การปฏิเสธการชำระเงิน - ทุกอย่างที่คุณต้องรู้

การปฏิเสธการชำระเงิน (Chargeback) อาจเป็นประสบการณ์ที่น่าผิดหวังและมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจ แต่การเข้าใจกระบวนการสามารถช่วยให้คุณจัดการและป้องกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าการปฏิเสธการชำระเงินคืออะไร ทำไมมันเกิดขึ้น และวิธีลดความเสี่ยงจากการปฏิเสธการชำระเงิน

การปฏิเสธการชำระเงินคืออะไร?

การปฏิเสธการชำระเงิน (Chargeback) คือการย้อนกลับของการชำระเงินที่ทำโดยลูกค้า โดยทั่วไปจะถูกเริ่มต้นโดยผู้ถือบัตรผ่านธนาคารที่ออกบัตร สามารถเกิดขึ้นได้ด้วยเหตุผลต่าง ๆ เช่น:

• ธุรกรรมทุจริต: ผู้ถือบัตรอ้างว่าตนเองไม่ได้ทำการซื้อหรือว่ารายละเอียดบัตรถูกขโมย
• ไม่ได้รับอนุญาต: ผู้ถือบัตรยืนยันว่าตนเองไม่ได้ให้อนุญาตให้ทำธุรกรรม
• บริการไม่ได้ถูกให้บริการ: ผู้ถือบัตรโต้แย้งว่าบริการหรือผลิตภัณฑ์ไม่ได้ถูกนำมาตามที่สัญญา

การปฏิเสธการชำระเงินยังสามารถเกิดขึ้นหากธนาคารที่ออกบัตรเชื่อว่ามีการละเมิดกฎหรือระเบียบของ Card Association

ช่วงเวลาสำหรับการยื่นคำร้องการปฏิเสธการชำระเงินสามารถแตกต่างกันไปตามประเภทของบัตร ผู้ถือบัตรมักมีเวลาสูงสุดถึงสองปี นับตั้งแต่วันที่ทำธุรกรรมเพื่อเริ่มขั้นตอนโต้แย้ง แม้ว่าธนาคารส่วนใหญ่จะมีนโยบายที่จำกัดการโต้แย้งในระยะเวลาหกเดือน อย่างไรก็ตาม ลูกค้าสามารถท้าทายนโยบายเหล่านี้หากพวกเขาเชื่อว่าตนเองมีเหตุผลที่ถูกต้อง

ก่อนที่จะยื่นคำร้องการปฏิเสธการชำระเงิน ธนาคารอาจเริ่มต้นดำเนินการ การสอบถาม หรือ คำขอข้อมูลเพิ่มเติม ในช่วงนี้ ธนาคารจะขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกรรม การชำระเงินยังไม่ถูกย้อนกลับ อย่างไรก็ตาม คำขอข้อมูลเพิ่มเติมสามารถเกิดเป็นการปฏิเสธการชำระเงินเต็มรูปแบบหากธนาคารพบเหตุผลเพียงพอ

เมื่อมีการยื่นคำร้องการปฏิเสธการชำระเงิน จำนวนเงินที่ทำธุรกรรมและค่า ค่าธรรมเนียมการปฏิเสธการชำระเงิน เพิ่มเติม ซึ่งมักถูกบังคับให้โดยผู้ดำเนินการชำระเงิน จะถูกหักจากการจ่ายเงินครั้งถัดไปของคุณ

วิธีป้องกันการปฏิเสธการชำระเงิน

ในขณะที่ผู้ถือบัตรมีสิทธิในการโต้แย้งค่าธรรมเนียม มีกลยุทธ์ที่ดีที่คุณสามารถนำมาใช้เพื่อลดโอกาสในการปฏิเสธการชำระเงิน นี่คือกลยุทธ์หลักบางประการ:

1. ใช้ Cloudbeds Terminal

ควรให้ความสำคัญพิเศษในการใช้ Cloudbeds terminal เมื่อเป็นไปได้ ธุรกรรมที่เกิดขึ้นที่เทอมินัลเป็นปลอดภัย เนื่องจากต้องใช้อีเซ็นเจอร์เฉพาะเจาะจง สิ่งนี้สามารถย้ายความรับผิดชอบในการปฏิเสธการชำระเงินไปยังธนาคารออกบัตร เนื่องจากมีธนาคารมากมายที่จะปฏิเสธคำขอการปฏิเสธการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นที่เทอมินัล แม้ว่าการปฏิเสธการชำระเงินยังอาจเกิดขึ้น แต่มีความน้อยลง และในกรณีเช่นนี้ โอกาสในการชนะการโต้แย้งจะสูงขึ้น

2. การสื่อสารและเอกสารที่ชัดเจน

เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด ๆ ให้แน่ใจเสมอว่าเงื่อนไขของบริการของคุณถูกสื่อสารถึงลูกค้า เอกสารใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง รายละเอียดการจอง และการยืนยันการชำระเงินสามารถช่วยป้องกันการโต้แย้งการปฏิเสธการชำระเงิน

3. รวบรวมลายเซ็น

ควรพิจารณาการรวบรวมลายเซ็นสำหรับธุรกรรม โดยเฉพาะสำหรับบริการหรือผลิตภัณฑ์มูลค่าสูง ข้อตกลงที่ได้รับลายเซ็นจากแขกหรือลูกค้าสามารถเป็นหลักฐานที่น่าสนใจหากเกิดข้อโต้แย้ง

4. นโยบายการคืนเงินและยกเลิก

การทบทวนและปรับเปลี่ยน นโยบายการคืนเงิน และ นโยบายการยกเลิก ของคุณอาจช่วยลดการปฏิเสธการชำระเงิน ให้แน่ใจว่าแขกทราบถึงนโยบายของคุณเมื่อทำการจอง และเป็นโปร่งใสเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมที่ไม่สามารถคืนหรือเวลาที่จำกัดสำหรับการยกเลิก

5. รักษาการบริการลูกค้าที่ดี

บางครั้งการปฏิเสธการชำระเงินเกิดจากลูกค้าที่ไม่พอใจที่รู้สึกว่าปัญหาของตนไม่ได้รับการตอบสนอง การให้บริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมสามารถช่วยแก้ไขปัญหาก่อนที่จะเกิดข้อโต้แย้ง

สำหรับเคล็ดลับที่มีประโยชน์มากขึ้นในการยอมรับการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตอย่างปลอดภัย โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับ Cloudbeds Payments: นโยบายที่ดีที่สุดในการยอมรับบัตรเครดิต.

ทำอย่างไรถ้าคุณไม่มีหลักฐานที่น่าสนใจ?

หากมีการปฏิเสธการชำระเงินถูกยื่นต่อธุรกิจของคุณและคุณไม่มีเอกสารหรือหลักฐานเพียงพอในการโต้แย้ง ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ที่สุดคือคุณจะแพ้การโต้แย้ง โดยไม่มีหลักฐานที่น่าสนใจที่สนับสนุนกรณีของคุณ การพิสูจน์ความถูกต้องของธุรกรรมกลายเป็นเรื่องยาก

ในกรณีเช่นนี้ คุณอาจต้องพิจารณาการปรับปรุงภายใน เช่น:

• เก็บลายเซ็น สำหรับธุรกรรมมูลค่าสูงทั้งหมด
• ตรวจสอบและอัปเดตนโยบายการคืนเงินและยกเลิก เพื่อลดความไม่พอใจของลูกค้า
• ปรับปรุงการสื่อสาร กับแขกเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจค่าใช้จ่ายและนโยบายทั้งหมดก่อนที่จะทำการจอง

หากการปฏิเสธการชำระเงินเกิดขึ้นบ่อยหรือมีปัญหา อาจบ่งชี้ถึงความจำเป็นในการมีขั้นตอนการดำเนินงานที่แข็งแกร่งมากขึ้นหรือการปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณเพื่อลดข้อพิพาท