การกลับสถานะการจอง - ขั้นตอนการทำงานสำหรับการจองที่ไม่ใช้งาน

ความเข้าใจเกี่ยวกับความเสี่ยงในการเปลี่ยนสถานะการจองกลับ

เพื่อความมั่นคงทางการเงินและความถูกต้องของข้อมูลที่ดีขึ้น เราขอแนะนำการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานที่สำคัญเมื่อจัดการการจองที่ถูกย้ายไปยังสถานะที่ไม่ใช้งาน

หากการจองถูกทำเครื่องหมายว่า ยกเลิก, ไม่แสดงตัว, หรือ เช็กเอาต์แล้ว เราขอแนะนำอย่างยิ่งไม่ให้เปลี่ยนสถานะกลับไปยังสถานะที่ใช้งาน (รอการยืนยัน, ยืนยัน, หรือ ในองค์กร) ด้วยตนเอง

คำแนะนำนี้มีความสำคัญต่อการรักษาสภาพแวดล้อมการดำเนินงานที่เชื่อถือได้และมีความมั่นคงทางการเงิน โดยทำให้กระบวนการของคุณสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม

ทำไมเราจึงแนะนำให้สร้างการจองใหม่

ความสามารถในการสลับการจองระหว่างสถานะที่ใช้งานและไม่ใช้งานได้ง่ายสร้างความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่มากมายที่อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำด้วยตนเอง, การสูญเสียทางการเงิน, และความสับสนสำหรับทั้งทีมงานของคุณและทีมบัญชี กระบวนการทำงานที่แนะนำถูกออกแบบมาเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้โดยการสร้างบันทึกทางการเงินที่สะอาดและไม่สามารถย้อนกลับได้

1. การป้องกันข้อผิดพลาดในการชำระเงินและการคืนเงิน

ความเสี่ยงที่สำคัญที่สุดเกี่ยวข้องโดยตรงกับความมั่นคงทางการเงิน:

• การรับรองการชำระเงินมีความสำคัญตามเวลา: เมื่อมีการจองเกิดขึ้น จะมีการวางการรับรองชั่วคราว (การ "ถือ") บนบัตรเครดิตของผู้เข้าพัก เมื่อการจองนั้นถูกยกเลิก ระบบมีข้อกำหนดทางกฎหมายในการปล่อยการถือดังกล่าว การคืนสถานะการจองในภายหลังไม่ได้หมายความว่าจะคืนการรับรองเดิมโดยอัตโนมัติ
• ความเสี่ยง: หากการจองที่ถูกยกเลิกถูกเปลี่ยนกลับไปเป็นยืนยัน ระบบของคุณอาจแสดงบัตรที่มีอยู่ แต่เงินทุนไม่สามารถรับประกันได้อีกต่อไป สิ่งนี้มักนำไปสู่การชำระเงินที่ถูกปฏิเสธในขณะเช็กอินและเพิ่มความเสี่ยงของการปฏิเสธการชำระเงินหากผู้เข้าพักโต้แย้งยอดชำระเงินสุดท้าย
• การจัดการการคืนเงิน: หากการจองถูกยกเลิก (โดยเฉพาะเมื่อมีการคืนเงินทันทีหรือค่าธรรมเนียมการยกเลิกเกี่ยวข้อง) การเปลี่ยนสถานะกลับไปเป็นยืนยันสร้างปัญหาทางบัญชี ระบบไม่มีวิธีที่เชื่อถือได้ในการ "เรียกคืน" การคืนเงินหรือรับประกันว่าการชำระเงินใหม่จะถูกเก็บได้สำเร็จ สร้างช่องโหว่สำหรับการรั่วไหลของรายได้ที่อาจเกิดขึ้น

2. การรับประกันการบัญชีและการรายงานที่สะอาด

การจองที่เปลี่ยนสถานะระหว่างยกเลิกและยืนยันบ่อยครั้งสร้างข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน ทำให้การกระทบยอดทางการเงินที่ถูกต้องเป็นเรื่องที่ยากมาก การสร้างบันทึกการทำธุรกรรมใหม่ที่สะอาดและชัดเจนจะช่วยให้:

• การรายงานที่ถูกต้อง: ข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับการวิเคราะห์ธุรกิจและการจัดการรายได้
• การตรวจสอบที่ง่ายขึ้น: บันทึกที่สะอาดและเป็นลำดับที่ช่วยให้การกระทบยอดบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่น

นี่หมายความว่าอย่างไรสำหรับทีมของคุณ?

เพื่อรับประกันความถูกต้องทางการเงินและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่กล่าวถึงข้างต้น กรุณานำกระบวนการทำงานต่อไปนี้ไปใช้:

สิ่งนี้จะช่วยให้ได้รับการรับรองการชำระเงินใหม่ที่ถูกต้องและสร้างบันทึกทางการเงินที่สะอาด