Cloudbeds การนำเข้าการจอง บริการ - ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

• การตั้งค่าที่พักของคุณต้องเสร็จสมบูรณ์: ทันทีหลังจากนั้นการนำเข้าข้อมูล, ช่องทางจะถูกเปิดใช้งานและระบบของคุณจะถูกเปิดใช้งาน
• ต้องสร้างแหล่งที่มา (โดยเฉพาะหากคุณทำงานกับภาษี): ในกรณีนี้, จะต้องกำหนดค่าและเชื่อมโยงกับแหล่งที่มาของพวกเขา หากคุณมีคำถาม โปรดอ้างถึงโค้ชออนบอร์ดของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีการเพิ่มหรือแก้ไขแหล่งที่มาหลักและแหล่งที่มาจากบุคคลที่สาม
• ควรตั้งค่าประเภทห้อง ในลักษณะเดียวกันจากแหล่งที่นำเข้า (PMS/OTA อื่น) และ โดยเฉพาะควรมีชื่อเหมือนหรือคล้ายกัน หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการตั้งค่าห้องเมื่อสลับไปใช้ Cloudbeds โปรดให้เราด้วยรายการที่ตรงกันข้ามห้อง เช่น:
• ห้องหญิงจะหยุดใช้งาน, นำเข้าการจองห้องหญิงทั้งหมดไปยัง ห้องหญิงผสม
• ห้องมาตรฐานจะเรียกว่า ห้องคู่ ตอนนี้

• ในระหว่างการนำเข้า คุณควรหยุดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจองและการประมวลผลการชำระเงิน ในระบบก่อนหน้าและช่องทางของคุณ เราจะเริ่มนำเข้าการจองและแจ้งเมื่อการนำเข้าเสร็จสิ้น ซึ่งอาจใช้เวลาประมาณ 24 ชั่วโมง
• ในกรณีที่คุณไม่สามารถหยุดกิจกรรมการจองของคุณได้ จดบันทึกการปรับเปลี่ยน และตรวจสอบด้วยวิธีด้วยตนเองหลังจากการนำเข้าเสร็จสิ้น
• หากคุณได้รับการจองโดยตรง (อีเมล, โทรศัพท์, ฯลฯ) ในระหว่างกระบวนการนำเข้า คุณสามารถ เพิ่มเข้าไปในบัญชีของคุณด้วยวิธีด้วยตนเอง ในกรณีนี้ โปรดตรวจสอบความพร้อมใช้งานของคุณกับระบบก่อนหน้า/OTA ของคุณ

เมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์ คุณจะพร้อมที่จะเปิดใช้งานช่องทางของคุณ และเครื่องมือจองใหม่จะพร้อมที่จะติดตั้งบนเว็บไซต์ของคุณ

ในกรณีที่คุณเลือกที่จะ นำเข้าการจองย้อนหลัง, สำคัญที่จะทราบข้อมูลต่อไปนี้:

• การเช็กเอาท์จะมี ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่โพสต์ ในระบบ ซึ่งรวมถึงภาษีและค่าธรรมเนียมที่มีอยู่.
• สำหรับ การจองที่เช็กเอาท์แล้ว, หากวันที่ชำระเงินหายไป จะโพสต์ในวันที่มาถึง.
• การชำระเงินจะถูกเพิ่มเป็น นำเข้าจากระบบก่อนหน้า หากข้อมูลประเภทการชำระเงินไม่มี.
• โดยปกติแล้ว เราจะนำเข้าการจองย้อนหลัง พร้อมการชำระเงินทั้งหมด (รายได้จากห้อง + ภาษี + ค่าธรรมเนียม), สามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการ ในกรณีที่คุณต้องการเก็บยอดเงินคงเหลือบนข้อมูลย้อนหลัง.
• โดยปกติแล้ว การยกเลิก และ การไม่มา จะไม่ถูกนำเข้า, สามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการ ในกรณีที่คุณต้องการเก็บการจองที่ถูกยกเลิกของคุณ.

หากมีข้อมูลจากระบบหรือไฟล์ก่อนหน้า เราสามารถดึงข้อมูลต่อและนำเข้าต่อไปได้ดังนี้:

• ชื่อหลัก (ชื่อและนามสกุล)
• อีเมล: หากไม่ได้ระบุหรือระบุผิด อีเมล "เป็นเรื่องจินตนาการ" จะถูกสร้างขึ้นเพื่อให้สามารถนำเข้าการจองได้
• ประเทศ: หากไม่ได้ระบุ ประเทศเริ่มต้นจะถูกสร้างขึ้นโดยอิงจากประเทศของที่พัก
• หมายเลขโทรศัพท์
• ที่อยู่
• เมือง
• รัฐ
• รหัสไปรษณีย์
• วันที่เข้าพัก
• วันที่ออกเดินทาง
• วันที่จอง
  • หากไม่มีข้อมูล วันที่เช็คอินจะถูกใช้เป็นวันที่จองสำหรับการจองในอดีต และวันที่นำเข้าจะถูกใช้สำหรับการจองในอนาคต
• จำนวนห้อง
• จำนวนผู้ใหญ่และเด็ก
• ยอดเงินรวม
  • การจองจะถูกนำเข้าด้วยยอดเงินรวมที่แบ่งเท่ากันในแต่ละวัน ดังนั้นหากคุณแก้ไขการจองที่มีราคาต่อวันต่างกัน ยอดเงินคงเหลือจะต้องถูกปรับให้เหมาะสม
• ประเภทห้อง:
  • การจองจะถูกนำเข้าไปยังประเภทห้องที่ถูกต้อง และหากมีที่พักที่แน่นอนจะถูกจัดสรร
  • ในกรณีที่ไม่มีการจัดสรร ประเภทห้องและการเข้าพักยังคงถูกต้อง และการจองจะพร้อมที่จะมอบหมาย ไม่ว่าจะเป็นด้วยวิธีด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ
• แหล่งการจอง: ที่มาของการจอง (ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์, เว็บไซต์, ฯลฯ)
  • สำหรับตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หากระบุชัดเจน เราจะนำเข้าเป็น "Hotel Collect" หรือ Channel Collect หากไม่มี จะถูกนำเข้าเป็น Hotel Collect เป็นค่าเริ่มต้น
  • หากหนึ่งในแหล่งที่มาไม่ได้ถูกสร้างบน Cloudbeds PMS เราจะใช้ "เว็บไซต์ / เครื่องมือจอง" เป็นแหล่งที่มาเริ่มต้น
• รหัสการจองจากบุคคลที่สาม: หากไม่ได้ระบุ จะเป็นช่องว่าง อาจทำให้เกิดปัญหา:
  • ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์อาจส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังการจองใด หากหมายเลขการจองของตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ไม่รวมอยู่ในการจอง อาจสร้างการจองใหม่ซึ่งทำให้เกิดการทำซ้ำ หรือ ขึ้นอยู่กับตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ อาจไม่ได้รับการอัปเดต ซึ่งหมายความว่าการปรับเปลี่ยนบนตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์จะต้องถูกปรับด้วยวิธีด้วยตนเอง
• สถานะ: การจองจะถูกนำเข้าเป็น Confirmation Pending เพื่อให้ที่พักสามารถตรวจสอบข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่ แล้วจึงยืนยัน
  • การจองที่เป็น Confirmation Pending และ Confirmed เป็นการจองที่ถูกต้องและมีผลต่อสถานะห้องว่างเช่นกัน มันเป็นธงที่ช่วยให้ที่พักสามารถระบุการจองที่ต้องตรวจสอบปัญหาก่อนยืนยัน
  • การจองที่เช็คอินแล้วจะถูกนำเข้าเป็น Confirmation Pending เช่นกัน เนื่องจากระบบไม่อนุญาตให้การจองถูกนำเข้าในสถานะนั้น
• หมายเหตุ: ข้อมูลใดๆ ที่ให้เป็น "หมายเหตุ" จากแหล่งที่มา จะถูกรวมอยู่ในหมายเหตุของการจอง นอกจากนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ไม่สามารถนำเข้าในฟิลด์เฉพาะจะถูกเพิ่มที่นี่
  • ตัวอย่างเช่น หากมีการระบุโดยแหล่งที่มา หมายเลข/ชื่อห้องจะถูกรวมอยู่ในหมายเหตุ เพื่อให้ที่พักสามารถมอบหมายการจองได้อย่างถูกต้อง
  • บาง PMS มีที่เก็บข้อมูลหลายแหล่ง แต่ไม่ใช่ทุกข้อมูลจะถูกส่งออก ในกรณีนั้น จะมีการเพิ่มเฉพาะข้อมูลที่มีการระบุเท่านั้นโดยอัตโนมัติ
• การชำระเงิน
  • หากมีการระบุจากแหล่งที่มา การชำระเงินจะถูกเพิ่มเข้าไปในการจอง
  • ประเภทการชำระเงิน: หากระบุชัดเจนประเภทการชำระเงิน จะถูกเพิ่มเข้าไปในการจอง
  • วันที่ชำระเงิน: หากระบุชัดเจนวันที่ชำระเงิน จะถูกเพิ่มเข้าไปอย่างถูกต้อง มิฉะนั้น ระบบจะนำมาใช้จากวันที่จอง หรือ วันที่มาถึง (สำหรับการจองในองค์กร)

ข้อมูลใดที่ไม่ถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติสามารถเพิ่มโดยที่พักเองด้วยตนเองหลังจากการนำเข้าเสร็จสิ้น ไม่สามารถแก้ไขวันที่จองได้

• ข้อมูลใดที่ไม่ได้รับการให้จากแหล่งที่มา ตัวอย่าง: บาง PMSs มีช่องที่กำหนดเองสำหรับหมายเหตุ แต่ไม่ได้ส่งออกในไฟล์การจอง
• รายละเอียดบัตรเครดิต: รายละเอียดบัตรเครดิตมักถูกเข้ารหัสและไม่ได้ส่งออกพร้อมกับไฟล์การจอง เพื่อเป็นการป้องกันความปลอดภัย ข้อมูลนี้มักจะไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นจำนวนมาก
• ช่องที่กำหนดเอง, แม้ว่าจะสร้างขึ้นใน Cloudbeds PMS ก็ตาม เราสามารถเพิ่มข้อมูลนี้ไปยังหมายเหตุการจองได้
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่เกี่ยวข้องกับอัตราห้องพัก, หากมี เราจะให้คุณรายการของการจองที่ต้องปรับเปลี่ยนตามที่เหมาะสม เรายังสามารถเพิ่มจำนวนค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนี้ไปยังหมายเหตุการจอง
• รายละเอียดของแขกเพิ่มเติม: วันเกิด, แขกเพิ่มเติม, หมายเลขบัตรประชาชน, ฯลฯ แต่เรายังสามารถนำเข้ารายละเอียดของแขกเพิ่มเติมเป็นหมายเหตุการจอง

• หากการจองถูกนำเข้าโดยไม่มีรหัสการจองจากบุคคลที่สาม, Cloudbeds จะไม่สามารถจับคู่และอัปเดตการจองที่นำเข้ามา โดยที่ Cloudbeds PMS จะสร้างการจองใหม่พร้อมข้อมูลใหม่ ๆ อาจต้องสังเกตการจองเหล่านั้นเพื่อป้องกัน
• หากคุณได้รับการปรับเปลี่ยน/การยกเลิกจากบัญชี OTA ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับ Cloudbeds PMS จะไม่ได้รับการรับรู้ ในกรณีนั้นคุณควรค้นหาด้วยตนเองใน Cloudbeds PMS และทำการปรับเปลี่ยนตามที่จำเป็น

Cloudbeds PMS อาจสร้างรายงานอย่างต่างจาก PMS ก่อนหน้าของคุณ ดังนั้น รายงานการเข้าพักอาจไม่ถูกต้องและควรถือเป็น รายงานอ้างอิง มากกว่าข้อมูลทางการ

หากคุณได้เพิ่มหรือลบประเภทห้องหรือจำนวนห้องในระหว่างนั้น รายงานอาจสร้างตัวเลขที่แตกต่างกัน