O envio automático de mensagens entrega conteúdos a vários hóspedes de forma automatizada com base em datas de reserva e eventos, como data de chegada/partida, atualizações de reserva, ficha de registro digital, check-in, check-out e aviso de acomodação pronta. Essa funcionalidade também pode ser usada para notificar equipes internas e operacionais usando endereços de e-mail ou números de telefone personalizados.
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Mensagens automatizadas de quarto pronto:Este evento requer o Cloudbeds Guest Experience e o módulo de Governança da Cloudbeds. Ele permite que as propriedades notifiquem os hóspedes automaticamente quando o quarto designado estiver pronto para o check-in.
Visão geral das mensagens automáticas
- Acesse a página de Automação
;
- Selecione Mensagens Automáticas em Experiências dos Hóspedes.
Todas as automações criadas serão exibidas no painel principal da seguinte forma:
Confira abaixo tudo o que você pode fazer através do Painel de Automação:
- Clique em Nova mensagem automática;
- Adicione o título da mensagem automática (não visto pelos hóspedes);
- Selecione o Tipo de destinatário ((várias opções com base no dia de chegada/saída e em eventos de reserva ou operacionais, incluindo "Acomodação pronta");
- Adicione um Filtro de condições (se houver);
- Agende quando a mensagem será enviada. Para o evento "Acomodação pronta", configure o Horário Mínimo de Envio;
- Selecione os Dias em que a mensagem será enviada;
- Escolha o Horário de execução;
- Selecione quais Automações você deseja definir para esta mensagem:
- Ativar o envio de mensagens a mais de uma reserva - Envie aos hóspedes uma mensagem automática para cada uma das suas reservas. (Recomendado apenas para Mensagens antes da chegada).
- Ativar mensagens perdidas - Envie imediatamente esta mensagem se a reserva for criada após a data e horário agendados.
- Envie uma mensagem por quarto - As mensagens automáticas serão enviadas com base na data de chegada, data de partida e status de cada quarto em uma reserva com vários quartos. Isso garante que as mensagens sejam enviadas no tempo adequado para a estadia de cada hóspede.
- Enviar apenas para os hóspedes principais - As mensagens automáticas são enviadas exclusivamente para o hóspede principal designado para a reserva, excluindo os hóspedes secundários.
- Clique para adicionar mais tipos de automação:
- Escreva a mensagem automática;
- Salve.
O Filtro de condições é um conjunto de regras que se aplicam a uma determinada mensagem automática, especificando quais destinatários devem receber a mensagem. Você pode incluir várias condições. Veja alguns exemplos abaixo:
- Você pode configurar uma mensagem para ser enviada exclusivamente para reservas feitas para um número de acomodação ou nome de acomodação específico:
- Você pode selecionar o tipo de pagamento de cobrança do canal como uma condição para essa mensagem automática:
- Você também pode optar por enviar uma mensagem automática com base no status da reserva:
-
Você pode usar o Histórico de Tarefas como condição de filtro para executar uma automação com base em se uma reserva possui ou não um tipo de tarefa específico. Isso permite que automações de acompanhamento sejam executadas apenas para reservas em que a tarefa relacionada existe.
Exemplo: se uma tarefa de Entrega de Berço foi criada durante a reserva, você pode configurar uma automação acionada quando a reserva faz check-out para criar automaticamente uma tarefa de Retirada de Berço para a governança. Reservas sem a tarefa de Entrega de Berço são ignoradas.
- Você pode selecionar Inspeção de Quarto pela Governança como um tipo de destinatário para acionar automações com base nas alterações no status da governança (Módulo de Governança necessário). Isso é especialmente útil para automatizar fluxos de inspeção após a limpeza dos quartos.
- Este evento é acionado apenas para quartos desocupados.
- Você pode selecionar Quarto Pronto como tipo de destinatário para notificar os hóspedes automaticamente quando o quarto atribuído a eles estiver disponível para check-in (o Cloudbeds Guest Experience e o módulo de Governança são necessários).
- A data de chegada do hóspede deve ter sido alcançada.
- Um quarto deve estar atribuído à reserva.
- Nenhum hóspede pode estar atualmente hospedado no quarto atribuído.
- O quarto deve estar marcado como Vago e Limpo ou Vago e Inspecionado na Governança.
Use o tipo de destinatário Acomodação Pronta para enviar uma mensagem automática voltada ao hóspede quando o quarto atribuído à reserva ficar pronto para o check-in.
A automação é acionada somente quando todas as condições a seguir forem atendidas:
- A data de chegada da reserva foi alcançada.
- Um quarto está atribuído à reserva.
- Nenhum hóspede está atualmente hospedado no quarto atribuído.
- O quarto atribuído está marcado como Vago e Limpo ou Vago e Inspecionado na Governança.
Configurando o Horário Mínimo de Envio
Defina o horário mais cedo em que a notificação pode ser entregue. Se o quarto ficar pronto antes desse horário, a mensagem fica em fila e é enviada quando a janela de envio permitida começar.
Exemplo: se o quarto ficar pronto às 3h e o Horário Mínimo de Envio for 10h, o hóspede receberá a mensagem às 10h.
Proteções integradas
- A notificação nunca é enviada antes da data de chegada da reserva.
- Apenas uma notificação de Acomodação Pronta é enviada por reserva.
- Uma mensagem aguardando o Horário Mínimo de Envio permanece em fila até que a janela configurada seja aberta.
Observação: Acomodação Pronta é uma mensagem automática baseada em evento, portanto a opção Ativar Mensagens Perdidas não está disponível.
Por que a mensagem de Acomodação Pronta não foi enviada?
Verifique se algum dos itens abaixo se aplica:
- A data de chegada do hóspede não foi alcançada.
- Nenhum quarto está atribuído à reserva.
- Um hóspede está atualmente hospedado no quarto atribuído.
- O quarto não está marcado como Vago e Limpo ou Vago e Inspecionado.
- O Horário Mínimo de Envio configurado ainda não foi alcançado.
- Uma notificação de Acomodação Pronta já foi enviada para a reserva.
- Selecione o Tipo de automação: Mensagem ao hóspede;
- Selecione um canal de mensagens se você tiver outros habilitados (p. ex., SMS, E-mail, WhatsApp);
- Adicione um departamento (hóspede, gerentes, funcionários ou equipe);
- Se for uma pesquisa, selecione um Modelo de Pesquisa para adicionar a esta mensagem automatizada ou;
- Digite uma Mensagem do zero;
- Clique para salvar:
- Existe um limite máximo de 640 caracteres nas mensagens, não é possível salvar ou enviar mensagens com mais caracteres.
- As mensagens automáticas com base em eventos não terão a opção de mensagens perdidas (p. ex., Reserva Criada, Check-In Feito, Check-Out Feito, Cancelada, etc.)
- Você pode habilitar/desabilitar essas opções a qualquer momento.
- Selecione Tarefa, Lista de Verificação ou Inspeção;
- Preencha o formulário de acordo com o tipo de tíquete selecionado;
- Clique em Salvar.
Os tíquetes criados por automações também podem ser usados com a condição de filtro Histórico de tíquetes para criar fluxos de trabalho de automação de acompanhamento com base no fato de uma reserva ter ou não um tipo de tíquete específico.
- Selecione o Tipo de automação - Notificação no bate-papo da equipe;
- Selecione o canal;
- Digite sua mensagem;
- Clique em Salvar.
Use o tipo de automação Enviar uma Mensagem para enviar mensagens automaticamente para endereços de e-mail ou números de telefone específicos quando as condições selecionadas da automação forem atendidas.
Este tipo de automação é útil para criar fluxos de trabalho operacionais internos e notificações para membros da equipe, gerentes, equipes de governança ou outros departamentos diretamente dentro do PMS da Cloudbeds.
- Selecione o Tipo de Automação - Enviar uma Mensagem;
- Selecione o canal de mensagem disponível para a mensagem (E-mail ou SMS);
- Insira o endereço de e-mail do destinatário ou o número de telefone para SMS;
- Digite a mensagem que você quer que a automação envie;
- Clique para Salvar.
Exemplos de como essa automação pode ser usada:
- Notificar a equipe de governança quando um quarto estiver com o check-out feito.
- Alerta os gerentes quando um hóspede completar o fluxo de check-in.
- Enviar notificações por SMS quando um quarto for marcado como limpo.
Observação: notificações por SMS exigem que o recurso de SMS esteja ativado para a propriedade.
Acesse o menu ao lado da mensagem automática configurada e você encontrará as opções para:
- Remover;
- Editar;
- Duplicar;
- Ativar (ou desativar);
- Ver Histórico (ou pular um hóspede de uma mensagem se você abrir esta opção).
3 - Arquivamento automático de hóspedes
Desative o seletor ativado ao lado de "Arquivamento automático de hóspedes" na parte superior da página. Esse seletor arquiva automaticamente os hóspedes quando uma mensagem automática é enviada a eles.
4 - Envio de Modelos de Mensagens Automáticas em uma Conversa
Enquanto você estiver em uma mensagem aberta ou ao configurar uma mensagem automática:
- Selecione o ícone
;
- Selecione o tipo de modelo
para adicionar na caixa de mensagem;
- Depois de inserir a variável do modelo, ele colará um link na sua caixa de mensagem. Adicione mais modelos à mensagem se desejar.
5 - Registros de atividade (Logs)
Você pode acessar os registros de atividade de suas automações agendadas clicando nos detalhes do cartão de automação:
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Na seção de Automação, você pode ativar o "Arquivamento automático de hóspedes". Esse recurso arquiva automaticamente as mensagens enviadas pela automação ⚡ As mensagens automáticas serão arquivadas automaticamente até que o hóspede responda. Quando o hóspede responder, a mensagem será removida da lista arquivada e reaparecerá em sua caixa de entrada. Você só tem a ganhar! 🏆 Limpe sua caixa de entrada e melhore sua visibilidade! |
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Comentários
Boa tarde,
como configurar a mensagem automática para que seja enviada na língua do hóspede? Por exemplo os portugueses receberem a mensagem em PT e os restantes hóspedes em EN?
Obrigada.
Sancha
Olá, Sancha Cruz,
Para garantir que recebe a melhor orientação técnica sobre como configurar os idiomas das mensagens automáticas, encaminhei o seu pedido diretamente para a nossa Equipa de Suporte.
Um dos nossos especialistas irá analisar a sua questão e entrará em contacto consigo o mais brevemente possível para ajudar nessa configuração.
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