การนำเข้าการจอง เป็นบริการที่ต้องเสียค่าใช้จ่ายจาก Cloudbeds ซึ่งขึ้นอยู่กับข้อจำกัดต่าง ๆ ของระบบและรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกัน บทความนี้มอบภาพรวมทั่วไปเกี่ยวกับบริการนี้ กระบวนการที่เกี่ยวข้อง และคำถามที่ถามบ่อยที่สุด
เพื่อใช้บริการนี้ โปรดสอบถามโค้ชออนบอร์ดของคุณหากคุณอยู่ในช่วงการติดตั้ง หรือติดต่อ ทีมสนับสนุน ของเรา เพื่อขอ ข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับขั้นตอนที่ต้องทำ บริการนี้สามารถปรับแต่งเพื่อรวมการจองในอดีต ปัจจุบัน และในอนาคต
ภาพรวม
เพื่อที่จะนำเข้า การจองที่มีอยู่แล้ว จากระบบก่อนหน้า ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หรือไฟล์ เราสามารถให้บริการนำเข้าการจองของเรา
กระบวนการนำเข้าการจองมักจะถูกแบ่งออกเป็น 2 ส่วน:
- การนำเข้าการจองมาตรฐาน: รวมถึงการจองปัจจุบัน (ในองค์กร) และการเข้าถึงในอนาคต
- การนำเข้าการจองในอดีต: รวมถึงการจองที่เช็คเอาท์ทั้งหมดสำหรับช่วงเวลาที่คุณขอ
ข้อคิดสำคัญ
โปรดทราบว่าระบบหรือไฟล์ที่แตกต่างกันไม่สามารถทำงานร่วมกัน และข้อมูลต้องการการ การปรับเปลี่ยนด้วยมือจากทีมของเรา เสมอ
- การเข้าถึงข้อมูลของแขกและรายละเอียดการจองจำเป็นสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการนำเข้าเพื่อทำบริการให้เสร็จสมบูรณ์
- ก่อนอื่น เราต้อง ดึงข้อมูลจากผู้ให้บริการปัจจุบันของคุณ (PMS หรือ OTA) บางระบบจะให้ไฟล์รายงานที่มีข้อมูลทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ที่จำเป็น ดังนั้นเราขอเชิญให้แชร์ไฟล์ .csv หรือ .xlsx ตัวอย่างที่มีข้อมูลการจองที่จัดอยู่ตามแถว
- หากเป็นไปได้ โปรดรวมรายงานหลายรายงานที่มีประเภทข้อมูลต่าง ๆ เช่น การจอง, แขก, และ การชำระเงิน, เพื่อให้เราประเมินว่าข้อมูลสามารถรวมกันและใช้สำหรับวัตถุประสงค์การนำเข้าได้
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะดำเนินการอย่าลังเลที่จะขอไฟล์การจองจากระบบจริงของคุณ นอกจากนี้เรายินดีที่จะจัดการสร้างการสนทนาวิดีโอตามสะดวกของคุณเพื่อแนะนำคุณผ่านกระบวนการดึงข้อมูลและแสดงความกังวลหรือคำถามที่คุณอาจมี
- มีข้อมูลทั้งหมดในมือ เราจะเริ่มกระบวนการ แปลงข้อมูลเหล่านั้นเป็น รูปแบบที่เข้ากันได้เพื่อนำเข้าระบบ Cloudbeds
- เราพยายามดึง ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด เราอาจจะไม่ทราบว่าข้อมูลจะมีอยู่และในรูปแบบใดก่อนที่เราจะตรวจสอบระบบหรือไฟล์ของคุณ
- เราขอแนะนำให้นำเข้าการจองในอดีต 2 ปีสำหรับวัตถุประสงค์รายงาน นอกจากนี้หากคุณใช้ OTAs เช่น Booking.com หรือ Expedia การจองในอนาคตสามารถซิงค์โดยอัตโนมัติเมื่อเชื่อมต่อกับ OTAs แล้ว
กระบวนการนำเข้าการจอง
ก่อนเริ่มต้น
- การตั้งค่าที่พักของคุณต้องเสร็จสมบูรณ์: ทันทีหลังการนำเข้า, ช่องทางจะถูกเปิดใช้งานและระบบของคุณจะเปิดใช้งาน
- ต้องสร้างแหล่งที่มา (โดยเฉพาะหากคุณทำงานกับภาษี): ในกรณีนี้, จะต้องกำหนดค่าและเชื่อมโยงกับแหล่งที่มาของพวกเขา หากมีคำถาม โปรดอ้างถึงโค้ชออนบอร์ดของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ วิธีการเพิ่มหรือแก้ไขแหล่งที่มาหลักและบุคคลที่สาม.
-
ควรตั้งค่าประเภทห้อง ในลักษณะเดียวกันจากแหล่งนำเข้า (PMS/OTA อื่น) และ โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยชื่อเดียวกันหรือคล้ายกัน หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับการตั้งค่าห้องเมื่อสลับไปใช้ Cloudbeds, โปรดให้เราด้วยรายการที่ตรงกันข้ามห้อง เช่น:
- ห้องนอนหญิงจะหยุดการให้บริการ, นำเข้าการจองห้องนอนหญิงทั้งหมดไปยัง ห้องนอนผสม.
- ห้องมาตรฐานจะเรียกว่า ห้องพักคู่ ตอนนี้
ในวันนำเข้า, ความพร้อมใช้งานควรปิดบนช่องทางทั้งหมดและ เครื่องมือจอง, นี้เป็นวิธีที่เราสามารถรับรองว่าระบบจะอัปเดตทันทีหลังกระบวนการ หากคุณต้องการเปิดช่องทางของคุณ, คุณจะต้องตรวจสอบกิจกรรมด้วยตนเองระหว่างการนำเข้า
ระหว่างกระบวนการ
- ระหว่างการนำเข้า คุณควรหยุดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจองและการประมวลผลการชำระเงิน ในระบบก่อนหน้าและช่องทางของคุณ, เราจะเริ่มนำเข้าการจองและแจ้งให้ทราบเมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์, กระบวนการนี้อาจใช้เวลาประมาณ 24 ชั่วโมง
- ในกรณีที่คุณไม่สามารถหยุดกิจกรรมการจองของคุณ, จดบันทึกการปรับเปลี่ยน และตรวจสอบด้วยตนเองหลังจากการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์
- หากคุณได้รับการจองโดยตรง (อีเมล, โทรศัพท์, ฯลฯ) ระหว่างกระบวนการนำเข้า, คุณสามารถ เพิ่มเข้าไปในบัญชีของคุณด้วยตนเอง ในกรณีนี้, โปรดตรวจสอบความพร้อมใช้งานของคุณกับระบบ/OTA ก่อนหน้า
หลังจากการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์
หลังจากการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์, คุณจะพร้อมที่จะเปิดใช้งานช่องทางของคุณ, และเครื่องมือจองใหม่จะพร้อมที่จะติดตั้งบนเว็บไซต์ของคุณ
สำคัญ:
- เฉพาะ อัตราห้องทั้งหมดและยอดเงินทั้งหมด เท่านั้นที่สามารถนำเข้าได้ ซึ่งจะคำนวณยอดเงินคงเหลือด้วย
- ประเภทการชำระเงินและวันที่ชำระเงิน สามารถนำเข้าได้; ในกรณีที่ประเภทการชำระเงินไม่มีอยู่ จะถูกลงทะเบียนว่า "นำเข้าจากระบบก่อนหน้า"
- การชำระเงินสำหรับสิ่งเสริม (ไม่เกี่ยวข้องกับอัตราห้อง) สามารถนำเข้าได้เฉพาะ เป็นหมายเหตุ
- การจองจะถูกนำเข้ามาพร้อมกับราคาทั้งหมดที่แบ่งเท่าๆ กันในแต่ละวัน ดังนั้นหากคุณต้องแก้ไขการจองที่มีราคาต่างกันในแต่ละวัน ยอดเงินคงเหลือที่ต้องชำระจะต้องถูกปรับให้เหมาะสม
- Cloudbeds PMS อาจสร้างรายงานในลักษณะที่แตกต่าง จากระบบ PMS ก่อนหน้าของคุณ
- ตัวอย่างเช่น, หากคุณมีจำนวนห้องหรือประเภทห้องที่แตกต่างกัน รายงานการเข้าพักจะแสดงข้อมูลที่แตกต่างกัน เนื่องจากนั้น รายงานการเข้าพักอาจไม่แม่นยำและควรถือเป็นข้อมูลอ้างอิงเท่านั้น
ข้อมูลย้อนหลัง
ในกรณีที่คุณเลือกที่จะ นำเข้าการจองย้อนหลัง, สำคัญที่จะทราบข้อมูลต่อไปนี้:
- การเช็คเอาท์จะมี ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่โพสต์ ในระบบ; ซึ่งรวมถึงภาษีและค่าธรรมเนียมที่มี
- สำหรับ การจองที่เช็คเอาท์แล้ว, หากวันที่ชำระเงินหายไป จะถูกโพสต์ในวันที่มาถึง
- การชำระเงินจะถูกเพิ่มเป็น นำเข้าจากระบบก่อนหน้า หากข้อมูลประเภทการชำระเงินไม่มีอยู่
- โดยปกติแล้ว เราจะนำเข้าการจองย้อนหลัง พร้อมกับการชำระเงินเต็มราคา (รายได้จากค่าห้อง + ภาษี + ค่าธรรมเนียม), สามารถเปลี่ยนแปลงตามความต้องการ ในกรณีที่คุณต้องการเก็บยอดคงเหลือที่ค้างอยู่ในข้อมูลย้อนหลัง
- โดยปกติ, การยกเลิก และ การไม่มา จะไม่ถูกนำเข้า, สามารถเปลี่ยนแปลงตามความต้องการ ในกรณีที่คุณต้องการเก็บการจองที่ถูกยกเลิกของคุณ
คำถามที่พบบ่อย
ข้อมูลที่สามารถนำเข้าได้คืออะไร?
หากมีข้อมูลจากระบบหรือไฟล์ก่อนหน้า เราสามารถดึงข้อมูลต่อและนำเข้าข้อมูลต่อไปนี้ได้:
- ชื่อหลัก (ชื่อและนามสกุล)
- อีเมล: หากไม่ได้ระบุหรือระบุผิด อีเมล "เป็นเรื่องจินตนาการ" จะถูกสร้างขึ้นเพื่อให้สามารถนำเข้าการจองได้
- ประเทศ: หากไม่ได้ระบุ ประเทศเริ่มต้นจะถูกสร้างขึ้นโดยอิงจากประเทศของที่พัก
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่
- เมือง
- รัฐ
- รหัสไปรษณีย์
- วันที่มาถึง
- วันที่ออกเดินทาง
-
วันที่จอง
- หากไม่มีข้อมูล วันที่เช็คอินจะถูกใช้เป็นวันที่จองสำหรับการจองในอดีต และวันที่นำเข้าจะถูกใช้สำหรับการจองในอนาคต
- จำนวนห้อง
- จำนวนผู้ใหญ่และเด็ก
-
ยอดเงินรวมของการจอง
- การจองจะถูกนำเข้าด้วยยอดเงินรวมที่แบ่งเท่ากันในแต่ละวัน ดังนั้นหากคุณแก้ไขการจองที่มีราคาต่อวันต่างกัน ยอดเงินคงเหลือจะต้องถูกปรับให้เหมาะสม
-
ประเภทห้อง:
- การจองจะถูกนำเข้าไปยังประเภทห้องที่ถูกต้อง และหากมีจะมีการจัดสรรห้องพักอย่างแน่นอน
- ในกรณีที่การจัดสรรไม่พร้อมใช้งาน ประเภทห้องและการเข้าพักยังคงถูกต้อง และการจองจะพร้อมที่จะมอบหมาย ไม่ว่าจะเป็นด้วยวิธีด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ
-
แหล่งการจอง: ที่มาของการจอง (ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์, เว็บไซต์ ฯลฯ)
- สำหรับตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หากระบุชัดเจน เราจะนำเข้าเป็น "Hotel Collect" หรือ Channel Collect หากไม่ได้ระบุ จะถูกนำเข้าเป็น Hotel Collect เป็นค่าเริ่มต้น
- หากหนึ่งในแหล่งที่มาไม่ได้ถูกสร้างบน Cloudbeds PMS เราจะใช้ "เว็บไซต์ / เครื่องมือจอง" เป็นแหล่งที่มาเริ่มต้น
-
รหัสการจองจากบุคคลที่สาม: หากไม่ได้ระบุ จะเป็นช่องว่าง อาจทำให้เกิดปัญหา:
- ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์อาจส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังการจองใด หากหมายเลขการจองของตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ไม่รวมอยู่ในการจอง อาจทำให้เกิดการสร้างการจองใหม่ซึ่งอาจทำให้เกิดการทำซ้ำ หรือ ขึ้นอยู่กับตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ อาจไม่ได้รับการอัปเดต ซึ่งหมายความว่าการปรับเปลี่ยนบนตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์จะต้องถูกปรับด้วยวิธีด้วยตนเอง
-
สถานะ: การจองจะถูกนำเข้าเป็น รอการยืนยัน เพื่อให้ที่พักสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้อง แล้วจึงยืนยัน
- การจองที่รอการยืนยันและการจองที่ยืนยันเป็นการจองที่ถูกต้องและมีผลต่อสถานะห้องว่างเช่นกัน มันเป็นเพียงธงที่ช่วยให้ที่พักสามารถระบุการจองที่ต้องตรวจสอบปัญหาก่อนยืนยัน
- การจองที่เช็คอินแล้วจะถูกนำเข้าเป็นรอการยืนยันเช่นกัน เนื่องจากระบบไม่อนุญาตให้การจองถูกนำเข้าเป็นเช่นนั้น
-
หมายเหตุ: ข้อมูลใดๆ ที่ระบุเป็น "หมายเหตุ" จากแหล่งที่มาจะถูกรวมอยู่ในหมายเหตุของการจอง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ไม่สามารถนำเข้าไปในฟิลด์ที่เฉพาะเจาะจงจะถูกเพิ่มที่นี่
- บาง PMS มีที่เก็บข้อมูลหมายเหตุมากกว่าหนึ่งที่ แต่ไม่ใช่ทุกข้อความจะถูกส่งออก ในกรณีนั้น จะมีการเพิ่มเฉพาะข้อมูลที่ระบุไว้โดยอัตโนมัติเท่านั้น
-
การชำระเงิน
- หากมีการระบุจากแหล่งที่มา การชำระเงินจะถูกเพิ่มไปยังการจอง
- ประเภทการชำระเงิน: หากมีการระบุชัดเจนเกี่ยวกับประเภทการชำระเงิน จะถูกเพิ่มไปยังการจอง
- วันที่ชำระเงิน: หากมีการระบุชัดเจนเกี่ยวกับวันที่ชำระเงิน จะถูกเพิ่มอย่างถูกต้อง มิฉะนั้น ระบบจะนำเข้าโดยใช้วันที่จอง หรือ วันที่เข้าพัก (สำหรับการจองในองค์กร)
- ผลิตภัณฑ์ที่ขาย: เราสามารถนำเข้าจำนวนรวมสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ขายในแต่ละการจอง หากมี เรายังสามารถนำเข้าชื่อสินค้า ปริมาณ และวันที่ชำระเงินได้
- กลุ่ม: หากชุดของการจองหลายรายการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มที่มีอยู่และมีข้อมูล สามารถเชื่อมโยงกับชื่อกลุ่มในโมดูลกลุ่มของคุณใน Cloudbeds ได้
ข้อมูลที่จะไม่ถูกนำเข้าคืออะไร?
ข้อมูลใดที่ไม่ถูกนำเข้าโดยอัตโนมัติสามารถเพิ่มโดยที่พักเองได้ด้วยตนเองหลังจากการนำเข้าเสร็จสิ้น ไม่สามารถแก้ไขวันที่จองได้
- ข้อมูลใดที่ไม่ได้รับการให้จากแหล่งที่มา ตัวอย่าง: บาง PMSs มีช่องสำหรับหมายเหตุ แต่ไม่ได้ส่งออกในไฟล์การจอง
- รายละเอียดบัตรเครดิต: รายละเอียดบัตรเครดิตมักถูกเข้ารหัสและไม่ได้ส่งออกพร้อมกับไฟล์การจอง เพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัย ข้อมูลนี้มักจะไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นกลุ่ม
- ช่องที่กำหนดเอง, แม้ว่าจะสร้างขึ้นใน Cloudbeds PMS อยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม เราสามารถเพิ่มข้อมูลนี้ไปยังหมายเหตุการจองได้
- ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่เกี่ยวข้องกับอัตราห้องพัก, หากมี เราจะให้คุณด้วยรายการการจองที่ต้องปรับเปลี่ยนตามที่เหมาะสม เรายังสามารถเพิ่มจำนวนค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนี้ไปยังหมายเหตุการจอง
- เราอาจต้องการความช่วยเหลือจากที่พักเพื่อให้ข้อมูลด้วยวิธีการด้วยมือ, ในกรณีที่แหล่งที่มาไม่ได้ให้ข้อมูลบางอย่างที่จำเป็น
- เราจะไม่ดำเนินการป้อนข้อมูลด้วยวิธีการด้วยมือนอกจากการปรับเปลี่ยนในเครื่องมือนำเข้าของเราเพื่อทำให้ข้อมูลเข้ากันได้
ฉันได้รับการปรับเปลี่ยน/ยกเลิกจาก OTA ของฉันที่ไม่ได้แสดงใน Cloudbeds PMS ฉันควรทำอย่างไร?
- หากการจองถูกนำเข้าโดยไม่มีรหัสการจองจากบุคคลที่สาม Cloudbeds จะไม่สามารถจับคู่และอัปเดตการจองที่นำเข้า คาดว่า Cloudbeds PMS จะสร้างการจองใหม่พร้อมข้อมูลใหม่ สังเกตการจองเหล่านั้นเพื่อป้องกัน
- หากคุณได้รับการปรับเปลี่ยน/ยกเลิกจากบัญชี OTA ที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับ Cloudbeds PMS จะไม่ได้รับ ในกรณีนั้น คุณควรค้นหาด้วยตนเองใน Cloudbeds PMS และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
การยกเลิกการจองที่นำเข้าจาก Expedia: การยกเลิกจองของ Expedia ที่สร้างก่อนการเชื่อมต่อกับ Cloudbeds จะต้องดำเนินการ ด้วยวิธีการด้วยมือ
รายงานการเข้าพักของฉันไม่ตรงกัน สาเหตุคืออะไร?
Cloudbeds PMS อาจสร้างรายงานในลักษณะที่แตกต่างจาก PMS ก่อนหน้าของคุณ เพื่อเหตุนี้ รายงานการเข้าพักอาจไม่แม่นยำและควรถือเป็นรายงานอ้างอิง ไม่ใช่ข้อมูลทางการ
หากคุณได้เพิ่มหรือลบประเภทห้องหรือจำนวนห้องในระหว่างนั้น รายงานอาจสร้างตัวเลขที่แตกต่างกัน
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น