จัดการการย้อนกลับสถานะการจองสำหรับการจองที่ผ่านไปแล้วและไม่ใช้งาน

บทนำ

Cloudbeds พีเอ็มเอสใช้กฎที่แตกต่างกันเมื่อคุณเปลี่ยนสถานะการจองกลับไปยังสถานะก่อนหน้า ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับสถานะปัจจุบันของการจอง วันที่ธุรกิจของ Cloudbeds และสำหรับการเปลี่ยนแปลงในวันที่ผ่านมา บางอย่างขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการตรวจประเมินกลางคืนของที่พัก

การควบคุมเหล่านี้ช่วยป้องกันไม่ให้การเข้าพักในอดีตถูกเปิดใหม่โดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการเข้าพักของห้อง ค่าใช้จ่ายในใบแจ้งรายการ บันทึกทางการเงิน และรายงานสิ้นวัน การแก้ไขในวันที่ทำธุรกิจเดียวกันยังคงสามารถทำได้ในกรณีที่รองรับ ขณะที่การย้อนสถานะในวันที่ผ่านมาอาจแสดงคำเตือนหรือถูกบล็อก

ในการดำเนินงานประจำวัน คุณอาจต้องใช้ตัวเลือกเหล่านี้เมื่อผู้เข้าพักถูกเช็กอินหรือเช็กเอาต์ผิดพลาด เมื่อผู้เข้าพักมาถึงหลังจากถูกระบุว่า No-Show หรือเมื่อพนักงานพบว่าสถานะการจองจากวันที่ทำธุรกิจที่ผ่านมา จำเป็นต้องแก้ไข บทความนี้ช่วยให้คุณระบุเส้นทางการแก้ไขที่เหมาะสมก่อนเปลี่ยนสถานะการจอง

สารบัญ

• ใครบ้างที่ได้รับผลกระทบและอย่างไร
• ทำความเข้าใจวันที่ทำธุรกิจและการย้อนสถานะ
• ตรวจสอบว่าสถานะการจองใดที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
• เปลี่ยนสถานะการจองจาก เช็กเอาต์แล้ว เป็น ในองค์กร
• เปลี่ยนสถานะการจองจาก ในองค์กร เป็น ยืนยันแล้ว หรือ รอการยืนยัน
• เปลี่ยนสถานะการจองจาก No-Show เป็น ยืนยันแล้ว หรือ รอการยืนยัน
• คำถามทั่วไปเกี่ยวกับการเปลี่ยนสถานะการจอง
• กำหนดค่าการตั้งค่าการย้อนสถานะการจอง
• เหตุผลที่ Cloudbeds เตือนเกี่ยวกับการเปิดใช้งานการจองที่ไม่ใช้งาน

ใครบ้างที่ได้รับผลกระทบและอย่างไร

การย้อนสถานะการจองส่งผลต่อกระบวนการทำงานของฝ่ายต้อนรับ การกำหนดเวลาการตรวจประเมินกลางคืน และการกำหนดค่าในระดับที่พักแตกต่างกันไปตามบทบาทของคุณ

เข้าใจวันที่ธุรกิจและการย้อนสถานะ

Cloudbeds ใช้ วันที่ธุรกิจ เพื่อกำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงสถานะการจองบางอย่างเป็นการแก้ไขในวันเดียวกันหรือการย้อนสถานะวันที่ผ่านมา วันที่ธุรกิจจะเลื่อนเมื่อมีการรันการตรวจประเมินกลางคืน จนกว่าการตรวจประเมินกลางคืนจะเลื่อนวันที่ธุรกิจ วันที่ปฏิทินก่อนหน้าอาจยังถูกนับเป็นวันที่ธุรกิจปัจจุบัน

เมื่อการเปลี่ยนสถานะที่เกี่ยวข้องเกิดขึ้นในวันที่ธุรกิจเดียวกัน Cloudbeds จะใช้กระบวนการยืนยันปกติ สำหรับการเปลี่ยนแปลงวันที่ผ่านมา ผลลัพธ์อาจขึ้นอยู่กับว่าค่ากำหนดที่พักที่เกี่ยวข้องถูกตั้งเป็น แจ้งเตือน หรือ ไม่อนุญาต

แจ้งเตือน

Cloudbeds จะแสดงคำเตือนการเปิดใช้งานใหม่ก่อนดำเนินการเปลี่ยนสถานะวันที่ผ่านมา คุณสามารถ:

• สร้างการจองใหม่ เพื่อไม่ให้การจองเดิมเปลี่ยนแปลงและสร้างการเข้าพักใหม่แทน
• ยกเลิก เพื่อไม่ให้การจองเปลี่ยนแปลง
• ดำเนินการต่อ เพื่อดำเนินการกับการย้อนสถานะที่ได้รับการสนับสนุน

คำเตือนนี้ให้ตัวเลือกแก่คุณว่าจะดำเนินการย้อนสถานะที่ได้รับการสนับสนุนต่อไป ยกเลิกการเปลี่ยนแปลง หรือสร้างการจองใหม่แทน

ไม่อนุญาต

Cloudbeds ปิดใช้งานตัวเลือกสถานะที่เกี่ยวข้อง เลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือกที่ปิดใช้งานเพื่อดูเหตุผลว่าทำไมการจองนั้นจึงไม่สามารถเปลี่ยนเป็นสถานะที่เลือกได้

ตรวจสอบว่าสถานะการจองใดที่สามารถเปลี่ยนได้

ก่อนเปลี่ยนสถานะการจอง ให้ระบุสิ่งที่เกิดขึ้นในเชิงปฏิบัติก่อน ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ที่แผนกต้อนรับ คุณจะกำลังแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในวันที่ทำการปัจจุบัน แก้ไขการจองเก่าหลังจากที่การตรวจประเมินกลางคืนได้ดำเนินการแล้ว หรือเปิดใช้งานผู้เข้าพักที่เคยถูกทำเครื่องหมายว่า No-show มาก่อน

ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ขึ้นอยู่กับสถานะเริ่มต้นของการจอง สถานะเป้าหมาย วันที่ทำการ และการตั้งค่าการตรวจประเมินกลางคืนของที่พัก การเปลี่ยนสถานะบางอย่างจะถูกบล็อกเสมอและไม่ขึ้นกับการตั้งค่าของที่พัก

สถานการณ์ทั่วไปที่แผนกต้อนรับ

ใช้ตัวอย่างเหล่านี้เพื่อระบุว่าเวิร์กโฟลว์ใดใกล้เคียงกับสถานการณ์ที่คุณกำลังแก้ไขมากที่สุด:

ข้อมูลอ้างอิงการเปลี่ยนสถานะการจอง

ใช้ตารางด้านล่างหลังจากระบุสถานการณ์แล้ว ตารางนี้แสดงการเปลี่ยนสถานะที่ได้รับการสนับสนุน เตือน หรือถูกบล็อก

การเปลี่ยนสถานะเป็น ยกเลิก หรือ No-show และการเปลี่ยนสถานะออกจาก ยกเลิก จะไม่ถูกควบคุมโดยการตั้งค่าการย้อนกลับของการตรวจประเมินกลางคืนเหล่านี้

เปลี่ยนสถานะการจองที่เช็กเอาต์แล้วกลับเป็นในองค์กร

ใช้ขั้นตอนนี้เมื่อผู้เข้าพักควรยังคงอยู่ในองค์กร แต่การจองถูกเช็กเอาต์ไปแล้ว ตัวอย่างทั่วไปคือการแก้ไขการเช็กเอาต์โดยไม่ตั้งใจที่พนักงานแผนกต้อนรับทำไว้

Cloudbeds จะตรวจสอบก่อนว่ามีผู้เข้าพักคนอื่นเช็กอินอยู่ในห้องที่กำหนดแล้วหรือไม่

ถ้าห้องผ่านการตรวจสอบการเข้าพัก:

1. เปิดการจองและเลือก ในองค์กร จากเมนูสถานะการจอง
2. ถ้าวันออกเป็นวันที่ทำการปัจจุบัน ดำเนินการยืนยันตามปกติ
3. ถ้าวันออกก่อนวันที่ทำการปัจจุบัน:
   • ถ้าเป็น เตือน ให้ตรวจสอบคำเตือนการเปิดใช้งานใหม่และเลือก ดำเนินการต่อ เพื่อดำเนินการต่อ
   • ถ้าเป็น ไม่อนุญาต ตัวเลือกในองค์กรจะไม่สามารถใช้งานได้
4. ทำการยืนยันการเปลี่ยนสถานะขั้นสุดท้ายให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อไม่สามารถเปลี่ยนสถานะได้ ตัวเลือกจะปรากฏเป็นสีเทาและไม่สามารถเลือกได้ในเมนูสถานะการจอง

เปลี่ยนสถานะการจองจาก ในองค์กร กลับเป็น ยืนยัน หรือ รอการยืนยัน

ใช้ขั้นตอนนี้เมื่อมีการเช็กอินการจองแล้วแต่ยังไม่ควรเป็นสถานะ ในองค์กร เช่น พนักงานอาจเช็กอินผิดการจอง หรือทำการเช็กอินก่อนที่ผู้เข้าพักจะพร้อม

การจองที่อยู่ในสถานะ ในองค์กร สามารถเปลี่ยนกลับเป็น ยืนยัน หรือ รอการยืนยัน ได้เมื่อการแก้ไขได้รับอนุญาตตามวันที่เข้าพักและการตั้งค่าการตรวจประเมินกลางคืนของที่พัก

1. เปิดการจองและเลือก ยืนยัน หรือ รอการยืนยัน จากเมนูสถานะการจอง
2. ถ้าวันเข้าพักเป็นวันที่ทำการปัจจุบัน ดำเนินการยืนยันตามปกติ
3. ถ้าวันเข้าพักก่อนวันที่ทำการปัจจุบัน:
   • ถ้าเป็น เตือน ให้ตรวจสอบคำเตือนการเปิดใช้งานใหม่และเลือก ดำเนินการต่อ เพื่อดำเนินการต่อ
   • ถ้าเป็น ไม่อนุญาต สถานะที่เลือกจะไม่สามารถใช้งานได้
4. ทำการยืนยันขั้นสุดท้ายให้เสร็จสมบูรณ์

ก่อนยืนยันการเปลี่ยนสถานะด้วยตนเอง Cloudbeds อาจแจ้งเตือนว่าการอัปเดตสถานะการจองอาจทำให้เกิดกระบวนการอัตโนมัติ เช่น การส่งอีเมลถึงผู้เข้าพัก

หลังจากเลือกสถานะใหม่ ให้ตรวจสอบการจองที่แสดงในหน้าการยืนยันก่อนดำเนินการเปลี่ยนแปลง

คืนสถานะการจอง No-Show เป็น ยืนยันแล้ว หรือ รอการยืนยัน

ใช้ขั้นตอนนี้เมื่อผู้เข้าพักมาถึงหลังจากที่สถานะการจองถูกตั้งเป็น No-Show แล้ว คืนสถานะการจองเป็น ยืนยันแล้ว หรือ รอการยืนยัน ก่อน จากนั้นดำเนินการเช็กอินตามขั้นตอนปกติหากผู้เข้าพักเข้าพักจริง

ไม่สามารถเปลี่ยนสถานะการจอง No-Show เป็น การจองในองค์กร หรือ เช็กเอาต์แล้ว ได้โดยตรง

การตั้งค่า คืนสถานะการจอง No-Show เป็น ยืนยันแล้ว หรือ รอการยืนยัน ของที่พักจะควบคุมว่าการเปลี่ยนสถานะนี้จะมีการแจ้งเตือนหรือถูกบล็อก:

• ถ้าเลือก แจ้งเตือน Cloudbeds จะแสดงคำเตือนก่อนดำเนินการเปลี่ยนสถานะต่อไป
• ถ้าเลือก ไม่อนุญาต สถานะ ยืนยันแล้ว และ รอการยืนยัน จะไม่สามารถเลือกได้

เมื่ออนุญาตให้เปลี่ยนสถานะได้:

1. เปิดการจองที่เป็น No-Show
2. เลือก ยืนยันแล้ว หรือ รอการยืนยัน
3. ตรวจสอบคำเตือนการเปิดใช้งานใหม่และเลือก ดำเนินการต่อ
4. ยืนยันการเปลี่ยนแปลงขั้นสุดท้าย
5. หากผู้เข้าพักมาถึงแล้ว ให้ดำเนินการเช็กอินตามขั้นตอนปกติหลังจากสถานะการจองกลับมาเป็นสถานะที่ใช้งานได้

หากห้องเดิมยังว่างอยู่ Cloudbeds จะมอบหมายห้องนั้นให้กับการจองอีกครั้ง

เมนูสถานะแสดงสถานะ ยืนยันแล้ว และ รอการยืนยัน เป็นสถานะที่ใช้งานได้สำหรับการจอง No-Show ขณะที่สถานะ การจองในองค์กร และ เช็กเอาต์แล้ว จะไม่สามารถเลือกได้

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับการเปลี่ยนสถานะการจอง

สถานการณ์เหล่านี้ช่วยให้ทีมแผนกต้อนรับเข้าใจว่าทำไมสถานะบางอย่างยังคงเลือกได้ ทำไมตัวเลือกอื่นถูกบล็อก และเส้นทางแก้ไขที่ควรใช้คืออะไร

กำหนดค่าการตั้งค่าย้อนสถานะการจอง

ผู้ดูแลระบบของที่พักสามารถควบคุมการย้อนสถานะการจองในอดีตที่รองรับได้จากการตั้งค่าการตรวจประเมินกลางคืนใน การตั้งค่าระบบทั่วไป

ไปที่ เมนูบัญชี > การตั้งค่า > ระบบ > การตั้งค่าระบบทั่วไป > การตั้งค่าการตรวจประเมินกลางคืน

การตั้งค่าต่อไปนี้ควบคุมการย้อนสถานะการจองในอดีต:

ตรวจสอบ การตั้งค่าระบบทั่วไป เพื่อดูรายการการตั้งค่าระบบทั้งหมด

การตั้งค่าการตรวจประเมินกลางคืนทั้งสามรายการที่เน้นไว้จะควบคุมการย้อนสถานะการจองในอดีตที่รองรับได้

ทำไม Cloudbeds ถึงเตือนเกี่ยวกับการเปิดใช้งานการจองที่ไม่ใช้งานอีกครั้ง

การเปิดการจองที่เคยไม่ใช้งานแล้วอาจส่งผลกระทบต่อการชำระเงิน บันทึกบัญชี รายการห้องพัก และรายงาน การเตือนนี้ช่วยให้พนักงานเลือกที่จะปล่อยให้การจองเดิมไม่เปลี่ยนแปลงและสร้างการจองใหม่แทน

ขยายส่วนด้านล่างเพื่อดูความเสี่ยงหลักในการดำเนินงานที่ควรพิจารณาก่อนดำเนินการเปิดใช้งานอีกครั้ง

บทความที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณเข้าใจวิธีการย้อนกลับสถานะการจองแล้ว ให้ตรวจสอบแหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาการตรวจประเมินกลางคืน การจัดการการจอง และการตั้งค่าที่พักที่เกี่ยวข้อง:

• การตรวจประเมินกลางคืน - ทุกเรื่องที่ต้องรู้
• แก้ไขการจอง
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจอง