จัดการบัญชีแยกประเภทเงินมัดจำของคุณในระบบบัญชี

1. ไปที่หน้า บัญชี ใน เมนูหลัก ครับ
2. ไปที่แท็บแรก: ฝากเงินประกัน ครับ
3. คุณสามารถ สลับเปิดหรือปิด ตัวเลือกเพื่อ แสดงเงินประกันที่ถูกใช้หรือเป็นโมฆะ ได้ดังนี้:
   • สลับเปิดเพื่อดู ประวัติของเงินประกัน ที่ถูกย้ายออกจากบัญชีแยกประเภทและเข้าสู่ใบแจ้งรายการของผู้เข้าพักในการจอง
   • ถ้าคุณต้องการแสดงเฉพาะเงินประกันที่ ยังใช้งานอยู่ ในบัญชีฝากเงินประกัน ให้สลับปิดเพื่อดูสถานะปัจจุบันอย่างง่าย
4. คุณสามารถ กรอง บัญชีฝากเงินประกันตามตัวเลือกดังนี้:
   1. วันที่ทำรายการ
   2. สถานะรายการ
   3. สถานะการจอง
   4. ผู้ใช้งาน
   5. วันที่เช็กอิน
   6. วันที่เช็กเอาต์

เมื่อมีการจองและชำระเงิน ไม่ว่าจะเต็มจำนวนหรือบางส่วน ผ่านเครื่องมือการจอง การชำระเงินเหล่านั้นจะถูกจัดประเภทเป็นเงินมัดจำโดยอัตโนมัติและแสดงในบัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ เช่นเดียวกัน เมื่อสร้างการจองโดยตรงภายในระบบ หากคุณชำระเงินในขณะสร้าง ระบบก็จะบันทึกในบัญชีแยกประเภทเงินมัดจำด้วย

นอกจากนี้ ระบบยังอนุญาตให้คุณ กำหนดให้การชำระเงินใดๆ เป็นเงินมัดจำหลังจากที่สร้างการจองแล้ว เพื่อช่วยให้คุณจัดการเงินมัดจำที่เก็บเมื่อผู้เข้าพักมาถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดูขั้นตอนด้านล่างเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินถูกจัดประเภทเป็นเงินมัดจำในขณะที่สร้างการจองโดยตรงตั้งแต่ต้น:

1. สร้างการจอง โดยเลือกแหล่งที่มาที่เป็นการจองโดยตรง
2. คลิกเพื่อ เพิ่มการชำระเงิน
3. มอบหมายการชำระเงินไปยัง โฟลิโอที่เกี่ยวข้อง
4. กรอกรายละเอียด การชำระเงิน
5. ทำเครื่องหมายในช่อง กำหนดเป็นเงินมัดจำ

หลังจากเพิ่มการชำระเงินนี้แล้ว คุณจะ ไม่ เห็นการโพสต์โดยตรงใน โฟลิโอการจอง เมื่อเปิดดูอีกครั้ง แต่คุณจะเห็น ยอดเงินในปุ่มเงินมัดจำ ที่มุมขวาบนของการจองแทน

การจองแต่ละครั้งจะมี ปุ่มเงินมัดจำ ที่มุมขวาบน ซึ่งแสดง ยอดเงินมัดจำคงเหลือ ของการจองนั้น

• เมื่อการจอง เช็กอิน หรือระหว่างการเข้าพัก คุณสามารถนำ การชำระเงิน เหล่านั้นไปยัง บัญชีแยกประเภทผู้เข้าพัก เพื่อแสดงเป็น รายได้ ได้
  • โดยไม่บังคับ เงินมัดจำทั้งหมดสามารถย้ายไปยังบัญชีแยกประเภทผู้เข้าพักได้โดยอัตโนมัติเมื่อเช็กเอาต์
  • อย่างไรก็ตาม การจอง ไม่สามารถ เปลี่ยนสถานะเป็น สถานะสิ้นสุด (เช็กเอาต์, ไม่มาเข้าพัก, หรือยกเลิก) หากยังมี ยอดเงินคงค้าง ในบัญชีเงินมัดจำอยู่ เพื่อให้แน่ใจว่าเงินมัดจำทั้งหมดได้รับการบันทึก ตรวจสอบหัวข้อ เช็กเอาต์การจองที่ยังมีเงินมัดจำคงเหลือ
  • เงินมัดจำที่คืนได้สามารถคืนให้ผู้เข้าพักได้ และ เงินมัดจำที่ไม่คืนได้ สามารถโพสต์เป็น รายได้ที่ได้รับ ได้
  • หากที่พักของคุณเปิดใช้งาน ระบบอัตโนมัติการใช้เงินมัดจำเมื่อเช็กอิน กระบวนการนี้จะเกิดขึ้น โดยอัตโนมัติ เมื่อการจองเปลี่ยนสถานะเป็น ในองค์กร แต่ยังสามารถใช้วิธีการใช้เงินมัดจำด้วยตนเองได้หากไม่ได้เปิดใช้งานระบบอัตโนมัติ

คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดการเงินมัดจำภายในการจองได้:

1. คลิกปุ่มเงินมัดจำ เพื่อแสดงรายละเอียด เงินมัดจำ ของการจองนั้นโดยเฉพาะ
2. คุณสามารถ กรอง รายการเงินมัดจำเพื่อซ่อนเงินมัดจำที่ ถูกใช้ไปแล้วหรือเป็นโมฆะ หรือดูเฉพาะเงินมัดจำที่ เป็นโมฆะ เท่านั้น
3. คุณสามารถ คลิก ใช้เงินมัดจำ กับรายการเงินมัดจำใดก็ได้:
   • เมื่อคุณใช้เงินมัดจำ เงินมัดจำนั้นจะ ถูกโอนออกจากบัญชีเงินมัดจำ และ โพสต์เข้าในบัญชีแยกประเภทผู้เข้าพัก (โฟลิโอ)
4. ตรวจสอบข้อความเตือนและเลือก ว่าคุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่

เมื่อคุณกลับไปที่โฟลิโอการจอง คุณจะเห็นว่าเงินมัดจำถูกเพิ่มเข้าไปในรายการทำธุรกรรมแล้ว และ ยอดเงินมัดจำคงเหลือเป็นศูนย์ หมายความว่าไม่มีจำนวนเงินเพิ่มเติมที่ต้องเรียกเก็บเป็นเงินมัดจำสำหรับการจองนั้น:

จำนวนเงินมัดจำที่ยังไม่ได้ใช้จะยังคงอยู่ใน บัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ และจะไม่ปรากฏเป็นรายการชำระเงินมาตรฐานในโฟลิโอการจอง

ขั้นตอนการคืนเงินที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการคืนเงินมัดจำทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนเท่านั้น

คืนเงินจำนวนเงินมัดจำทั้งหมด

หากคุณต้องการคืนเงินมัดจำทั้งหมด คุณสามารถคืนเงินได้โดยตรงจากบัญชีแยกประเภทเงินมัดจำดังนี้:

1. ไปที่หน้าบัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ
2. ค้นหารายการเงินมัดจำที่เกี่ยวข้อง
3. คลิกปุ่ม บนบรรทัดรายการนั้น
4. เลือก คืนเงิน
5. ตรวจสอบรายละเอียดการคืนเงินและดำเนินการคืนเงิน

คืนเงินเพียงบางส่วนของเงินมัดจำ

หากต้องการคืนเงินเพียงบางส่วนของเงินมัดจำ Cloudbeds Payments ให้ใช้เงินมัดจำก่อน ซึ่งจะโอนการชำระเงินเข้าสู่โฟลิโอการจอง จากนั้นคุณสามารถเลือกธุรกรรมเกตเวย์เดิมและกรอกจำนวนเงินคืนบางส่วนได้

1. เปิดการจองและคลิกปุ่ม เงินมัดจำ
2. ค้นหาเงินมัดจำที่เกี่ยวข้องและคลิก ใช้เงินมัดจำ
3. ยืนยันว่าเงินมัดจำนั้นปรากฏเป็นรายการชำระเงินในโฟลิโอการจองแล้ว
4. คลิก เพิ่ม/คืนเงิน
5. เลือก คืนเงิน
6. เลือกบัตรเครดิต ผู้เข้าพัก และใบแจ้งรายการที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินเดิม
7. เลือก คืนเงินธุรกรรมเกตเวย์
8. เลือกธุรกรรมการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง
9. กรอกเฉพาะจำนวนเงินที่ต้องการคืน
10. คลิก เพิ่มการคืนเงิน

ตัวเลือก การทำธุรกรรมคืนเงินผ่านช่องทางการชำระเงิน จะมีให้ใช้งานก็ต่อเมื่อ Cloudbeds พีเอ็มเอส สามารถระบุการชำระเงินต้นฉบับที่มีสิทธิ์ซึ่งดำเนินการผ่านเกตเวย์ที่เชื่อมต่ออยู่ได้เท่านั้น

ตัวเลือกนี้อาจเป็นสีเทาหรือไม่สามารถใช้งานได้เมื่อ:

• เงินมัดจำยังไม่ได้ถูกใช้ใน บัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ และยังไม่ปรากฏเป็นรายการทำธุรกรรมชำระเงินในโฟลิโอการจอง
• การชำระเงินต้นฉบับถูกเพิ่มเป็นบันทึกการชำระเงินเท่านั้น
• การชำระเงินไม่มีรหัสธุรกรรมเกตเวย์
• การชำระเงินถูกดำเนินการนอก Cloudbeds พีเอ็มเอส

หากเงินมัดจำต้นฉบับถูกดำเนินการผ่าน Cloudbeds Payments และต้องการคืนเงินเพียงบางส่วน ให้ใช้เงินมัดจำนั้นก่อนแล้วจึงลองคืนเงินจากโฟลิโอการจอง

เมื่อใดก็ตามที่คุณพยายามเช็กเอาต์ ยกเลิก หรือไม่มาเข้าพัก (นำสถานะการจองไปสู่สถานะสิ้นสุด) ถ้ามีเงินมัดจำคงเหลือ ระบบจะแจ้งให้คุณใช้เงินมัดจำนั้น

คุณจะ ไม่สามารถ ตั้งค่าสถานะการจองเป็นสถานะสิ้นสุดได้จนกว่าเงินมัดจำของการจองนั้นจะถูก เคลียร์เป็นศูนย์ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปลี่ยน สถานะการจองเป็น ในองค์กร
2. คลิกเพื่อ ยืนยัน การเช็กอิน
3. ระบบจะแจ้งเงินมัดจำคงเหลือและคุณสามารถเลือก ใช้เงินมัดจำ ได้ตามต้องการ ทำตามขั้นตอนใน จัดการเงินมัดจำภายในโฟลิโอการจอง เพื่อเคลียร์ยอดเงินมัดจำให้เป็นศูนย์
4. เปลี่ยนสถานะการจองกลับเป็น เช็กเอาต์แล้ว หรือ ไม่มาเข้าพัก หรือ ยกเลิก ตามที่เหมาะสม

หากคุณต้องการเป็นโมฆะหรือคืนเงินมัดจำ แทนการใช้และโพสต์เงินมัดจำนั้นไปยังบัญชีแยกประเภทผู้เข้าพักก่อนเช็กเอาต์ คุณสามารถทำได้ที่หน้า บัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ หลัก

1. ไปที่หน้าหลัก บัญชีแยกประเภทเงินมัดจำ
2. ค้นหา รายการทำรายการ ที่คุณต้องการเป็นโมฆะหรือคืนเงิน
3. คลิกปุ่ม บนบรรทัดรายการทำรายการนั้น
4. คลิกเพื่อ เป็นโมฆะหรือคืนเงิน การชำระเงิน