จัดการเงินประกันในโฟลิโอการจอง (กระบวนการแบบแมนนวล)

การ มัดจำ (มัดจำความเสียหาย) คือจำนวนเงินที่เก็บจากแขกเมื่อเช็กอินและจะคืนเงินหรือปล่อยคืนหลังจากเช็กเอาต์ หากไม่มีความเสียหายเกิดขึ้น

คู่มือนี้อธิบายกระบวนการจัดการมัดจำความปลอดภัยใน Cloudbeds PMS แบบแมนนวล

สำหรับการติดตั้งโดยอัตโนมัติผ่าน เครื่องมือการจอง โปรดดู เพิ่มมัดจำความปลอดภัยโดยอัตโนมัติสำหรับการจองโดยตรง.

ขั้นตอนที่ 1 – สร้างค่าธรรมเนียมมัดจำความปลอดภัยหรือสินค้า

คุณสามารถกำหนดค่ามัดจำได้ทั้งในรูปแบบค่าธรรมเนียมหรือสินค้า (ผลิตภัณฑ์/บริการ)

• ค่าธรรมเนียม: เพิ่มด้วยตนเองในใบแจ้งรายการ หรือ หากเชื่อมโยงกับ แหล่งการจอง จะปรากฏโดยอัตโนมัติเมื่อมีการใช้
• สินค้า: เพิ่มด้วยตนเองในใบแจ้งรายการ

ในการสร้างมัดจำ

ในรูปแบบค่าธรรมเนียม:

1. เข้าถึง การชำระเงิน หน้า
2. ไปที่ ภาษีและค่าธรรมเนียม
3. เพิ่มค่าธรรมเนียมใหม่ เป็น มัดจำความปลอดภัย (หรือ มัดจำความเสียหาย)
4. ตั้งค่าเป็น เฉพาะต่อการจอง
5. กรอกจำนวนเงิน (เช่น 200 EUR)
   • โดยปกติจะไม่มีการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม
6. บันทึก

ในรูปแบบสินค้า:

1. เข้าถึง ผลิตภัณฑ์หน้า
2. ในแท็บ สินค้า & บริการ คลิกเพื่อเพิ่มสินค้าใหม่
3. กรอกแบบฟอร์ม
   1. ตั้งชื่อและเลือกประเภทสินค้าได้ตามต้องการ
   2. ไม่จำเป็นต้องมีหมวดหมู่
   3. รวมจำนวนราคา
   4. ไม่รวมภาษี
4. บันทึก

ขั้นตอนที่ 2 – เพิ่มมัดจำเมื่อเช็กอิน

เมื่อแขกมาถึงที่เช็กอิน (หรือระหว่างการเช็กอินล่วงหน้า):

1. เปิดใบแจ้งรายการการจองของแขก
2. คลิกเพื่อเพิ่มค่าธรรมเนียมหรือสินค้า
3. เพิ่มมัดจำความปลอดภัย (ในรูปแบบค่าธรรมเนียมหรือสินค้า ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ)
   • จำนวนเงินเริ่มต้นจะปรากฏ แต่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้หากจำเป็น

4. ดำเนินการชำระเงิน:
   1. เรียกเก็บเงิน → เก็บเงินผ่านเทอร์มินัล บัตรเครดิต หรือ ลิงก์การชำระเงิน
   2. การรับรอง → วางการถือเงินบนบัตรของแขกโดยไม่เก็บเงิน
5. (ไม่บังคับ) โรงแรมบางแห่งสร้างใบแจ้งรายการแยกต่างหากเพื่อจัดการมัดจำ

จำนวนเงินมัดจำจะแสดงในใบแจ้งรายการ

ขั้นตอนที่ 3 – คืนเงินหรือเป็นโมฆะมัดจำเมื่อเช็กเอาต์

เมื่อเช็กเอาต์ หากไม่มีความเสียหาย:

1. ไปที่ใบแจ้งรายการของแขก
2. คืนเงิน (หากเรียกเก็บ) หรือ เป็นโมฆะ (หากได้รับการรับรอง)การทำธุรกรรมมัดจำ
   • หากคุณใช้ Cloudbeds Payments: เลือกการทำธุรกรรม -> คืนเงิน
   • สำหรับการรับรอง: เลือกเป็นโมฆะเพื่อปล่อยการถือเงิน

ขั้นตอนที่ 4 – ลบค่าธรรมเนียม/สินค้ามัดจำจากใบแจ้งรายการ (สำหรับสถานการณ์การคืนเงิน)

หลังจากคืนค่าธรรมเนียมมัดจำ ยอดเงินที่ต้องชำระจะแสดงจำนวนเงินที่คืนหากคุณไม่เป็นโมฆะค่าธรรมเนียม/สินค้า ใบแจ้งรายการอาจแสดงยอดเงินคงค้าง.

1. เป็นโมฆะค่าธรรมเนียมมัดจำความปลอดภัยจากใบแจ้งรายการ
2. ยืนยันว่ายอดเงินในใบแจ้งรายการกลับเป็น 0

ตัวอย่างการไหลของมัดจำความปลอดภัย

1. แขกเช็กอิน → มัดจำความปลอดภัย €200 ถูกเพิ่มในใบแจ้งรายการ
2. การชำระเงินถูกเก็บหรือได้รับการรับรอง
3. เมื่อเช็กเอาต์ → มัดจำคืนเงิน/เป็นโมฆะ
4. สินค้า/ค่าธรรมเนียมมัดจำถูกลบ → ยอดเงินในใบแจ้งรายการ = €0