นโยบายอัจฉริยะกับการใช้ใน การจอง การชำระเงิน และการยกเลิก

การเปลี่ยนแปลงบางอย่างในการจองสามารถอัปเดตจำนวนเงินชำระตามกำหนดในอนาคตได้ ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับการจองนั้นๆ

• การเปลี่ยนแปลงวัน:
  เมื่อมีการอัปเดตวันเข้าพัก ระบบจะคำนวณยอดเงินคงเหลือใหม่และอัปเดตจำนวนเงินชำระตามกำหนดในอนาคตให้สอดคล้องกัน
• การเปลี่ยนแปลงห้อง/แผนราคา:
  ถ้าการจองถูกย้ายไปยังห้องหรือแผนราคาที่มีอัตราแตกต่างกัน ยอดเงินคงเหลือจะอัปเดตตราบใดที่นโยบายถูกกำหนดค่าให้เก็บยอดเงินคงเหลือ
• บริการเสริมหรือสินค้า:
  การเพิ่มสินค้า หรือบริการเสริมในใบแจ้งรายการจะไม่อัปเดตการชำระเงินตามกำหนดที่มีอยู่ผ่านกระบวนการปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่าย
• การปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง:
  เมื่อคุณใช้ การปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่าย เพื่อลดยอดรวมการจอง Cloudbeds จะอัปเดตการชำระเงินตามกำหนดที่รอดำเนินการให้ตรงกับยอดเงินคงเหลือใหม่

เมื่อการปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายลดยอดรวมการจอง

ก่อนที่คุณจะบันทึกการปรับเปลี่ยน ส่วน นโยบาย จะแสดงจำนวนเงินชำระตามกำหนดในปัจจุบันและที่อัปเดต รวมถึงยอดรวมการจองใหม่

ถ้ายังมียอดเงินคงเหลือที่ต้องชำระ การชำระเงินตามกำหนดจะถูกลดลงให้ตรงกับยอดเงินคงเหลือใหม่ ในตัวอย่างด้านล่าง ส่วนดูตัวอย่างนโยบายแสดงให้เห็นว่าจำนวนเงินชำระในอนาคตลดลงก่อนที่จะบันทึกการปรับเปลี่ยน

ถ้าผู้เข้าพักได้ชำระเงินเพียงพอที่จะครอบคลุมยอดรวมการจองที่ปรับเปลี่ยนแล้ว การชำระเงินตามกำหนดในอนาคตจะถูกลดลงเป็น $0.00 และถูกยกเลิก

ถ้าการปรับเปลี่ยนยังทำให้เกิดการชำระเงินเกิน Cloudbeds จะแสดงคำเตือนว่าจำเป็นต้องมี การคืนเงินด้วยตนเอง การปรับเปลี่ยนนี้จะไม่คืนเงินให้ผู้เข้าพักโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างด้านล่างแสดงการชำระเงินตามกำหนดที่ลดลงเป็น $0.00 พร้อมคำเตือนการชำระเงินเกิน

หลังจากบันทึกการปรับเปลี่ยน การชำระเงินตามกำหนดอาจใช้เวลาสักครู่ก่อนจะแสดงจำนวนเงินที่อัปเดต

• การชำระเงินอัตโนมัติที่สำเร็จหรือถูกปฏิเสธ:
  • เมื่อการชำระเงินอัตโนมัติสำเร็จหรือล้มเหลว Cloudbeds สามารถแจ้งเตือนคุณทางอีเมลได้หากเปิดใช้งานการแจ้งเตือนการชำระเงินไว้ค่ะ
• หากการชำระเงินอัตโนมัติล้มเหลว:
  • ติดต่อผู้เข้าพักหรือขอวิธีการชำระเงินที่อัปเดต
  • ดำเนินการชำระเงินด้วยตนเองที่จำเป็นใน PMS ให้เสร็จสมบูรณ์

การดำเนินการชำระเงินด้วยตนเองและการทำงานอัตโนมัติของนโยบายอัจฉริยะ

เมื่อเปิดใช้นโยบายอัจฉริยะและการจองมีการชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการ การดำเนินการทางการเงินด้วยตนเองบางอย่างจะแสดงคำเตือนก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อค่ะ

การดำเนินการเหล่านี้ได้แก่:

• การเพิ่มการชำระเงินด้วยตนเอง
• การดำเนินการคืนเงิน
• การยกเลิกการชำระเงินที่กำหนดการไว้
• การทำให้การชำระเงินเป็นโมฆะหรือปล่อยการรับรอง
• การเพิ่มสินค้าและเรียกเก็บเงินในขั้นตอนเดียวกัน

ก่อนดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ Cloudbeds จะแจ้งให้ทราบว่าการดำเนินการต่อจะปิดใช้นโยบายอัจฉริยะและระบุการชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการที่จะถูกยกเลิก ตัวอย่างด้านล่างแสดงคำเตือนนี้ขณะเพิ่มการชำระเงินด้วยตนเองค่ะ

หากคุณยืนยันการดำเนินการ:

• การดำเนินการชำระเงินด้วยตนเองที่เลือกจะเสร็จสมบูรณ์
• การชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการจะถูกยกเลิก
• นโยบายอัจฉริยะจะถูกปิดใช้งานสำหรับการจองนั้น
• การประมวลผลการชำระเงินอัตโนมัติจะหยุดลง
• การเก็บหรือคืนค่าธรรมเนียมการยกเลิกและไม่มาแสดงตัวแบบอัตโนมัติจะหยุดลง
• ยอดเงินคงเหลือหรือการคืนเงินที่ต้องดำเนินการต้องทำด้วยตนเอง

คำเตือนนโยบายอัจฉริยะจะแสดงเมื่อเปิดใช้นโยบายอัจฉริยะและยังมีการชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการในระบบ หากไม่มีการชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการ การดำเนินการเหล่านี้จะดำเนินไปตามขั้นตอนปกติค่ะ

การดำเนินการตามระบบที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะไม่ปิดใช้นโยบายอัจฉริยะ เช่น การปล่อยการรับรองโดยอัตโนมัติเมื่อเช็กเอาต์จะไม่ถือเป็นการดำเนินการด้วยตนเองของพนักงานค่ะ

หากคุณต้องการจัดการกิจกรรมทางการเงินที่เหลือสำหรับการจองด้วยตนเอง ผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาตสามารถปิด Smart Policy จากโฟลิโอการจองได้ครับ

ในแท็บ โฟลิโอ การควบคุม Smart Policy จะแสดงสถานะว่าอัตโนมัติเปิดหรือปิดสำหรับการจองนั้นอยู่ในขณะนี้

คลิกที่การควบคุม Smart Policy เพื่อเปิดแผงควบคุมและตรวจสอบสถานะอัตโนมัติในปัจจุบัน กำหนดการชำระเงิน และการชำระเงินที่ได้ดำเนินการไปแล้ว

เมื่อคุณสลับปิด Smart Policy ระบบ Cloudbeds จะแสดงผลกระทบก่อนที่คุณจะยืนยันการเปลี่ยนแปลง แผงควบคุมจะอธิบายว่าการดำเนินการอัตโนมัติใดจะหยุด และระบุการชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการที่จะถูกยกเลิก

หลังจากที่คุณยืนยัน:

• การชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการทั้งหมดจะถูกยกเลิก
• การประมวลผลการชำระเงินอัตโนมัติจะหยุดลง
• การเก็บหรือคืนค่าธรรมเนียมการยกเลิกและไม่เข้าพักแบบอัตโนมัติจะหยุดลง
• การชำระเงินที่เก็บไปแล้วจะยังคงอยู่ในการจอง
• ยอดเงินคงเหลือหรือการคืนเงินที่เหลือต้องจัดการด้วยตนเอง
• บันทึกกิจกรรมการจองจะบันทึกว่าใครปิด Smart Policy และเมื่อใด
• ไม่สามารถเปิด Smart Policy กลับมาใช้ใหม่สำหรับการจองนี้ได้

เมื่อการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์ แท็บ โฟลิโอ จะแสดงสถานะ Smart Policy เป็น ปิด

เปิดแผง Smart Policy อีกครั้งเพื่อตรวจสอบสถานะสุดท้าย การชำระเงินที่กำหนดการถูกยกเลิกจะยังคงแสดงอยู่ การชำระเงินที่ดำเนินการแล้วยังคงแสดงในรายการ และแผงควบคุมยืนยันว่าไม่สามารถเปิด Smart Policy กลับมาใช้ใหม่สำหรับการจองนี้ได้

ต้องมีสิทธิพิเศษ

ผู้ใช้ต้องมีสิทธิพิเศษ กำหนดค่าทับกฎการชำระเงินตามนโยบาย เพื่อปิดใช้นโยบายอัจฉริยะสำหรับการจอง ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิพิเศษนี้สามารถดูข้อมูลนโยบายอัจฉริยะได้แต่ไม่สามารถดำเนินการปิดใช้งานได้

เพื่อเปิดใช้งานสิทธิพิเศษนี้ ให้ไปที่ เมนูบัญชี > การตั้งค่า > ผู้ใช้ > บทบาท เลือกบทบาทที่ต้องการ ค้นหา กำหนดค่าทับกฎการชำระเงินตามนโยบาย ภายใต้สิทธิพิเศษการจอง และเปิดใช้งานสำหรับบทบาทนั้น

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและจัดการบทบาทและสิทธิพิเศษ ดูที่ เพิ่ม แก้ไข หรือลบบทบาท และ สิทธิพิเศษของบทบาท

นโยบายอัจฉริยะจะดำเนินการยกเลิกโดยอัตโนมัติตาม:

• เวลาที่ผู้เข้าพักยกเลิก
• จำนวนเงินที่ชำระไปแล้ว
• กฎค่าธรรมเนียมหรือการคืนเงินในนโยบาย

การกำหนดค่าทับค่าธรรมเนียมการยกเลิกและไม่มาเข้าพักด้วยตนเอง
ผู้ใช้งานสามารถกำหนดค่าทับค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือไม่มาเข้าพักที่ระบบตั้งไว้โดยอัตโนมัติ ได้โดยตรงจากขั้นตอนการยกเลิกโดยการยกเลิกการเลือกตัวเลือก “ปฏิบัติตามนโยบายการยกเลิก”

• การกระทำนี้จะป้องกันไม่ให้ระบบเรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่รอดำเนินการโดยอัตโนมัติ
• จำเป็นต้องมีหมายเหตุการยกเลิกและจะถูกบันทึกในหมายเหตุการจองและประวัติการทำงาน
• การชำระเงินที่ได้รับไปแล้วต้องทำการคืนเงินด้วยตนเองผ่านใบแจ้งรายการ

หากผู้เข้าพักยกเลิกผ่านพอร์ทัลผู้เข้าพัก การทำงานอัตโนมัติของนโยบายอัจฉริยะ จะไม่ทำงานโดยอัตโนมัติ.
พนักงานต้องดำเนินการคืนเงินหรือค่าปรับด้วยตนเอง

นี่คือตัวอย่างของพฤติกรรมของนโยบายอัจฉริยะในระหว่างการดำเนินงานประจำวัน:

1. ผู้เข้าพักเปลี่ยนวันเข้าพัก:
   • ยอดเงินคงเหลือและการชำระเงินตามกำหนดจะปรับเปลี่ยนโดยอัตโนมัติตามวันที่และอัตราที่อัปเดตแล้ว
2. ยอดรวมการจองลดลงด้วยการปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่าย:
   • การชำระเงินตามกำหนดที่รอดำเนินการจะลดลงให้ตรงกับยอดเงินใหม่
   • ถ้ายอดรวมที่ปรับแล้วถูกชำระเต็มจำนวนด้วยการชำระเงินที่เก็บไปแล้ว การชำระเงินตามกำหนดที่รอดำเนินการจะถูกยกเลิก
   • การชำระเงินเกินที่เกิดขึ้นต้องทำการคืนเงินด้วยตนเอง
3. มีการเพิ่มสินค้า หรือบริการเสริม:
   • การเพิ่มสินค้า หรือบริการเสริมจะไม่อัปเดตการชำระเงินตามกำหนดที่มีอยู่ผ่านกระบวนการปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่าย
   • ถ้าพนักงานเพิ่มสินค้าและเรียกเก็บเงินในกระบวนการเดียวกันในขณะที่ยังมีการชำระเงินตามกำหนดที่รอดำเนินการอยู่ การยืนยันการชำระเงินด้วยตนเองจะปิดการทำงานของนโยบายอัจฉริยะ
4. พนักงานจัดการการชำระเงินหรือการคืนเงินด้วยตนเอง:
   • เมื่อเปิดใช้นโยบายอัจฉริยะและมีการชำระเงินตามกำหนดที่รอดำเนินการ ระบบจะแจ้งเตือนพนักงานก่อนดำเนินการชำระเงินด้วยตนเองที่ได้รับผลกระทบ
   • ถ้าพนักงานดำเนินการต่อ การชำระเงินตามกำหนดที่รอดำเนินการจะถูกยกเลิกและนโยบายอัจฉริยะจะถูกปิดสำหรับการจองนั้น
5. ผู้เข้าพักต้องการอัปเดตบัตรของตน:
   • พนักงานสามารถอัปเดตบัตรได้; ระบบอัตโนมัติในอนาคตจะดำเนินต่อไปตราบใดที่นโยบายอัจฉริยะยังเปิดใช้งานอยู่
6. ผู้เข้าพักต้องการนโยบายอัจฉริยะที่แตกต่าง:
   • นโยบายอัจฉริยะที่มอบหมายเมื่อสร้างการจองไม่สามารถเปลี่ยนเป็นนโยบายอื่นได้
   • การปิดนโยบายอัจฉริยะจะหยุดระบบอัตโนมัติแต่จะไม่มอบหมายนโยบายอื่นให้กับการจอง

• ตรวจสอบสถานะนโยบายอัจฉริยะ ก่อนจัดการการชำระเงินด้วยตนเองในรายการจอง
• ตรวจสอบคำเตือนก่อนยืนยันการดำเนินการทางการเงินด้วยตนเอง Cloudbeds จะแสดงเมื่อการชำระเงินที่กำหนดการรอดำเนินการจะถูกยกเลิก และนโยบายอัจฉริยะจะถูกปิดใช้งาน
• ใช้ฟังก์ชันดูตัวอย่างการปรับค่าใช้จ่าย เพื่อยืนยันว่าการลดราคาจะส่งผลต่อการชำระเงินที่กำหนดการในอนาคตอย่างไร ก่อนบันทึก
• จำไว้ว่าการปิดใช้งานนโยบายอัจฉริยะเป็นการตั้งค่าถาวรสำหรับรายการจองนั้น การชำระเงินหรือการคืนเงินที่เหลือต้องจัดการด้วยตนเอง
• ตรวจสอบการชำระเงินที่กำหนดการเป็นระยะ เพื่อความถูกต้องในการดำเนินงาน