วิธีการจัดการกับการปฏิเสธการชำระเงิน

การปฏิเสธการชำระเงินเป็นส่วนที่พบบ่อยแต่ท้าทายในการจัดการการชำระเงิน และเข้าใจวิธีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ ไมว่าแขกจะเข้าพักที่ที่พักของคุณหรือไม่ หรือเงื่อนไขของการเข้าพักของพวกเขา ความสำคัญในการต่อต้านการปฏิเสธการชำระเงินอย่างประสบความสำเร็จคือการที่จะตอบสนองต่อเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเรียกร้องการปฏิเสธการชำระเงิน นี่คือสิ่งที่คุณต้องทราบเกี่ยวกับการจัดการการปฏิเสธการชำระเงินและขั้นตอนที่ต้องดำเนินการเพื่อตอบสนองอย่างมีประสิทธิภาพ

โฟกัสที่เหตุผลของการปฏิเสธการชำระเงิน

เมื่อจัดการกับการปฏิเสธการชำระเงิน สิ่งสำคัญคือการโฟกัสที่เหตุผลที่ให้มาสำหรับการโต้แย้ง ตัวอย่างเช่น หากธุรกรรมถูกโต้แย้งว่าเป็น การปลอมแปลง การพิสูจน์ว่าแขกได้เข้าพักที่ที่พักจะไม่เพียงพอ ธนาคารไม่สนใจว่าแขกได้เข้าพักหรือไม่ - มันต้องการเพียงการตรวจสอบว่าผู้ถือบัตรได้ให้การรับรองธุรกรรม คุณจะต้องให้หลักฐานที่สนับสนุนว่าผู้ถือบัตรได้ให้การรับรองธุรกรรม สิ่งนี้อาจรวมถึงแบบฟอร์มลงทะเบียนที่ลงลายมือชื่อหรือเอกสารอื่นที่แสดงให้เห็นถึงการรับรองของผู้ถือบัตร

สำหรับกรณีการปฏิเสธการชำระเงินทุกกรณี สำคัญที่จะรวบรวมหลักฐานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งรวมถึงใบเสร็จรับเงิน การสื่อสาร และลายมือชื่อ อย่างไรก็ตาม อย่างน้อยคุณควรให้เอกสารที่ตรงกับเหตุผลของการปฏิเสธการชำระเงิน

หากเหตุผลของการปฏิเสธการชำระเงินไม่ใช่ที่เหมาะสม (ตัวอย่างเช่น การอ้างว่า "ยกเลิกการสมัครสมาชิก" เมื่อโรงแรมโดยทั่วไปไม่มีการเสนอการสมัครสมาชิก) ให้ให้หลักฐานทั้งหมดที่คุณมี เช่น ใบเสร็จรับเงิน บันทึกการสื่อสาร และลายมือชื่อ

เพื่อเสริมความแข็งแกร่งของคดีของคุณ จัดระเบียบหลักฐานของคุณ เช่น หากคุณมีภาพหน้าจอหลายภาพของการสื่อสารกับแขก รวบรวมมันเข้าไว้ในไฟล์ PDF เดียวกัน แทนที่จะอัปโหลดไฟล์รายบุคคลหลายไฟล์

บทบาทของ Cloudbeds ในการช่วยคุณโต้แย้งการปฏิเสธการชำระเงิน

เมื่อเกิดการปฏิเสธการชำระเงินหรือคำขอการเรียกร้อง Cloudbeds จะแจ้งให้คุณทราบทันที การแจ้งเหตุผลของการปฏิเสธการชำระเงิน จำนวนเงินที่ถูกโต้แย้ง และวันที่สุดท้ายสำหรับการโต้แย้งการปฏิเสธการชำระเงิน

คุณสามารถโต้แย้งการปฏิเสธการชำระเงินผ่านพอร์ทัลการชำระเงิน Cloudbeds ทุกหลักฐานของคุณจะถูกส่งต่อไปยังธนาคารโดยตรงเพื่อตรวจสอบ เรายังจะให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการจอง เช่น วันที่เข้าพักและหมายเลขการจอง เพื่อช่วยในคดีของคุณ

โปรดจำไว้ว่า ในขณะที่ Cloudbeds ช่วยในการส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังธนาคาร เราไม่ควบคุมผลลัพธ์ของการปฏิเสธการชำระเงิน - ธนาคารที่ออกบัตรจะตัดสินใจในที่สุด

วิธีการจัดการกับหมวดหมู่การปฏิเสธการชำระเงินที่เฉพาะเจาะจง

การให้ลายมือชื่อของแขกและบันทึกการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกกรณีการปฏิเสธการชำระเงิน รวมถึงธุรกรรมที่เป็นการปลอมแปลงหรือบริการที่ไม่ได้รับการให้บริการ นี่คือขั้นตอนเฉพาะสำหรับการจัดการกับประเภทการปฏิเสธการชำระเงินต่าง ๆ:

ธุรกรรมที่เป็นการปลอมแปลง

สำหรับการปฏิเสธการชำระเงินที่เป็นการปลอมแปลง หลักฐานที่สำคัญที่ต้องให้คือ แบบฟอร์มลงทะเบียนที่ลงลายมือชื่อ หรือ ใบเสร็จรับเงินที่ลงลายมือชื่อ ให้เอกสารใดที่รวมถึงลายมือชื่อของผู้ถือบัตร รายละเอียดส่วนตัว และรายละเอียดการจอง นอกจากนี้ ต้องให้บันทึกการสื่อสารทั้งหมดกับแขก

จำไว้ว่า ธนาคารไม่สนใจว่าแขกได้เข้าพักที่ที่พักของคุณหรือไม่ พวกเขาสนใจเพียงแต่ว่าผู้ถือบัตรได้ให้การรับรองธุรกรรม หากคุณมั่นใจว่าธุรกรรมเป็นการปลอมแปลง ควร ไม่โต้แย้ง การปฏิเสธการชำระเงิน เนื่องจากการโต้แย้งธุรกรรมที่เป็นการปลอมแปลงอาจทำให้ความเชื่อของคุณกับบริษัทบัตรเสียเวลาไป

ไม่ตรงตามที่อธิบาย

หากผู้ถือบัตรโต้แย้งบริการโดยอ้างว่า "ไม่ตรงกับที่ระบุ" คุณควรจะให้จดหมายโต้แย้งที่อยู่ถึงข้อกล่าวหาของผู้ถือบัตรและเอกสารใดๆ ที่แสดงว่าบริการได้ถูกให้ตามที่ระบุไว้ หากบริการไม่ได้ให้ตามที่คาดหวัง ให้แนบสำเนาของนโยบายยกเลิก, ข้อกำหนดและเงื่อนไข, และลายเซ็นของแขก หากมี

บริการที่ไม่ได้ให้

หากผู้ถือบัตรอ้างว่าบริการไม่ได้ให้ ให้ให้เอกสารประกอบเพื่อพิสูจน์ว่าแขกได้เข้าพักครบตามที่กำหนด เช่น แบบฟอร์มลงทะเบียนที่ลงลายเซ็น หากแขกไม่ได้เข้าพัก ให้ให้จดหมายโต้แย้งและเอกสารใดๆ ที่แสดงเหตุผลที่ไม่มีการคืนเงิน เช่น นโยบายยกเลิก หรือ ข้อกำหนดและเงื่อนไข และลายเซ็นของแขก หากมี

ไม่มีการประมวลผลเครดิต

ในกรณีของการปฏิเสธการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับไม่มีการประมวลผลเครดิต, ให้เอกสารที่แสดงว่าธุรกรรมไม่สามารถคืนเงินได้ ซึ่งสามารถรวมถึงสำเนาของนโยบายยกเลิก, ข้อกำหนดและเงื่อนไข, และลายเซ็นของแขก

เหตุผลอื่น ๆ หรือเหตุผลทั่วไป

ส่งจดหมายโต้แย้งสำหรับการปฏิเสธการชำระเงิน ด้วยเหตุผลทั่วไปหรือไม่ชัดเจน และรวมถึงเอกสารใดๆ ที่พิสูจน์ว่าธุรกรรมถูกต้อง ไม่สามารถคืนเงินได้ และบริการได้ถูกให้ตามนโยบายยกเลิกและข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณ