บทความนี้อธิบายวิธีการส่งออกข้อมูลทางการเงินจาก Cloudbeds PMS และวิธีนำเข้าไปยังบัญชี Quickbooks ของคุณ
โปรดจำไว้ว่า Quickbooks มีการกำหนดราคาของตนเองสำหรับการลงทะเบียนบัญชีกับพวกเขา ติดต่อทีมสนับสนุน Quickbooks เพื่อทราบรายละเอียดเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 1 - ส่งออกธุรกรรมจาก Cloudbeds PMS
เมื่อคุณเข้าสู่บัญชี Cloudbeds PMS ของคุณ:
- จาก เมนู
, ไปที่ รายงาน คลาสสิก
และคลิกที่ รายงานทางการเงิน
- เลือก บัญชีแยกประเภท
- เลือก ประเภทการชำระเงิน ที่คุณต้องการส่งออก
- เลือก ช่วงเว้นวันที่เช็คเอาท์
- หากคุณไม่ต้องการส่งออก ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง, ลบทุกตัวเลือกจากเมนูนี้
- เลือกสถานะการจอง (ในตัวอย่างนี้เราไม่พิจารณาการจองที่ ยกเลิกแล้ว และ ไม่มา)
- คลิกที่ ใช้ เพื่อสร้างรายงาน
- จากนั้นคลิกที่ ส่งออกไปยัง -> Excel
ไม่ต้องกังวลเรื่องการกรองธุรกรรมตามความต้องการของคุณ
ธุรกรรม 'เป็นโมฆะ' (แสดงเป็นสีแดงในรายงาน) จะแสดงในบัญชี Quickbooks ของคุณภายใต้คอลัมน์ ใช้ไป
ขั้นตอนที่ 2 - ปรับแต่งไฟล์ Excel
ก่อนที่คุณจะนำเข้าไฟล์ โปรดตรวจสอบว่าคุณได้ทำตามข้อกำหนดด้านล่างทั้งหมดแล้ว
ก่อนอื่น คุณต้องแยก 'วันที่' จาก 'เวลา'; มิฉะนั้น Quickbooks จะไม่ยอมรับไฟล์:
- ลบ 'GRAND TOTAL' ที่ด้านล่างของชีท
- เพิ่มคอลัมน์ใหม่
- เลือกข้อมูลทั้งหมดจากคอลัมน์ 'วันที่/เวลา'
โปรดทราบว่าเซลล์ที่รวมกันไม่ได้รับการยอมรับ
- ในเมนู Excel คลิกที่ Data -> Text to Columns
- เลือก Fixed width และคลิกที่ Next
- คลิกที่ Next อีกครั้ง
- เลือกตัวเลือก วันที่ และเลือก DMY (วัน / เดือน / ปี)
คลิกที่ Finish
ตอนนี้คุณมีข้อมูลในคอลัมน์ที่แยกกันแล้ว เปลี่ยนชื่อ ให้เป็น "วันที่" และ "เวลา" ตามที่แสดงด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 3 - บันทึกไฟล์ Excel
ตอนนี้ชีทของคุณพร้อมที่จะนำเข้าแล้ว กลับไปบันทึกไฟล์เป็น CSV (comma delimited)
ขั้นตอนที่ 4 - การนำเข้าเข้า Quickbooks
เข้าสู่บัญชี Quickbooks ของคุณ:
- ไปที่แท็บ Banking
- ใต้เมนูดรอปดาวน์ อัปเดต, เลือก อัปโหลดไฟล์
- คลิกที่ เรียกดู และอัปโหลดไฟล์ที่ถูกต้อง
หมายเหตุ: ชีทควรมี รูปแบบ CSV (แยกด้วยเครื่องหมายจุลภาค)
- เลือกบัญชีเพื่ออัปโหลดไฟล์ (คุณต้องเลือกบัญชีธนาคารของคุณ)
- สำหรับแต่ละฟิลด์บัญชีธนาคาร, เลือกฟิลด์ Quickbooks:
-
- วันที่ - เลือกคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในชีท Excel
- เลือกรูปแบบวันที่ (dd/mm/yyyy)
- คำอธิบาย - คุณสามารถเลือกประเภทคำอธิบายใดก็ได้; มันสามารถเป็นหมายเลขห้อง/ชื่อแขก, รหัสการจอง, ฯลฯ
(เคล็ดลับ: รหัสการจองจะช่วยให้คุณค้นหาธุรกรรมได้ง่ายขึ้นในอนาคต)
-
- จำนวน - ตัวเลือกนี้สอดคล้องกับคอลัมน์ 'เครดิต' ในชีท Excel ของคุณ
- เลือก 1 หรือ 2 คอลัมน์ (ขึ้นอยู่กับบัญชีธนาคารของคุณ)
- คลิกที่ ถัดไป
- หาก Quickbooks ไม่แสดงเตือน, คลิกที่ ถัดไป เพื่อยืนยัน
เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์สำเร็จ, Quickbooks จะเปลี่ยนเส้นทางคุณไปยังแดชบอร์ด
บนหน้าจอนี้, คุณจะสามารถดูธุรกรรมทั้งหมดที่อัปโหลดภายใต้แท็บ 'สำหรับการตรวจสอบ'
ธุรกรรม 'voided' จะถูกแสดงในคอลัมน์ Spent และไม่ในคอลัมน์ Received ในบัญชี Quickbooks ของคุณ
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น