Cloudbeds POS (Beta) - Guia do Fluxo de Pedidos

Siga o fluxo diário de pedidos no Cloudbeds POS, desde a criação do pedido até o recebimento do pagamento e a reimpressão do recibo. Este guia abrange tanto os estabelecimentos de restaurante quanto os estabelecimentos de serviço, como spas e lojas de varejo.

Quem isso afeta e como

Antes de começar

• Confirme que seu dispositivo está pareado com o estabelecimento correto e faça o logon com seu PIN do POS.
• Selecione o estabelecimento correto antes de criar um pedido.
• Peça ao seu administrador para confirmar que produtos, menus (quando necessário), formas de pagamento, Conta interna e impressoras estão configurados.
• Quando o POS solicitar um PIN de aprovação para uma ação restrita, peça a um gerente autorizado para aprová-lo.

1. Criar um pedido

Inicie um pedido na guia Caixa. Estabelecimentos de restaurante também podem iniciar pela guia Mesa.

Iniciar pela guia Caixa

1. Toque em Registrar, depois toque em Carrinho para abrir um novo pedido.
2. Toque em Nomear pedido, insira um nome claro para hóspede, pickup, evento ou referência, e salve.
3. Para um ponto de venda de Restaurante, toque no botão ao lado de Nomear pedido (exibido como Designar mesa) e escolha o tipo de serviço quando solicitado.
4. Adicione produtos do menu disponível ou da seleção de produtos.
5. Ajuste as quantidades e adicione modificadores ou notas do item conforme necessário.
6. Revise o tipo de serviço, mesa ou hóspede, itens, descontos, impostos e total.
7. Confirme o pedido. Para itens de restaurante que precisam de preparo, envie-os para a cozinha.

Começar pelas mesas (apenas pontos de venda de Restaurante)

1. Toque em Mesas e selecione a seção do mapa do andar, se necessário.
2. Toque na mesa e defina seu status: Disponível, Reservada ou Suja.
3. Toque em + Adicionar pedido.
4. Selecione um pedido existente para designar à mesa ou toque em + Novo pedido.
5. Use Nomear pedido para adicionar um nome reconhecível, se necessário.
6. Adicione produtos, quantidades, modificadores e notas dos itens.
7. Revise a mesa, os itens, descontos, impostos e total. Confirme o pedido e envie os itens aplicáveis para a cozinha.

2. Enviar itens para a cozinha

Enviar um pedido do restaurante encaminha os itens elegíveis para a estação de exibição da cozinha configurada ou para a impressora da cozinha.

Enviar novos itens

1. Abra o pedido e revise os itens, quantidades, modificadores e notas.
2. Toque em Enviar.
3. Selecione os itens para enviar.
4. Toque em Enviar novamente para confirmar.
5. Verifique se o pedido mostra o status Enviado.

Enviar itens adicionais depois

1. Reabra o pedido existente.
2. Adicione os novos produtos, modificadores e notas.
3. Toque em Enviar e selecione os itens restantes não enviados.
4. Confirme o envio e verifique que apenas os novos itens foram enviados.

3. Modificar ou cancelar um pedido

Modificar um pedido aberto

1. Abra o pedido.
2. Toque no item que deseja alterar ou toque em + Adicionar itens para adicionar produtos.
3. Atualize a quantidade, os modificadores ou a anotação do item. Para remover um item, selecione Remover.
4. Toque em Atualizar para confirmar.
5. Revise o subtotal atualizado, descontos, impostos e total.

Cancelar um pedido aberto

1. Abra o pedido e confirme que é o correto.
2. Toque no menu de três pontos.
3. Selecione Cancelar pedido e confirme.
4. Verifique se o status mudou para Cancelado.

4. Dividir contas

Use a divisão de contas quando os hóspedes quiserem contas separadas para um único pedido. Divida antes de receber o pagamento e revise os itens, descontos, impostos, taxas de serviço e gorjetas em cada conta.

Cada conta resultante usa o ID original do pedido seguido por um número sequencial, como A1234-1 e A1234-2.

Dividir por item

1. Abra o pedido, toque no menu de três pontos e selecione Dividir.
2. Escolha Por item.
3. Revise Dividir em. O número inicial de contas é baseado no número de assentos. Aumente ou diminua conforme necessário.
4. Toque em cada item e atribua-o ao número correto da conta.
5. Revise cada conta e confirme que todos os itens estão atribuídos e que o total combinado está correto.
6. Toque em Cobrar divisão.

Dividir igualmente

1. Abra o pedido, toque no menu de três pontos e selecione Dividir.
2. Escolha Dividir igualmente.
3. Ajuste o número de contas em Dividir em, se necessário.
4. Revise o valor de cada conta e qualquer diferença de arredondamento.
5. Toque em Cobrar divisão.

5. Visualizar detalhes do pedido

1. Abra a guia Pedidos.
2. Use o filtro de status e os detalhes do pedido, como mesa, nome do pedido ou número do pedido, para encontrar o pedido.
3. Toque no pedido para abri-lo.
4. Revise o tipo de serviço, mesa ou hóspede, itens, modificadores, anotações, descontos, impostos, gorjetas, pagamentos e status.
5. Para um pedido aberto, atualize produtos ou detalhes conforme necessário.
6. Use o menu de três pontos para ações disponíveis, incluindo Cancelar pedido, Imprimir recibo, Dividir ou Desconto.

As ações que você vê dependem do status do pedido e das suas permissões.

6. Visualizar e imprimir uma pré-fatura

Uma pré-fatura mostra as cobranças atuais antes do pagamento. Entregue-a ao hóspede para revisão e, se seu estabelecimento exigir, para assinar como registro de autorização de pagamento ou lançamento.

Visualizar a pré-fatura

1. Abra o pedido e toque no menu de três pontos.
2. Selecione Imprimir recibo.
3. Revise o ponto de venda, número do pedido, mesa ou hóspede, itens, modificadores, descontos, impostos, taxas de serviço, gorjeta e total.
4. Volte ao pedido e corrija quaisquer erros antes de continuar.

Imprimir a pré-fatura

1. Na pré-visualização, toque em Imprimir.
2. Selecione a impressora de recibos configurada, se solicitado, e confirme a impressão.
3. Entregue a pré-conta ao hóspede para revisar ou assinar, seguindo o procedimento do seu estabelecimento.
4. Armazene os registros de autorização assinados de forma segura, conforme a política do seu estabelecimento.

7. Adicionar uma gorjeta

As opções de gorjeta dependem das configurações do seu estabelecimento. A finalização da compra pode oferecer percentuais sugeridos, um valor personalizado ou a opção sem gorjeta.

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Escolha uma gorjeta sugerida, insira um valor personalizado ou selecione Nenhuma.
3. Revise o total atualizado com o hóspede.
4. Selecione a forma de pagamento e conclua o pagamento.

Insira apenas a gorjeta que o hóspede autorizou. Se a autorização estiver escrita em uma pré-conta assinada, mantenha-a conforme a política do seu estabelecimento.

8. Aplicar um desconto

Dependendo das suas permissões e das configurações do seu estabelecimento, você pode aplicar desconto a um item individual ou ao pedido inteiro.

Descontar um item

1. Selecione o item no pedido e toque em Adicionar desconto.
2. Escolha um desconto disponível ou insira um desconto personalizado, se permitido.
3. Selecione ou insira um motivo, se necessário.
4. Toque em Aplicar e revise o desconto abaixo do item.

Descontar o pedido inteiro

1. Abra o pedido, toque no menu de três pontos e selecione Desconto.
2. Escolha um desconto disponível ou insira um desconto personalizado, se permitido.
3. Selecione ou insira um motivo, se necessário.
4. Toque em Aplicar. O desconto será aplicado a todos os itens elegíveis no pedido.

9. Processar pagamentos

Antes de realizar o pagamento, confirme o total da conta, a forma de pagamento, o hóspede ou conta, e qualquer gorjeta. As opções de pagamento que você vê dependem da configuração do seu estabelecimento e da elegibilidade do provedor de pagamento.

Lançar no extrato (Cobrança no quarto)

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Selecione Cobrança no Quarto.
3. Pesquise pelo nome do hóspede ou número do quarto e selecione o hóspede hospedado correto.
4. Verifique o nome do hóspede, quarto, datas da estadia, elegibilidade para lançamento, valor e qualquer autorização necessária.
5. Toque em Cobrar.
6. Confirme que o lançamento foi realizado com sucesso e que o saldo restante ou o status fechado está correto.

Aceitar Tap to Pay

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Confirme o valor e adicione uma gorjeta autorizada, se oferecida.
3. Selecione Tap to Pay.
4. Siga as instruções na tela. Peça ao hóspede para aproximar o cartão sem contato ou a carteira digital da área indicada do dispositivo.
5. Aguarde o resultado aprovado ou recusado. Mantenha a tela de pagamento aberta enquanto a autorização estiver pendente.
6. Se aprovado, confirme que a conta está paga ou que o saldo esperado permanece.
7. Ofereça ou imprima o recibo.

Processar um cartão via terminal

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Confirme o valor e adicione uma gorjeta autorizada, se oferecida.
3. Selecione Terminal.
4. Toque em Cobrar. O aplicativo exibirá Conectando ao leitor de cartão...
5. Quando aparecer Apresente o cartão, aproxime, insira ou deslize o cartão do hóspede no terminal.
6. Aguarde o resultado aprovado ou recusado. Mantenha a tela de pagamento aberta enquanto a autorização estiver pendente.
7. Se aprovado, confirme que a conta está paga ou que o saldo esperado permanece.
8. Ofereça ou imprima o recibo.

Enviar uma solicitação de Pagamento por Link

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Confirme o valor e insira ou verifique os dados de contato suportados do hóspede.
3. Selecione Pagamento por Link e toque em Enviar link.
4. Peça ao hóspede para escanear o Código QR para abrir o link seguro e concluir o pagamento.
5. Mantenha a tela de status do pagamento aberta ou atualize o pedido até que o POS confirme o pagamento.
6. Entregue o recibo ao hóspede após a confirmação.

Registrar um pagamento em dinheiro

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Confirme o valor e adicione uma gorjeta autorizada, se oferecida.
3. Selecione Dinheiro.
4. Receba e conte o dinheiro conforme a política de manuseio de dinheiro do seu estabelecimento.
5. Toque em Cobrar.
6. Devolva o troco e confirme que a conta está fechada ou que o saldo correto permanece.
7. Ofereça ou imprima o recibo.

Registrar um pagamento off-line no POS

Use este método para registrar um pagamento realizado fora do Cloudbeds Payments.

1. Confirme o valor do pedido e qualquer gorjeta autorizada.
2. Realize o pagamento pelo terminal externo aprovado ou pelo aplicativo de terceiros.
3. Aguarde a aprovação e mantenha a referência do pagamento conforme a política do seu estabelecimento.
4. Volte ao pedido, toque em Pagar e selecione Pagamento POS Off-line.
5. Confirme o valor e insira a referência da transação ou uma anotação.
6. Toque em Cobrar.
7. Verifique se o valor do POS corresponde ao pagamento externo e se o saldo restante está correto.

Lançar na Conta Interna

1. Abra o pedido e toque em Pagar.
2. Confirme o valor e adicione uma gorjeta autorizada, se oferecida.
3. Selecione Conta Interna.
4. Selecione a Conta Interna.
5. Verifique o nome da conta, o valor e qualquer autorização ou referência necessária.
6. Toque em Cobrar.
7. Confirme que o lançamento foi realizado com sucesso e verifique o saldo restante ou o status de fechamento.

10. Visualizar e reimprimir um recibo

1. Abra a guia Pedidos e filtre pelos pedidos Pagos.
2. Encontre o pedido concluído usando os filtros ou detalhes, como número do pedido, nome do hóspede ou do pedido, mesa ou valor.
3. Abra o pedido, toque no menu de três pontos e selecione Imprimir recibo.
4. Verifique os detalhes do pedido e do pagamento.
5. Toque em Imprimir, selecione a impressora configurada se solicitado e confirme.
6. Verifique se o recibo impresso está legível e pertence ao pedido correto.

Verificação ao final da transação

Antes de finalizar um pedido, confirme o seguinte:

• O ponto de venda correto, mesa, hóspede, extrato ou Conta interna foi utilizado.
• Itens, modificadores, descontos, impostos, taxas de serviço e gorjetas estão corretos.
• Itens do restaurante e quaisquer acréscimos posteriores foram enviados para a cozinha.
• O pagamento ou lançamento apresenta status final bem-sucedido, e o saldo restante está correto.
• Um recibo foi oferecido ou impresso, e os registros de autorização foram mantidos conforme a política do seu estabelecimento.

Artigos relacionados

• Cloudbeds POS (Beta): Guia de configuração
• Cloudbeds POS (Beta): Guia de configurações do aplicativo