Página da Empresa no Whistle - Fluxos de registro digital

Crie um documento dentro do Whistle para enviá-lo por link. Com os fluxos de Registro Digital, você pode enviar documento(s) e coletar assinaturas eletronicamente.

Essa funcionalidade lança automaticamente documentos de registro assinados no seu PMS da Cloudbeds, na aba de documentos do hóspede.

  • Os documentos são armazenados por até 5 anos.

Índice

Acesse o registro digital

  1. Acesse a aba Empresa no Whistle
  2. Selecione a seção de Fluxos de registro digital
Whistle Messaging - Google Chrome
Passo 1 - Crie o registro
  1. No canto superior direito da página, clique em Criar
  2. Adicione o título do documento
  3. Clique em Criar
  1. Clique em Adicionar etapa
  2. Adicione o título da etapa
  3. Gerencie o texto e os campos obrigatórios - clique no nome do campo para adicioná-lo ao documento que será editado
  • Não recomendamos a solicitação para que os hóspedes enviem os dados do cartão de crédito, pois isso requer certificado de cumprimento do PCI
  • Tipos de arquivos compatíveis: jpeg, gif, png, apng, svg, bmp, bmp ico, & png ico.
  1. Ative a etapa para ficar vísivel quando o link for acessado
  2. Clique em Salvar

*Opções dos campos:

  1. Texto: insira qualquer texto no seu documento
  2. Caixa de verificação dos termos: use essa opção para adicionar o contrato aos seus termos e condições
  3. Assinatura: solicite a assinatura do seu hóspede
  4. Rubrica
  5. Campo de nome
  6. Campo de telefone
  7. Fazer upload de anexo: use esse campo para solicitar documentações adicionais necessárias
  8. Tirar foto: quando acessado pelo hóspede, ess aopção permite que tirem apenas uma foto do seu documento. O hóspede tira uma foto e pode clicar na seta de voltar para tirar outra foto ou clicar no sinal de verificação no meio para aceitar a foto. Usado principalmente para documentos de identidade.
  9. Campo para escrever texto: use essa opção para adicionar um campo obrigatório que não está disponível na lista
  10. Campo de número: use essa opção para adicionar um campo obrigatório relacionado a número com valores mínimo e máximo.
  11. Menu: crie um menu para que o hóspede possa selecionar uma informação
  12. Selecionar data
  13. Selecionar hora
Enviar
  1. Quando estiver com uma mensagem aberta ou ao configurar uma mensagem automática, selecione o ícone de Modelo
Whistle Messaging - Google Chrome
  1. Selecione o tipo de modelo que será adicionado na caixa de mensagens
    • Modelo da empresa (criado pelo administrador)
    • Modelo do usuário (criado pelo usuário)
    • Modelo de pesquisa (funcionalidade)
    • Registro digital (Plano Engagement Plus)
    • Mensagens automáticas (funcionalidade)

Depois de inserir a variável de modelo, isso colará um link na sua caixa de mensagem. É possível adicionar mais variáveis à sua mensagem.

Automatizar
  1. Acesse a aba de Automações no Whistle
  2. Selecione mensagens automáticas
  3. Clique em +nova mensagem automática
Whistle Messaging - Google Chrome
  1. Criar título - não é visto pelo hóspede
  2. Selecione os destinatários
  3. Adicione condições (se houver)
  4. Agente quando você deseja executar a mensagem
  5. Selecione os dias quando a mensagem é executada
  6. Selecione o horário de envio
  7. Escolha o tipo de automação - Mensagem ao hóspede
  8. Escolha se deseja ativar o envio de mensagens a mais de uma reserva (opcional)
  9. Selecione o canal de comunicação se você tiver outros canais ativos

 

  1. Selecione o modelo
  2. Clique em registro digital
  3. Clique em inserir variável ao lado do registro digital que deseja adicionar à sua mensagem
  4. Clique em criar

Se o hóspede acessar o registro digital de um link genérico, ao invés de acessar esses links através de uma mensagem automática ou da variável correspondente, o hóspede terá que comprovar sua identificação através da verificação em duas etapas.

Processo de assinatura de documentos
  1. Depois de você enviar mensagens aos hóspedes solicitando o preenchimento de documentos, o hóspede clica no link para visualizar e aceitar o documento
Image from iOS (1).jpg (200×432) - Google Chrome
  1. O hóspede preencherá os campos obrigatórios do documento

Você será notificado dentro do histórico de hóspedes sobre as ações tomadas e quando o documento estiver preenchido.

Cloudbeds Hotel | Signature - Google Chrome

No seu PMS da Cloudbeds, acesse a reserva e clique na aba de documento para obter acesso.

Visualizar histórico
  1. Selecione histórico
  2. Em ações, passe o mouse por cima do documento do hóspede que deseja revisar e clique no ícone de download
Adicione traduções aos fluxos de registro

A funcionalidade de registro digital permite que os clientes adicionem traduções para até 29 idiomas, enquando quando o hóspede estiver visualizando o registro digital, ele conseguirá selecionar o idioma de sua preferência. No painel de controle do Whistle for Cloudbeds, temos a opção de configurar as traduções por idioma.

Na aba de Empresa,

  1. Acesse fluxos de registro digital
  2. Clique para editar o fluxo de registro a ser traduzido
  1. Abra a aba de traduções ao lado do editor de registro
  1. Ative o idioma que será traduzido (clique no botão)
  2. Adicione o texto traduzido
  3. Clique em salvar

O hóspepede pode selecionar o idioma de sua preferência no menu que é mostrado no registro digital enviado:

  • Caso não tenha traduções configuradas para um determinado idioma, o sistema mostrará as informações no idioma padrão da propriedade.
  • Se a tradução não foi ativada (aparecendo com o botão ativo) para um determinado idioma, o sistema mostrará as informações no idioma padrão da propriedade.
  • Não há a opção para tradução automática pelo Google Translate para registro digital.
  • O registro digital do Whistle pode ser usado para operações rotineiras no Brasil, mas não é juridicamente vinculante e não pode ser apresentado ao tribunal brasileiro. (ICP-Brasil).
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