจะขึ้นกับที่พัก ทำให้ องค์กรที่มีหลายที่พัก ใช้บันทึกบริษัทหรือตัวแทนบริษัทท่องเที่ยวเดียวกันซ้ำได้ยากโดยไม่ต้องสร้างใหม่

   

   • โปรไฟล์ตอนนี้ครอบคลุมทั้งองค์กร ดังนั้นโปรไฟล์ที่สร้างที่ที่พักหนึ่งจะมองเห็นและเข้าถึงได้ทั่วทั้งแบรนด์ ช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำและทำให้ติดตามบัญชีได้ดีขึ้น
   • ประเภทโปรไฟล์เป็นแบบเฉพาะเจาะจง: เมื่อสร้างโปรไฟล์ คุณต้องเลือก บริษัท, ตัวแทนบริษัทท่องเที่ยว หรือกลุ่ม และเมื่อบันทึกแล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนประเภทได้ ซึ่งช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูลและรองรับช่องข้อมูลเฉพาะประเภท
   • กระบวนการสร้างออกแบบมาเพื่อความรวดเร็ว: พนักงานสามารถสร้างโปรไฟล์ด้วยแค่ชื่อเมื่อต้องการ แล้วค่อยเพิ่มรายละเอียด เช่น รายชื่อติดต่อและข้อมูลการเรียกเก็บเงินทีหลัง

   

   • เมื่อสร้างอีเวนต์ ผู้ใช้สามารถเลือก โปรไฟล์ที่มีอยู่แล้วหรือสร้างโปรไฟล์ใหม่ ได้โดยตรงจากแบบฟอร์มอีเวนต์ เพื่อให้ทำงานต่อได้โดยไม่ต้องออกจากขั้นตอน

   

2. การเรียกเก็บเงินและการกำหนดเส้นทาง: กฎการเรียกเก็บเงินและการกำหนดเส้นทางไม่ได้ตั้งค่าบนโปรไฟล์อีกต่อไป แต่จะตั้งค่าที่ระดับ อีเวนต์ หรือ การจอง แทน

   นี่คือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ช่วยลดการซ้ำซ้อนและเพิ่มความยืดหยุ่น: คุณสามารถเก็บ โปรไฟล์หลักเพียงหนึ่งเดียว (เช่น บริษัทเดียว) และ ใช้สถานการณ์การเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน ตามอีเวนต์หรือการเข้าพักเฉพาะ — โดยไม่ต้อง สร้างโปรไฟล์หลายเวอร์ชันซ้ำกัน

   สิ่งนี้ยังสอดคล้องกับกระบวนการสร้างอีเวนต์ที่อัปเดต: ตัวเลือกการกำหนดเส้นทางจะตั้งค่า สำหรับอีเวนต์ และผู้ใช้สามารถบันทึกอีเวนต์ได้อย่างรวดเร็ว หรือบันทึกและเพิ่มบล็อกโควตาในขั้นตอนเดียวกัน

ข้อจำกัด

• การเปลี่ยนประเภทโปรไฟล์: อย่างที่กล่าวไว้ คุณไม่สามารถย้อนกลับหรือเปลี่ยนประเภทโปรไฟล์ (เช่น จาก บริษัท เป็น ตัวแทนบริษัทท่องเที่ยว) ได้หลังจากที่สร้างแล้ว
• การตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าพัก: เครื่องมือรายชื่อผู้เข้าพักในปัจจุบันจะตรวจสอบรูปแบบ (อีเมล วัน รหัสประเทศ) แต่ยังไม่ตรวจสอบสถานะห้องว่างหรือการซ้ำของผู้เข้าพัก
• การแก้ไขการนำเข้า: ปัจจุบันไม่มีตัวเลือกให้แก้ไขหรือลบบันทึกรายชื่อผู้เข้าพักหลังจากนำเข้าแล้ว; การเปลี่ยนแปลงต้องทำภายใน การจอง แต่ละรายการ
• การตั้งค่าการเรียกเก็บเงินโดยตรง: แม้โปรไฟล์จะใช้ร่วมกันในองค์กร แต่บัญชี บัญชีลูกหนี้ และวงเงินเครดิตจะถูกจัดการแยกตาม ที่พัก