Criação e Utilização de Documentos Digitais

Os Documentos Digitais do Cloudbeds Guest Experience permitem que você crie documentos para serem enviados eletronicamente aos seus hóspedes via link e para coletar suas assinaturas digitais. Esse recurso lança automaticamente os documentos de registro assinados no seu PMS da Cloudbeds, na guia "Documentos" do hóspede.

Visão Geral dos Documentos Digitais

1. Clique para Criar novos fluxos de Documentos Digitais;
2. Visualize a lista dos Documentos Digitais existentes;
3. Ao lado de cada Documento Digital criado, encontre as Ações para:
   • Editar o fluxo do documento.
   • Duplicar.
   • Remover .
   • Copiar link .
   • Clique em para ver mais detalhes deste fluxo.
4. Confira o Histórico de cada fluxo de Documentos Digitais:
   • Status da mensagem
   • Nome do hóspede
   • Detalhes do fluxo de registro
   • Data e hora de envio

1 - Criando um fluxo para Documentos Digitais

1. Acesse as Configurações da Empresa;
2. Vá para a seção Documentos Digitais;
3. Clique em no canto superior direito;
4. Insira um Título e clique em Criar;
5. Clique em ;
6. Na guia do editor de registro, clique nos campos que deseja adicionar a este fluxo de registro - você pode adicionar quantos campos (etapas) quiser. Opções de campos:
   • Texto: insira qualquer texto no seu documento.
   • Caixa de seleção de termos: use para adicionar o aceite dos seus termos e condições.
   • Assinatura: solicite a assinatura do hóspede.
   • Iniciais.
   • Campo de Nome.
   • Campo de Telefone.
   • Envio de Anexo: use este campo para solicitar qualquer documentação extra que precisar.
   • Tirar uma foto: quando acessado pelo hóspede, permite que ele tire apenas uma foto do documento. O hóspede tira a foto e pode clicar na seta para voltar e refazer ou no ícone de confirmação no centro para aceitar a foto. Usado principalmente para documentos de identidade.
   • Campo de Entrada de Texto: use para adicionar qualquer campo necessário que não esteja na lista.
   • Campo Numérico: use para adicionar qualquer campo relacionado a números com valores mínimos e máximos.
   • Menu: crie um menu para que o hóspede possa selecionar uma informação.
   • Selecionar uma Data.
   • Selecionar um Horário. 
7. Clique em Salvar;
8. Adicione Traduções, se preferir.

2 - Enviando Documentos Digitais em uma Mensagem ou Mensagem Automática

Enquanto estiver em uma mensagem aberta,

1. Selecione o ícone de modelo e vá para Documentos Digitais;
2. Procure o modelo de Documentos Digitais e clique nele para inseri-lo;
3. Clique em Enviar ou adicione mais links, conforme preferir.

Após ser inserida, a variável do modelo colará um link na caixa de mensagem. Você pode editar ou adicionar texto ao redor do link antes de enviar.

Ao configurar uma Mensagem Automática,

1. Clique para adicionar uma condição de filtro;
2. Selecione Documentos Digitais em nome do campo;
3. Escolha qual modelo de Documentos Digitais incluir na mensagem;
4. Defina a condição para o envio da mensagem — por exemplo, se o registro não estiver completo.

3 - Passos para Assinar e Enviar Documentos para Hóspedes

1. Quando você enviar uma mensagem solicitando que os hóspedes completem documentos, o hóspede clica no link para visualizar e aceitar o documento;

2. O hóspede completará os requisitos do documento;
3. Você receberá uma notificação dentro do histórico do hóspede sobre as ações realizadas e assim que o documento estiver completo;

4. Acesse a reserva no PMS da Cloudbeds;
5. Clique na guia Documentos para acessar o documento assinado.