Cloudbeds Payments: เข้าใจรายงานการชำระเงินและการกระทบยอด

• Cloudbeds Payments เป็นแอปการชำระเงินที่ผสานอยู่กับ PMS ของ Cloudbeds อย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งจะจัดการด้วยตนเองทั้งธุรกรรมที่มีการใช้บัตรและที่ไม่มีการใช้บัตร รวมถึงวิธีการชำระเงินทางเลือก ทำให้กระบวนการชำระเงินของคุณง่ายขึ้นโดยไม่ต้องใช้บริการจากผู้ประมวลผลบุคคลที่สาม
• ด้วย Cloudbeds Payments คุณจะได้รับการเข้าถึงรายงานที่ถูกปรับแต่งให้เหมาะสมซึ่งจะให้ข้อมูลลึกลงเกี่ยวกับพอร์ตโฟลิโอการชำระเงินของคุณ ทำให้การกระทบยอดบัญชีเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ
• คู่มือนี้จะช่วยคุณในการเข้าใจรายงานการชำระเงินสำคัญที่มีอยู่และแสดงวิธีการใช้งานเพื่อกระทบยอดกับรายการเดินบัญชีของธนาคารของคุณอย่างรวดเร็วและแม่นยำ

รายงานการชำระเงินสำคัญ

• รายงานการประมวลผลการชำระเงิน / ธุรกรรม: รายงานนี้แสดงรายการทุกธุรกรรมการใช้บัตรเครดิตที่ได้รับการประมวลผลพร้อมกับการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้อง (หากมี)
• รายงานการจ่ายเงิน: รายงานนี้เน้นที่จำนวนเงินที่ฝากเข้าบัญชีธนาคารของคุณ รวมถึงการหักหรือเครดิตสำหรับการคืนเงิน การปฏิเสธการชำระเงิน และค่าธรรมเนียมการประเมิน ใช้เพื่อจับคู่การชำระเงินที่ประมวลผลและค่าธรรมเนียมกับการฝากเงินจริงของธนาคารของคุณ
• รายงานรายเดือน: ภาพรวม PDF อย่างละเอียดของกิจกรรมการชำระเงินทั้งหมดสำหรับเดือนที่กำหนด รวมถึงธุรกรรมที่ได้รับการประมวลผล ค่าธรรมเนียม การจ่ายเงิน และการปรับเปลี่ยน รายงานนี้จะมีให้ใช้บริการในวันที่ 8 ของแต่ละเดือน

ที่จะค้นหารายงานแต่ละรายงาน

คุณสามารถเข้าถึงรายงานการชำระเงินของคุณจากหลายที่ใน Cloudbeds:

1. รายงาน (Cloudbeds Insights): ไปที่ Payments → รายงานการประมวลผลการชำระเงิน / รายงานการจ่ายเงิน
2. พอร์ทัลการชำระเงิน: เข้าถึงภาพรวม / ธุรกรรม / การจ่ายเงิน / รายการเดินบัญชี
3. รายงานคลาสสิก: ดูภายใต้การประมวลผลการชำระเงิน / รายงานการจ่ายเงิน / รายงานรายเดือน

สรุปรายงาน

รายงานการประมวลผลการชำระเงิน / ธุรกรรม

รายงานการประมวลผลการชำระเงิน (ที่สามารถเข้าถึงได้เช่นเดียวกับธุรกรรมในพอร์ทัลการชำระเงิน) ทำหน้าที่เป็นบัญชีแยกประเภทระดับธุรกรรม มันติดตามการชำระเงินของแขกทุกคนตั้งแต่เวลาที่ถูกจับไปจนถึงการตกลงสุดท้าย มุมมองธุรกรรมในพอร์ทัลการชำระเงินนำเสนอข้อมูลเดียวกันด้วยอินเตอร์เฟสผู้ใช้ที่ปรับปรุงแล้ว

วิธีการอ่านรายงานและสิ่งที่คุณสามารถเรียนรู้:

รายงานนี้ให้ข้อมูลละเอียดที่สำคัญสำหรับเข้าใจกระแสการชำระเงินแต่ละรายการ

การกระทบยอดการประมวลผลการชำระเงินและรายงานการจ่ายเงิน

เพื่อกระทบยอดระหว่างรายงานสองรายงานเหล่านี้ คุณจะต้องเชื่อมโยงธุรกรรมกับการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้องกัน:

1. กรองรายงานการประมวลผลการชำระเงินตามวันที่กำหนดการชำระเงิน (ที่พัก), หมายเลขการจอง, หรือบันทึกที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ สำหรับช่วงเวลาที่คุณกำลังตรวจสอบ
2. คอลัมน์การชำระเงินสุทธิในรายงานการประมวลผลการชำระเงินควรตรงกับ จำนวนการจ่ายเงินในชุดที่เกี่ยวข้องในรายงานการจ่ายเงิน

3. เชื่อมโยงรายงานโดยใช้ตัวระบุหลักเหล่านี้:

   รายงานการประมวลผลการชำระเงิน	รายงานการจ่ายเงิน
   รหัสการชำระเงิน	รหัสเชื่อมโยง
   หมายเลขการจอง	ตัวระบุวัตถุรายการห้องพัก
   รหัสการจ่ายเงิน	รหัสการจ่ายเงิน

รายงานการประมวลผลการชำระเงิน – การอ้างอิงคอลัมน์

รายงานการจ่ายเงิน

รายงานการจ่ายเงินประกอบด้วยเงินที่ชำระเงินแล้วเท่านั้น—สิ่งที่เข้าบัญชีของคุณจริง ๆ พร้อมกับค่าธรรมเนียม การคืนเงิน การปฏิเสธการชำระเงิน และการปรับเปลี่ยนอื่น ๆ ใช้รายงานนี้เพื่อจับคู่ยอดเงินสุทธิที่ฝากเข้าบัญชีของคุณ

รายงานการจ่ายเงิน – การอ้างอิงคอลัมน์

การปรับปรุงยอดเงินกับการฝากเงินในธนาคารของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: ดึงข้อมูลดิบ

ขั้นตอนที่ 2: ส่งออกรายงานการจ่ายเงิน

รายงานการจ่ายเงินที่ส่งออกถูกจัดกลุ่มตาม Payout ID และ Payout Date ล่วงหน้า บรรทัดสรุปสำหรับแต่ละ Payout ID/Date/Batch ควรเท่ากับจำนวนเงินฝากเงินในธนาคารที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 3: จับคู่กับการฝากเงินในธนาคาร

• เรียงลำดับรายการสรุปการจ่ายเงินที่ส่งออกและ CSV ของธนาคารของคุณตามวันที่และจำนวนเงิน
• สำหรับการจับคู่หนึ่งต่อหนึ่ง ทำเครื่องหมายด้วย ✅ ในคอลัมน์ "จับคู่" ที่คุณสร้างขึ้น
• หากการจ่ายเงินเดียวครอบคลุมหลายรายการเครดิตของธนาคาร ให้ทำเครื่องหมายบรรทัดที่เกี่ยวข้องด้วย Payout ID เดียวกัน

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความไม่ตรงกัน

• หากคุณพบความไม่สอดคล้อง ลึกเข้าไปในการจ่ายเงินเฉพาะโดยใช้รายงาน พอร์ทัลการชำระเงิน หรือรายการเดินบัญชีรายเดือน
• กรองตาม Payout ID ที่เฉพาะเจาะจง
• ตรวจสอบคอลัมน์ประเภทธุรกรรมและประเภทการปรับเปลี่ยน (เช่น ค่าใช้จ่ายการแลกเปลี่ยน, การปฏิเสธการชำระเงิน, การยกเลิกค่าธรรมเนียม)
• การตรวจสอบอย่างรวดเร็ว: ผลรวมจำนวนเงินที่ชำระ - จำนวนเงินค่าธรรมเนียม; ผลลัพธ์ต้องเท่ากับจำนวนเงินที่จ่าย

ขั้นตอนที่ 5: จัดการกับการฝากเงินบางส่วนหรือความแตกต่างในเวลา

การประมวลผลการชำระเงิน กับ การรับเงินฝาก

มักพบว่ายอด "การประมวลผลการชำระเงิน" สำหรับแต่ละวัน แตกต่างจาก "การรับเงินฝาก" ในบัญชีธนาคารของคุณสำหรับช่วงเวลาเดียวกัน

• "การประมวลผลการชำระเงิน" แสดงการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตที่ประสบความสำเร็จในวันนั้น ๆ ทั้งหมด
• "การจ่ายเงิน" แสดงจำนวนเงินที่เข้าบัญชีของคุณจริง ๆ — หักค่าธรรมเนียม การคืนเงิน และการปฏิเสธการชำระเงิน และตามกำหนดการตั้ง

เนื่องจากความแตกต่างในเวลาและการหัก สองตัวเลขเหล่านี้มักไม่ตรงกันอย่างแม่นยำ

เหตุผลที่แตกต่างกัน:

1. เวลาตัด: ธุรกรรมที่ประมวลผลช้าในตอนกลางคืนอาจจะตกลงในชุดการจ่ายเงินของวันถัดไป
2. ค่าธรรมเนียมที่ถูกลบออก: ค่าธรรมเนียมการประมวลผล การคืนเงิน และการปฏิเสธการชำระเงิน จะถูกหักออกเสมอก่อนที่จะมีการฝากเงินสุดท้ายเข้าบัญชีของคุณ
3. การคืนเงิน / การปฏิเสธการชำระเงิน: จำนวนลบที่เกิดจากการคืนเงินหรือการปฏิเสธการชำระเงิน จะถูกหักจากการจ่ายเงินขั้นต้นก่อนที่จะมีการฝากเงิน
4. การถือครองและวันหยุด: การถือการจ่ายเงินเริ่มต้น (สำหรับบัญชีใหม่) วันหยุดสุขภาพ และวันหยุดธนาคาร สามารถเปลี่ยนเวลาการฝากเงินของคุณ