การจัดการการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับที่พักของคุณ

• ผู้บริหารโรงแรมมักเรียกเก็บเงินมัดจำ ดังนั้นพวกเขาอาจต้องสร้างรายการการชำระเงินล่วงหน้าที่เรียกเก็บเมื่อใดก็ได้เพื่อทำการตรวจสอบรายงานของพวกเขา โปรดจำไว้ว่าการชำระเงินล่วงหน้าจะทำให้มีความแตกต่างระหว่างรายได้และการชำระเงินในรายงานรายได้ประจำวัน (ซึ่งอาจทำให้เกิดตัวเลข Grand Total และ Ledger ที่ใหญ่ขึ้น)
• บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ รายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงิน เพื่อสร้างรายการการชำระเงินล่วงหน้าที่โพสต์ในวันที่เฉพาะหรือระหว่างช่วงเวลาที่เฉพาะ.

รายงาน บัญชีแยกประเภทการชำระเงิน เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการติดตามการชำระเงินล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นสำหรับการจองในอนาคตหรือในอดีต:

1. การตรวจสอบการมัดจำสำหรับวันที่เฉพาะ:

• สร้างรายการการชำระเงินที่โพสต์ในวันนั้น
• รวมเฉพาะการชำระเงินจากแขกที่จะมาถึงวันถัดไปหรือในภายหลัง

2. การตรวจสอบการมัดจำในช่วงเวลา:

• สร้างรายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงินสำหรับช่วงเวลาที่ต้องการ
• ส่งออกข้อมูลไปยังสเปรดชีต
• กรองออกการชำระเงินที่ไม่ใช่การชำระเงินล่วงหน้าเพื่อให้มองเห็นการมัดจำได้อย่างชัดเจน

โดยปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถจัดการและตรวจสอบการชำระเงินล่วงหน้าได้อย่างง่ายดาย โดยให้แน่ใจว่ารายงานการเงินของคุณยังคงถูกต้อง

1. การสร้างรายการการชำระเงินล่วงหน้าที่โพสต์ในวันที่เฉพาะ

เข้าถึง รายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงิน และปรับใช้ตัวกรองต่อไปนี้:

1. ประเภทการชำระเงิน: เลือกทั้งหมด
2. เลือก วันที่ชำระเงิน ที่ต้องการ (เช่น 1 พฤศจิกายน)
3. ไม่มีธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง ควรถูกเลือกในเมนูดรอปดาวน์
4. เลือก ช่วงวันที่เช็คอิน: ควรเริ่มต้นจากวันที่สองหลังจากวันที่ชำระเงินครั้งแรกจนถึงวันใดก็ได้ในอนาคต (เช่น ควรเริ่มต้นจากวันที่ 2 พฤศจิกายน จนถึงวันใดก็ได้ในอนาคต 2 ปี)
5. ประเภท: เลือก การจอง เท่านั้น
6. ปรับใช้ ตัวกรอง
7. ส่งออก รายงานเป็นไฟล์ Excel (ถ้าจำเป็น)

คุณจะได้รับรายการธุรกรรมการชำระเงินที่โพสต์ในวันที่เลือก (1 พฤศจิกายน) สำหรับการจองที่จะเช็คอินในอนาคต รายงานพร้อมแล้วและคุณสามารถดูตัวเลขสุดท้ายได้

2. การสร้างรายการการชำระเงินล่วงหน้าที่โพสต์ในช่วงเวลา

หากคุณสนใจในช่วงวันที่ชำระเงิน (เช่น เดือนพฤศจิกายนทั้งหมด) คุณต้องสร้างรายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงินในลักษณะเดียวกัน ส่งออกไฟล์และดำเนินการต่อในสเปรดชีต เข้าถึงรายงานบัญชีแยกประเภทการชำระเงินและปรับใช้ตัวกรองต่อไปนี้:

1. ประเภทการชำระเงิน: เลือกทั้งหมด
2. เลือก ช่วงวันที่ชำระเงิน ที่ต้องการ (เช่น เดือนพฤศจิกายนทั้งหมด)
3. ไม่มีธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง ควรถูกเลือกในเมนูดรอปดาวน์
4. เลือก ช่วงวันที่เช็คอิน: ควรเริ่มต้นจากวันที่สองหลังจากวันที่ชำระเงินครั้งแรกจนถึงวันใดก็ได้ในอนาคต (เช่น ควรเริ่มต้นจากวันที่ 2 พฤศจิกายน จนถึงวันใดก็ได้ในอนาคต 2 ปี)
5. ประเภท: เลือก การจอง เท่านั้น
6. ปรับใช้ ตัวกรอง
7. ส่งออก รายงานเป็นไฟล์ Excel

ปรับปรุงข้อมูลใน Google Sheets

เมื่อคุณส่งออกรายงานแล้ว ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อระบุและลบการชำระเงินที่ไม่ใช่ระดับขั้นสูง:

1. เปิดไฟล์ Excel ใน Google Sheets
2. ตรึงแถวแรก เพื่อให้การนำทางง่ายขึ้น
   • ไปที่ ดู > ตรึง > 1 แถว
3. จัดรูปแบบคอลัมน์วันที่ เพื่อให้เปรียบเทียบได้ง่ายขึ้น
   • เลือกคอลัมน์ B (วัน/เวลา), I (วันที่เช็คอิน), และ J (วันที่เช็คเอาท์)
   • ไปที่ รูปแบบ > ตัวเลข > วันที่
4. เพิ่มคอลัมน์ใหม่ (คอลัมน์ P) ที่ท้ายชีท
5. ใช้สูตร "IF" เพื่อทำเครื่องหมายธุรกรรมที่ไม่ใช่ระดับขั้นสูง
   • ใน P1, พิมพ์สูตรต่อไปนี้:
     =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED"))
   • สูตรนี้ทำเครื่องหมายธุรกรรมที่วันที่เช็คอินเป็นเดียวกับหรือก่อนวันที่ชำระเงินเป็น "N/A" (ไม่ใช่ระดับขั้นสูง) และทุกอย่างอื่นเป็น "ระดับขั้นสูง"

อธิบายของสูตร:

• ARRAYFORMULA: ให้แน่ใจว่าสูตรถูกใช้กับคอลัมน์ทั้งหมด
• I:I<=B:B: เปรียบเทียบวันที่เช็คอินกับวันที่ชำระเงิน
• "N/A","ADVANCED": ตั้งชื่อธุรกรรมเป็น "N/A" (ไม่ใช่ระดับขั้นสูง) หรือ "ระดับขั้นสูง" หากต้องการ คุณสามารถปรับแต่งฉลากเหล่านี้ได้ แต่ต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด

กรองและลบธุรกรรมที่ไม่ใช่ระดับขั้นสูง:

6. ใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ใหม่ (คอลัมน์ P) เลือกคอลัมน์ P และคลิกไอคอนตัวกรอง

7. กรองธุรกรรมระดับขั้นสูงออก คลิกไอคอนตัวกรอง, ยกเลิกเครื่องหมาย "ระดับขั้นสูง" จากเมนูแบบเลื่อนลง และใช้ตัวกรอง นี้จะทิ้งเฉพาะธุรกรรม "N/A" เท่านั้น

8. เลือก แถว "N/A" ทั้งหมด และ ลบ แถวเหล่านั้น

9. ลบตัวกรอง เมื่อเสร็จสิ้น คลิกไอคอนตัวกรองและปิดตัวกรอง

ตอนนี้ คุณจะมีรายการของ เฉพาะ ธุรกรรมการชำระเงินระดับขั้นสูงเท่านั้น

คำนวณยอดรวมใหม่:

• เลือกเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายของคอลัมน์ที่มีจำนวนเงินชำระ และใช้สูตรผลรวม
• ตัวอย่าง: =SUM(O2:O279)
• ปรับเปลี่ยนช่วงเซลล์ตามจำนวนแถวในชีทของคุณ

ตอนนี้ คุณมียอดรวมที่แม่นยำของการชำระเงินระดับขั้นสูงสำหรับช่วงเวลาที่ต้องการ!