| Objetivo | Criar e gerenciar mensagens automáticas e notificações operacionais com base nas datas de reserva, eventos de reserva e condições selecionadas no fluxo de trabalho. |
| Ideal para | Usuários da Recepção, Gerente/Gerente Geral e Administrador que configuram fluxos de comunicação para hóspedes ou equipes internas. |
| Use quando | Você quiser que o sistema da Cloudbeds envie uma mensagem, crie um tíquete, notifique um canal do Chat da equipe ou entre em contato com um endereço de e-mail ou número de telefone específico automaticamente quando as condições selecionadas de reserva ou operacionais forem atendidas. |
| Requisitos | Acesso às Mensagens automáticas. Algumas opções têm requisitos adicionais. Por exemplo, Quarto pronto requer o Cloudbeds Guest Experience e o módulo de Governança, e notificações por SMS exigem que o SMS esteja habilitado para a propriedade. |
| Resultado esperado | Sua automação será executada conforme o tipo de destinatário, programação, condições e ação que você configurar, e você poderá gerenciá-la ou revisá-la no painel de Mensagens automatizadas. |
Introdução
As Mensagens automáticas ajudam as propriedades a se comunicarem com hóspedes e equipes internas sem precisar enviar cada mensagem manualmente. Uma automação pode ser executada com base em datas de reserva ou eventos como atualizações de reserva, cadastro digital, check-in, check-out, prontidão do quarto e outros gatilhos suportados.
Dependendo do tipo de automação que você escolher, o PMS da Cloudbeds pode enviar uma mensagem para o hóspede, criar um tíquete (tarefa), notificar um canal do Chat da equipe ou enviar uma mensagem para um endereço de e-mail ou número de telefone específico. Use as seções abaixo para criar uma automação, configurar condições opcionais e gerenciar automações após estarem ativas.
As funcionalidades de automação disponíveis podem variar conforme o pacote. Para informações sobre pacotes, entre em contato com nossa equipe exclusiva. Se você ainda não é cliente da Cloudbeds, consulte o Guia de preços da Cloudbeds.
Neste artigo
- Acessando mensagens automatizadas
- Criando uma mensagem automática
- Configurando tipos de destinatários, condições e tipos de automação
- Gerenciamento de mensagens automáticas
Acessando mensagens automáticas
- Abra a página Automação
;
- Selecione Mensagens automáticas em Guest Experience.
O painel de Mensagens automáticas exibe as automações que já foram criadas. Nesta página, você pode criar novas automações e gerenciar as existentes.
Criando uma mensagem automática
Comece definindo quando a automação deve ser executada e em quem ou o que ela deve agir. Você pode então adicionar um ou mais tipos de automação, como enviar uma mensagem para um hóspede ou criar um tíquete interno.
- Clique em Nova Mensagem Automática;
- Insira um Título para a mensagem automática. O título é para identificação interna e não é exibido para o hóspede;
- Selecione o Tipo de Destinatário. As opções disponíveis são baseadas no momento da reserva ou em eventos operacionais e de reserva suportados;
- Adicione uma Condição de Filtro quando precisar que a automação se aplique apenas a reservas ou situações específicas;
- Configure a Programação da mensagem. Se você selecionar Quarto Pronto, configure o Horário de Envio Mais Antecipado;
- Selecione os Dias em que a automação pode ser executada;
- Escolha o Horário de Execução;
- Configure as opções de comportamento da mensagem disponíveis conforme necessário:
- Ativar Mensagens para Múltiplas Reservas: Envia uma mensagem automática para cada reserva que o hóspede possui. Recomendado apenas para mensagens para antes da chegada.
- Ativar Mensagens Perdidas: Envia a mensagem imediatamente quando uma reserva é criada após a data e hora programadas.
- Enviar uma mensagem por quarto: Envia mensagens automáticas com base na data de chegada, data de partida e status de cada quarto dentro de uma reserva com múltiplos quartos.
- Enviar apenas para hóspedes principais: Envia mensagens automáticas somente para o hóspede principal designado na reserva.
- Adicione o Tipo de Automação que deve ser executado. Consulte Configurar tipos de destinatários, condições e tipos de automação para os fluxos de trabalho disponíveis neste artigo;
- Insira a mensagem ou preencha os campos necessários para o tipo de automação selecionado;
- Clique em Salvar.
O formulário de configuração inclui a programação, configurações do destinatário, comportamento da automação e detalhes da ação para a mensagem automática.
Mensagens automáticas baseadas em eventos, incluindo Reserva Criada, Check-in feito, Check-out feito, Cancelado e Quarto Pronto, não utilizam a opção Ativar Mensagens Perdidas.
Configurando tipos de destinatários, condições e tipos de automação
Use as opções nesta seção quando precisar escolher um evento específico, restringir quais reservas se qualificam ou decidir o que a plataforma da Cloudbeds deve fazer quando a automação for executada. Expanda apenas o fluxo de trabalho que se aplica ao seu objetivo.
Condições do filtro
As condições do filtro são regras que determinam quais reservas ou situações qualificam para uma mensagem automática. Você pode adicionar várias condições quando a automação deve se aplicar apenas a um subconjunto específico de reservas.
Exemplos incluem:
-
Enviar uma mensagem apenas para reservas designadas a um número ou nome de quarto específico.
-
Usar o tipo de pagamento coletado pelo canal como condição.
-
Executar uma automação com base no status da reserva.
-
Usar o Histórico de Tíquetes para executar uma automação com base em se uma reserva tem ou não um tipo específico de ticket.
Exemplo: Se um tíquete de Entrega de Berço foi criado durante a reserva, você pode configurar uma automação que seja executada quando a reserva fizer check-out e crie um tíquete de Retirada de Berço para a governança. Reservas sem o ticket de Entrega de Berço são ignoradas.
A configuração do filtro determina quais reservas qualificam antes que a ação da automação seja executada.
Tipo de destinatário: Inspeção de quarto da governança
Use Inspeção de quarto da governança para acionar automações com base em alterações no status da governança. O módulo de governança é obrigatório.
Este evento é acionado apenas para quartos desocupados.
Tipo de destinatário: Quarto está pronto
Use Quarto está pronto para enviar uma mensagem automática ao hóspede quando o quarto designado para a reserva estiver pronto para o check-in. Este evento requer o Cloudbeds Guest Experience e o módulo de Governança.
A automação é acionada somente quando todas as seguintes condições são atendidas:
- A data de chegada da reserva foi alcançada.
- Um quarto está designado para a reserva.
- Nenhum hóspede está atualmente hospedado no quarto designado.
- O quarto designado está marcado como Vago e Limpo ou Vago e Inspecionado na Governança.
A configuração do Quarto está pronto inclui os requisitos do evento e os controles de tempo usados antes do envio da notificação ao hóspede.
Configure o horário mais cedo para envio
Defina o horário mais cedo em que a notificação pode ser enviada. Se o quarto ficar pronto antes desse horário, a mensagem permanece na fila e é enviada quando a janela de envio permitida começar.
Exemplo: Se o quarto ficar pronto às 3h da manhã e o Horário mais cedo para envio for às 10h, o hóspede receberá a mensagem às 10h.
Proteções integradas
- A notificação nunca é enviada antes da data de chegada da reserva.
- Apenas uma notificação Quarto está pronto é enviada por reserva.
- Uma mensagem aguardando o Horário mais cedo para envio permanece na fila até que a janela configurada seja aberta.
Como Quarto está pronto é baseado em evento, a opção Ativar mensagens perdidas não está disponível.
Por que a mensagem "Quarto está pronto" não foi enviada?
Verifique se alguma das seguintes situações se aplica:
- A data de chegada do hóspede ainda não foi alcançada.
- Nenhum quarto está designado para a reserva.
- Um hóspede está atualmente hospedado no quarto designado.
- O quarto não está marcado como Vago e Limpo ou Vago e Inspecionado.
- O Horário mais cedo para envio configurado ainda não foi alcançado.
- Uma notificação Quarto está pronto já foi enviada para a reserva.
Tipo de automação: Enviar mensagem ao hóspede
Use Enviar mensagem ao hóspede quando a automação deve enviar uma mensagem por meio de um canal de mensagens ao hóspede habilitado.
- Selecione Tipo de automação: Enviar mensagem ao hóspede;
- Selecione um canal de mensagens disponível, como SMS, E-mail ou WhatsApp;
- Selecione um departamento, como hóspede, gerentes, equipe ou time;
- Se estiver enviando uma pesquisa, selecione um modelo de pesquisa. Caso contrário, digite a mensagem do zero;
- Clique em Salvar.
- As mensagens têm um limite máximo de 640 caracteres. Mensagens que ultrapassarem esse limite não podem ser salvas ou enviadas.
- Você pode ativar ou desativar as opções de comportamento da mensagem disponível a qualquer momento.
Tipo de automação: Criar um tíquete
Use Criar um tíquete para criar automaticamente uma tarefa operacional, lista de verificação ou inspeção quando a automação for executada.
- Selecione Tarefa, Lista de verificação ou Inspeção;
- Preencha o formulário para o tipo de tíquete selecionado;
- Clique em Salvar.
Tíquetes criados por meio de automações também podem ser usados com a condição de filtro Histórico de tíquetes para construir fluxos de trabalho de acompanhamento com base em se uma reserva possui ou não um tipo específico de tíquete.
Tipo de automação: Notificar Chat da equipe
Use Notificar Chat da equipe quando a automação deve lançar uma mensagem em um canal selecionado do Chat da equipe.
- Selecione Tipo de automação: Notificar Chat da equipe;
- Selecione o canal;
- Digite a mensagem;
- Clique em Criar.
Tipo de automação: Enviar uma mensagem
Use Enviar uma mensagem para enviar automaticamente uma mensagem para um endereço de e-mail ou número de telefone específico quando as condições da automação selecionada forem atendidas. Isso é útil para notificações operacionais internas para membros da equipe, gerentes, equipes de governança ou outros departamentos.
- Selecione Tipo de automação: Enviar uma mensagem;
- Selecione o canal de mensagem disponível, seja E-mail ou SMS;
- Insira o endereço de e-mail do destinatário ou o número de telefone para SMS;
- Digite a mensagem;
- Clique em Salvar.
Exemplos incluem:
- Notificar a equipe de governança quando um quarto for feito o check-out.
- Alertar os gerentes quando um hóspede concluir o processo de check-in.
- Enviar uma notificação por SMS quando um quarto for marcado como limpo.
As notificações por SMS exigem que o recurso de SMS esteja ativado para a propriedade.
Gerenciamento de mensagens automáticas
Após criar uma automação, use o painel de Mensagens automáticas para atualizar sua configuração, controlar se está ativa, reutilizar modelos e avaliar a atividade. Expanda a opção que você precisa abaixo.
Editando ou controlando uma mensagem automática
Abra o menu ao lado da mensagem automática para acessar as opções de gerenciamento disponíveis:
- Remover.
- Editar.
- Duplicar.
- Ativar ou Desativar.
- Ver histórico, onde você também pode pular um hóspede em uma mensagem.
Arquivar hóspedes automaticamente
Use o botão Arquivar hóspede automaticamente no topo da página para controlar se as conversas criadas por mensagens automática são arquivadas automaticamente.
Quando o Arquivar hóspedes automaticamente está ativado, as conversas de mensagens automáticas permanecem arquivadas até que o hóspede responda. Após a resposta do hóspede, a conversa é removida da lista de arquivadas e aparece novamente na caixa de entrada.
Arquivar hóspedes automaticamente pode ajudar a manter a caixa de entrada focada nas conversas que precisam de atenção, ao mesmo tempo que retorna a conversa para a caixa de entrada quando o hóspede responde.
Use um modelo de Mensagens automáticas em uma conversa
Enquanto você estiver em uma conversa aberta ou configurando uma mensagem automática, pode inserir um modelo de Mensagens automáticas na caixa de mensagem.
- Selecione o
ícone de modelo;
- Selecione o tipo de modelo Mensagens automáticas
;
- Selecione o modelo que deseja inserir. A variável do modelo adiciona um link à caixa de mensagem. Adicione mais modelos se necessário.
Revisando registros de atividades
Para revisar o registro de atividades de uma automação programada, abra os detalhes do cartão da automação no painel de Mensagens automáticas.
Artigos relacionados
Agora você pode criar, aprimorar e gerenciar Mensagens automáticas para comunicação com hóspedes e fluxos de trabalho operacionais internos. Se você utiliza gatilhos de automação baseados em governança, como Quarto Pronto ou Inspeção de Quarto pela Governança, consulte o recurso do módulo de Governança para o fluxo de trabalho relacionado ao status do quarto.
Comentários
Boa tarde,
como configurar a mensagem automática para que seja enviada na língua do hóspede? Por exemplo os portugueses receberem a mensagem em PT e os restantes hóspedes em EN?
Obrigada.
Sancha
Olá, Sancha Cruz,
Para garantir que recebe a melhor orientação técnica sobre como configurar os idiomas das mensagens automáticas, encaminhei o seu pedido diretamente para a nossa Equipa de Suporte.
Um dos nossos especialistas irá analisar a sua questão e entrará em contacto consigo o mais brevemente possível para ajudar nessa configuração.
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