| วัตถุประสงค์ | สร้างและจัดการบัญชีภายในสำหรับรายการธุรกรรมที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับห้อง ผู้เข้าพัก หรือการจองเฉพาะ |
| เหมาะสำหรับ | ทีมแผนกต้อนรับส่วนหน้า ผู้จัดการทั่วไป ผู้ดูแลระบบ และเจ้าของที่พักที่จัดการธุรกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจอง |
| ใช้เมื่อ | คุณต้องบันทึกหรือจัดการธุรกรรมที่ไม่ได้เป็นของการจอง เช่น การซื้อสินค้าของลูกค้าวอล์กอิน |
| ข้อกำหนด | สิทธิ์เข้าถึงเจ้าของที่พักหรือผู้ดูแลระบบ หรือบทบาทที่มี การอนุญาตบัญชีภายใน |
| ผลลัพธ์ที่คาดหวัง | คุณสามารถสร้างและดูแลบัญชีภายใน และใช้บัญชีเหล่านี้เพื่อจัดการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องแยกจากโฟลิโอการจองได้ |
| ข้อจำกัด | บัญชีภายในไม่สามารถลบได้ ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อบัญชีเจ้าหนี้หรือค่าใช้จ่ายซัพพลายเออร์ และบัตรเครดิตที่บันทึกไว้ไม่สามารถลบออกจากบัญชีภายในได้ |
บทนำ
บัญชีภายใน ช่วยให้คุณบันทึกรายการธุรกรรมสำหรับสินค้า หรือบริการที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับห้อง ผู้เข้าพัก หรือการจองเฉพาะ เมื่อสร้างบัญชีภายในแล้ว คุณสามารถใช้บัญชีนี้สำหรับการชำระเงิน การคืนเงิน การปรับเปลี่ยน ภาษี และสินค้าได้ตามที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าที่พักของคุณมีบาร์ที่ให้บริการทั้งผู้เข้าพักและลูกค้าที่ไม่ได้เข้าพัก หากลูกค้าวอล์กอินซื้อสินค้าที่ไม่สามารถเพิ่มในรายการการจองได้ คุณสามารถบันทึกรายการธุรกรรมนี้ในบัญชีภายในแทน
สารบัญ
ใครบ้างที่ได้รับผลกระทบและอย่างไร
การเข้าถึงบัญชีภายในขึ้นอยู่กับบทบาทของผู้ใช้งาน ใช้ข้อมูลด้านล่างเพื่อเข้าใจว่าจำเป็นต้องตั้งค่าสิทธิ์เพิ่มเติมหรือไม่
| ผู้ใช้งาน | การเข้าถึงบัญชีภายใน | ความหมายสำหรับผู้ใช้งาน |
|---|---|---|
| เจ้าของที่พักและผู้ดูแลระบบ | สามารถเข้าถึงบัญชีภายในได้ | ไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์บทบาทบัญชีภายในเพิ่มเติม |
| ผู้ใช้งานที่พักอื่นๆ | ต้องเปิดใช้งานสิทธิ์ บัญชีภายใน ในบทบาทของตน | หากไม่พบบัญชีภายใน ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบที่พักตรวจสอบสิทธิ์บทบาทของผู้ใช้งาน |
การเข้าถึงบัญชีภายใน
เจ้าของที่พักและผู้ดูแลระบบสามารถเข้าถึงบัญชีภายในได้ ผู้ใช้งานอื่นๆ จำเป็นต้องเปิดใช้งานสิทธิ์ บัญชีภายใน ในบทบาทของตน สิทธิ์นี้ควบคุมการเข้าถึงเมนูบัญชีภายใน หน้าจอ ฟังก์ชัน และรายงานที่เกี่ยวข้อง
หากผู้ใช้งานไม่เห็น บัญชีภายใน ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบที่พักยืนยันว่าบทบาทของผู้ใช้งานนั้นมีสิทธิ์ บัญชีภายใน รวมอยู่ด้วย ผู้ดูแลระบบที่พักสามารถดูคำแนะนำเกี่ยวกับการ เพิ่ม แก้ไข หรือลบบทบาท เพื่อเปิดบทบาทและอัปเดตสิทธิ์ได้
วิธีเข้าถึงบัญชีภายใน:
- เปิด เมนูหลัก
- คลิก บัญชีภายใน
ก่อนจัดการบัญชีภายใน
ใช้บัญชีภายในเมื่อรายการธุรกรรมไม่ควรผูกกับห้อง ผู้เข้าพัก หรือการจองเฉพาะ ตรวจสอบข้อจำกัดเหล่านี้ก่อนสร้างหรือใช้งานบัญชีภายใน:
- บัญชีภายในไม่สามารถลบได้ หากไม่ต้องการใช้บัญชีแล้ว ให้ปิดบัญชีแทน
- บัญชีภายในไม่ได้ออกแบบมาเพื่อใช้กับบัญชีเจ้าหนี้หรือการชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ หลีกเลี่ยงการใช้บัญชีนี้บันทึกรายจ่าย เช่น ค่าสาธารณูปโภคหรือเงินเดือนพนักงาน
- ไม่สามารถลบบัตรเครดิตที่บันทึกไว้ในบัญชีภายในได้
- หาก ระบบประมวลผลการชำระเงิน เชื่อมต่ออยู่ คุณสามารถเรียกเก็บเงินหรือคืนเงินผ่านบัตรเครดิตที่ใช้ในการซื้อที่เกี่ยวข้องซึ่งเพิ่มในบัญชีภายในได้
จัดการบัญชีภายใน
ขยายขั้นตอนการทำงานที่ตรงกับงานบัญชีภายในที่คุณต้องการดำเนินการ
สร้างบัญชีภายใน
เปิด เมนูหลัก แล้วเลือก บัญชีภายใน
จากนั้น:
- คลิก + บัญชีภายในใหม่
- กรอก ชื่อบัญชีภายใน
- เลือก แสดงเฉพาะฉัน หากต้องการให้บัญชีนี้มองเห็นได้เฉพาะคุณเท่านั้น เมื่อเลือกแล้ว ผู้ใช้คนอื่นจะไม่เห็นบัญชีภายในนี้
- คลิก เพิ่มบัญชีภายใน
- ตรวจสอบว่าบัญชีภายในใหม่ปรากฏในรายการ บัญชีภายใน แล้ว
แก้ไขชื่อบัญชีภายใน
เปิด เมนูหลัก แล้วเลือก บัญชีภายใน
จากนั้น:
- ค้นหาบัญชีที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วคลิกไอคอนดินสอ แก้ไข
- แก้ไข ชื่อบัญชีภายใน
- คลิก บันทึก
เปิดหรือปิดบัญชีภายใน
บัญชีภายในไม่สามารถลบได้ ให้ปิดบัญชีเมื่อคุณไม่ต้องการใช้งานบัญชีนั้นอย่างต่อเนื่อง
เปิด เมนูหลัก และเลือก บัญชีภายใน
จากนั้น:
- คลิกชื่อบัญชีภายในที่คุณต้องการจัดการ
- คลิกเมนู สถานะ และเลือก เปิด หรือ ปิด
ค้นหาและกรองบัญชีภายใน
เปิด เมนูหลัก และเลือก บัญชีภายใน
ใช้ตัวกรองบนหน้าบัญชีภายในหลักเพื่อจำกัดรายการบัญชี คุณสามารถค้นหาตามชื่อบัญชีและกรองตามสถานะหรือวันที่สร้าง
ใช้ตัวกรอง สถานะ เพื่อแสดงบัญชีที่ เปิด, ปิด หรือทั้งสองสถานะ จากนั้นคลิก ใช้
เพิ่ม เป็นโมฆะ หรือคืนเงินการชำระเงิน
บัญชีภายในสามารถรวมการชำระเงินและการคืนเงินเมื่อจำเป็นสำหรับรายการธุรกรรมที่บันทึกในบัญชี
สำหรับขั้นตอนการชำระเงินอย่างครบถ้วน ดูที่ บัญชีภายใน - วิธีเพิ่มหรือคืนเงินการชำระเงิน
เพิ่มสินค้าและปรับเปลี่ยนค่าบริการ
คุณสามารถเพิ่มสินค้าในบัญชีกลางและปรับเปลี่ยนค่าบริการที่เกี่ยวข้องตามรายการธุรกรรมที่ต้องการบันทึกได้
ดูที่ บัญชีกลาง - วิธีเพิ่มสินค้าและปรับเปลี่ยนค่าบริการในบัญชีกลาง สำหรับขั้นตอนการทำงานทั้งหมด
หากต้องการกำหนดค่าผลิตภัณฑ์ที่สามารถเพิ่มได้ ดูที่ สินค้าและบริการ
ใช้บัญชีภายในกับ Poster POS
หากที่พักของคุณใช้ การเชื่อมต่อ Poster POS ธุรกรรมสามารถโพสต์จาก Poster ไปยังบัญชีภายในใน Cloudbeds พีเอ็มเอส ได้
สำหรับคำแนะนำการเชื่อมต่อ ดูได้ที่ คู่มือการเชื่อมต่อ Poster POS
วิธีที่ธุรกรรม Poster ปรากฏในบัญชีภายใน
- คำสั่งซื้อที่ไม่ได้มอบหมายให้กับผู้เข้าพักจะถูกส่งไปยังบัญชีภายใน
- เมื่อคำสั่งซื้อถูกปิดใน Poster จะปรากฏในบัญชีภายใน เมื่อกะ Poster ปิด กะ Poster จะปิดบัญชีภายในด้วย
- หากที่พักของคุณใช้ กะเงินสด Poster จะสร้างบัญชีภายในหนึ่งบัญชีต่อกะสำหรับแต่ละสถานที่ Poster ที่กำหนดค่าไว้
- หากไม่ใช้กะเงินสด Poster จะแยกยอดขายตามวันในปฏิทิน
ตัวอย่าง
สมมติว่าบัญชี Poster ของคุณมีสองสถานที่ คือ My Coffee House และ My Awesome Bar หากเปิดใช้งานกะเงินสด Poster จะสร้างบัญชีภายในแยกสำหรับกะที่แต่ละสถานที่
ดูยอดขาย Poster ตามเอาต์เล็ตหรือสถานที่
เพื่อดูยอดขาย Poster ตามเอาต์เล็ตหรือสถานที่ใน Cloudbeds ให้เปิดบัญชีภายในที่สร้างโดย Poster:
- เมื่อ เปิดใช้งานกะเงินสด จะสร้างบัญชีภายในแยกสำหรับแต่ละกะและสถานที่ Poster ใช้ชื่อบัญชีภายในและสถานที่เพื่อระบุธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง
- เมื่อ ไม่ใช้กะเงินสด Poster จะแยกยอดขายตามวันในปฏิทินแทนการแยกตามกะ
- Cloudbeds ไม่มีรายงานยอดขายเอาต์เล็ตเฉพาะสำหรับ Poster ให้ตรวจสอบกิจกรรมระดับเอาต์เล็ตผ่านบัญชีภายในที่สร้างโดย Poster
ข้อจำกัดในการประมวลผลการชำระเงิน
หากมีการเชื่อมต่อช่องทางการชำระเงินกับ Cloudbeds พีเอ็มเอส Poster มีข้อจำกัดเมื่อโพสต์ธุรกรรมที่ชำระด้วยบัตรเครดิต Poster จะโพสต์ทั้งเดบิตและเครดิตไปยังบัญชีภายใน ซึ่งอาจทำให้เกิดการชำระเงินซ้ำซ้อน
เพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำเมื่อผู้เข้าพักชำระด้วยบัตรเครดิต ให้ทำให้เครดิตที่โพสต์โดย Poster เป็นโมฆะ และเพิ่มการชำระเงินโดยใช้การประมวลผลการชำระเงินของ Cloudbeds
ตัวอย่าง:
- ลูกค้าที่ไม่ได้เข้าพักที่ที่พักสั่งซื้อสินค้า
- พนักงานของที่พักปิดคำสั่งซื้อใน Poster POS และเลือกบัตรเครดิตเป็นประเภทการชำระเงิน Poster จะเพิ่มทั้งยอดเดบิตและเครดิตไปยังบัญชีภายใน
- หากลูกค้าชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ให้เรียกเก็บเงินลูกค้าผ่าน Cloudbeds Payment Processing และทำให้เครดิตที่โพสต์โดย Poster เป็นโมฆะ
ดู วิธีทำให้ธุรกรรมเป็นโมฆะ สำหรับขั้นตอนการทำงานของการทำให้บัญชีภายในเป็นโมฆะ
บทความที่เกี่ยวข้อง
เมื่อคุณเข้าใจวิธีการสร้างและจัดการบัญชีภายในแล้ว ให้ใช้แหล่งข้อมูลเหล่านี้สำหรับขั้นตอนการทำงานของธุรกรรมโดยละเอียดที่อาจจำเป็นหลังจากสร้างบัญชีแล้ว:
ข้อคิดเห็น
โปรด ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อแสดงข้อคิดเห็น