รายงานที่สำคัญต้องส่งออกก่อนปิดหรือขายที่พัก

หากคุณวางแผนที่จะ ขายที่พักของคุณ, ปิดกิจการ, หรือ ยกเลิกบัญชี Cloudbeds, เราขอแนะนำให้ส่งออกรายงานที่เฉพาะเพื่อรักษาข้อมูลของแขกและที่พักของคุณในระบบของคุณ หลังจากที่บัญชี Cloudbeds ของคุณถูกปิดใช้งานแล้ว คุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป ดังนั้นการบันทึกและรักษาข้อมูลของคุณล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ

รายงานสำคัญที่ควรส่งออก:

1. รายการจอง

รายการนี้ ประกอบด้วยประวัติการจองทั้งหมด ตั้งแต่การเช็คอินครั้งแรกจนถึงวันที่ที่ที่พักของคุณหยุดดำเนินการ มันเป็นภาพรวมที่ครอบคลุมของประวัติการจองของคุณ ทำให้คุณมีบันทึกของแขกและการจองทุกอย่าง

2. โปร์ไฟล์ผู้เข้าพัก

รายงานนี้รวมถึง ข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ (PII)—รายละเอียดที่สามารถใช้ในการระบุตัวตน ติดต่อ หรือค้นหาบุคคล สำคัญที่จะปฏิบัติตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวในท้องถิ่นเมื่อจัดการข้อมูลที่อ่อนไหวนี้

คุณควรสร้างโปร์ไฟล์ผู้เข้าพักหากคุณ:

• เปลี่ยนระบบบริหารจัดการที่พัก (PMS)
• ระงับการดำเนินการของที่พักชั่วคราว

โปร์ไฟล์ผู้เข้าพักประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ รวมถึงรายละเอียดส่วนตัว รายได้ หมายเหตุ และเอกสารที่แนบมา นี่คือวิธีการดาวน์โหลดรายงาน:

1. เมนู
2. แขก
3. ใช้ ตัวกรอง ที่จำเป็น
4. ส่งออก ข้อมูล

3. รายงานธุรกรรม

รายงานนี้ เป็นเครื่องมือหลักของคุณสำหรับติดตามธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของการจอง ใบแจ้งรายการ และบัญชีกลาง มันคล้ายกับ บันทึกการโพสต์ และบันทึกการชำระเงิน การปรับเปลี่ยน การคืนเงิน และการเป็นโมฆะ

สำหรับการแจกแจงที่ละเอียดมากขึ้น คุณสามารถใช้ตัวกรองรายงานตามวันที่ ผู้ใช้ หรือประเภทธุรกรรม เราขอแนะนำให้สร้างรายงานรายเดือนเพื่อเทียบกับธุรกรรมของคุณกับรายการรายได้ของคุณและให้แน่ใจว่าการชำระเงินทั้งหมดได้รับไว้เรียบร้อย

หากคุณกำลังปิดที่พักของคุณ รายงานนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบว่าบันทึกการเงินของคุณถูกต้องและไม่มีการชำระเงินที่หายไป

4. รายงานใบแจ้งหนี้

รายงานนี้ รวมใบแจ้งหนี้ของทุกที่พักไว้ในที่เดียวที่สะดวก คุณสามารถกรอง ค้นหา เปิด และดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ตามต้องการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งใบแจ้งหนี้ถึงแขกโดยตรงจากหน้านี้ได้ มันเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการจัดระเบียบบันทึกการเงินของคุณ โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังเปลี่ยนจาก Cloudbeds